|
ÖZET: Başvuran, Belgenet (EBYS) sistemi üzerinden Muhasebe Müdürlüğüne gönderilen elektronik imzalı yazıların ve eklerindeki elektronik faturaların çıktılarının alınarak işleme alınmaması uygulamasının sonlandırılmasını talep etmiştir. Başvurusunda, PTT Genel Müdürlüğü tarafından belirlenen uygulamanın, yalnızca ıslak imzalı belgelerin kabul edilmesi gerektiğini belirten yazıya dayandığını, ancak bu durumun elektronik ortamda üretilen belgeler için geçerli olmadığını ifade etmiştir. Ayrıca, diğer PTT Başmüdürlüklerinde uygulanan farklı yöntemlerin, başvuranın talebinin haklılığını desteklediğini vurgulamıştır.
İlgili idare, başvuranın iddialarına ilişkin açıklamalarında, 2015 tarihli yazının yalnızca fatura ve benzeri belgelerin ıslak imzalı olarak gönderilmesini öngördüğünü belirtmiştir. E-faturaların zaman zaman iade edilmesi veya iptal edilmesi gibi durumların, şirketin vergisel yükümlülüklerini etkileyebileceği ve bu nedenle çıktılarının alınarak işleme alınmasının gerekli olduğu ifade edilmiştir. Ancak, başvuranın talebi doğrultusunda, uygulamanın hatalı olduğu kabul edilerek, dostane çözüm kararı verilmiştir. Sonuç olarak, başvuranın talebi doğrultusunda uygulamanın sonlandırılması yönünde karar verilmiş, ancak elektronik faturaların ıslak imzalı belgelerle birlikte gönderilmesi gerekliliği devam etmiştir. İdarenin, başvuranın itirazlarına karşı şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkelerine uygun davranmadığı belirtilmiş, bu nedenle başvuranın yargı yoluna başvurma hakkı olduğu ifade edilmiştir. |
T.C. TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ KAMU DENETÇİLİĞİ KURUMU
(OMBUDSMANLIK)
SAYI : 2024/7320-S.24.11454
BAŞVURU NO : 2024/6273
KARAR TARİHİ : 11.07.2024
RET KARARI ,TCKN:
Adres:
BAŞVURUYA KONU İDARE : POSTA VE TELGRAF TEŞKİLATI ANONİM ŞİRKETİ GENEL
MÜDÜRLÜĞÜ
BAŞVURUNUN KONUSU : Elektronik imzalı yazıların ve yazı eklerindeki elektronik faturaların, çıktılarının da alınması uygulamasının sonlandırılmasını talebi hk.
BAŞVURU TARİHİ : 15.05.2024
I. BAŞVURANIN İDDİA VE TALEPLERİ
1. Kurumumuza yapılan başvuruda başvuran; Belgenet (EBYS) üzerinden Muhasebe Müdürlüğüne gönderilen elektronik imzalı yazıların ve yazı eklerindeki elektronik faturaların, ayrıca çıktıları alınarak anılan Birime götürülene kadar işleme alınmadığını, Muhasebe Müdürlüğündeki personelin, bu işlemin gerekçesi olarak, PTT Genel Müdürlüğü Finans ve Muhasebe Daire Başkanlığının 10.07.2015 tarih ve sayılı yazısı ekinde gönderilen Makam Olur metninde geçen, “fatura ve fatura yerine geçen vesikalar ve şekli muhtelif kanunlarla düzenlenmiş teminat mektubu, tapu senedi v.b. belgelerin aslı ve ıslak imzalı, diğer yazışmaların ise 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu gereğince elektronik imzalı gönderilmesi halinde Muhasebe birimlerimizde kabul edilmesinin uygun olacağı mütalaa edilmektedir. ” ifadesini gösterdiğini, ancak, metinde geçen faturalar ifadesindeki kastın, elektronik olmayan ıslak imzalı faturalar olduğunu, elektronik fatura asıllarının zaten yazı ekinde gönderilenler olduğu, elektronik yoldan geldiği için ıslak imzalı olamayacağı, dolayısıyla çıktısının alınarak getirilmesinin de anlamlı olmadığını, ayrıca, PTT Genel Müdürlüğü Destek Hizmetleri ve Ulaşım Daire Başkanlığı (Yönetim ve
Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü)’nın 21.03.2024 tarihli ve sayılı yazı ekinde gönderilen Cumhurbaşkanlığına ait “Elektronik Ortamda Üretilen Belgelerin Çıktısının Alınmaması ve eİmza Kullanımı” konulu Genelgede, “bazı istisnai gerekçelerle güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin çıktılarının alınıp saklandığı ve muhataplara iletildiği anlaşılmaktadır. Uygulama birliğinin sağlanması adına imza yetkisi bulunan yöneticiler tarafından güvenli elektronik imza kullanılmalı ve elektronik ortamda üretilen belgelerin çıktıları alınmamalıdır” ifadelerine yer verildiğini, Elektronik imza ile yazılmış ödeme yazılarının ve elektronik faturaların söz konusu genelgeye dahil olduğu, dolayısıyla, bu uygulamanın, işgücü kaybına, kağıt ve toner israfına sebep olması yanında sözü edilen
Cumhurbaşkanlığı Genelgesine aykırı olduğunu, Muhasebe Müdürlüğündeki personele, yapılan uygulamanın doğru olmadığı ifade edildiğinde, bu defa da yine elektronik imza atılarak gönderilen yazılara, taratılarak eklenen çalışmakta olduğu Müdürlüğün iç işleyişi ile ilgili evrakların da ıslak imzalı suretlerinin getirilmesinin istenildiğini, her iki konu hakkında diğer PTT Başmüdürlüklerinde nasıl bir uygulama yapıldığı araştırıldığında, Aydın ve Gaziantep Başmüdürlüklerinde, elektronik faturaların, mal veya hizmet alımı için alınan makam onayı ve tutanaklar gibi belgelerin sayısal imzalı yazı ekinde gönderildikten sonra ayrıca çıktı alınarak götürülmediğinin, sadece ıslak imzalı (elektronik olmayan) faturaların yazı ekinde gönderildikten sonra ayrıca elden teslim edildiğinin, Eskişehir Başmüdürlüğünde ise, Bursa
Başmüdürlüğündeki gibi, yazı elektronik imzalı ve fatura da elektronik fatura olsa dahi çıktılarının alınarak
Muhasebe Müdürlüğüne götürülmesinin istenildiğinin öğrenildiğini ifade ederek, yanlış olduğunu iddia ettiği bu uygulamanın sonlandırılmasını talep etmektedir.
II. İDARENİN BAŞVURUYA İLİŞKİN AÇIKLAMALARI
2. Başvuruya konu iddialar hakkındaki bilgi ve belge talep yazımıza istinaden Posta Ve Telgraf
Teşkilatı Anonim Şirketi tarafından gönderilen 24/06/2024 tarih ve sayılı cevabi yazıda;
2.1. Şirketin Finans ve Muhasebe Başkanlığının 10.07.2015 tarihli ve 3228 sayılı yazısı ekinde gönderilen
Makam Olurunda “Bundan böyle ödemeye ilişkin evraklarda yeknesaklık sağlanması amacıyla, Vergi Usul
Kanununa göre ödemeye ilişkin evraklar içinde sayılan fatura ve fatura yerine geçen vesikalar ve şekli muhtelif kanunlarla düzenlenmiş teminat mektubu, tapu senedi vb. belgelerin aslı ve ıslak imzalı, diğer yazışmaların ise 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu gereğince elektronik imzalı gönderilmesi halinde Muhasebe birimlerimizde kabul edilmesinin uygun olacağı mütalaa edilmektedir.” ifadesinin yer aldığı, 2.2. Şirketin Başmüdürlüklerine yapılan bu tebliğ ile amaçlananın, fatura harici evrakların elektronik imzalı şekilde gönderilmesi, yalnızca fatura ve fatura yerine geçen evrakların ıslak imzalı olarak gönderilmesi hususunda gereğinin sağlanması olduğu, E-fatura sisteminden alınarak Muhasebe Birimlerine ödenmek üzere gönderilen e-faturaların zaman zaman alım yapan birim tarafından sistemden iade edildiği ya da yasal süresi içinde faturayı düzenleyen firma tarafından sistemden iptalinin yapıldığı durumlara rastlanıldığı, bu tür durumların, geç fark edilmesinin ya da fark edilmemesinin tevkifat ya da stopaj içeren faturaların beyanı noktasında Şirketi için ceza/gecikme zammı gibi vergisel açıdan cezai müeyyideler doğmasına neden olmakla birlikte ek mali yükümlülükler getirebildiği, bu sebeple mal ya da hizmet alımı yapan birim tarafından Muhasebe Birimlerine gönderilen e-fatura çıktılarının alınarak imzalanmasıyla söz konusu birimlerin bu konuda dikkatli olmasının amaçlandığı, başvuranın görev yaptığı Bursa PTT Başmüdürlüğünde ise; hatalı olarak ödemeye ilişkin tüm evrakların ıslak imzalı olarak birime ulaşmadan işleme alınmadığı hususunun yapılan yazışmalardan anlaşıldığı, hatalı uygulamanın önüne geçmek üzere “Ödeme evrakı ile birlikte aranılacak belgeler” konulu 13.06.2024 tarih ve sayılı tebliğ ile yeknesaklık sağlandığı, 2.3. Vergi Usul Kanununa göre mükelleflerin kural olarak vergi matrahının hesaplanması için gerekli tüm işlemleri gerek bu Kanunun gerekse Kanunun verdiği yetkiyle Maliye Bakanlığınca türü ve içeriği belirtilen nitelikler haiz belgeler ile belgelendirilmelerinin gerektiği, mükelleflerin, üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtları tevsik etmek, belgelendirmek zorunda oldukları, Kanunen tutulması gereken defterlere kaydedilen işlemlerin muhakkak bir belgeye dayanması gerektiği, vergi incelemelerinde defter ve incelenmek üzere belgelerin ibraz edilmemesinin 213 sayılı belgelerin Vergi Usul
Kanunu’nun 359/a-2 maddesine göre suç teşkil ettiği, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun “Defter ve
Vesikaları Muhafaza” başlıklı 253. maddesinde yer alan “Bu Kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar” hükmü uyarınca, vergi mükelleflerine
/
tutmak zorunda oldukları defter ve belgelerin, yapılması muhtemel vergi incelemeleri için, 5 yıl boyunca saklama ve istendiğinde ibraz yükümlülüğü getirildiği ve bu yükümlülüğün vergi mükellefine ait olduğu, bununla birlikte açılabilecek ticari davalarda delil oluşturması bakımından 6102 sayılı Türk Ticaret
Kanununda defter ve belgelerin saklanma süresinin 10 yıl olarak belirlendiği, ayrıca; Şirket tarafından yapılan mal/hizmet alımlarına ilişkin olarak yapılabilecek denetim, inceleme, soruşturma, teftişlerde sunulmak üzere ya da ihtilaf halinde mahkemelerde delil olmak üzere muhasebe evraklarına ekli olarak ödeme evraklarının tamamının Şirket muhasebe kayıtlarının bulunduğu yevmiye ekinde fiziki olarak saklanmakta olduğu, dolayısıyla her ne kadar alım yapan birim tarafından ödeme evrakları ve faturaların çıktısı muhasebe birimine gönderilmese de muhasebe birimleri tarafından bu çıktıların alınarak saklanmasının Şirkette bir zorunluluk olduğu, 2.4. Elektronik imza ile yazılmış ödeme yazılarının ve elektronik faturaların, Cumhurbaşkanlığına ait
“Elektronik Ortamda Üretilen Belgelerin Çıktısının Alınmaması ve E-İmza Kullanımı” konulu genelgeye dahil olması sebebiyle elektronik faturaların, ayrıca çıktıları alınarak Muhasebe Birimine götürülene kadar işleme alınamamasının bu Genelgeye aykırı olduğu iddiası ile ilgili olarak, söz konusu Genelgenin Kamu kurum ve kuruluşlarınca yapılan resmî yazışmaları kapsamakta olduğu, şikayet konusu olaya ilişkin evrakların ise elektronik ortamda üretilmeyen ödeme evrakları ve muhasebe kayıtlarında bulunması gerekli belgeler olduğu, bu iki durumun birbirinden farklı ve bağımsız uygulamalar olduğu, 2.5. Şirket tarafından yayımlanan 10.07.2015 tarih ve sayılı ve 30.12.2016 tarih ve sayılı tebliğlerde belirtildiği üzere; Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi Mal ve Hizmet Alımı Ödeme
Prosedürü”nün 6.5 Ödemenin Yapılabilmesi İçin Ödeme Evrakı ile Birlikte Aranılacak Belgeler” başlığında ödeme evrakı ile istenilen belgelerin eksiksiz olarak imza yetkisi bulunan yöneticiler tarafından güvenli elektronik imza kullanılarak Belgenet sistemi üzerinden ödeme birimine gönderilmesi ve bunun yanında Vergi Usul Kanununa göre ödemeye ilişkin evraklar içinde sayılan fatura ve fatura yerine geçen belgelerin aslı veya ıslak imzalı nüshasının ödeme birimine ayrıca fiziki olarak iletilmesi gerektiği, 2.6. Başvuranın dilekçesinde adı geçen Başmüdürlüklerdeki mevcut ödeme işlemlerine ilişkin uygulamalar hakkında yazılı olarak bilgi talep edildiği, uygulamalar arasında yeknesaklık bulunmadığının Şirket tarafından da tespit edildiği, bu durumun yürürlükteki tebliğlerin farklı yorumlanmasından kaynaklandığının anlaşıldığı, farklılığın ortadan kaldırılması adına Belgenet aracılığıyla ödeme birimlerine aktarılan ödeme evraklarının kabul edilmesi hususunda ilgili birimlere tekraren tebliğ yapıldığı,
İfade edilmiştir.
III. İLGİLİ MEVZUAT
3. 18/10/1982 tarihli ve 2709 Sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın “Dilekçe, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkı” başlıklı 74 üncü maddesi; “… Herkes, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkına sahiptir. Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına bağlı olarak kurulan
“
Kamu Denetçiliği Kurumu idarenin işleyişiyle ilgili şikâyetleri inceler.
4. 14/06/2012 tarihli ve 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanunu’nun “Kurumun görevi” başlıklı 5 inci maddesi; “Kurum, idarenin işleyişi ile ilgili şikâyet üzerine, idarenin her türlü eylem ve işlemleri ile tutum ve davranışlarını; insan haklarına dayalı adalet anlayışı içinde, hukuka ve hakkaniyete uygunluk yönlerinden incelemek, araştırmak ve idareye önerilerde bulunmakla görevlidir.”
5. 213 sayılı Vergi Usul Kanununun,
5.1. ” Kaçakçılık Suçları ve Cezaları” başlıklı 359 uncu maddesinde, ” a) Vergi kanunlarına göre tutulan veya düzenlenen ve saklanma ve ibraz mecburiyeti bulunan; …
2) Defter, kayıt ve belgeleri tahrif edenler veya gizleyenler veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge
düzenleyenler veya bu belgeleri kullananlar, Hakkında on sekiz aydan beş yıla kadar hapis cezasına hükmolunur. ”
5.2. “Defter ve Vesikaları Muhafaza” başlıklı 253 üncü maddesinde, “Bu Kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar”
6. 28/03/2013 tarihli ve 28601 mükerrer sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Denetçiliği
Kurumu Kanununun Uygulanmasına ilişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin “Şikâyete konu talebin idarece yerine getirilmesi” başlıklı 27 nci maddesinin birinci fıkrasında inceleme ve araştırma devam ederken Kamu Denetçiliği Kurumunun tarafları dostane çözüme davet edebileceği, ikinci fıkrasında şikâyete konu talebin ilgili idare tarafından yerine getirilmesi hâlinde dostane çözüm kararı vererek inceleme ve araştırmasını sonlandıracağı, “Dostane çözüm kararı” başlıklı 33/A maddesinde şikâyet konusu talebin ilgili idare tarafından yerine getirilmesi veya şikâyetin çözüme kavuşturulduğunun taraflarca
Kuruma bildirilmesi hâlinde dostane çözüm kararı verileceği hükmüne yer verilmiştir.
7. Posta Ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi Finans ve Muhasebe Başkanlığının 10.07.2015 tarihli ve sayılı yazısı ekinde gönderilen Makam Olurunda “Bundan böyle ödemeye ilişkin evraklarda yeknesaklık sağlanması amacıyla, Vergi Usul Kanununa göre ödemeye ilişkin evraklar içinde sayılan fatura ve fatura yerine geçen vesikalar ve şekli muhtelif kanunlarla düzenlenmiş teminat mektubu, tapu senedi vb. belgelerin aslı ve ıslak imzalı, diğer yazışmaların ise 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu gereğince elektronik imzalı gönderilmesi halinde Muhasebe birimlerimizde kabul edilmesinin uygun olacağı mütalaa edilmektedir.”
8. Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi Mal ve Hizmet Alımı Ödeme Prosedürünün “Ödemenin
Yapılabilmesi İçin Ödeme Evrakı ile Birlikte Aranılacak Belgeler” başlıklı 6.5. maddesinde, “Prosedür kapsamında gerekli tahakkuk işlemleri ve ödemelerin yapılabilmesi için işlemin muhteviyatına göre aşağıda yer alan bilgi ve belgelerin ödeme birimine gönderilecek evrak içerisinde eksiksiz olarak yer
alması gerekmektedir:
a) Alıma ilişkin ihtiyaç biriminin talep yazısı, b) Alımın ihale yöntemi ile yapılması halinde ihale yetkilisince alımın uygun görüldüğüne dair
İhale Onay Belgesi, alımın doğrudan temin yöntemi ile yapılması halinde Doğrudan Temin
Onay Belgesi, c) İlgili birim yetkilisince ödemenin yapılmasına ilişkin yazı, ç) Yazılı teklif usulü ile yapılan alımlarda, alım komisyonu tarafından oluşturulmuş ve imzalanmış
Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı, d) Fatura aslı veya fatura yerine geçen belge, e) Tahsilat Genel Tebliği Seri: A Sıra No: 1 kapsamındaki alımlarda vadesi geçmiş borç durumunu gösterir belge, f) Sosyal Güvenlik Kurumu Prim ve idari Para Cezası Borçlarının Hak Edişlerden Mahsubu, Ödenmesi ve
İlişiksiz Belgesinin Aranması Hakkındaki Yönetmelik kapsamındaki alımlarda “İdari para cezası, prim ve prime ilişkin borcunun olup olmadığına dair” yazı, g) Sözleşme damga vergisinin tedarikçiye/satıcıya ait olması durumunda; damga vergisinin tedarikçi/satıcı tarafından ödendiğine dair belge,
ğ) Varsa, teminat mektubu alındığına dair kıymetli evrak makbuzu veya teminata nakit alındığına dair tahsilat makbuzu, h) Ödeneğe tabi hesaplar için bütçe programından temin edilen ödenek tahsis belgesi ı) Stoklu alımlarda stok giriş fişi, i) Muayene gerektiren işlerde Mal Alımları Muayene ve Kabul Tutanağı veya
Hizmet İşleri Kabul Tutanağı, j) Varsa, alıma ilişkin sözleşme sureti, k) Nakit ödemelerin gerçek kişiye yapılması halinde kimlik fotokopisi, tüzel kişiliklere yapılması halinde ise noter onaylı yetki belgesi ile imza sirküsünün aslı,
1) Hak edişli işlerde hak ediş raporu.”
Hükümleri yer almaktadır.
IV. KAMU DENETÇİSİ SADETTİN KALKAN’IN KAMU BAŞDENETÇİSİ’NE ÖNERİSİ
9. Kamu Denetçisi tarafından yapılan inceleme ve araştırma neticesinde; başvuranın talebinin reddi yönündeki öneri, Kamu Başdenetçisine sunulmuştur.
V. DEĞERLENDİRME VE GEREKÇE
A. Hukuka ve Hakkaniyete Uygunluk Yönünden Değerlendirme
10. Başvuran, Belgenet (EBYS) üzerinden Muhasebe Müdürlüğüne gönderilen elektronik imzalı yazıların ve yazı eklerindeki elektronik faturaların, ayrıca çıktıları alınarak anılan Birime götürülene kadar işleme alınmaması uygulamasının sonlandırılmasını talep etmektedir.
11. İlgili idareden temin edilen bilgi ve belgelerin tetkiki neticesinde, Şirketin Finans ve Muhasebe
Başkanlığının 10.07.2015 tarihli ve sayılı yazısı ekinde gönderilen Makam Oluru ile fatura harici evrakların elektronik imzalı şekilde gönderilmesinin, yalnızca fatura ve fatura yerine geçen evrakların ıslak imzalı olarak gönderilmesinin amaçlandığı, başvuranın görev yaptığı Bursa PTT Başmüdürlüğünde ise; hatalı olarak ödemeye ilişkin tüm evrakların ıslak imzalı olarak birime ulaşmadan işleme alınmadığı hususunun yapılan yazışmalar ile anlaşıldığı, hatalı uygulamanın önüne geçmek üzere “Ödeme evrakı ile birlikte aranılacak belgeler” konulu 13.06.2024 tarih ve sayılı tebliğ ile yeknesaklık sağlandığı, ancak E-fatura sisteminden alınarak Muhasebe Birimlerine ödenmek üzere gönderilen efaturaların zaman zaman alım yapan birim tarafından sistemden iade edildiği ya da yasal süresi içinde faturayı düzenleyen firma tarafından sistemden iptalinin yapıldığı durumlara rastlanıldığı, bu tür durumların, geç fark edilmesinin ya da fark edilmemesinin tevkifat ya da stopaj içeren faturaların beyanı noktasında Şirketi için ceza/gecikme zammı gibi vergisel açıdan cezai müeyyideler doğmasına neden olmakla birlikte ek mali yükümlülükler getirebildiği, bu sebeple mal ya da hizmet alımı yapan birim tarafından Muhasebe Birimlerine gönderilen e-fatura çıktılarının alınarak imzalanmasıyla söz konusu birimlerin bu konuda dikkatli olmasının amaçlandığı anlaşılmaktadır.
12. Somut olayda, ilgili idare tarafından da kabul edildiği üzere, Şirketin Finans ve Muhasebe Başkanlığının
10.07.2015 tarihli ve sayılı yazısı ekinde gönderilen Makam Oluru ile fatura harici evrakların
elektronik imzalı şekilde gönderilmesinin, yalnızca fatura ve fatura yerine geçen evrakların ıslak imzalı olarak gönderilmesinin amaçlandığı, ancak, başvuranın görev yaptığı Bursa PTT Başmüdürlüğünde ise; hatalı olarak ödemeye ilişkin tüm evrakların ıslak imzalı olarak birime ulaşmadan işleme alınmadığı hususunun, Kurumumuzun bilgi belge talep yazısına istinaden yapılan yazışmalar sonucunda
anlaşıldığı, bu hatalı uygulamanın önüne geçmek üzere “Ödeme evrakı ile birlikte aranılacak belgeler” konulu 13.06.2024 tarih ve sayılı tebliğin başvuranın görev yaptığı Başmüdürlük dahil olmak üzere, ilgili Başmüdürlüklere gönderildiği,
12.1. “Ödeme evrakı ile birlikte aranılacak belgeler” konulu 13.06.2024 tarih ve sayılı tebliğde ise, “Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi Mal ve Hizmet Alımı Ödeme Prosedürünün “6.5
Ödemenin Yapılabilmesi İçin Ödeme Hizmet Alımı Ödeme Prosedürünün Evrakı ile Birlikte
Aranılacak Belgeler” başlığı altında ödeme evrakı ile istenilen belgelerin eksiksiz olarak imza yetkisi bulunan yöneticiler tarafından güvenli elektronik imza kullanılarak Belgenet sistemi üzerinden ödeme birimine gönderilmesi,
Bunun yanında, Vergi Usul Kanununa göre ödemeye ilişkin evraklar içinde sayılan fatura ve fatura yerine geçen belgelerin aslı veya ıslak imzalı nüshasının ödeme birimine ayrıca fiziki olarak iletilmesi,
Ödeme birimi tarafından da teftiş ve denetim işlemleri esnasında ibraz etmek üzere Belgenet üzerinden gelen ödeme evraklarının çıktılarının alınarak yevmiye ekinde muhafaza edilmesi gerekmektedir.”ifadelerine yer verildiği görülmektedir.
13. Bu kapsamda, söz konusu tebliğde yer alan, “Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi Mal ve
Hizmet Alımı Ödeme Prosedürünün “6.5 Ödemenin Yapılabilmesi İçin Ödeme Hizmet Alımı Ödeme
Prosedürünün Evrakı ile Birlikte Aranılacak Belgeler” başlığı altında ödeme evrakı ile istenilen belgelerin eksiksiz olarak imza yetkisi bulunan yöneticiler tarafından güvenli elektronik imza kullanılarak Belgenet sistemi üzerinden ödeme birimine gönderilmesi” gerektiği talimatı ile başvuranın
Belgenet (EBYS) üzerinden Muhasebe Müdürlüğüne gönderilen elektronik imzalı yazıların ayrıca çıktıları alınarak anılan Birime götürülene kadar işleme alınmaması uygulamasının sona erdirilmesi talebinin, ilgili idarece, Kurumumuzun bilgi ve belge talep yazısına istinaden, hatalı uygulamanın anlaşılmasını müteakiben yerine getirdiği anlaşıldığından, başvuranın bu talebi bakımından dostane çözüm kararı vermek gerekmiştir.
14. Başvuranın, Belgenet (EBYS) üzerinden Muhasebe Müdürlüğüne gönderilen elektronik imzalı yazıların eklerindeki elektronik faturaların, ayrıca çıktılarının alınarak anılan Birime götürülene kadar işleme alınmaması uygulamasının sonlandırılması talebi ile ilgili olarak ise, Şirketin Finans ve Muhasebe
Başkanlığının 10.07.2015 tarihli ve sayılı yazısı ekinde gönderilen Makam Oluru ile fatura ve fatura yerine geçen evrakların ıslak imzalı olarak gönderilmesi gerektiğinin öngörüldüğü, bu gereklilik ile Efatura sisteminden alınarak Muhasebe Birimlerine ödenmek üzere gönderilen e-faturaların zaman zaman alım yapan birim tarafından sistemden iade edildiği ya da yasal süresi içinde faturayı düzenleyen firma tarafından sistemden iptalinin yapıldığı durumların geç fark edilmesi ya da fark edilmemesi halinde tevkifat ya da stopaj içeren faturaların beyanı noktasında Şirket için ceza/gecikme zammı gibi vergisel açıdan cezai müeyyideler doğması ile ek mali yükümlülükler getirilmesinin önüne geçmenin amaçlandığı, bir başka deyişle, kamu yararının gerçekleşmesi adına söz konusu uygulamanın yapıldığı hususları göz önünde bulundurulduğunda, ilgili idare tarafından Vergi Usul Kanununa göre ödemeye ilişkin evraklar içinde sayılan fatura ve fatura yerine geçen belgelerin aslı veya ıslak imzalı nüshasının ödeme birimine ayrıca fiziki olarak iletilmesi uygulaması yapılması işleminin hukuka uygun olduğu değerlendirilmektedir.
15. Yukarı anlatılan hususlar, başvuranın iddiaları, idarenin konu ile ilgili açıklamaları, ilgili mevzuat ve tüm dosya kapsamı birlikte değerlendirildiğinde; başvuranın, Belgenet (EBYS) üzerinden
Muhasebe Müdürlüğüne gönderilen elektronik imzalı yazıların ayrıca çıktıları alınarak anılan Birime
götürülene kadar işleme alınmaması uygulamasının sonlandırılmasını talebinin ilgili idarece yerine getirildiği anlaşıldığından, bu talebi ile ilgili olarak dostane çözüm kararı vermek gerektiği, ilgili idarenin başvuranın Belgenet (EBYS) üzerinden Muhasebe Müdürlüğüne gönderilen elektronik imzalı yazıların eklerindeki elektronik faturaların, ayrıca çıktılarının alınarak anılan Birime götürülene kadar işleme alınmaması uygulamasının sonlandırılması talebinin reddi yönünde tezahür eden işleminde ise hukuka ve hakkaniyete aykırı bir durum bulunmadığı sonuç ve kanaatine varılmıştır.
B. İyi Yönetim İlkeleri Yönünden Değerlendirme
16. İyi yönetim ilkelerine 28/03/2013 tarihli ve 28601 mükerrer sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu
Denetçiliği Kurumu Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin “İyi yönetim ilkeleri” başlıklı 6 ncı maddesinde yer verilmiş olup; Kurumumuzun bilgi ve belge talebine süresi içinde cevap verildiği, idarenin başvuranla ilgili işlemlerinde ‘kanunlara uygunluk’, ‘makul sürede karar verme’, ‘hesap verilebilirlik’, ‘şeffaflık’, ‘kararın geciktirilmeksizin bildirilmesi’ ilkelerine uygun davrandığı; ancak idarelerin, şikâyetçiye verdiği cevapta hangi sürede hangi mercilere başvurabileceğini göstermediği bu nedenle ‘karara karşı başvuru yollarının gösterilmesi’ ilkesine uymadığı tespit edildiğinden, idarenin bahse konu ilkeye de uygun davranması önerilmektedir.
VI. HAK ARAMA ÖZGÜRLÜĞÜNE İLİŞKİN AÇIKLAMA
17. 14/06/2012 tarihli ve 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun 21 inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca, bu Ret Kararının başvurana tebliğ tarihinden itibaren, ilgili idarenin işlemine karşı (varsa)
dava açma süresinden kalan süre kaldığı yerden işlemeye devam edecek olup Bursa İdare Mahkemelerinde yargı yolu açıktır.
VII. KARAR
Yukarıda açıklanan gerekçelerle,
Başvuranın, Belgenet (EBYS) üzerinden Muhasebe Müdürlüğüne gönderilen elektronik imzalı yazıların ayrıca çıktıları alınarak anılan Birime götürülene kadar işleme alınmaması uygulamasının sonlandırılmasını talebinin ilgili idarece yerine getirildiği anlaşıldığından, bu talebi ile ilgili olarak DOSTANE ÇÖZÜM
KARARI VERİLMESİNE,
Belgenet (EBYS) üzerinden Muhasebe Müdürlüğüne gönderilen elektronik imzalı yazıların eklerindeki elektronik faturaların, ayrıca çıktılarının alınarak anılan Birime götürülene kadar işleme alınmaması uygulamasının sonlandırılması talebinin REDDİNE,
Kararın, BAŞVURANA ve POSTA VE TELGRAF TEŞKİLATI ANONİM ŞİRKETİNE tebliğine,
Türkiye Cumhuriyeti Kamu Başdenetçisince karar verildi.
Şeref MALKOÇ
Kamu Başdenetçisi