Performans değerlendirmelerinin şeffaflık ve adalet ilkelerine uygun yapılması ve gerekçelendirilmesi gerekliliği üzerine başvuru incelemesi (KDK)

TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ KAMU DENETÇİLİĞİ KURUMU (OMBUDSMANLIK)

SAYI : 2021/3181-S.21.5124

BAŞVURU NO : 2020/96018

KARAR TARİHİ : 24/02/2021

TAVSİYE KARARI

BAŞVURUYA KONU İDARE : ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

2019 yılına ait performans değerlendirmesinin incelenmesi

BAŞVURUNUN KONUSU :

talebi hk.

BAŞVURU TARİHİ : 08/09/2020

I. BAŞVURANIN İDDİA VE TALEPLERİ

1.Başvuran, başvurusunda; Ondokuz Mayıs Üniversitesi Personel Performans

Değerlendirme Yönergesi kapsamında 2019 yılı için yapılan ve 27 Aralık 2019 tarihinde internetten yayınlanan değerlendirme sonucunun “İyi” olarak ilan edilmesi sonucunda; Üniversitenin Bilgi Edinme Birimine 09.01.2020 tarihli dilekçe ile başvurarak Performans

Değerlendirme Formunun onaylı suretinin tarafına iletilmesini talep ettiğini ancak WEB sayfasından hakkındaki değerlendirme sonucunu görebileceğinin belirtildiği, sonrasında

Ondokuz Mayıs Üniversitesi Personel Performans Değerlendirme Yönergesinin 6. maddesinde tanımlanan “Personel Performans Değerlendirme Formu”nun erişimine açılmasını talep ettiğini ve söz konusu başvurusunun da reddedildiğini konuyla ilgili olarak 29/01/2020 tarihinde Bilgi

Edinme Değerlendirme Kurulu’na başvurduğu, Kurul’un 15/06/2020 tarihinde tebliğ edilen kararı sonrasında Personel Performans Değerlendirme Formunun erişimine sunulduğunu, söz konusu Performans Değerlendirme Formunu incelediğinde, kimlik bilgileri gizlenen değerlendiriciler tarafından yapılan değerlendirmelerin adil ve objektif olmadığı, olması gerekenden daha düşük notlar verildiği kanaatinde olduğunu belirterek 04.07.2020 tarihli dilekçe ile itirazda bulunduğunu ve itirazı üzerine Personel Daire Başkanlığının görüşü doğrultusunda, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının 10.07.2020 tarihli ve sayılı yazısında; Performans değerlendirme sonuçlarına itirazların ilan tarihinden itibaren 10 (on) gün içerisinde yapılması gerektiği ve itiraz süresinin geçtiğinin tarafına bildirildiğini belirtmiştir.

Hakkında “İyi” olarak ilan edilen sonucundaki hangi kritere kaç puan verildiği bilgisine ulaşmasının 7 ay sürmüş olması nedeniyle itirazını ancak 01 Temmuz 2020 tarihinde gerçekleşebildiğini dolayısıyla Yönergede itiraz süresi 10 gün olarak belirtilmiş olsa da; değerlendirme sonucunun açıklanma şekli ve hangi kritere kaç puan verildiğinin bilinmemesi yapılacak itirazları anlamsız kıldığını belirterek, 2019 yılına ait Performans Değerlendirmesine yapmış olduğu itirazın dikkate alınarak, yeniden değerlendirme yapılmasını ve bundan sonra açıklanacak değerlendirme sonuçlarının ilgili Yönergede belirtildiği gibi itiraz edilebilir olması açısından ve şeffaf yönetim ilkeleri gereği sadece “Zayıf, Orta, İyi, Çok İyi” şeklinde değil, değerlendirme formlarının açıkça ve hangi kritere kaç puan verildiğinin görülebileceği şekilde yayınlanmasını talep etmektedir.

II. İDARENİN BAŞVURUYA İLİŞKİN AÇIKLAMALARI

2. Başvuruya konu iddia hakkında istenen bilgi ve belge talep yazımıza istinaden Ondokuz

Mayıs Üniversitesi Rektörlüğü tarafından gönderilen cevabi yazı ve eklerinde özetle;

2.1. Başvuran Öğrenci İşleri Daire Başkanlığında programcı kadrosunda görev yaptığı,

2.2. Performans değerlendirme sonuçlarının 27 Aralık 2019 tarihinde açıklandığı, Personel

Performans Değerlendirme Yönergesinin 7. maddesinde “Performans sonuçlarına itirazlar ilan tarihinden itibaren 10 (on) gün içinde kendi birimlerine yazılı olarak yapılır.” ibaresinin bulunmasına rağmen başvuranın bu süre içinde kendi birimine herhangi bir itirazda bulunmadığının tespit edildiğini,

2.3. Başvuranın Üniversitenin Bilgi Edinme Birimine 09.01.2020 tarihinde başvuruda bulunarak “2019 yılına ait Personel Değerlendirme Formunun onaylı bir suretini” istediği, puanların Performans Değerlendirme programı üzerinden verildiği için başvurana Personel

Performans Değerlendirme Yönergesi 7. maddesi gereğince “performans değerlendirme programına “…@omu.edu.tr” uzantılı e-posta adresi ile giriş yaparak öğrenebilirler.“ ibaresinin hatırlatıldığı,

2.4. Daha sonra başvuranın Bilgi Edinme Değerlendirme Kuruluna 29.01.2020 tarihinde başvuru yaptığı, Bilgi Edinme Değerlendirme Kurulunun sayılı ve 15.06.2020 tarihli yazısına istinaden ve başvurana puan kırılımlarının da bulunduğu kendi formunun sistem üzerinden çıktı alınıp gönderildiği,

2.5. Başvuranın bu seferde 09.07.2020 tarihinde kendi birimi olan Öğrenci İşleri Daire

Başkanlığına (ÖİDB) puanı ile ilgili itirazda bulunduğu ve ÖİDB, Personel Daire

Başkanlığından (PDB) bu konu ile ilgili görüş istediği, Başkanlık tarafından ÖİDB’na yazılan

09.07.2020 tarihli yazı ile başvuranın itiraz süresi içinde herhangi bir itiraz başvurusunda

bulunmadığı ve ilgili yönergenin 7. maddesindeki “Performans sonuçlarına itirazlar ilan tarihinden itibaren 10 (on) gün içinde kendi birimlerine yazılı olarak yapılır.” hükmü belirtilerek görüş verildiği,

2.6. 2019 yılı Performans Değerlendirme notları girişleri 17.10.2019 ve 26.12.2019 tarihleri arasında yapıldığı, değerlendiricilerin hiyerarşik pozisyon ve unvan bilgisi ile performans notunun dayanağı olan tüm değerlendirmelerin OMÜ Personel Değerlendirme Yönergesinde bulunmadığı, Performans Değerlendirme notları yönergesinin 6. maddesinde, itiraz ve tekrar değerlendirme 7. ve 8. maddelerinde, performans değerlendirme formları ve kırılımlarının belirtildiği,

2.7. Şikâyet başvurusunun sonuçlandırılmasında incelenmek üzere OMÜ Personel Performans

Değerlendirme Yönergesi ve performans derecelendirilmelerinin geri bildirimi ile ilgili İnsan

Kaynakları Yönetim Kurulu Kararının da eklerde sunulduğu, başvuranın itiraz değerlendirme süresi içinde başvuruda bulunmaması nedeniyle asıl değerlendirme merci olan itiraz değerlendirme komisyonunda konunun değerlendirilemediği, sonrasında ise; süre geçtiğini bildiği halde her türlü başvuru merci kullanarak kurumu yıpratmaya yönelik davranışları ve personele ek iş yükü oluşturmasının dikkate alınmasının da belirtilmesi gereğinin görüldüğü,

ifade edilmektedir.

III. İLGİLİ MEVZUAT

3. Türkiye Cumhuriyeti Anayasasının “Dilekçe, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkı” başlıklı 74 üncü maddesinde; “Herkes, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkına sahiptir. Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına bağlı olarak kurulan

Kamu Denetçiliği Kurumu idarenin işleyişiyle ilgili şikayetleri inceler.”,

4. 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanunu’nun “Kurumun görevi” başlıklı 5 inci maddesinin birinci fıkrasında; “Kurum, idarenin işleyişi ile ilgili şikâyet üzerine, idarenin her türlü eylem ve işlemleri ile tutum ve davranışlarını; insan haklarına dayalı adalet anlayışı içinde, hukuka ve hakkaniyete uygunluk yönlerinden incelemek, araştırmak ve idareye önerilerde bulunmakla görevlidir.”,

5. 04.07.2012 tarih ve 28343 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren

Ondokuz Mayıs Üniversitesi Personel Performans Değerlendirme Yönergesinin; 5.1. “Amaç” başlıklı 1 inci maddesi; “Bu Yönerge, Üniversitenin amaç ve hedefleri doğrultusunda hizmette verimliliğin artırılması için personelin performansının değerlendirilmesi, başarılı personelin ödüllendirilmesi ve hizmet içi eğitime alınacak personelin belirlenmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.”

5.2.“Performans değerlendirme” başlıklı 5 inci maddesinde; “Performans değerlendirmenin amacı personelin; a)Görevindeki gayret, verimlilik ve başarısının belirlenmesi, b)Bilgi ve beceri düzeyinin ölçülerek hizmet içi eğitim ihtiyacının tespit edilmesi ve eksiklerini giderme imkânının sağlanması, c)Başarılı olanların ödüllendirilmesi, ç)Hizmet kalitesinin artırılması, d)İyileştirme çalışmaları için fikirler oluşturulması,”

5.3. “Performans değerlendirme sonuçlarının duyurulması ve itiraz” başlıklı 7 nci maddesinde; “Personel performans değerlendirme sonuçlarını, Aralık ayının sonunda ilan edilir. Değerlendirme sonuçları ilan edildikten sonra performans değerlendirme programına

“…@omu.edu.tr” uzantılı e-posta adresi ile giriş yaparak öğrenebilirler. Performans sonuçlarına itirazlar ilan tarihinden itibaren 10 (on) gün içinde kendi birimlerine yazılı olarak yapılır.”

düzenlemeleri yer almaktadır.

IV. KAMU DENETÇİSİ SN. SADETTİN KALKAN’IN KAMU BAŞDENETÇİSİNE

ÖNERİSİ

6. Kamu Denetçisi tarafından yapılan inceleme ve araştırma neticesinde; Başvuranın iddiaları, İdarenin konu ile ilgili açıklamaları, ilgili mevzuat ve tüm dosya kapsamı birlikte değerlendirilerek hazırlanan Tavsiye Karar Önerisi Kamu Başdenetçisi’ne sunulmuştur.

V. DEĞERLENDİRME VE GEREKÇE

A. Hukuka, Hakkaniyete ve İnsan Haklarına Uygunluk Yönünden Değerlendirme 7. Başvuran özetle, 2019 yılı için yapılan ve 27 Aralık 2019 tarihinde internetten yayınlanan değerlendirme sonucunun “İyi” olarak ilan edildiğini, Performans Değerlendirme Formunu incelediğinde, kimlik bilgileri gizlenen değerlendiriciler tarafından yapılan değerlendirmelerin adil ve objektif olmadığı, olması gerekenden daha düşük notlar verildiği kanaatinde olduğunu belirterek 04.07.2020 tarihli dilekçe ile itirazda bulunduğunu ancak itiraz süresinin geçtiği gerekçesiyle başvurusunun reddedildiğini belirterek, performans değerlendirme formunun yeniden değerlendirilmesini ve bundan sonra açıklanacak değerlendirme sonuçlarının ilgili

Yönergede belirtildiği gibi itiraz edilebilir olması açısından ve şeffaf yönetim ilkeleri gereği sadece “Zayıf, Orta, İyi, Çok İyi” şeklinde değil, değerlendirme formlarının açıkça ve hangi kritere kaç puan verildiğinin görülebileceği şekilde yayınlanması talebiyle Kurumumuza başvurmuştur.

8. İdare ise başvuranın talebini yapılan performans değerlendirmesi sonuçlarına itirazların ilan tarihinden itibaren 10 (on) gün içinde kendi birimlerine yazılı olarak yapılacağı gerekçesi ile reddetmiştir.

9. Kamu Denetçiliği Kurumu tarafından 2017/697 no.lu başvuruya ilişkin verilen 29/11/2017 tarihli Tavsiye Kararında “Yetkili sicil amirlerince düzenlenen sicil ve başarı değerleme raporlarının doğurduğu hukuki sonuçların ağırlığı dikkate alındığında, sicil ve başarı değerleme raporlarında, ‘Sicillerin Objektifliği/Nesnelliği’ ilkesi çerçevesinde yetkili sicil amirlerinin kanaatinin oluşmasına etki eden hususların somut bilgi ve belgeye dayandırılmasının bir zorunluluk arz edeceği tartışmasızdır…“ denilmektedir.

10. Sicil raporunun somut gerekçelere dayanmadığı, nesnel düzenlenmediği ileri sürülerek iptali istemiyle açılan davada İdare Mahkemesince; mevzuat hükümleri uyarınca iyi olarak düzenlenen sicil raporu için bu kanaati doğrulayan raporların eklenmesinin zorunlu olmadığı dikkate alındığında gözleme dayalı olarak düzenlenen dava konusu sicil raporunda hukuka aykırılık bulunmadığı gerekçesiyle davanın reddine karar verilmesi üzerine temyize konu edilen Karar; “…Davacının 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 ve 2008 yıllarına ait sicillerinin “çok iyi” olarak düzenlendiği, dava konusu 2010 yılı sicilinin “iyi” olarak düzenlenmesini gerektirecek herhangi bir somut bilgi ve belgenin de dava dosyasına sunulmadığı görülmüştür.

Bu durumda, önceki yıl sicilleri “çok iyi” düzeyde belirlenen davacının 2010 yılı sicilinin “iyi” olarak belirlenmesini haklı kılabilecek hukuken geçerli bir neden ve bu konuda herhangi bir bilgi ve belge de sunulmaması karşısında, çalışmaları başarılı olan davacının 2010 yılı sicil raporunun objektif olarak düzenlenmediği anlaşıldığından, söz konusu yıla ilişkin sicil raporunda hukuka uygunluk görülmemiştir.” gerekçesiyle Danıştay 8. Dairesinin 22/01/2018 tarihli ve E.2012/2265, K.2018/172 sayılı Kararı ile bozulmuştur

11. Dosyanın incelenmesinden; başvurana ait performans değerlendirme formunun Yönerge çerçevesinde 5 puan üzerinden puanlama yapılarak doldurulduğu, değerlendirme amirince belirli sorularda 3-4 puan aralığında değerlendirmelerde bulunulduğu ve başvuranın puanının 81,5 olduğu görülmektedir. Ancak gönderilen evraklarda değerlendirme amirinin; başvuranın performans değerlendirme puanını, 2019 yılında iyi olarak takdir etmesini destekleyici/doğrulayıcı herhangi bir bilgi/belgeye rastlanılmamıştır.

12. Ayrıca İdarenin tercih ettiği 1-5 arası değişen puanlama yöntemi her ne kadar sonuçların değerlendirmesinde kolaylık sağlasa da bu tarz anketlerin güvenilirliği açısından her departmanın kendine ait kriterlerle değerlendirilmesi gerekliliğini ve puanı verecek olan değerlendiricilerin profesyonelliğe ve objektifliğe sahip olma zorunluluğunu beraberinde getirmektedir. Puanlama yönteminin İdareye takdir gücü tanıdığı aşikârken, performans puanının başvurucu üzerinde birtakım hukuksal sonuçlar doğurma kapasitesinin bulunması

İdarenin bu takdir gücünü kullanırken kamu yararı ile bireyin menfaatleri arasındaki adil dengeyi gözeten, objektif ve hukuken kabul edilebilir ölçütlere yönelmesini ve takdir yetkisini gerekçeli bir şekilde kullanmasını gerekli kılmaktadır.

13. Bu nokta da, İdare her ne kadar başvuranın 10 gün içerisinde itiraz başvurusunda bulunmadığını ileri sürmüş olsa da süresinde yapılan itirazları değerlendirecek olan itiraz değerlendirme komisyonunun gerçeğe aykırı olarak personel lehine veya aleyhine yapılan değerlendirmeleri gerekçelendirilmemiş ve bilgi/belgeleye dayanmayan formlardan nasıl tespit edeceği tartışmalıdır.

14. Kaldı ki, Üniversitenin Personel Performans Değerlendirme Yönergesine göre, performans değerlendirme sonucu “çok iyi” olan personel için çeşitli kurumların düzenlediği eğitim vb.

programlarda görevlendirilecekler arasında öncelik tanınması, üst üste 2 (iki) defa “çok iyi” performans gösteren personele Erasmus vb. personel hareketliliği değerlendirilmesinde

Uluslararası İlişkiler Birimi tarafından belirlenen ek puanın verilmesi, yine üst üste 2 (iki) defa

“çok iyi” performans gösteren personele sıra tahsisli lojman puanlamasında 10 puan verilmesi ve değerlendirmeden sonraki ilk ay içinde kendilerine Takdir Belgesi veya Fidan Sertifikası verilmesi gibi ödüllerin olduğu hususu dikkate alındığında; personelin performansını değerlendirirken değerlendirme amirlerinin kanaatinin oluşmasına etki eden hususların, somut bilgi ve belgeye dayandırılmasının gerekliliği açıktır.

15. Bununla birlikte, anılan Yönergenin 5 inci maddesinde de belirtildiği üzere, yapılan performans değerlendirmesinin esas amacı personelin görevindeki gayret, verimlilik ve başarısının belirlenmesi, bilgi ve beceri düzeyinin ölçülerek hizmet içi eğitim ihtiyacının tespit edilmesi ve personele eksiklerini giderme imkânının sağlanması, hizmet kalitesinin artırılması ve iyileştirme çalışmaları için fikirlerin oluşturulması olarak belirlenmiştir. Dolayısıyla yapılan değerlendirmelerin gerekçe ilkesi gereği ayrıntılı şekilde gerekçelendirilmesi hem nerede eksikleri olduğunu gören personelin kendisini geliştirebilmesi açısından destekleyici olmakta hem de değerlendirmenin muhatabına itiraz ya da dava yolu bakımından yol gösterici olmaktadır. Nitekim aldığı puanın dayanaklarını bilmek herkesin kanuni hakkıdır.

16. Yine aynı yönergenin 9 uncu maddesiyle değerlendiricilere personeli sürekli izleme, bu izlenimlerine dayanarak personel hakkında objektif değerlendirmeler yapma ile beraber personelin makul, haklı ve belgeye dayalı mazeretlerini dikkate alma, dokümanların gizliliğine riayet ederek içeriklerini personelin kendisi dışında hiç kimseye açıklamama görev ve sorumluluğu veren İdare için de değerlendiricilerin personelini adil, tarafsız, önyargısız bir şekilde değerlendirdiğine dair gerekli kontrolü yapabilmesi ve gelen itirazları tarafsızca değerlendirebilmesi adına puanların gerekçelendirilmesi bir gerekliliktir.

17. Kurumumuzca yapılan değerlendirme neticesinde; başvuranın performans değerlendirme puanının 2019 yılında iyi derecede olması hukuken geçerli ve somut bilgi/belgeye dayandırılmadığından, değerlendirme amirinin kanaatinin oluşmasına etki eden hususlar net olarak ortaya konmadığından başvuranın 2019 yılına ilişkin performans değerlendirmesinin yeniden değerlendirilmesi gerektiği ve Üniversite açısından performans değerlendirmelerinin gerek istenen sonuçlara ulaşılabilmesi gerekse personeli tarafından itiraz edilebilir olması amacıyla gerekçeli yapılmasının iyi yönetim ilkeleri açısından zaruri olduğu sonuç ve kanaatine varılmıştır.

B. İyi Yönetim İlkeleri Yönünden Değerlendirme 18. İyi yönetim ilkelerine, 28/03/2013 tarihli ve 28601 mükerrer sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar

Hakkında Yönetmeliğin “İyi yönetim ilkeleri” başlıklı 6 ncı maddesinde yer verilmiştir. Bu ilkelere göre yapılan değerlendirmede, başvurana idarece verilen cevabi yazıda hangi sürede hangi mercilere başvurabileceği bilgisinin verilmediği görülmüş olup, ilgili İdarenin “Karara karşı başvuru yollarının gösterilmesi” ilkesine uymadığı tespit edilmiştir. İdarenin bundan sonra bahse konu ilkelere uygun davranması önerilmektedir.

VI. HAK ARAMA ÖZGÜRLÜĞÜNE İLİŞKİN AÇIKLAMA

19. 6328 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, bu Tavsiye Kararının idareye tebliğ tarihinden itibaren 30 gün içinde idare tarafından herhangi bir eylem ya da işlem tesis edilmezse (varsa) dava açma süresinden kalan süre işlemeye devam edecek olup Samsun

İdare Mahkemelerinde yargı yolu açıktır.

VII. KARAR

Açıklanan gerekçelerle BAŞVURUNUN KABULÜNE;

Başvuranın 2019 yılına ait performans değerlendirme puanının somut gerekçelere dayanılarak yeniden değerlendirilmesi ve bundan sonraki performans değerlendirme formlarındaki puanların gerekçelendirilmesi yönünde ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ

REKTÖRLÜĞÜNE TAVSİYEDE BULUNULMASINA,

Kararın BAŞVURANA ve ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE

TEBLİĞİNE;

6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun 20 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca;

İdare tarafından bu karar üzerine tesis edilecek işlemin otuz gün içinde Kurumumuza bildirilmesinin zorunlu olduğuna,

Türkiye Cumhuriyeti Kamu Başdenetçisince karar verildi.

e-imzalıdır

Şeref MALKOÇ

Kamu Başdenetçisi