Aşırı düşük açıklamasında, meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine yazılması istenilen ibare ile bu ibarenin dayanağını teşkil eden maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki bilgilerin/kriterlerin örtüşmemesi (KİK)

08.08.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.06.00.00-101.04-.Y.[23.15].(0217)./2011-39Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Tokat İl Özel İdaresi Plan Proje Yatırım ve İnşaat Müdürlüğütarafından 18.05.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Erbaa İlçesi 100 Kişilik Anaokulu Yapım İnşaatı İşi” ihalesine ilişkin olarak Obak Mühendislik Taah. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 01.07.2011tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 07.07.2011tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  12.07.2011tarih ve 33225sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12.07.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının, kamu ihale mevzuatının bu hususa yönelik öngörülen kriterlerini karşılamadığı, bu sebeple anılan isteklinin teklifinin reddedilmesi gerektiği iddia edilmektedir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İnceleme konusu ihalenin, Tokat İl Özel İdaresi tarafından 18.05.2011tarihinde açık ihale usulü ile yapılan, “Erbaa İlçesi 100 Kişilik Anaokulu Yapım İnşaatı” işi olduğu,

Anahtar teslimi götürü bedel teklif almak suretiyle gerçekleştirilen ihaleye 12 isteklinin teklif verdiği, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda, herhangi bir isteklinin teklifinin, yeterlik kriterlerini sağlamadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmadığı,

İdarece tespit edilen aşırı düşük teklif sınır değerin altında kalan üç isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu ancak bu kapsamda iki istekliden (Salih AYDIN, Şenel İhya TUTMAZ) 20.05.2011 tarihinde gönderilen yazılar ile aşırı düşük teklif açıklamasında bulunulması istenilmişken bir isteklinin (ihale üzerinde bırakılan) farklı olarak daha sonraki bir tarihte aşırı düşük teklif açıklamasında bulunmasına imkan tanındığı,

Bu şekilde aşırı düşük teklif açıklaması istem yazılarında farklı uygulamaya gidilmesinin sebebi konusunda ilgili idareden bilgi talep edildiği,

İdarenin cevabi yazısında, ilk aşırı düşük teklif sınır değer tespitinde, geçerli sayılan tekliflerin girişi sırasında rakamsal hata yapıldığı ve buna bağlı olarak bulunan sınır değere göre iki istekliden 02.06.2011 tarihine kadar süre verilerek tekliflerine açıklık getirilmelerinin istenildiği, ancak daha sonra isteklilerden bazılarının aşırı düşük sınır değeriyle ilgili olarak yapmış olduğu sözlü ifadeler üzerine, dosyanın yeniden incelenmesi sonucunda aşırı düşük sınır tespitinin hesaplanmasında yanlışlık olduğunun görüldüğü ve yeni bir hesaplamanın yapıldığı, yeni sınır değere göre üç isteklinin sınır değerin altında kaldığı ve üçüncü istekliye de 16.06.2011 tarihine kadar süre verilerek teklifine açıklık getirilmesinin istenildiği ifadelerine yer verildiği,

Bu kapsamda, idarece farklı tarihlerde oluşturulan aşırı düşük teklif açıklama istem yazılarında;

                  “…

Vermiş olduğunuz teklifi bileşenleri ile birlikte (metraja dayalı olarak) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, Yapım İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 60. maddesi uyarınca;

1. İmalat seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
2. Verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
3. Teklif edilen yapım işinin özgünlüğü,
4. Birim fiyat analizleri,

            Hususları  dikkate alınarak, teklifinize açıklık getirmeniz…” gerektiğinin ifade edildiği,

Ayrıca, söz konusu yazı ekinde, idare tarafından “açıklama yapılması istenilen iş kalemleri listesi” ile “açıklama istenilen – istenilmeyen analiz girdiler listesi”nin aşırı düşük teklif sahibi isteklilere verildiği,

Bunun üzerine 2 istekli tarafından süresi içerisinde aşırı düşük teklif açıklamasında bulunulmadığı,

İhalenin, süresi içerisinde sunulan aşırı düşük teklif açıklamasında bulunan ve ihale komisyonunca da bu açıklamaları yeterli bulunan Öz-Mim İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı,

            Anlaşılmıştır.

Kamu İhale Kanununun 38 inci ve Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 60 ıncı maddesinde, ihale komisyonunun diğer teklifleri veya yaklaşık maliyeti baz alarak aşırı düşük teklifleri tespit edeceği ve aşırı düşük olduğunu belirlediği teklifleri hemen reddetmek yerine bu teklif sahiplerinden tekliflerinin önemli bileşenleri ile ilgili yazılı açıklama istemesi ve bu açıklamalar çerçevesinde nihai değerlendirmesini yapması gerektiği hükme bağlanmıştır.

Bu hususa ilişkin uygulamayı somutlaştırmak amacıyla Kamu İhale Genel Tebliğinin “Aşırı Düşük Teklif Değerlendirmesi” başlıklı 45 inci ve (kısmen) 38 inci maddelerinde bir takım açıklamalara yer verilmiş olup, söz konusu açıklamalarda, yapım işi ihalelerinde bir teklifin aşırı düşük olup olmadığını ortaya koyan sınır değerin nasıl tespit edileceği ve teklifleri söz konusu değerin altında kalan isteklilerce yapılan belgelere dayalı açıklamaların da hangi kıstaslar esas alınarak değerlendirilmesi gerektiğine ilişkin detaylar yer almaktadır.

Bu doğrultuda, idareler tarafından aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere yaklaşık maliyet hesabı sırasında “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” ve “sıralı analiz girdileri tablosu” oluşturulmasının zorunlu kılındığı, oluşturulan bu tablolar yardımıyla aşırı düşük teklif açıklamalarında, isteklilerin hangi iş kalemleri ve hangi analiz girdileri esasında sorgulamaya tabi tutulması gerektiğine (sınır değerin altında kalan teklif sahiplerinden idarece belirlenen sıralı iş kalemleri/grupları listesinden hareketle yaklaşık maliyetin %80’lik kısmına giren kalem/gruplar, yine idarece oluşturulan “sıralı analiz girdileri tablosu” kullanılarak bu iş kalemi/gruplarına ait analizlerde yer alan ve tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’ünün üzerinde olan girdiler gibi) yönelik birtakım kriterlerin getirildiği, aynı zamanda tespit edilen bu sorgulamaya tabi bileşen ve/veya bileşen maliyetlerinin tevsikinde başvurulabilecek belgelendirilme usul ve esaslarının neler olduğuna yönelik ayrıntılı açıklamalara yer verildiği görülmektedir. 

Bu çerçevede, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından 16.06.2011 tarihinde sunulan aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde;

1. Bu kapsamda, istekli tarafından işçilik birim fiyatların belirlenmesinde, birim işçilik saat ücreti alt sınır değeri olan 3,54 TL/saat birim ücretin üzerinde kalındığı, analize konu iş kalemlerine yönelik fiyatların, 2011 yılı Bayındırlık ve İskan Bakanlığınca belirlenmiş birim fiyatların kullanılarak oluşturulduğu, yeni oluşturulan birim fiyatların ilgili firmalardan alınmış olan proforma faturalara ve resmi stok kayıtlarına dayandığı ve analize konu iş kalemlerinin birim fiyatları yaklaşık maliyet tablosuna karsız olarak yansıtıldığı hedeflenen karın maliyet icmal tablosunda belirtildiği ifadelerine yer verildiği,

1. Toplam teklif bedelini oluşturan iş kalemleri/iş gruplarına ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatların gösterildiği hesap cetvelinin oluşturulduğu,

1. Hesap cetvelinde yer alan tüm iş kalemlerine yönelik (sunma zorunluluğu bulunmamasına rağmen) düzenlenmiş analizlerin sunulduğu,

Ancak, sorgulamaya tabi iş kalemleri arasında da yer alan;

c1- 16.002/MK poz nolu “200 Dozlu Demirsiz Beton”

c2- 16.035/1/MK poz nolu “Demirsiz B.S. 16 Betonu (Granülometrik Kum,Çakılla)”

c3- 16.058/1A poz nolu “Basınç Dayanım Sınıfı C20/25 (BS 20) Olan Hazır Beton Dökülmesi (Beton Nakli Dahil)”

c4- 23.241/A poz nolu “Plastik Doğrama İmalatı Yerine Konulması”

c5- 28.097 poz nolu “4+4 mm Çift Cam Penc. Ünitesi”

c6- Analiz 01 poz nolu “Kilitli Laminant Parke İle Döşeme Kaplama Yapılması”

            imalatlarına yönelik hazırlanan analizlerde; tüm imalatı içerecek şekilde ve bu hususa yönelik düzenlenmiş proforma faturalara atıf yapılmak suretiyle sadece tek bir malzeme (C 14 Hazır Beton, C 20/25 Beton Harcı, gibi) girdisine yer verilmiş olduğu,

Bu şekilde hazırlanmış analizlerin (özellikle de işçiliğe yönelik ayrıntılı miktar ve birim fiyat bilgisi içermeyen Basınç Dayanım Sınıfı C20/25 (BS 20) Olan Hazır Beton Dökülmesi, plastik doğrama imalatı yerine konulması, parke ile döşeme kaplama yapılması imalatlarında) ayrıntılı bir şekilde malzeme, işçilik, makine ve diğer girdiler ile bunlara ilişkin miktar ve fiyatları yansıtmaması nedeni ile bir analiz niteliği taşımadığı,

Aynı şekilde, açıklama istenilen tesisat iş kalemleri arasında bulunan 105.606 poz nolu “7,50 m³ prizmatik modüler paslanmaz çelik su deposu” ile F.A.E 032 poz nolu “Demir Boru Direk ve Dekoratif Armatürü” iş kalemlerine yönelik düzenlenen analizlerde, tek bir girdiye (1 adet 7,50 m³ prizmatik modüler paslanmaz çelik su deposu, malzeme) yer verildiği,

Paslanmaz çelik su deposunun maliyetini tevsik amacıyla Aksan Isıtma Soğ. Doğ. Sis. Tic. Ltd. Şti. firmasından alınmış proforma faturanın sunulduğu ancak faturada, malzemeye ek olarak işçiliğe (montaja) yönelik ayrıca bir bilginin bulunmadığı, demir boru direk ve dekoratif armatürün maliyeti için ise istekli tarafından malzemenin tamamına yönelik herhangi bir belgelendirmenin yapılmadığı,

Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.7 maddesinde, istekliler tarafından, inşaat iş kalemleri/iş grupları dışında yer alan sıhhi tesisat, müşterek tesisat vb. iş kalemleri/iş gruplarına ait analiz sunulması yerine bu iş kalemi/iş gruplarına ait malzeme ve montaj bedelini ayrı ayrı gösterecek şekilde açıklama yapılmasına imkan tanındığı,

Ancak, incelemeye konu tesisat iş kalemlerine yönelik malzeme ve montaj bedelini ayrı ayrı yansıtan bir belgeye aşırı düşük teklif açıklama kapsamında yer verilmemiş olduğu göz önüne alındığında, eksik belgelendirmeye dayalı açıklamanın bu şekliyle kabulünün mümkün olmadığı,

1. Açıklama istenilen analiz girdileri kapsamında bulunan bir çok girdinin (yatay delikli duvar tuğlası, C 20/25 beton harcı, grenli dış cephe boyası, duvar boyası…) maliyetinin tedarikçilerden alınmış proforma faturalar sunulmak suretiyle tevsik edilmeye çalışıldığı ve söz konusu proforma faturalarda Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.13.1 maddesinde satışlar üzerinden açıklama yapılması haline özgü olarak öngörülen ibareye yer verildiği,

Proforma fatura ekinde söz konusu ibarenin dayanağını teşkil eden maliyet/satış tutarı tespit tutanağına ve bu tutanaktaki birim maliyet/satış tutarlarının dayanağını ortaya koyan alış ve satış faturalarının sunulduğu,

İstekli tarafından proforma faturada her ne kadar satışlara dayalı bir açıklama yapıldığı ifade edilmişse de maliyet/satış tutarı tespit tutanağında maliyete dayalı açıklama yapılması durumuna münhasır düzenlenmesi istenilen kısmın doldurulduğu ve bu bilgilerin aynı şekilde proformaya aktarıldığı,

Bu itibarla, kamu ihale mevzuatı gereği meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine yazılması istenilen ibare ile bu ibarenin dayanağını teşkil eden maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki bilgilerin/kriterlerin örtüşmemesi (biri satışlar üzerinden diğeri ise maliyete dayalı açıklamayı esas almış) sebebiyle açıklamanın bu şekliyle yeterli bir açıklama olarak değerlendirilemeyeceği, 

1. Kalorifer Kazanı’nın maliyetini tevsik amacıyla SMMM tarafından düzenlenmiş stok tespit tutanağı (Ek-08) ile ekinde malın Yanar Kazan Mak. İnş. Taah. İmal. San. ve Tic. Ltd. Şti. firmasından alındığını gösteren 02.06.2011 tarihli bir alış faturasının sunulduğu,

Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.13.12 maddesinde; “Maliyet/satış tutarı tespit ve stok tespit tutanaklarının son geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi esastır. Ancak son geçici vergi beyanname döneminde, yasal defter ve belgelerde açıklama konusu mal veya hizmetlerle ilgili işlem bulunmaması durumunda, isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin ağırlıklı ortalama birim maliyetin veya ağırlıklı ortalama birim satış tutarının belirtildiği “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) hariç, söz konusu tutanaklar bir önceki geçici vergi beyanname dönemi esas alınarak düzenlenebilir. Son geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır.” açıklamasının yer aldığı,

Bu bağlamda, ihalenin gerçekleştirildiği tarihten (18.05.2011) daha sonraki bir tarihte (02.06.2011) düzenlenmiş alış faturasına istinaden oluşturulan stok tespit tutanağının, son geçici veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemindeki stoklarda bulunan malları yansıtma imkanının bulunmadığı ve anılan dönemler esas alınarak düzenlenmediği açık olan tutanağının bu şekliyle kamu ihale mevzuatı anlamında başvurulabilecek bir belgelendirme usulü olarak kabul edilemeyeceği,  

Benzer şekilde,  Som Bakır Çubuğun maliyetini tevsik amacıyla Şener Pano End. Ürünl. Elekt. San. ve Tic. A.Ş. firması tarafından düzenlenmiş proforma fatura ile ekinde proforma üzerindeki ibarenin dayanağını teşkil eden maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-05) ve ilgili satış faturalarının sunulduğu ancak söz konusu mala yönelik satış faturasının 26.05.2011 tarihinde düzenlenmiş olduğu,

Bu itibarla, ihalenin gerçekleştirildiği tarihten daha sonraki tarihli bir satış faturasına dayanılarak düzenlenmiş maliyet/satış tutarı tespit tutanağının, son geçici veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ilgili firmanın alım veya satımlarını yansıtma imkanı bulunmadığı bu sebeple de söz konusu belgelendirme işleminin Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.13.12 maddesi bağlamında yeterli bir tevsik işlemi olarak değerlendirilemeyeceği,

            Anlaşılmaktadır.

Yapılan bu tespitler doğrultusunda, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının bu şekliyle kamu ihale mevzuatı anlamında yeterli bir açıklama olarak kabulünün mümkün olmadığı anlaşılmaktadır.

Netice itibariyle, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, kamu ihale mevzuatına uygun bir aşırı düşük teklif açıklamasında bulunamayan ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.