21 (b) ve 21 (f) pazarlık ihalelerinde ilk oturumda yeterli görülmeyen isteklilerden son teklif istenebilir mi (KİK)

26.04.2011 tarih ve B.07.6.KİK.0.06.00.00-101.04-.H.[11.81].(G028)./2011-20E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Erzincan 75.Yıl Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü tarafından 05.04.2011 tarihinde pazarlık usulü ile yapılan “Kuruluş Mutfağında (Malzeme Dahil) Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Servis Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Polimatik Temizleme San. Tic. Td. Şti.’nin 07.04.2011 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 11.04.2011 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 13.04.2011 tarih ve 19250 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 13.04.2011 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (f) bendine göre (pazarlık usulü) 05.04.2011 tarihinde yapılan ihalede, idareye sunulan ilk fiyat tekliflerinin değerlendirildiği aşamada, ihale üzerinde bırakılan Metsim Mersin Özel Eğt. Turz. Yem. ve San. Tic. Ltd. Şti.’nin idareye sunduğu birim teklif cetvelinde aritmetik hata bulunduğu, mevzuat gereğince, birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata bulunduğu tespit edilen isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekirken, anılan istekliden son fiyat teklifi alınarak ihale sürecine devam edildiği ve yapılan değerlendirme ile  ihalenin,  birinci teklifi geçerli olmayan ve ihaleye son fiyat teklifi sunması mümkün olmayan istekli üzerinde bırakılmasına ilişkin tesis edilen idare kararının mevzuata aykırı olduğu, iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Erzincan 75. Yıl Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü tarafından 05.04.2011 tarihinde yapılan 3 aylık “Malzeme dahil  Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Servis Hizmet Alımı” işinin 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (f) bendine göre (pazarlık usulü) yapılan  ihale olduğu, söz konusu ihaleye dört firmanın davet edildiği, davet edilen firmalardan, Metsim Mersin Özel Eğt. Turz.Yem. ve San. Tic. Ltd. Şti. ve Polimatik Tem. San. Tic. Ltd. Şti. olmak üzere  iki firmanın idareye  teklif sunduğu görülmüştür.

Mevzuat gereğince anılan istekiler tarafından idareye sunulan ilk fiyat tekliflerinin ihale komisyonunca değerlendirilmesi sonucunda; Metsim Mersin Özel Eğt.Turz.Yem. ve San. Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata bulunduğu, 05.04.2011 tarihinde düzenlenen zarf açma ve belge kontrol tutanağında; Metsim Mersin Özel Eğt.Turz.Yem. ve San. Tic. Ltd. Şti’nin teklif mektubu için “uygun değil” ibaresinin yer aldığı,

İhale komisyonu kararında yer aldığı üzere, Metsim Mersin Özel Eğt.Turz.Yem. ve San. Tic. Ltd. Şti’nin ilk fiyat teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına rağmen, ilk fiyat teklifi sunan her iki istekliden de idareye sunulmak üzere 05.04.2011 günü saat 11:00’e kadar son fiyat tekliflerinin istenildiği başvuru sahibi ile Metsim Mersin Özel Eğt.Turz.Yem. ve San. Tic. Ltd. Şti. tarafından son tekliflerin sunulduğu, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda ihaleye katılan iki isteklinin teklifinin de geçerli olduğu ve ihalenin, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi sunan Metsim Mersin Özel Eğt.Turz.Yem. ve San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin Değerlendirilmesi” başlıklı 37 nci maddesinde; “Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 56 ncı maddesinde;  “Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

          Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

          Hazır bulunanlar önünde yapılan ilk oturumda, sunulan zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar ile işin yaklaşık maliyeti duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.

          Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

          …

          Birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunduğu tespit edilen isteklilere ait teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

İhale üzerinde bırakılan Metsim Mersin Özel Eğt. Turz.Yem. ve San. Tic. Ltd. Şti.’nin ilk  fiyat teklifine ilişkin birim fiyat teklif cetvelinin,

           Şeklinde düzenlendiği, birim fiyat cetvelinde yer alan maliyet bileşenlerinin dördüncü sırasındaki “ara öğün” iş kaleminin ”miktar” sütunundaki rakam ile  “teklif edilen birim fiyat” sütunundaki rakamın çarpımı sonucu (5580*4,50) bulunan tutarın 25.110 TL olması gerekirken 8.820 TL olarak yazıldığı, anılan aritmetik hatanın, ihale komisyonunca da tespit edilerek, düzenlenen zarf açma ve belge kontrol tutanağında ve ihale komisyonu kararında yer aldığı,  görülmüştür. Bu itibarla ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından idareye sunulan teklif tutarının 18.900+53.940+37.800+25.110=135.750 TL olması gerekirken, hesaplanan bu  tutardan farklı olarak 119.460 TL fiyat teklifi sunulduğu,  

Yukarıda aktarılan mevzuat hükmü gereğince, ihale üzerinde bırakılan isteklinin idareye sunduğu ilk fiyat teklifinde tespit edilen aritmetik hata nedeniyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekirken, idarece anılan istekliden son fiyat teklifi istenilerek ihale sürecine devam edildiği,    

Halbuki, “4734 sayılı Kanunun 21 inci Maddesinin (b), (c) ve (f) Bentlerine Göre Pazarlık Usulü İle İhale Edilen Hizmet Alımlarında Uygulanacak Tip İdari Şartname”nin 31 inci maddesinde yer alan “Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.” düzenlemesi,

32 nci maddesinde yer alan “İhale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda yeterliği tespit edilen isteklilerden, ilk fiyat tekliflerini aşmamak ve ihale kararına esas olmak üzere son yazılı fiyat tekliflerini vermeleri istenir. İstekliler, kendilerine bildirilen tarih ve saatte tekliflerinin ihale komisyonuna sunar. İhale komisyonu, son teklifleri bir tutanakla isteklilerden teslim alır ve son teklif bedelleri ile işin yaklaşık maliyetini hazır bulunanlara açıklayarak tutanağa bağlar. Son yazılı fiyat tekliflerinin sunmayan isteklilerin ilk teklifi, son teklifleri olarak kabul edilir ve teklifler değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” düzenlemesi gereğince, isteklilerce idareye sunulan geçersiz teklifler değerlendirme dışı bırakılarak ilk geçerli teklif sahiplerinden son yazılı fiyat tekliflerinin istenileceği hüküm altına alınmıştır.

            Yukarıda yapılan tespitler idarece yapılan düzenleme ve aktarılan mevzuat hükmü birlikte değerlendirildiğinde; söz konusu ihalede idareye sunulan tekliflerin değerlendirmesi sonucunda belgeleri geçerli olan ve tekliflerinde aritmetik hata bulunmadığı belirlenen isteklilerden, idari şartnamenin 32 nci maddesine göre son fiyat tekliflerinin istenilebileceği, ancak şikayet konusu ihalede, ilk tekliflerin değerlendirildiği aşamada, Metsim Mersin Özel Eğt.Turz.Yem. ve San. Tic. Ltd. Şti’nin teklif mektubunun eki birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata tespit edilmesine rağmen, bu tespit nedeniyle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmayıp son fiyat teklifi alınarak ihalenin bu istekli üzerinde bırakılmasına ilişkin tesis edilen idare kararının mevzuat hükmüne uygun olmadığı anlaşılmıştır.

Diğer taraftan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Temel ilkeler” başlıklı 5 inci maddesinin birinci fıkrasında; “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü yer almaktadır.

İncelenen ihalede, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin yapılan tespitler nedeniyle değerlendirme dışı bırakılmasıyla ihalede tek geçerli teklifin kaldığı, kalan geçerli teklif tutarının da idarece belirlenen yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu, dolayısıyla ihalede rekabetin oluşmadığı anlaşıldığından ihalenin iptal edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

   Oybirliği ile karar verildi.