21 (a) usulü ile yapılan pazarlık ihalelerinin nasıl yapılması gerektiği (KİK)

24.12.2009 tarih ve II.M.27.57.0264/2009-15E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Esiroğlu 75. Yıl İmkb YİBO tarafından 03.12.2009 tarihinde pazarlık usulü ile yapılan “Yatılı Öğrenci Yiyecek İhtiyacı Yemek Malzemesi Satın Alımı” ihalesine ilişkin olarak Mercan Gıda Temizlik ve Yemek Hizm. İnş. Tur. Nal. Tic. Ltd. Şti.’nin 07.12.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 09.12.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 18.12.2009 tarih ve 24997 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 15.12.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından idari şartnamenin 7.1 inci maddesinin (c) bendinde yeterlilik kriteri olarak istenilen başvuru mektubunun sunulmadığı ve bu hususun ihalenin ilk oturumunda kayıt altına alındığı,  ihale komisyonunca söz konusu istekli değerlendirme dışı bırakılması gerekirken teklifi geçerli sayılarak ihalenin üzerinde bırakıldığı iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Yapılan incelemede, şikayete konu ihalenin 13.11.2009 tarihinde alımın yapılacağı yerde çıkan yerel gazetede ve hükümet konağı ilan panosunda ilan edildiği, ancak 24.11.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda herhangi bir teklifin çıkmadığı, bunun üzerine idarece, ihalenin 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (a) bendine göre ihale edilmesine karar verildiği, söz konusu alımın belediyeye ait hoparlörlerden 26.11.2009 tarihinde anons edilmek suretiyle ilan edildiği, 03.12.2009 tarihinde yapılan ihaleye, ihale üzerinde bırakılan ve başvuru sahibi olmak üzere iki isteklinin teklif verdiği görülmüştür.

İdarece, 13.11.2009 tarihinde yapılan ilk ilanın 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesinde yer alan hükümlere uygun olduğu görülmekle birlikte, 24.11.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda herhangi bir teklifin çıkmaması üzerine anılan Kanunun 21 inci maddesinin  (a) bendine göre gerçekleştirilen ihalede, 13.11.2009 tarihinde yapılan ilk ilanda izlenen usulün uygulanmadığı, ilanın anılan Kanunun 13 üncü maddesine aykırı olarak, sadece belediye hoparlöründen anons edilmek suretiyle yapıldığı görülmüştür.

İdari şartnamenin 3.1 inci maddesinin (b) bendinde ihalenin pazarlık usulü (21/a) ile yapılacağı belirtilmiştir.

Anılan şartnamenin 3.3 üncü maddesinde;

“Bu ihalede aşağıdaki işlem sırası uygulanır;

a)      Yeterlik değerlendirmesi,

b)      Fiyat içermeyen ilk tekliflerin alınması,

c)      İlk teklifler üzerinden teknik görüşmenin yapılması,

ç)   Teknik şartnamenin netleştirilmesi

d)   Teknik şartnameyi karşılayabilecek isteklilerin belirlenmesi,

e)   Fiyat tekliflerin alınması,

f)    Son yazılı fiyat tekliflerinin alınması,

g)    Tekliflerin değerlendirilerek ihalenin sonuçlandırılması,” düzenlemesi,

“Yeterlik başvurusu için gereken belgeler ve yeterlik kriteri” başlıklı 7 inci maddesinde;

“7.1 İsteklilerin ihaleye katılabilmesi için aşağıda sayılan belgeleri yeterlik başvuruları kapsamında sunmaları gerekir:

…c) Bu şartname ekinde yer alan standart forma uygun başvuru mektubu…” düzenlemesi yer almaktadır.

İncelemeye konu ihalenin ilk oturumunda tutulan zarf açma ve belge kontrol tutanağı incelendiğinde; zarf açma ve belge kontrol tutanağında yer alan 8 no’lu belgenin başvuru mektubu olduğu, anılan belge için açılan ve ihale üzerinde bırakılan istekliye karşılık gelen haneye “yok”, başvuru sahibi firmaya karşılık gelen haneye “var” yazılmak suretiyle, başvuru mektubunun ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulmadığı, başvuru sahibi tarafından ise sunulmuş olduğu kayıt altına alınmıştır.

İdari şartnamede yeterlik kriteri olarak istenen bir belgenin ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulmadığı görülmekle birlikte, ihalenin ilk oturumunda ihale komisyonunca tutulan zarf açma ve belge kontrol tutanağında 3 no’lu belgenin teklif mektubuna ayrıldığı ve teklif mektubunun ihaleye teklif veren her iki istekli tarafından da sunulduğu, bunun dışında herhangi bir fiyat teklifi alınmadan ilk oturumda verilen teklifler üzerinden ihalenin sonuçlandırıldığı görülmüştür.

4734 sayılı Kanunun “Pazarlık usulü” başlıklı 21 inci maddesinde;

“Aşağıda belirtilen hallerde pazarlık usulü ile ihale yapılabilir:

a) Açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması.

…

           (b), (c) ve (f) bentlerinde belirtilen hallerde ilan yapılması zorunlu değildir. İlan yapılmayan hallerde en az üç istekli davet edilerek, yeterlik belgelerini ve fiyat tekliflerini birlikte vermeleri istenir.

           (a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılacak ihalelerde, ihale dokümanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre yeterliği tespit edilen istekliler, öncelikle ihale konusu işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlarda fiyatı içermeyen ilk tekliflerini sunar. İdarenin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılayacak yöntem ve çözümler üzerinde ihale komisyonu her bir istekli ile görüşür. Teknik görüşmeler sonucunda şartların netleşmesi üzerine bu şartları karşılayabilecek isteklilerden, gözden geçirilerek şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerini de içerecek şekilde tekliflerini vermeleri istenir.

            Bu madde kapsamında yapılacak ihalelerde, ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere isteklilerden ihale kararına esas olacak son yazılı fiyat teklifleri alınarak ihale sonuçlandırılır…” hükmü yer almaktadır.

          Bununla birlikte, idarece Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ekinde yer alan 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (a), (d) ve (e) bendine göre pazarlık usulü ile ihale edilen mal alımlarında uygulanacak tip idari şartname ve dipnotları esas alınarak hazırlanan ihale konusu işin idari şartnamesinde, anılan Kanunun 21.1 inci maddesinin (a) bendine göre gerçekleştirilen ihalelerin nasıl yapılacağı ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

          Yukarıda yer verilen Kanun ve atıfta bulunulan tip idari şartnamelerden anlaşılacağı üzere,  pazarlık usulü ile gerçekleştirilecek ihalelerin  4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin  (a), (d) ve (e)  3 (üç) aşamalı olarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir:

Birinci aşamada, ihalede yeterlik kriteri olarak istenilen belgeler üzerinden ihale komisyonunca değerlendirme yapılarak isteklilerin yeterli olup olmadığı tespit edilir. Bu aşamada herhangi bir fiyat teklifi söz konusu olmadığından teklif mektubu yerine herhangi bir fiyat içermeyen ve işlevsel olarak aynı görevi gören, isteklinin taahhütte bulunduğu belge olan başvuru mektubunun sunulması gerekmektedir. Yapılan değerlendirme sonucu, istenen asgari yeterlik koşullarını sağlayan istekliler yeterli bulunur, asgari yeterlik koşullarını taşımadıkları ya da ihale dokümanına uygunsuz yeterlik belgeleri sundukları tespit edilen istekliler ise yeterli kabul edilmez.

İkinci aşamada, idarece teknik şartname şartları netleştirilemiyorsa; ihale komisyonu, yapılan değerlendirmeler sonucu yeterliği tespit edilen isteklilerden, ihale konusu işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlarda fiyat içermeyen ilk tekliflerini sunmalarını ister ve ilk tekliflerini sunan her bir istekli ile idarenin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılayacak yöntem ve çözümler üzerinde görüşme yapılır. Teknik görüşmeler sonucunda; şartları karşılayabilecek isteklilerden şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerini de içerecek şekilde, ihale komisyonu tarafından belirlenen tarih ve saate kadar tekliflerini vermeleri istenir.

İhale konusu işte ihtiyaç duyulan teknik şartnamenin şartları idarece netleştirilebiliyorsa; istekliler tarafından ihale dokümanı esas alınarak fiyatı da içeren tekliflerin sunulması gerekmektedir. Bu aşamada, isteklilerin teklif mektubu, geçici teminat mektubu ve varsa birim fiyat teklif mektubu incelenir ve söz konusu belgelerde varsa 4734 sayılı Kanun ve ilgili yönetmeliğe aykırı bulunan hususlar tespit edilerek gerekli işlemler tesis edilir.

Üçüncü ve son aşamada, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda isteklilerden, ilk fiyat tekliflerini aşmamak ve ihale kararına esas olmak üzere son yazılı fiyat tekliflerini vermeleri istenir. İstekliler, kendilerine bildirilen tarih ve saatte tekliflerini ihale komisyonuna sunar. İlk fiyat teklifi ile son yazılı fiyat teklifinin farklı kişiler tarafından imzalanması halinde, son yazılı fiyat teklifini imzalayan kişinin temsile yetkili olduğuna ilişkin belgelerin teklif mektubuna eklenmesi zorunludur. İhale komisyonu son teklifleri bir tutanakla isteklilerden teslim alır ve son teklif fiyatlarını açıklamadan hemen önce işin yaklaşık maliyetini hazır bulunanlara açıklar. Son yazılı fiyat teklifini sunmayan isteklilerin ilk teklifi, son teklifleri olarak kabul edilir. Teklifler değerlendirilmek üzere oturum kapatılır. Verilen bu teklifler değerlendirilerek ihale ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli üzerine bırakılır.

Yukarıda aktarılan bilgiler ışığında ihale komisyonunca yürütülen işlemler değerlendirildiğinde, ihalenin ilk oturumunda, herhangi bir teklif fiyatı alınmadan başvuru mektubu ile birlikte yeterlik değerlendirilmesi için gerekli belgelerin sunulması gerektiği,  ancak ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından 1 inci aşamada sunulması gereken başvuru mektubunun sunulmadığı, bunun yerine 2 inci aşamada gerekli olan teklif mektubunun sunulduğu, başvuru sahibi istekli tarafından ise ikinci aşamada sunulması gerekli olan teklif mektubunun başvuru mektubu ile birlikte birinci aşamada sunulduğu, ihale komisyonunca her iki istekli tarafından idari şartnameye aykırı olarak sundukları teklifi değerlendirme dışı bırakılması gerekirken, teklifler geçerli sayılarak ihalenin sonuçlandırıldığı, ayrıca son fiyat tekliflerin verilmesi aşaması olan üçüncü aşamanın gerçekleştirilmediği anlaşılmıştır. Dolayısıyla, ihale komisyonunca yürütülen işlemlerin ihale dokümanına uygun olmadığı gibi herhangi bir ihale usulüne de uyarlık göstermediği, ihale sürecinin en başa alınarak tekrar yürütülmesinin imkânsız olduğu ve düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olmadığı anlaşıldığından ihalenin iptal edilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

   Oybirliği ile karar verildi.