|
ÖZET: Başvuru, İçişleri Bakanlığı Jandarma Genel Komutanlığı’na bağlı bir uzman jandarmanın görevden uzaklaştırılmasına ilişkin kayıtların silinmesi talebine yöneliktir. Başvuran, 2016-2018 yılları arasında Bitlis İl Jandarma Komutanlığı’nda görev yaparken haksız disiplin cezaları ve atama işlemleri ile karşılaştığını belirtmektedir. Disiplin soruşturmaları sonucunda kendisine uygulanan cezanın iptal edildiğini ve görevden uzaklaştırma kaydının HİTAP gibi sistemlerde tutulmasının hukuka aykırı olduğunu ifade etmektedir. Başvuran, bu kayıtların silinmesini ve eksik hizmetinin düzeltilmesini talep etmektedir.
İdare, başvuranın durumunu inceleyerek, görevden uzaklaştırma işleminin yasal dayanakları ve uygulama süreçleri hakkında bilgi sunmuştur. Jandarma Genel Komutanlığı, personel bilgilerini dijital ortamda saklamanın yasal çerçevelerine uygun olduğunu savunmakta ve başvuranın özlük dosyasında yer alan bilgilerin hukuka aykırı olmadığını belirtmektedir. Ancak, başvuranın durumunun benzerleriyle karşılaştırıldığında, görevden uzaklaştırma kayıtlarının silinmesi gerektiği sonucuna varılmıştır. Kamu Denetçiliği Kurumu, başvuranın talebini değerlendirerek, HİTAP ve benzeri sistemlerdeki görevden uzaklaştırma kayıtlarının silinmesi yönünde Jandarma Genel Komutanlığı’na tavsiyede bulunmuştur. Bu karar, başvuranın özlük haklarının korunması ve olumsuz algıların önlenmesi açısından önem taşımaktadır. İdareye, bu tavsiyeye uygun hareket etmesi için 30 gün süre verilmiştir. |
T.C. TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ KAMU DENETÇİLİĞİ KURUMU
(OMBUDSMANLIK)
SAYI : 2024/3701-S.24.5865
BAŞVURU NO : 2023/17470
KARAR TARİHİ : 03.04.2024
TAVSİYE KARARI
BAŞVURUYA KONU İDARE : İÇİŞLERİ BAKANLIĞI
JANDARMA GENEL KOMUTANLIĞI
BAŞVURUNUN KONUSU : Başvuranın görevden uzaklaştırılmasına ilişkin HİTAP ve benzeri elektronik veri tabanlarında yer alan kayıtların silinmesi talebi hakkındadır.
BAŞVURU TARİHİ : 02.11.2023
I. BAŞVURANIN İDDİA VE TALEPLERİ
1) Başvuran, Kurumumuza yaptığı başvurusunda özetle; İçişleri Bakanlığına bağlı Jandarma Genel
Komutanlığı bünyesinde uzman jandarma olarak 2016-2018 yılları arasında Bitlis İl J.K.lığı emrinde görev yaptığı dönemde, tarafına birçok disiplin işlemi ve haksız atama uygulandığı, uygulanan disiplin cezalarına (2 kınama, 1 maaş katı cezası) karşı açtığı tüm davalar ile atama işleminin iptal edildiğini, iptal edilen atama işlemi sonucunda açtığı tazminat davasının lehine sonuçlanarak tarafına tazminat ödemesi yapıldığını, Hitap hizmet dökümünü kontrol ettiğinde 05.07.2017-28.07.2017 tarihleri arasında görevden uzaklaştırma kaydının girildiğini ve buna bağlı olarak eksik hizmetinin olduğunu, ancak maaşında herhangi bir kesintinin olmadığını yani böyle bir kararın tarafına uygulanmadığını, yine şahsına karşı alınan görevden uzaklaştırma kararına konu olan suçlamaya ait 13.06.2017 tarihinde disiplin soruşturması sonucunda verilen “aylıktan kesme” cezasının mahkeme tarafından iptal edildiğini, yine aynı olaya ilişkin yapılan savcılık soruşturmasının ise lehine “Kovuşturmaya yer yoktur kararı” ile sonuçlandığını, bu kararın ilgili ilgisiz kişiler tarafından görülebilecek “Jandarma Genel Komutanlığı tarafından kullanılan İAtama modülü, Personel Bilgi Sistemi, Kurumsal Kaynak Yönetimi (KYK), İnsan Kaynakları Yönetim
Sistemi, Sosyal Güvenlik Kurumu Hizmet Takip Programı (HİTAP) ve benzeri elektronik veri tabanlarında tutulmasının hukuka aykırı olduğunu belirtmektedir. Başvuran görevden uzaklaştırılma
işlemine ait kayıtların, Jandarma Genel Komutanlığı tarafından kullanılan İ-Atama modülü, Personel Bilgi
Sistemi, Kurumsal Kaynak Yönetimi (KYK), İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi, Sosyal Güvenlik
Kurumu Hizmet Takip Programı (HİTAP) ve benzeri elektronik veri tabanlarından kaldırılmasını, eksik hizmetinin düzeltilmesini ve varsa eksik unvan vb. işlemlerin tamamlanarak emsallerine uygun hale getirilmesini talep etmektedir.
II. İDARENİN ŞİKÂYETE İLİŞKİN AÇIKLAMALARI
2) Şikâyet başvurusunun çözüme kavuşturulması amacıyla İçişleri Bakanlığından 13/11/2023 tarih ve
sayılı yazımız ile bilgi ve belge talep edilmiş olup, yazımıza cevaben Jandarma Genel
Komutanlığının 01/12/2023 tarih ve sayılı yazısı ve eklerinde özetle;
2.1) Başvuranın Gaziantep İl J.K.lığı emrinde görevli Uzm.J.VII.Kad.Çvş. olarak görev yaptığı, hakkında,
05.07.2017-28.07.2017 tarihleri arasında tesis edilen görevden uzaklaştırma işlemleri ile ilgili açık süre bilgisinin girilip girilemeyeceği konusunda tereddütte düşüldüğü ve konu hakkında uygun görüşün verilmesinin Gaziantep İl J.K.lığının 03/11/2023 tarihli ve sayılı yazısı ile talep edildiği, personel hakkında Gaziantep İl J.K.lığına J.Gn.K.lığının 09/11/2023 tarihli ve sayılı yazısı ile cevap verildiği,
2.2) J.Gn.K.lığı emrinde görevli tüm personelin, meslek hayatına ilişkin olarak ihtiyaç duyulan
/duyulabilecek olan bilgileri ve kişisel/idari işlemleri, özlük dosyalarında belgeleriyle beraber, Merkezi
Personel Bilgi Sisteminde ise dijital olarak tutulduğu,
2.3) Söz konusu uygulamanın, J.Gn.K.lığının kurumsal işleyişinin bir parçası olarak, 1839 yılına dayanan
uzun tarihinin içerisinde öncelikle özlük dosyalarının tutulmasıyla yerine getirilmiş, zaman içerisinde gelişmelerle birlikte teknolojik imkanlardan faydalanılarak uygulama ayrıca dijital ortama da uyarlanmış, temeli uzun bir geçmişe dayanan bu uygulamanın hukuki dayanağı zaman içerisinde 657 sayılı Devlet
Memurları Kanunu, Devlet Personel Başkanlığının 15/04/2011 tarihli Kamu Personel Genel Tebliği (Seri
No:2), JGY:51-15 J.Gn.K.lığı Personel Yönetim Bilgi Sistemi (PYBS) Yönergesi ve 6698 sayılı Kişisel
Verilerin Korunması Kanunu kapsamında oluşturulduğu,
2.4) Bu kapsamda; 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 109’uncu maddesi “… Her memur için bir
özlük dosyası tutulur. Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur. Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur. Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usul ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir.”
Hükmünü, Devlet Personel Başkanlığının 15/04/2011 tarihli Kamu Personel Genel Tebliği’nin (Seri No:2)
özlük dosyası tutulmasına ilişkin usul ve esaslar başlıklı 4’üncü bölümünde “…Memur hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına ilişkin evraklar ile verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları…, saklanır.” hükmünü, JGY:51-15 J.Gn.K.lığı Personel Yönetim Bilgi Sistemi (PYBS)
Yönergesi’nin 1’inci Bölüm 4/e maddesinde, “Bu Yönerge kapsamında, personele ait tutulacak verilerin gizliliği, saklanması, paylaşım ve korunması ile ilgili esaslar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Güvenliği
Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümleri gereğince yerine getirilir.”, 6698 sayılı Kişisel Verilerin
Korunması Kanunu’nun 5/2 maddesinde “Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı halinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerin işlenmesi mümkündür: …..Kanunlarda açıkça öngörülmesi” …
hükümlerine amir olduğu,
2.5) Yukarıda belirtilen esaslar dâhilinde; Merkezi Personel Bilgi Sisteminde, personelin atama,
görevlendirme, sağlık, aile, soruşturma, kovuşturma, izin, disiplin, ödül vb. tüm bilgilerin kayıt altında tutulduğu, sonuç olarak; başvuranın özlük dosyası/dijital özlük dosyasında tutulan her türlü bilgi ve belgenin, meslek yaşantısı boyunca hakkında yapılan işlemlere dair verilerden ibaret olduğunu, bu verilerin
Merkezi Personel Bilgi Sistemine işlenmesinde ve saklanmasında hukuka aykırı bir durumun bulunmadığının değerlendirildiği,
3) Jandarma Genel Komutanlığının 09/11/2023 tarihli ve sayılı yazısında; Personel hakkında
Gaziantep İl J.K.lığının 06/11/2023 tarihli ve sayılı yazı ekinde gönderilen evrakların yapılan kontrolünde adı geçen personelin;
3.1) Bitlis İl J.K.lığı emrinde görevliyken 05.07.2017-28.07.2017 tarihleri arasında “Amir ve Üste Hakaret
Etmek” suçundan dolayı hakkında disiplin soruşturması süresince görevden uzaklaştırma işlemi tesis edildiği, disiplin soruşturması sonucunda görevine iade edildiği, yapılan görevden uzaklaştırma tedbiri ile ilgili belirtilen tarihler arasında Bitlis İl J.K.lığı Maliye Ş. Md.lüğünce personelin aylıklarında herhangi bir kesintinin yapılmadığı, disiplin soruşturması neticesinde personel hakkında 682 sayılı Genel Kolluk
Disiplin Hükümleri Hakkında KHK kapsamında 10 ay süreli durdurma cezası yerine 8’inci madde, 7’nci fıkrasının (b) bendi gereğince brüt aylığının 1/5’inin maaşından infaz edildiğinin görüldüğü,
3.2) Personel hakkında; Bitlis İl J.K.lığı emrinde görevliyken 05.07.2017-28.07.2017 tarihleri arasında
“Amir ve Üste Hakaret Etmek” suçundan dolayı hakkında disiplin soruşturması süresince 657 Sayılı Devlet
Memurları Kanunu’nun 138’inci maddesine göre işlem yapıldığı, Bitlis İl J.K.lığı Maliye Ş.Md.lüğünce
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 141’inci maddesi birinci fıkrasına göre işlem yapılması
gerekirken, herhangi bir kesinti işleminin yapılmadığı, aynı Kanunun 143’üncü maddesinde belirtilen durum gerçekleştiğinden ve 141’inci maddesi ikinci fıkrası gereği yapılan kesintinin geri ödenmesi gerekeceğinden, prim gönderme işlemleri ile ilgili herhangi bir işlemin yapılmasına gerek kalmadığı,
3.3) 5510 Kanunun 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında (J.Gn.K.lığı personeli bu
kapsamdadır.) çalışmaya başlayan sigortalıların tüm hizmet bilgileri aynı Kanunun Ek-6’nci maddesi gereği
Hizmet Takip Programına (HİTAP) görev yaptığı kurumlarca girilmesi ve varsa hatalı kayıtlarının kurumlarca düzeltilmesi gerektiği,
3.4) Bu kapsamda, personelin Hizmet Cetvelinde bulunan görevden uzaklaştırma işlemine ait açık süre
bilgileri ile unvan bilgilerinin 5510 Kanunun Kanun’un Ek-6’nci maddesi gereği J-Net kişisel sayfa
“DUYURULAR” kısmında bulunan örnekler doğrultusunda girilerek personelin özlük hak kaybına uğramasının önüne geçilmesi, Açıklamalarına yer verilmiştir.
III. İLGİLİ MEVZUAT
4) 1982 Anayasasının “Dilekçe, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkı” başlıklı 74’üncü
maddesi: “Herkes, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkına sahiptir. Türkiye Büyük Millet
Meclisi Başkanlığına bağlı olarak kurulan Kamu Denetçiliği Kurumu idarenin işleyişiyle ilgili şikâyetleri inceler.”,
5) 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun “Kurumun görevi” başlıklı 5’inci maddesinin
birinci fıkrası: “Kurum, idarenin işleyişi ile ilgili şikayet üzerine, idarenin her türlü eylem ve işlemleri ile tutum ve davranışlarını; insan haklarına dayalı adalet anlayışı içinde, hukuka ve hakkaniyete uygunluk yönlerinden incelemek, araştırmak ve idareye önerilerde bulunmakla görevlidir.”,
6) 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun,
6.1) “Sigortalı sayılanlar” başlıklı 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendinde; “(Değişik:
17/4/2008-5754/2 md.) Bu Kanunun kısa ve uzun vadeli sigorta kolları uygulaması bakımından;…..
c) Kamu idarelerinde;
1) Bu maddenin birinci fıkrasının (a) bendine tabi olmayanlardan, kadro ve pozisyonlarda sürekli olarak
çalışıp ilgili kanunlarında (a) bendi kapsamına girenler gibi sigortalı olması öngörülmemiş olanlar,
2) Bu maddenin birinci fıkrasının (a) ve (b) bentlerine tabi olmayanlardan, sözleşmeli olarak çalışıp ilgili
kanunlarında (a) bendi kapsamına girenler gibi sigortalı olması öngörülmemiş olanlar ile 657 sayılı Devlet
Memurları Kanununun 86 ncı maddesi uyarınca açıktan vekil atananlar, sigortalı sayılırlar…”
6.2) “Bilgi ve belge isteme hakkı, bilgi ve belgelerin Kuruma verilme usulü” başlıklı 100’üncü
maddesinde; “…..(Değişik birinci cümle: 15/2/2018-7099/19 md.) Kurum, bu Kanun gereği verilecek her türlü belge veya bilginin internet, elektronik ve benzeri ortamda gönderilmesi hususunda, gerçek veya tüzel kişiler ile yazılı sözleşme ile yetki verilmiş gerçek veya tüzel kişilere izin vermeye, bu kişileri aracı kılmaya veya zorunlu tutmaya, Kuruma verilmesi gereken her türlü belge, bildirge ve taahhütnamenin, gerçek ve tüzel kişiler ile tüzel kişiliği olmayan kurum ve kuruluşlara verilmesini mecbur kılmaya, söz konusu belgeleri diğer kamu idarelerine ait formlarla birleştirmeye ve bu belgeleri kamu idarelerinin elektronik bilgi işlem ortamından almaya, bu kişilere yapılacak bildirimleri Kuruma verilmiş saymaya, bu Kanunun uygulaması ile ilgili işveren, sigortalı ve diğer kurum, kuruluş ve kişilerin talepleri üzerine veya re’sen düzenleyeceği her türlü bilgi ve belgeyi bilgi işlem ortamında oluşturmaya, bu şekilde hazırlanacak olan bilgi ve belgelerin sadece internet ve benzeri iletişim ortamından ilgili kişilere verilmesini kararlaştırmaya yetkilidir. Elektronik ortamda hazırlanacak bilgi ve belgeler adli ve idari makamlar nezdinde resmi belge olarak geçerlidir.”
7) 657 sayılı Devlet memurları Kanunu’nun;
7.1) “Memur bilgi sistemi, özlük dosyası” başlıklı 109 uncu maddesinde; “Memurlar, Türkiye
Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar.
Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur.
Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur.
Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar
Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir.”
7.2) “Yetkililer” başlıklı 138’inci maddesinde; Görevden uzaklaştırmaya yetkililer şunlardır.
a) Atamaya yetkili amirler; b) Bakanlık ve genel müdürlük müfettişleri; c) İllerde valiler; ç) İlçelerde kaymakamlar (İlçe idare şube başkanları hakkında valinin muvafakati şarttır.)
Valiler ve kaymakamlar tarafından alınan görevden uzaklaştırma tedbiri, memurun kurumuna derhal bildirilir.”
7.3) “Görevden uzaklaştırılan veya görevinden uzak kalan memurların hak ve yükümlülüğü” başlıklı
141’inci maddesinde; “Görevden uzaklaştırılan ve görevi ile ilgili olsun veya olmasın herhangi bir suçtan tutuklanan veya gözaltına alınan memurlara bu süre içinde aylıklarının üçte ikisi ödenir. Bu gibiler bu
Kanunun öngördüğü sosyal hak ve yardımlardan faydalanmaya devam ederler. 143 üncü maddede sayılan durumların gerçekleşmesi halinde, bunların aylıklarının kesilmiş olan üçte biri kendilerine ödenir ve görevden uzakta geçirdikleri süre, derecelerindeki kademe ilerlemesinde ve bu sürenin derece yükselmesi için gerekli en az bekleme süresini aşan kısmı,üst dereceye yükselmeleri halinde, bu derecede kademe ilerlemesi yapılmak suretiyle değerlendirilir.”
7.4) “Tedbirin kaldırılması” başlıklı 142’nci maddesinde; “Soruşturma sonunda disiplin yüzünden
memurluktan çıkarma veya cezai bir işlem uygulanmasına lüzum kalmıyan Devlet memurları için alınmış olan görevden uzaklaştırma tedbiri, 138 inci maddedeki yetkililerce (Müfettişler tarafından görevden uzaklaştırılanlar hakkında atamaya yetkili amirlerce) derhal kaldırılır. Görevden uzaklaştırma tedbirini kaldırmıyan görevli hakkında 139 uncu madde hükmü uygulanır.”,
7.5) “Memurun göreve tekrar başlatılması zorunlu olan haller” başlıklı 143’üncü maddesinde;
“Soruşturma veya yargılama sonunda yetkili mercilerce:
a) Haklarında memurluktan çıkarmadan başka bir disiplin cezası verilenler; b) Yargılamanın men’ine veya beraatine karar verilenler; c) Hükümden evvel haklarındaki kovuşturma genel af ile kaldırılanlar; ç) Görevlerine ve memurluklarına ilişkin olsun veya olmasın memurluğa engel olmayacak bir ceza ile hükümlü olup cezası ertelenenler; Bu kararların kesinleşmesi üzerine haklarındaki görevden uzaklaştırma tedbiri kaldırılır.”
7.6) “Süre” başlıklı 145 inci maddesinde; “Görevden uzaklaştırma; bir disiplin kovuşturması icabından
olduğu takdirde en çok 3 ay devam edebilir. Bu süre sonunda hakkında bir karar verilmediği takdirde memur görevine başlatılır.”
8) 12/05/2010 tarihli ve 27579 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Sosyal Sigorta İşlemleri
Yönetmeliğinin,
8.1) “Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamındaki sigortalıların hizmet
bilgilerinin alınması” başlıklı EK 6’ncı maddesinde; 1) Kanunun geçici 4 üncü maddesi uyarınca haklarında 8/6/1949 tarihli ve 5434 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanunu hükümleri uygulananlar ile ilk defa Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamına tabi olan
sigortalıların hizmet başlangıcından itibaren hizmet belgesinin düzenlenmesine esas olan ve
“https://hitap.sgk.gov.tr/HitapWeb/” adresindeki Hizmet Takip Programında (HİTAP) yer alan; a) Özlük ve nüfus, b) Hizmet belgesi, c) Öğrenim durumu, ç) Lisansüstü öğrenim/kurs, d) Tashih ve kaza-i rüşt kararı (ergin kılınma), e) Diğer kanunlara/statülere tabi hizmet, f) Askerlik, g) Tazminat, ğ) Unvan, h) Açık süre, ı) Borçlanılan hizmet, i) İtibari hizmet süresi, j) Emeklilik belgesi, bilgi formatları kamu idareleri tarafından web sitesi üzerinden kişi bazında, toplu veri veya internet servisi yöntemlerinden biri kullanılarak Kuruma gönderilir. Bu kapsamda gönderilecek belge ve bilgiler için kurum ve kuruluşlar ile Kanunun 100 üncü maddesi kapsamında protokol yapılması gerekmez.
…
(3) Kamu idareleri, birinci fıkrada belirlenen bilgileri; …
ç) (a), (b) ve (c) bentlerinde belirtilen sigortalıların sisteme aktarılan bilgilerinde herhangi bir değişiklik olması halinde değişikliğin yapıldığı/onaylandığı, belgenin ibraz edildiği/intikal ettiği tarihten itibaren 90 gün içinde, …
internet sitesi üzerinden Kuruma gönderir.
…
(11) Programa internet üzerinden aktarılacak bilgilerin doğruluğundan kamu idareleri sorumlu olup, aktarılacak bilgiler adli ve idari makamlar nezdinde resmi belge olarak geçerlidir….”
9) 15/04/2011 tarihli ve 27906 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Personeli Genel Tebliği (Seri
No:2) “Özlük Dosyası Tutulmasına İlişkin Usul ve Esaslar” başlığı altında;
“1- Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Burada memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadro unvanı ve derecesi, memuriyete başlama tarihi, memuriyetten ayrılma tarihi ve sebebi, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler ile gerekli görülecek diğer mesleki bilgiler kaydedilir.
…
3- Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyalarının itina ile doğru ve tarafsız bir şekilde tutulmasından personel birimleri sorumludur.
4- Özlük dosyaları memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde göz önünde bulundurulur.
5- Özlük dosyası sekiz bölümden oluşur: … Dördüncü bölümde; memur hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına ilişkin evraklar ile verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları… diğer mesleki bilgi ve belgeler saklanır.
….
7- Bakanlıklar ve diğer kamu kurum ve kuruluşları, özlük dosyasında yer alan bilgilerden istihdam politikalarının tespiti ve uygulanmasında gerekli gördüklerini merkezde elektronik ortamda tutarlar..”
IV. KAMU DENETÇİSİ YAHYA AKMAN’IN KAMU BAŞDENETÇİSİNE ÖNERİSİ
10) Yapılan inceleme ve araştırma neticesinde; başvuranın iddiaları, İdarenin konu ile ilgili açıklamaları,
ilgili mevzuat ve tüm dosya kapsamı birlikte değerlendirilerek başvurunun kabulü yönünde hazırlanan
Tavsiye Karar Önerisi Kamu Başdenetçisi’ne sunulmuştur.
V. DEĞERLENDİRME VE GEREKÇE
A. Hukuka ve Hakkaniyete Uygunluk Yönünden Değerlendirme
11) Başvuran özetle; Gaziantep İl Jandarma Komutanlığında uzman jandarma olarak görev yaptığını,
Hitap hizmet dökümünü kontrol ettiğinde Bitlis ilinde görev yaptığı dönemde 05.07.2017-28.07.2017 tarihleri arasında görevden uzaklaştırma kaydının girildiğini ve buna bağlı olarak eksik hizmetinin olduğunu, görevden uzaklaştırma kararına konu olan suçlamaya ait 13/06/2017 tarihinde disiplin soruşturması sonucunda verilen “aylıktan kesme” cezasının mahkeme tarafından iptal edildiğini, yine aynı olaya ilişkin yapılan savcılık soruşturmasının ise lehine “Kovuşturmaya yer yoktur kararı” ile sonuçlandığını, bu kararın ilgili ilgisiz kişiler tarafından görülebileceğini belirterek açığa alınma bilgilerine ilişkin kayıtların SGK Hizmet Dökümü (HİTAP) ve benzeri elektronik veri tabanlarından silinmesini talep etmektedir.
12) Bilindiği üzere İdarelerin, 5510 sayılı Kanunun 4/1-c maddesi kapsamındaki sigortalıların hizmet
bilgilerinin HİTAP’a doğru şekilde yazılması noktasında sorumlulukları bulunmaktadır. 5510 sayılı Sosyal
Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 100’üncü maddesi uyarınca Sosyal Güvenlik Kurumu, bu
Kanun gereği verilecek her türlü belge veya bilginin internet, elektronik ve benzeri ortamda gönderilmesi hususunda, gerçek veya tüzel kişilere izin vermeye, bu kişileri aracı kılmaya veya zorunlu tutmaya, bu
Kanunun uygulaması ile ilgili işveren, sigortalı ve diğer kurum, kuruluş ve kişilerin talepleri üzerine veya re’sen düzenleyeceği her türlü bilgi ve belgeyi bilgi işlem ortamında oluşturmaya, bu şekilde hazırlanacak olan bilgi ve belgelerin sadece internet ve benzeri iletişim ortamından ilgili kişilere verilmesini kararlaştırmaya yetkili kılınmıştır.
13) Buna göre, 5510 sayılı Kanunun 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında sigortalı
sayılanların tüm hizmet bilgilerinin ve bu bilgilerde oluşacak değişikliklerin güncel olarak Sosyal Güvenlik
Kurumunca hazırlanan web tabanlı programa internet üzerinden aktarılmasına ilişkin usul ve esasları düzenleme amacıyla 14/04/2012 tarihli ve 28264 sayılı Resmi Gazetede Tebliğ yayınlanmıştır. Daha sonra, 05/12/2017 tarihli ve 30261 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinde
Değişiklik Yapılmasına İlişkin Yönetmeliğin 28’inci maddesi ile 14/04/2012 tarihinden geçerli olmak üzere
Tebliğ hükümleri Ek 6’ncı madde olarak Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğine eklenmiştir. Buradan,
5510 sayılı Kanunun 4/1-c maddesi kapsamındaki sigortalıların hizmet bilgilerinin 14/04/2012 tarihinden
itibaren Hizmet Takip Programına (HİTAP) girilmeye başlanıldığı anlaşılmaktadır.
14) Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı’nın duyurusunda, Başkanlıkça kurumların yetki ve
sorumluluğunda olan bir konu kendilerine hatırlatılmakta olup, hangi personelin durumunun duyuru kapsamına gireceği hususunda kurumların denetleyici kurumların ile yargı mercilerinin kararlarında yer alan hükümler doğrultusunda tasarrufta bulunmaları gerekmektedir. Diğer bir ifadeyle, Sosyal Güvenlik
Kurumu, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği uyarınca HİTAP’a elektronik ortamda aktarılan bilgilerin doğruluğundan kamu idarelerinin sorumlu olup, SGK’nın bu husustaki sorumluluğunun hangi sürelerin hizmet sayılacağının tespiti ve kesenek karşılıkların ödenmesinin takibi ile sınırlıdır.
15) Hukuk devleti; “insan haklarına dayanan, bu hak ve özgürlükleri koruyup güçlendiren, eylem ve
işlemleri hukuka uygun olan, her alanda adaletli bir hukuk düzeni kurup bunu geliştirerek sürdüren, hukuki güvenliği sağlayan, Anayasa’ya aykırı durum ve tutumlardan kaçınan, hukuku tüm devlet organlarına egemen kılan, Anayasa ve kanunlarla kendini bağlı sayan, yargı denetimine açık olan devlettir.” (Anayasa
Mahkemesi E.2013/44, K.2013/59, Resmi Gazete Tarihi: 02/05/2013)
16) İdare eylem ve işlemlerinde kanunun çizdiği sınırlar içerisinde kalmak zorundadır. Anayasanın 8.
maddesinde bu husus yürütme yetkisi ve görevi Anayasa ve Kanunlara uygun olarak kullanılır ve yerine getirilir denilerek ifade edilmiştir (Kemal Gözler, Gürsel Kaplan İdare Hukukuna Giriş Ekin Basın Yayın
Dağıtım Ağustos 2017, s.28).
17) 657 sayılı Kanun’un 137 ila 145 inci maddelerinde, yetkili amir, organ veya müfettişlere, görevi başında
kalmasında sakınca bulunanlar hakkında ihtiyati bir tedbir olarak görevden uzaklaştırma işlemi tesis edilmesi konusunda takdir yetkisi tanınmıştır. Ancak, idarenin takdir yetkisine sahip olması, idarenin keyfi olarak hareket edebileceği anlamına gelmemektedir. İdareye yasalarla tanınan takdir yetkisi mutlak olmayıp, kamu yararı ve hizmet gerekleri ile sınırlıdır.
18) Somut olayda İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerden; başvurana Bitlis ilinde görevliyken
05.07.2017-28.07.2017 tarihleri arasında “Amir ve Üste Hakaret Etmek” suçundan dolayı disiplin soruşturması süresince görevden uzaklaştırma işlemi tesis edildiği, disiplin soruşturması sonucunda görevine iade edildiği, ayrıca disiplin soruşturması neticesinde “aylıktan kesme” cezasının verildiği, bu cezanın mahkeme kararı ile iptal edildiği, bununla birlikte 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 138’inci maddesine göre işlem yapıldığı, prim gönderme işlemleri ile ilgili herhangi bir işlemin yapılmasına gerek kalmadığı, Hizmet Cetvelinde bulunan görevden uzaklaştırma işlemine ait açık süre bilgileri ile unvan bilgilerinin 5510 Kanunun Kanun’un Ek-6’nci maddesi gereği girilerek personelin özlük hak kaybına uğramadığı, Jandarma Genel Komutanlığı emrinde görevli tüm personelin, meslek hayatına ilişkin olarak ihtiyaç duyulan /duyulabilecek olan bilgileri ve kişisel/idari işlemleri, özlük dosyalarında belgeleriyle
beraber, Merkezi Personel Bilgi Sisteminde ise dijital olarak tutulduğu, söz konusu uygulamanın öncelikle özlük dosyalarının tutulmasıyla yerine getirildiği, zaman içerisinde gelişmelerle birlikte teknolojik imkanlardan faydalanılarak, uygulamanın ayrıca dijital ortama da uyarlandığı, Merkezi Personel Bilgi
Sisteminde, personelin atama, görevlendirme, sağlık, aile, soruşturma, kovuşturma, izin, disiplin, ödül vb.
tüm bilgilerin tutulmakta olduğu, başvuranın özlük dosyasında/dijital özlük dosyasında tutulan her türlü bilgi ve belgenin, meslek yaşantısı boyunca hakkında yapılan işlemlere dair verilerden ibaret olduğu, bu verilerin Merkezi Personel Bilgi Sistemine işlenmesinde ve saklanmasında hukuka aykırı bir durumun bulunmadığı gerekçesiyle reddedildiği anlaşılmaktadır.
19) Bununla birlikte, Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından idareye ve Kurumumuza gönderilen güncel
yazılarda, Mülga Devlet Personel Başkanlığı ile Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı Çalışma
Genel Müdürlüğünün kamu görevinden çıkarılmaksızın idarelerce görevden uzaklaştırıldıktan sonra yine idarece görevine iade edilenlerin görevden uzaklaştırıldıkları döneme ait HİTAP kayıtlarının silinmesinin uygun olmadığına ilişkin görüşlerinden bahisle, bu görüşlere göre işlem tesis edilmesi gerektiği yönünde görüş verdiği görülmektedir.
20) Kaldı ki, somut olayımızda olduğu gibi görevden uzaklaştırıldıkları dönemde açılan soruşturma
sonucunda göreve iade edilenlerin ya da haklarında soruşturma açılmaksızın görevden uzaklaştırılan ve sonradan göreve iade edilenlerin; KHK ile ihraç edildikten sonra KHK’yla, OHAL Komisyonu kararıyla veya yargı kararıyla milli güvenliğe tehdit oluşturan örgütlerle ilişkisi olmadığı için göreve iade edilenlerden esas itibariyle bir farkı bulunmaktadır. Buna rağmen, aynı gerekçelerle haklarında işlem uygulanan söz konusu personelden, ihraç edildikten sonra görevine iade edilenlerin ihraç öncesindeki dönemde gerçekleşen görevden uzaklaştırıldıkları döneme ait kayıtların silinmesi karşısında, ihraç edilmeden görevine iade edilenlerin görevden uzaklaştıkları döneme ait kayıtlarının silinmeyerek farklı bir işleme tabi tutulması eşitliğe ve hakkaniyete aykırı bir durumu ortaya çıkaracaktır
21) Öte yandan kamu görevine girişten bu görevden ayrılışa kadar kamu görevlisinin özel ve çalışma
hayatına ilişkin tüm bilgilerinin yer aldığı özlük dosyasının yalnızca belirli kişilerce ve şartlarda erişilebilir olduğu, bu açıdan kamu görevlilerinin haklarının korunmasının da teminatı olan özlük dosyasında, başvuranın görevden uzaklaştırılmasına ve iadesine ilişkin bilgi ve belgelere yer verilmesinde hukuka ve hakkaniyete aykırılık olmadığı değerlendirilmiştir.
22) Özlük dosyalarının memuriyetin başlangıcından herhangi bir sebeple sona ermesine kadar geçen sürede
memur hakkında uygulanan tüm işlem ve kayıtların tutulduğu iz dosyası niteliğinde olması nedeniyle, başvuranının kendilerine ait özlük dosyası hariç, hizmet cetveli, SGK Hizmet dökümleri (HİTAP) gibi sistemlerde yer alan görevden uzaklaştırmaya ilişkin kayıtların silinmesi gerektiği, bu kapsamda başvuranın kamu görevinden uzaklaştırmaya ilişkin bilgilerin Atama modülü, Personel Bilgi Sistemi, Kurumsal
Kaynak Yönetimi (KYK), İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi, Sosyal Güvenlik Kurumu Hizmet Takip
Programı (HİTAP) ve benzeri elektronik veri tabanlarında tutulmasının ilgili/ilgisiz kişilerin bu bilgilere ulaşması mümkün olabileceğinden bu durumun başvuran ve benzer durumdakiler hakkında olumsuz algılara yol açarak başvuranın işyeri huzurunu olumsuz yönde etkileyebileceği ve kişinin maddi ve manevi zararına yol açabileceği anlaşıldığından başvuranın personel özlük dosyası haricinde tutulan hizmet takip programından (HİTAP), benzeri elektronik veri tabanlarında açığa alındığına ilişkin ile ilgili kayıtların ve açıklamaların silinmesi hususunda İdareye tavsiyede bulunulması gerektiği sonuç ve kanaatine varılmıştır.
23) Nitekim haklarında görevden uzaklaştırma tedbiri uygulandıktan sonra kamu görevinden çıkarma
işlemi uygulanmaksızın idarece göreve iade edilenler tarafından yapılan başvurular üzerine başvuranların
HİTAP kayıtlarındaki açıkta geçen sürelerin silinmesi yönünde karar verilmiştir. (Bakınız, 20/02/2020 tarihli, 2019/14377 başvuru numaralı ve sayılı karar; 20/07/2020 tarihli, 2020/1759 başvuru numaralı ve sayılı karar; 23/09/2020 tarihli, 2020/68478 başvuru numaralı ve sayılı karar; 02/11/2020 tarihli, 2020/93834 başvuru numaralı ve sayılı karar; 03/12/2020 tarihli, 2020/97934 başvuru numaralı ve sayılı karar; 05/08/2021 tarihli, 2021/3938 başvuru numaralı ve sayılı karar; 06/09/2021 tarihli, 2021/6511 başvuru numaralı ve sayılı karar; 09/09/2021 tarihli, 2021/6237 başvuru numaralı ve sayılı karar; 21/09/2021 tarihli, 2021/6512 başvuru numaralı ve sayılı karar;22/12/2021 tarihli, 2021/15361 başvuru numaralı ve sayılı karar)
24) Tüm bu açıklamalar, yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri ve Kurumumuzca daha önce benzer konuda
verilmiş emsal kararlar birlikte değerlendirildiğinde; görevden uzaklaştırma kararına konu olan olaya ait disiplin soruşturması sonucunda verilen “aylıktan kesme” cezası mahkeme tarafından iptal edilen başvuranın, Hizmet Cetvelinde bulunan görevden uzaklaştırma işlemine ait açık süre bilgileri ile unvan bilgilerinin 5510 Kanunun Kanun’un Ek-6’nci maddesi gereği girilerek özlük hak kaybına uğramadığı diğer taraftan personel özlük dosyası haricinde tutulan, Sosyal Güvenlik Kurumu Hizmet Takip Programı (HİTAP) ve benzeri elektronik sistemlerde görevden uzaklaştırıldığına ilişkin kayıtların silinmesi gerektiği sonuç ve kanaatine varılmıştır.
B. İyi Yönetim İlkeleri Yönünden Değerlendirme
25) İyi yönetim ilkelerine 28/03/2013 tarihli ve 28601 mükerrer sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu
Denetçiliği Kurumu Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin “İyi yönetim ilkeleri” başlıklı 6’ncı maddesinde yer verilmiş olup söz konusu ilkeler yönünden yapılan değerlendirme neticesinde; başvuru kapsamında ilgili idareden istenilen bilgi ve belgelerin süresi içinde ve gerekçeli olarak Kurumumuza gönderildiği, ayrıca idarenin başvuranla ilgili işlemlerinde “kanunlara uygunluk”, “makul sürede karar verme”, “hesap verilebilirlik”, “şeffaflık”, “kararların gerekçeli olması”, “kararın geciktirilmeksizin bildirilmesi” ilkelerine uygun davrandığı, ancak idarenin, başvurana verdiği cevaplarda hangi sürede hangi mercilere başvurabileceğini göstermediği, bu nedenle “karara karşı başvuru yollarının gösterilmesi” ilkesine uymadığı anlaşılmış olup, idareden bundan böyle bu ilkeye de uyması beklenmektedir.
VI. HAK ARAMA ÖZGÜRLÜĞÜNE İLİŞKİN AÇIKLAMA
26) 6328 sayılı Kanunun 21’inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, bu Tavsiye Kararının idareye tebliğ
tarihinden itibaren 30 gün içinde idare tarafından herhangi bir eylem ya da işlem tesis edilmezse (varsa)
dava açma süresinden kalan süre işlemeye devam edecek olup Gaziantep İdare Mahkemelerinde yargı yolu açıktır.
VII. KARAR
Yukarıda açıklanan gerekçelerle BAŞVURUNUN KABULÜNE,
Başvuranın özlük dosyası haricinde tutulan, Sosyal Güvenlik Kurumu Hizmet Takip Programı (HİTAP) ve benzeri elektronik veri tabanlarında görevden uzaklaştırılmaya ilişkin kayıtların silinmesi hususunda
JANDARMA GENEL KOMUTANLIĞINA TAVSİYEDE BULUNULMASINA
Kararın BAŞVURANA, İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA ve JANDARMA GENEL KOMUTANLIĞINA tebliğine,
6328 sayılı Kanunun 20 inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca İdare tarafından bu karar üzerine tesis
edilecek işlemin otuz gün içinde Kurumumuza bildirilmesinin zorunlu olduğuna, Türkiye Cumhuriyeti Kamu Başdenetçisince karar verildi.
Şeref MALKOÇ
Kamu Başdenetçisi