İhale ilk oturumunda aritmetik hata kontrolünün hangi çerçevede yapılabileceği (KİK)

04.05.2011 tarih ve B.07.6.KİK.0.08.00.00-101.04-.Y.[11.72].(G025)./2011-26E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Emirdağ Belediyesi Fen İşleri Müdürlüğü tarafından 28.02.2011 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Emirdağ Belediyesi Atık Su Arıtma Tesisi ve Kollektör Hattı İnşaatı” ihalesine ilişkin olarak Yalçın Yapı End. Tic. ve Nakl. Ltd. Şti.’nin 23.03.2011 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 04.04.2011 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  12.04.2011 tarih ve 19149 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12.04.2011 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; idarece söz konusu ihalede mevzuat gereği ilk oturumda yapılması gereken teklif mektubu, eki  birim fiyat teklif cetvelinde ve iş gruplarına ait listede eksik ve aritmetik  hata bulunup bulunmadığına bakılması gerekirken bunun aksine analizlerde eksiklik ve aritmetik hata bulunduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmalarının ve aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan ihalenin sonuçlandırılmasının mevzuata aykırı olduğu  iddia edilmektedir.

            A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

            İhaleye ait idari şartnamenin “ihale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2 nci maddesinde;

            “2.1. İhale konusu hizmetin;

            a) Adı: Emirdağ Belediyesi atık su arıtma tesisi ve kolektör hattı inşaatı  …” düzenlemesi yer almaktadır.

            İdari şartnamenin  “Diğer Hususlar” başlıklı 11 inci maddesinde; “İhaleye girecek firmalar teklif birim fiyat cetvellerini ve anahtar teslim götürü bedel pursantaj ve teklif cetvellerinin  tamamını doldurup, kaşeleyip imzalayıp ihale dosyasında sunacakları teklif ekinde vereceklerdir. Teklif cetvellerini doldurup sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirmeye  alınmayacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun  “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37 nci maddesinde; “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve  değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı  ile  birim  fiyat teklif  cetvellerinde  aritmetik  hata  bulunup  bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.”  hükmü yer almaktadır.

Anılan Kanunun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde; “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü yer almaktadır.

            Kamu İhale Genel Tebliğinin “Aşırı düşük teklif değerlendirmesi” başlıklı 45 inci maddesinde; “45.1.3. İsteklilerden teklifleri kapsamında analiz ve hesap cetveli sunmaları istenmeyecektir. Analizler ve hesap cetveli, Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklif fiyatı aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerin tekliflerinin önemli bileşenleri ile ilgili ayrıntıların belirlenmesi amacıyla, sadece aşırı düşük teklif sahibi isteklilerden istenecektir. Bu çerçevede; teklif fiyatının aşırı düşük olduğu tespit edilen istekliler tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenlerine ilişkin olarak yapacakları açıklama kapsamında;

            a) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde, toplam teklif bedelini oluşturan iş kalemleri ve/veya iş gruplarına ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatların gösterildiği hesap cetveli ile açıklama istenen iş kalemleri ve/veya iş gruplarının birim fiyatlarına ilişkin ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri,

            b) Teklif birim fiyatlı işlerde; açıklama istenen iş kalemlerinin birim fiyatlarına ilişkin olarak ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri

            sunacaklardır. Sorgulamaya konu edilmeyen iş kalemleri/grupları için analiz sunulması istenmeyecektir.

            …       

            45.1.8. Aşırı düşük teklifine ilişkin olarak yaptığı açıklamada sunduğu analizler, ihale dokümanı kapsamındaki analiz formatına, birim fiyat tariflerine, idarece tanımlanan yapım şartlarına veya teknik şartnameye uygun olmayan, analiz fiyat tutarları teklif fiyatların üzerinde olan isteklilere ait teklifler reddedilecektir. Analizler üzerinde yapılan incelemede; çarpım ve toplamlarda hesaplama hatası bulunması durumunda, analiz girdilerine ait fiyatlar esas alınarak, hesaplama hatası ihale komisyonu tarafından re’sen düzeltilir. Bu şekilde düzeltilmiş analiz fiyatı, teklif fiyatın üzerinde olan isteklilerin teklifleri reddedilir. …” açıklaması yer almaktadır.

            İdarece yapılan değerlendirme sonucunda; başvuru sahibi Yalçın Yapı End. Tic. ve Nakl. Ltd. Şti. dahil 5 isteklinin birim fiyat teklif cetvellerindeki çarpım ve toplama hatasından  ve/veya analiz cetvellerindeki bazı kalemlerin eksik yazılması ve boş bırakılması nedenleri ile değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

            Başvuru sahibi Yalçın Yapı End. Tic. ve Nakl. Ltd. Şti.’nin teklif zarfı içerisinde sunmuş olduğu Karma teklif mektubu ekinde sunmuş olduğu birim fiyat teklif cetvelinde yer alan miktar ve birim fiyat tutarların çarpım ve toplamında herhangi bir aritmetik hata bulunmadığı görülmüştür.

            İdarece ilk oturumda mevzuat gereği sadece Karma teklif mektubu ekinde sunulan birim fiyat teklif cetvelinde yer alan miktar ve birim fiyat tutarların çarpımında herhangi bir aritmetik hata bulunup bulunmadığının tespitinin yapılması gerekirken, analiz ve alt analizlerde yer alan iş kalemlerindeki tutarlarda yer alan aritmetik hatalar veya aynı iş kalemine ait ancak farklı pozlarda yer alan tutarların birbiri ile aynı olmadığı gerekçesiyle Yalçın Yapı End. Tic. ve Nakl. Ltd. Şti.’nin teklifinin mevzuata aykırı olarak değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

            Anılan isteklinin sunmuş olduğu karma teklif mektubu ekinde sunmuş olduğu birim fiyat teklif cetvelinde yer alan miktar ve birim fiyat tutarların çarpım ve toplamında herhangi bir aritmetik hata bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu anlaşılmıştır.

            B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

            Boyut İnşaat Tur. San. Tic. Ltd. Şti.’nin karma teklif mektubu ekinde sunmuş olduğu birim fiyat teklif cetvelinde yer alan miktar ve birim fiyat tutarların çarpımında herhangi bir aritmetik hata bulunup bulunmadığının tespitinin yapılması gerekirken, analiz ve alt analizlerde yer alan iş kalemlerindeki tutarlarda  aritmetik hata olduğu gerekçesiyle  mevzuata aykırı olarak teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır. Anılan isteklinin teklif zarfı içerisinde sunmuş olduğu karma teklif mektubu ekinde sunmuş olduğu birim fiyat teklif cetvelinde yer alan miktar ve birim fiyat tutarların çarpım ve toplamında herhangi bir aritmetik hata bulunmadığı görülmüştür.

            Doğan Metalurji Mak. İnş. ve Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin  teklif zarfı içerisinde sunmuş olduğu karma teklif mektubu ekinde sunmuş olduğu birim fiyat teklif cetvelinde yer alan miktar ve birim fiyat tutarların çarpım ve toplamında herhangi bir aritmetik hata bulunmadığı görülmüştür.

            Aynı şekilde, Enam İnş. Taah. ve Gıda San. Tic. A.Ş.’nin teklif zarfı içerisinde sunmuş olduğu karma teklif mektubu ekinde sunmuş olduğu birim fiyat teklif cetvelinde yer alan miktar ve birim fiyat tutarların çarpım ve toplamında herhangi bir aritmetik hata bulunmadığı görülmüştür. Bu nedenle, anılan isteklilerin tekliflerinin idarece değerlendirme dışı bırakılması mevzuata uygun bulunmamıştır.

            Burkay İnş. Mad. Müh. Tur. Teks. Taah. Tic. Ltd. Şti.’nin teklif zarfı içerisinde sunmuş olduğu karma teklif mektubu ekinde sunmuş olduğu birim fiyat teklif cetvelinde yer alan miktar ve birim fiyat tutarların çarpım ve toplamında  aritmetik hata bulunduğundan idarece değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olduğu anlaşılmıştır.

          Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Yalçın Yapı End. Tic. ve Nakl. Ltd. Şti., Boyut İnşaat Tur. San. Tic. Ltd. Şti., Doğan Metalurji Mak. İnş. ve Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve  Enam İnş. Taah. ve Gıda San. Tic. A.Ş.’nin tekliflerinin değerlendirmeye alınması ve  aşırı düşük teklif sınır değer belirlenerek sınır değerin altında kalan istekli veya isteklilere aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.