|
ÖZET: Bu karar, 2007 yılında yapılan muvazzaf astsubaylıktan subaylığa geçiş sınavına ilişkin evrakın imhası ve başvuranın bu evrakın yeniden değerlendirilmesi talebi üzerine şekillenmiştir. Başvuran, sınav sonuçlarının kasıtlı olarak engellendiğini iddia etmiş ve sınav evrakının usulüne uygun imha edilip edilmediğini sorgulamıştır. İdare, sınav evrakının 2013 yılında imha edildiğini belirtmiş, ancak başvuranın talebine ilişkin gerekli belgeleri sunamamıştır.
Danıştay, başvuranın 2018 yılında yaptığı talebin, 2013 yılında imha edilmesi gereken evrakla ilgili olduğunu ve bu nedenle talebin karşılanamayacağını belirtmiştir. Ancak, İdarenin imha envanterlerini saklamadığı ve Yönergeye aykırı hareket ettiği sonucuna varılmıştır. Bu bağlamda, Hava Kuvvetleri Komutanlığı’na, arşivleme hizmetlerinin Yönergeye uygun olarak yürütülmesi için gerekli özenin gösterilmesi tavsiye edilmiştir. Bu karar, kamu idaresinin hukuka uygun hareket etmesi gerektiğini vurgulamaktadır. |
TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ KAMU DENETÇİLİĞİ KURUMU (OMBUDSMANLIK)
SAYI : 18178-18178 |sayi|94019529-101.07.04-E.94019529-101.07.04-E.
BAŞVURU NO : 2018/9257 2018/ 9257
KARAR TARİHİ : 01/11/2018 |tarih|
TAVSİYE KARARI
BAŞVURAN VEKİLİ / TEMSİLCİSİ : –
BAŞVURUYA KONU İDARE : Hava Kuvvetleri Komutanlığı (Hv .K.K.lığı)
BAŞVURUNUN KONUSU : Başvuranın; 2007 yılında düzenlenen astsubaylıktan subaylığa geçiş sınavına ilişkin evrakın Türk Silahlı Kuvvetleri
Arşiv Yönergesi’ne uygun olarak imha edilmediği yönündeki iddiasına ilişkindir .
BAŞVURU TARİHİ : 18/07/2018 18.7.2018
I. BAŞVURANIN İDDİA VE TALEPLERİ
1) Kurumumuza 23/ 05/ 2018 tarihinde sayılı şikayet başvurusunda
bulunmuş olup; adı geçen başvuran, söz konusu başvurusunda özetle, Hava Kuvvetleri
Komutanlığı’nda (Hv .K.K.lığı) Astsubay Kıdemli Başçavuş rütbesinde görev yapmakta olduğunu;
2005 yılında muvazzaf astsubaylıktan muvazzaf subaylığa geçiş için yapılan sınava girebilmek için
dört yıllık fakülte mezuniyeti istendiğini; söz konusu şartı sağlayamadığı için 2005 ve 2006 yıllarında düzenlenen sınavlara giremediğini; öte yandan 2006 yılında Anadolu Üniversitesi İşletme
Fakültesi’ni bitirerek 2007 yılında düzenlenen sınava girmeye hak kazandığını; sınava 13 Haziran
2007 tarihinde Hava Teknik Okullar Komutanlığı’nda girdiğini; ulaştırma sınıfı subay kontenjanı o
dönem iki kişi olmasına rağmen sınava giren iki personelin de sınavı kazanamadığını; belirtilen
1 / 22dönemde muvazzaf subaylığa geçenlerin yarısının ise bugün FETÖ/PDY terör örgütü bağlantısı
sebebi ile görevinden uzaklaştırılmış olduğunu; diğer ifadeyle, bu kişilerin o dönem söz konusu sınavları hakkıyla kazanmadıklarının ortada olduğunu; bu nedenle, belirtilen dönemde ulaştırma sınıfı astsubaylar arasında üniversite mezunu olan personel mevcudu az olmasına rağmen ve de sicili temiz olduğu halde, bilerek ve kasıtlı olarak sınavı kazanmasının engellendiğini; İç Hizmet
Kanunu’nun 109’uncu maddesine istinaden Hv.K.K.lığı bünyesinde yapılan muvazzaf astsubaylıktan muvazzaf subaylığa geçiş sınavına yönelik şüpheleri üzerine, o dönem yapılan sınavların incelenmesi için 27 Mart 2018 ve 12 Nisan 2018 tarihlerinde Hv.K.K.lığı’na dilekçe ile başvurduğunu; Hv.K.K.lığı’nın ise sırasıyla 09 Nisan 2018 ve 02 Mayıs 2018 tarihli cevabi yazıları ile kendisine, belirtilen dönemde yapılan sınavlara ilişkin bütün bilgi ve belgelerin MY 71- 1 (C)
Türk Silahlı Kuvvetleri Arşiv Yönergesi’ne göre imha edildiğini, bu nedenle o döneme ait kayıtlara ulaşılmasının mümkün olmadığını bildirdiğini belirtmiş ve muvazzaf astsubaylıktan muvazzaf subaylığa geçiş için 13 Haziran 2007 tarihinde düzenlenen sınav sonuçlarının yeniden incelenmesini; hak kaybı var ise mağduriyetinin giderilmesini; ayrıca idarenin iddia ettiği gibi sınava ilişkin evraklar imha edildi ise usulüne uygun imha edilip edilmediğinin ve Arşiv Yönergesi gereği imha edenler tarafından tutanak tutulup Envanter Dizin Formuna işlenip işlenmediğinin araştırılmasını talep etmiştir .
2) Kurumumuzca yapılan ön inceleme neticesinde, sayılı başvuruda iki farklı
şikayet/talep konusunun yer aldığı görülmüş olup; 2.1. İlk talep konusunun, diğer ifadeyle başvuranın, muvazzaf astsubaylıktan muvazzaf subaylığa geçiş için 13 Haziran 2007 tarihinde düzenlenen sınavın sonuçlarının yeniden değerlendirilmesi ve hak kaybı var ise mağduriyetinin giderilmesi yönündeki talebinin; 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü
Kanunu’nun 11’inci maddesinin birinci fıkrasına göre, şikayete konu idari işlemin düzeltilmesi veya geri alınması için ilgili idareye idari dava açma süresinde başvuruda bulunulması gerektiğinden, somut olayda ise 2007 yılında tesis edilen bir idari işlemle ilgili olarak ilgili idareye ve Kurumumuza yaklaşık 11 yıl sonra şikayet başvurusunda bulunulduğu görüldüğünden, ilgili mevzuat hükümleri gereğince Kurumumuzca incelenmesine imkân bulunmadığı sonucuna varılmıştır .
2.2. Bununla birlikte, ikinci talep konusu, diğer ifadeyle sınava ilişkin evrakın usulüne uygun imha edilip edilmediğinin ve Arşiv Yönergesi gereği imha edenler tarafından tutanak tutulup Envanter
Dizin Formuna işlenip işlenmediğinin araştırılması yönündeki güncel talebi açısından; başvurunun
-idari başvuru yolları henüz tüketilmemiş olduğundan- incelenmek üzere Hava Kuvvetleri
Komutanlığı’na gönderilmesine karar verilmiştir .
3) Hava Kuvvetleri Komutanlığı’nın Kurumumuzun 07/ 06 / 2018 tarihli ve sayılı
Gönderme Kararı üzerine, başvurana ve Kurumumuza 04/ 07/ 2018 tarihli ve sayılı cevabi yazıyı gönderdiği; öte yandan, ilgili Kuvvet
Komutanlığı’nın söz konusu cevabi yazısında, sınava ilişkin evrakın usulüne uygun imha edilip edilmediği, Arşiv Yönergesi gereği imha edenler tarafından tutanak tutulup tutulmadığı ve durumun
Envanter Dizin Formuna işlenip işlenmediği konusunda gerekli araştırmayı/açıklamayı yapmak ve
2 / 22başvurana gerekçeli olarak bilgi vermek yerine, Kurumumuza, Hava Teknik Okullar
Komutanlığı’ndan aldığı ve kişinin talep konusunu ele almayan bir yazıyı iletmekle yetindiği; Hava
Teknik Okullar Komutanlığı’nın 02/ 07/ 2018 tarihli ve sayılı bahse konu yazısında ise, sadece “yapılan inceleme neticesinde; personelin müracaatı ile ilgili olarak
Hv .Tek .Okl .K.lığı kayıtlarında herhangi bir bilgi ve belge bulunmadığı” şeklinde bir ifadenin yer aldığı; diğer ifadeyle başvuranın şikayet konusuyla ilgili hiçbir açıklama yapılmadığı; başvuranın ise bunun üzerine şikayet/talep konusuyla ilgili olarak Kurumumuza yeniden başvuruda bulunduğu görülmüştür .
4) , 18/ 07/ 2018 tarihli ve işbu kararın konusunu oluşturan sayılı yeni
başvurusunda , sayılı başvurusundaki iddialarını yinelemiş; ayrıca, KHK ile yer sınıfı subaylara verilen pilot olabilme hakkının benzerinin kendisine de verilmesi için çalışma başlatılması yönünde ilave bir talepte daha bulunmuştur .
II. İDARENİN BAŞVURUYA İLİŞKİN AÇIKLAMALARI
5) Kurumumuzun Gönderme Kararına İdare tarafından verilen cevap neticesinde ’ın
Kurumumuza yeniden başvuruda bulunması üzerine, 2018/ 9257 sayılı başvuru esas incelemesine alınmış; bu çerçevede, 31/ 07/ 2018 tarihli ve sayılı yazımızla, Milli Savunma
Bakanlığı’ndan detaylı bilgi/belge talebinde bulunulmuştur .
6) Milli Savunma Bakanlığı 02/ 08/ 2018 tarihli ve – sayılı yazısı ekinde bilgi/belge talepli
yazımızı Hava Kuvvetleri Komutanlığı’na iletmiş olup; ilgili Kuvvet Komutanlığından alınan
15/ 08/ 2018 tarihli ve – sayılı cevabi yazıda ise İdare :
6.1. 14 Eylül 2007 tarihli Hizmete Özel Andıç’tan ve de Hava Kuvvetleri Komutanlığı bilgisayar kayıtlarında bulunan ve oluşturulma tarihi 21 Ağustos 2007 olan (gayri resmi) excel dosyasından tespit edilebildiği üzere; 926 sayılı Personel Kanunu, ‘HKY 12- 6 (A) Hv.K.K.lığı’nda Muvazzaf
Subaylığa Geçirilecek Astsubaylar ile ilgili İşlemler Yönergesi’ ve ‘Hv .K.K.lığı Personel Temin ve
Yetiştirme Planı (PTYP) 2007- 2016’ esaslarına göre, emsalleri arasından temayüz etmiş 4 yıllık fakülte mezunu astsubaylardan istekli olanların, yapılacak değerlendirme ve seçim işlemleri sonucunda muvazzaf subaylığa geçirilmeleri için, durumları sınavlara katılmaya uygun olan 228 astsubayın başvurularının kabul edildiğini; başvurusu kabul edilen astsubaylardan 217’sinin 13
Haziran 2007 tarihinde Hava Teknik Okullar Komutanlığı’nda yapılan yazılı sınava katıldığını; yazılı sınavı kazanan 42 astsubayın ise 10- 11 Eylül 2007 tarihlerinde Hv.K.K.lığı Karargahında mülakat komisyonu tarafından mülakat değerlendirmesine tabi tutulduğunu; Hava Kuvvetleri Komutanlığı bünyesinde Astsubay olarak görev yapmakta olan ’ın da 13 Haziran 2007 tarihinde
Hava Teknik Okullar Komutanlığı’nda icra edilen astsubaylıktan subaylığa geçiş yazılı sınavına 216 astsubay ile birlikte katıldığını; öte yandan adı geçenin yazılı sınavdan 53 puan alarak, 70 puan barajının altında kaldığı için mülakat aşamasına çağrılmadığını; 6.2. MY 71- 1 (C) Türk Silahlı Kuvvetleri Arşiv Yönergesi’nin 14 Haziran 2013; bu Yönergeden
3 / 22önce yürürlükte olan MY 71- 1 (B) Arşiv Yönergesi’nin ise 18 Mayıs 2009 tarihinde yürürlüğe
girdiğini; Türk Silahlı Kuvvetleri’nin her iki Arşiv Yönergesinde de sınav evrakına ilişkin saklama süresinin 5 yıl olarak belirlendiğini; bu sürenin sonunda ise evrakın diğer arşiv kademelerine gönderilmeyeceğinin hüküm altına alındığını; 6.3. MY 71- 1 (B) Yönergesi’nin 7- 3 no’lu sayfasının 7/a maddesindeki; “Bu envanterler; birinci kademe arşivler ile ikinci kademe arşivler tarafından, envanterde belirtilen malzemenin ikinci kademe arşivde saklama süresini tamamlanmasını müteakip beş yıl süreyle saklanır ve bu süre sonunda imha edilir .” hükmü gereğince, 2007 yılında yapılan sınavlara ilişkin evrakın 2017 yılında imha edildiğinin değerlendirildiğini ; zira sınavın yapıldığı merkez olan Hava Teknik
Okullar Komutanlığı’ndan personelin talebiyle ilgili herhangi bir bilgi ve belgeye rastlanmadığı yönünde bilgi alındığını ; 6.4. Açıklanan nedenlerle adı geçenin 2007 yılında girdiğini belirttiği sınava ilişkin bilgi ve belgelerin kim tarafından, hangi tarihte imha edildiğinin tespit edilemediğini ; 6.5. Diğer yandan; Hv .Ulş .Kd .Bçvş . ’ın 2007 yılında yapılan bir sınav için 27
Mart 2018 tarihinde şikayette bulunarak, sınav sorularının, sınav sorularını hazırlayanların ve sınav ölçme değerlendirme heyetinde görev alanların incelenmesini, yapılan inceleme neticesinde varsa hak kaybının ve mağduriyetinin giderilmesini talep ettiğinin görüldüğünü; oysa 2577 sayılı
İdari Yargılama Usulü Kanunu’nun 7’nci maddesinde “idari dava açma süresinin altmış gün olduğunun” ; 8’inci maddesinde “Bu sürenin tebliğ, yayın veya ilan tarihini izleyen günden itibaren işlemeye başlayacağının” , 11’inci maddesinde ise “İlgililer tarafından idari dava açılmadan önce, idari işlemin kaldırılması, geri alınması değiştirilmesi veya yeni bir işlem yapılmasının üst makamdan, üst makam yoksa işlemi yapmış olan makamdan, idari dava açma süresi içinde istenebileceğinin, bu başvurunun, işlemeye başlamış olan idari dava açma süresini durduracağının, altmış gün içinde bir cevap verilmezse isteğin reddedilmiş sayılacağının, isteğin reddedilmesi veya reddedilmiş sayılması halinde dava açma süresinin yeniden işlemeye başlayacağının ve başvurma tarihine kadar geçmiş sürenin de hesaba katılacağının” hüküm altına alındığını; 6.6. Adı geçenin söz konusu idari işlemin iptali için, işlemi yapan idareye zamanında itiraz etmediği gibi herhangi bir dava da açmadığı, bu kapsamda 11 yıllık bir beklemenin makul olarak görülemeyeceğini; idari dava açma süresi içerisinde başvuruda bulunmayan/dava açmayan adı geçenin 27 Mart 2018 tarihinde sınav ile ilgili şikayette bulunması üzerine yasal olarak yapılabilecek herhangi bir işlemin bulunmadığını; diğer ifadeyle, yürürlükte olan ilgili mevzuat gereği yasal süresi sonunda imha edildiği değerlendirilen sınav evrakının, sınav tarihinden
11 yıl sonra istenerek sınavın iptalinin talep edilmesinin mümkün olmadığını;
6.7. Şayet adı geçen süresi içerisinde idari yargı yoluna başvurmuş olsa idi sınav evrakının belirtilen dönemde yürürlükte olan MY 71- 1 (B) Yönergesi’nin EK-A’da yer alan D- 16 no’lu sayfasının 17’nci satırında belirtilen 15 yıllık saklama süresine tabi tutulacak olduğunu; fakat adı geçenin yargı yoluna da başvurmadığını;
4 / 226.8. Netice itibariyle, sınav evrakının imhası konusunda yürürlükteki mevzuat hükümleri
doğrultusunda işlem yapıldığının değerlendirildiğini ;
Belirtmiştir .
III. İLGİLİ MEVZUAT
7) Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın “Dilekçe, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma
hakkı” başlıklı 74’üncü maddesinde; “…Herkes, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkına sahiptir . Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına bağlı olarak kurulan Kamu Denetçiliği
Kurumu idarenin işleyişiyle ilgili şikâyetleri inceler .”
8) 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanunu’nun “Kurumun görevi” başlıklı 5’inci
maddesinin birinci fıkrasında; “Kurum, idarenin işleyişi ile ilgili şikâyet üzerine, idarenin her türlü eylem ve işlemleri ile tutum ve davranışlarını; insan haklarına dayalı adalet anlayışı içinde, hukuka ve hakkaniyete uygunluk yönlerinden incelemek, araştırmak ve idareye önerilerde bulunmakla görevlidir .”
9) Mülga 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi
Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun’un
“Amaç ve Kapsam” başlıklı 1’inci maddesinde; “Bu Kanunun amacı, genel ve katma bütçeli dairelerle ( saklama, ayıklama ve imha işlemleri kendi mevzuatına tabi olmak kaydıyla
Cumhurbaşkanlığı, Türkiye Büyük Millet Meclisi, Genelkurmay Başkanlığı, Milli Savunma
Bakanlığı , İçişleri Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı ve Milli İstihbarat Teşkilatı hariç ) mahalli idareler, üniversiteler ve bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri, özel kanunlarla kurulan kamu bankaları ve teşekkülleri elinde bulunan ve arşivlerinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme niteliği taşımayan, muhafazasına lüzum görülmeyen, yok edilecek evrak ve her türlü malzemenin, ayıklama ve imha işlemlerine dair usul ve esasları düzenlemektir .”
10) 16/ 05/ 1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmelik’in “Kapsam” başlıklı 2’nci maddesinde; “Bu Yönetmelik, 28/ 9/ 1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun
Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1 inci maddesinde sayılan kurum ve kuruluşları kapsar.”
11) 1998 tarihli MY 71- 1 (A) Silahlı Kuvvetler Arşiv Yönergesi’nin :
11.1. “Arşivleme Faaliyetleri” başlıklı bölümünün “Kısım, Şube ve Bölümlerdeki Arşivleme
Faaliyetleri” başlıklı kısmının “Yıl Sonunda Arşive Kalkacak Malzemenin Ayıklanması” başlığı altında yer alan “a” ve “b” paragraflarında; “a. Ayıklanmaya tabi tutulacak arşivlik malzemede aranacak ilk özellik, o malzemeye ait bütün işlemin tamamlanmış olmasıdır . İşlemi devam eden hiç
5 / 22bir evrakın arşive kaldırılmayacağı göz önünde bulundurulur . b. İşlemi biten arşivlik
malzemelerden A kategorisi ile damgalananlar EK-D’ deki çizelgeye (Yok Edilecek Arşiv
Malzemesi Tutanağına) kaydedilir . Bilahare büyük karargâhlarda başkanlıklarca, daha küçük karargâh, birlik ve kurumlarda komutanlıklarca ve kurum amirliklerince yok edilir . İlk tasnif kurullarına gelen bu çizelge ve malzemeler kurulca tetkik edildikten sonra, yok edilmesine karar verilenler yok edilerek EK-D çizelge imzalanır . Yok edilmesi uygun görülmeyenler tekrar işlem birimine iade edilerek kategori değiştirmek kaydı ile arşive kalkması sağlanır . İlk tasnif kurullarınca yok edilen arşiv malzemesine ait çizelgelerden bir nüshası, ilk tasnif kurulunun bağlı bulunduğu komutanlık veya başkanlıkta, bir nüshası işlem biriminde saklanır . 3 üncü nüshası ise
B kategorisi ile damgalanarak karargâh birlik veya kurum arşivine gönderilir .” 11.2. “Arşivleme Faaliyetleri” başlıklı bölümünün “Arşiv, Kısımları ve Faaliyetleri” başlıklı kısmının “Arşiv Kısımlarında Malzemenin Saklanması” başlığı altında yer alan “a” paragrafında; “Arşivlenen malzeme arşiv kısımlarında 5 yıl saklanır . Özellik arz edenler EK-B, LAHİKA- 1’de belirlenmiştir .” 11.3. “Arşivleme Faaliyetleri” başlıklı bölümünün “Son İşlemlerle ilgili Faaliyetler” başlıklı kısmının “Yok Etme (İmha) İşlemleri” başlığı altında; “Son tasnif kurullarınca yok edilmesi kararlaştırılan, her türlü arşivlik malzeme “Muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemenin yok edilmesi hakkındaki kanun hükmünde kararnamenin değiştirilerek kabulü hakkında kanun, kanun
No:3473 ” esaslarına göre yok edilir . Yok etme işlemi aşağıdaki esaslar dâhilinde olur : a. Yok edilmesine karar verilen bütün malzeme EK-D yok etme tutanaklarına kaydedilir ve yok edenler tarafından imzalanır… ” 11.4. “Birlik Arşiv Kısımlarında Sayım ve Devir Teslim İşlemleri” başlıklı bölümünde; “Birlik karargâh ve kurum arşivleri her yıl asgari bir defa sayıma tabi tutulur… Sayım ve devir teslim işlemleri EK-R’de belirtilen belge üzerinden yapılır… Devir teslim belgeleri tarih sırasına göre dosyalanır ve yok edilmeyip süresiz saklanır …” 11.5. “Arşivleme İşlemlerinde Kullanılan Kategoriler” başlıklı bölümünde; “a. Arşivleme faaliyetlerinde en önemli konu, herhangi Bir arşiv malzemesinin, arşiv zinciri içerisinde hangi kademede ne kadar süre saklanması gerektiğine ve son işlemin ne zaman nerede, ne şekilde yapılmasına ait karar verme konusudur . Hiç şüphe yok ki bu konuda en sağlam karar; eldeki arşiv malzemesi ile ilgili çalışma ve çabayı gösterecek işlem makamıdır… ç . Mümkün olan ölçüde en sağlam kararı elde etmek ve gereksiz birikimleri önlemek maksadıyla bu yönergede kategori sistemi uygulaması öngörülmüştür … Bu sistem; işlem makamları sorumluluğunda yürütülen ve
harfler ile ifade edilen aşağıda açıklanan dört ayrı kategoriyi içermektedir . a. A Kategorisi :
Karargah, birlik ve kurumun birinci kademelerindeki herhangi bir birimin (şube müdürü veya kısım amirinin) yıl sonunda yok edilmesi kararını verdiği arşiv malzemesidir . A kategorisi arşiv malzemesine ait başlıca örnekler : ( 1) Yıl sonunda saklanmasına gerek görülmeyen rutin işlemler .
( 2) Tamamlanmış ve kapsamı ile ileride gerek duyulmayacak işlemler… b. B Kategorisi :
Karargah, birlik ve kurumun birinci kademelerindeki herhangi bir birimin (şube müdürü veya
6 / 22kısım amirinin) işlem sonunda arşive teslim edilerek orada asgari 5 yıl saklandıktan sonra yok
edilmek suretiyle son işleminin tamamlanmasına karar verdiği arşiv malzemesidir . B kategorisi arşiv malzemesine ait başlıca örnekler : … ( 3) Bir şahıs veya kuruma hak sağlayan arşiv malzemesinden değerini kaybedenler…( 12) Harp Akademilerine ait sınav evrakı ile kodlu sınav evrakı . c . C Kategorisi : 5 yıl sonunda, karargah, birlik ve kurum arşivlerinde aslının saklanmasına gerek duyulmayan fakat önemi açısından bir değer niteliği taşıyan ve ileride aynı konudaki çalışmalara ışık tutacak, delil olacak, herhangi bir konuyu aydınlatmaya yarayacak 40 sayfadan az arşiv malzemesidir . C kategorisi arşiv malzemesine ait başlıca örnekler : … ( 3) Yüksek
Askeri Şura Kararları…( 8) Harp tarihine kaynak olacak önemli olaylar… . d. D Kategorisi : ( 1) C kategorisine dahil olup da 40 sayfanın üstünde olan arşiv malzemesi ile, ( 2) Lağv ve tensik emirleri . ( 3) Önem itibariyle aslının saklanmasına ihtiyaç duyulan rapor, karar ve emirler gibi arşiv malzemesidir .” 11.6. “Tanımlar” başlıklı Ek-A’da; “Arşivlik Malzeme : Yukarıda belirtilen arşiv malzemesinden işlemi tamamlanan, yürürlükten kalkan ve süresi dolanların yetkililerce ayrılarak birlik, karargâh ve kurum arşivlerine 5 yıl saklanmak üzere teslim edilen bilahare bu yönergede açıklanan
usullerle son işlemi müteakip genel arşive gönderilecek malzemedir .”; Yok Edilecek Malzeme :
Muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemenin yok edilmesi hakkında kanun hükmünde kararnamenin değiştirilerek kabulü hakkında kanun No:3473 esaslarına göre birinci kademedeki işlem makamlarınca işlemin bitiminde veya yıl sonunda, gerekse ikinci kademedeki karargâh, birlik ve kurum arşivlerince 5 yıl sonundaki ayıklamada yok edilmesine karar verilen veya 3 üncü kademelerdeki ilave malzemedir .”; “Birinci Kademe : Karargâh, birlik ve kurumda arşiv kısımları dışında kalan diğer bütün birimlerdir . (Başkanlık, daire, bölüm, grup, şube, kısım gibi)”; “İkinci
Kademe : Karargâh, birlik ve kurumlarda bu yönergenin öngördüğü arşiv kısımlarıdır .”; “Üçüncü
Kademe : Evrakın karargâh, birlik ve kurum arşivlerinde 5 sene saklandıktan sonra gönderileceği genel arşiv müdürlükleridir .”
12) 18 Mayıs 2009 tarihli MY 71- 1 (B) TSK Arşiv Yönergesi’nin :
12.1. “Genel Esaslar” başlıklı bölümünün “Yetki ve Sorumluluklar” başlıklı paragrafında; “Bu
Yönerge’nin uygulanmasından Kara, Deniz ve Hava Kuvvetleri Komutanlıkları ile Jandarma Genel
Komutanlığı ve Sahil Güvenlik Komutanlığı emir komuta yapısı içinde Genelkurmay Başkanlığına ;
Millî Savunma Bakanlığı birimleri ise Millî Savunma Bakanlığına karşı sorumludur … Her arşiv kademesi, görev ve sorumlulukları kapsamındaki arşiv uygulamalarını bu Yönerge esaslarına göre yerine getirmekten sorumludur … Karargâh, birlik ve kurumlarda arşiv uygulamalarının standart olarak yürütülmesi amacıyla Yönerge’de belirtilen esas, yöntem ve kurallar dışında herhangi bir uygulama yapılmaz . Arşiv uygulamalarıyla ilgili, ihtiyaç duyulan herhangi bir esas, yöntem ve kural değişikliği, iptali veya ilavesi; ancak, yönerge değişiklik teklifiyle ve bu Yönerge’de gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra uygulanabilir . Karargâh, birlik ve kurumlar tarafından kendiliğinden herhangi bir uygulama veya değişiklik yapılmaz .” 12.2. “Genel Esaslar” başlıklı bölümünün “Türk Silahlı Kuvvetlerinde Arşiv Uygulamaları”
7 / 22başlıklı paragrafında; “Karargâh, birlik ve kurumların hizmetlerini doğru, hızlı ve verimli olarak
yerine getirmeleri; evrak, dosyalama ve arşiv işlemleriyle doğru orantılıdır . Arşivlik malzemenin belli bir süre sonunda arşiv malzemesi niteliği kazanarak arşivleri oluşturacağı dikkate alındığında, arşivlerden gereği gibi yararlanılabilmesi , evrak ve dosyalama işlemlerinin sistemli bir biçimde yerine getirilmesiyle mümkündür … Türk Silahlı Kuvvetlerinde arşiv teşkilatı, arşivlik ve arşiv malzemesinin saklanma amacı ve süreleri esas alınarak; ( 1) Birinci kademe (birim) arşiv, ( 2) İkinci kademe (karargâh, birlik ve kurum) arşiv, ( 3) Üçüncü kademe (genel) arşiv ile ( 4)
Genelkurmay ATAŞE Başkanlığı Arşivinden oluşmuştur .” 12.3. “Arşiv Kategorileri” başlıklı bölümünün 1’inci paragrafında; “Arşiv Kategorileri : Arşivlik veya arşiv malzemesinin değerlendirilmesi, ayıklanması ve tasnifi ile malzemenin hangi arşiv kademesinde, ne kadar süreyle saklanacağının belirlenmesi amacıyla kullanılır . Arşiv kategorileri A, B, C, D ve E harfleri kullanılarak belirlenir… “A” Arşiv Kategorisi : Cari yıl içinde bir değeri olduğu hâlde, gelecekte kullanılmasına lüzum görülmeyen ve hukuki kıymetini veya bir delil olma vasfını kaybetmiş olması nedeniyle cari yıldan sonra bir yıl daha saklanarak (gerektiğinde cari yıl sonunda da imha edilebilir), sonraki yıl oluşturulan ilk tasnif kurulu tarafından imha edilecek olan arşivlik malzemeyi; “B” Arşiv Kategorisi : Birinci kademe arşivler tarafından beş yıl veya varsa saklama planında belirtilen süre kadar saklandıktan sonra , son tasnif kurulu tarafından imha edilecek veya “C” arşiv kategorisine yükseltilerek ikinci kademe arşive sevk edilecek arşivlik malzemeyi; “C” Arşiv Kategorisi : İkinci kademe arşivler tarafından on yıl veya varsa saklama planında belirtilen süre kadar saklandıktan sonra ayıklama ve imha komisyonu tarafından imha edilecek veya “D” arşiv kategorisine yükseltilerek üçüncü kademe arşive sevk edilecek arşivlik malzemeyi, ifade eder… Arşiv kategori karşılıkları ve saklama süreleri EK-D’deki Saklama
Planı’nda açıklanmıştır .” 12.4. “Saklama Planı” başlıklı Ek-D’nin giriş bölümünde; “Bu plan; arşivlik veya arşiv malzemesinin konusu esas alınarak, malzemenin arşiv kategorileri ve saklama süreleriyle ilgili genel istikametleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır . Her ne kadar arşivlik veya arşiv malzemesinin arşiv kategorisi ve saklama süreleri bu Yönerge’nin saklama planında belirtilse de, mevzuat hükümlerinde ve günün koşullarında olabilecek değişiklikler de dikkate alınarak, malzemenin ait olacağı arşiv kategorisi ve ilave saklama sürelerinin belirlenmesinde işlem makamı, tasnif kurulu ve komisyonlar tarafından verilecek olan karar esastır . Bu bağlamda, arşiv uygulamaları konusunda özel talimat çıkarmaya yetkili makamlar tarafından, bağlı oldukları üçüncü kademe arşivle koordineli olarak; kendi bağlısı olan karargâh, birlik ve kurumların faaliyetleri sonucunda teşekkül eden arşivlik veya arşiv malzemesine ait saklama planının ayrıntılı bir şekilde hazırlanması ve sürekli güncel tutulması öncelikle esas alınır … Saklama süresi tamamlansa dahi, hukuki ve mali bakımdan işlemi devam eden hiçbir arşivlik veya arşiv malzemesi imha edilemez…” 12.5. “Saklama Planı” başlıklı Ek-D’nin “Diğer Konular” başlıklı kısmının 29’uncu satırında;
8 / 22SAKLAMA PLANI
Birinci İkinci Üçüncü ATAŞE
Kademe Kademe Kademe Arşivi
ARŞİV KATEGORİLERİ VE SÜRESİ (Yıl)
S. ARŞİVLİK VE ARŞİV MALZEMESİNİN
A
NU. KONUSU
(Cari yılı B C D E müteak ip)
Sınav duyuruları, başvurular, sınav tutanakları,
29 5 Gönderilmez .
sınav kâğıtları, sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri 12.6. “Birinci Kademe Arşiv Uygulamaları” başlıklı bölümünün 1’inci paragrafında; “Birinci
Kademe Arşiv : Karargâh, birlik ve kurumların görev ve faaliyetleri sonucu üretilen arşivlik malzemeden “A” arşiv kategorili olanların cari yıldan sonra bir yıl (gerektiğinde cari yıl sonunda da imha edilebilir); “B” arşiv kategorili olanların ise beş yıl veya varsa saklama planında belirtilen süre kadar saklandığı arşiv birimleridir .” 12.7. “Birinci Kademe Arşiv Uygulamaları” başlıklı bölümünün “Birinci Kademe Arşivde
Saklama Süresini Tamamlayan Arşivlik Malzemeye Yapılacak İşlemler (Son Tasnif Kurulu)” başlıklı paragrafında; “Birinci kademe arşivde bulunan arşivlik malzemeden beş yıl veya varsa saklama planında belirtilen saklama süresini tamamlayan malzemenin; değerlendirme, ayıklama, tasnif ve imha işlemleri ile ikinci kademe arşive veya ilgili üçüncü kademe arşive ya da Genelkurmay
ATAŞE Başkanlığı Arşivine sevk işlemlerinin yerine getirilmesi amacıyla, malzemenin saklama süresinin tamamlandığı yıldan sonraki yılın mart ve nisan ayı (EK-C) içinde birinci kademe arşivler tarafından son tasnif kurulu oluşturulur . Son tasnif kurulu; bir personelin başkanlığında en az üç üyeden; yeterli sayıda kadro mevcudu bulunmayan makamlarda ise en az iki üyeden oluşur .
Kurul üyeleri, öncelikle evrakı çıkaran sorumlu personel ile evrak işlerinde görev yapan personelden seçilir… Son tasnif kurulu tarafından arşivlik malzemenin işlemleri “Kontrol ve İade
Formu” ve “Arşiv Uygulamaları İşlem Sırası” esas alınarak yapılır . Kurul tarafından arşivlik malzeme; mevzuat ve müşterek yönergeler ile günün koşulları ve saklama planına göre yeniden değerlendirilir, ayıklanır ve tasnif edilir . Arşivlik malzemeden; “B” arşiv kategorili olanlar “İmha
Envanteri” düzenlenerek imha edilir . Beş yıl veya varsa saklama planında belirtilen süre kadar saklanmasına rağmen son işlemi tamamlanmayan ve özel dosyada saklananların dışında kalan “B” arşiv kategorili malzemenin olağan saklama süresine ilave olarak saklanmasının devamına son tasnif kurulu tarafından karar verilebilir; ancak, bu saklama süresi hiçbir suretle beş yılı geçemez .” 12.8. “Birinci Kademe Arşiv Uygulamaları” başlıklı bölümünün “İlk ve Son Tasnif Kurulu
Tarafından Envanterin Hazırlanması” başlıklı paragrafında; “Tasnif kurulları tarafından değerlendirme, ayıklama, tasnif ve imha işlemleri ile ikinci veya doğrudan ilgili üçüncü kademe arşive sevk edilecek arşivlik malzeme… için EK-Ğ’deki “Arşivlik veya Arşiv Malzemesi Envanteri” düzenlenir . Envanter hangi amaçla düzenleniyor ise “Envanterin Düzenlenme Amacı” kısmında
9 / 22mutlaka belirtilir…“İmha” ibaresi, malzemenin imha edilmesi durumunda kullanılır…
Envanterlerin saklama süreleri Yedinci Bölüm (Arşivlik veya Arşiv Malzemesinin İmhası)’de açıklanmıştır .” 12.9. “Arşivlik veya Arşiv Malzemesinin İmhası” başlıklı bölümünün 1’inci paragrafında;
“…Saklama süresi tamamlansa dahi, hukuki ve mali bakımdan işlemi devam eden hiçbir arşivlik veya arşiv malzemesi imha edilemez . Arşivlik ve arşiv malzemesinin imha işlemleri “Arşivlik veya
Arşiv Malzemesi Envanteri” üzerinden, envanterin düzenlenme amacı kısmına “İmha” ibaresi yazılarak yapılır …” 12.10. “Arşivlik veya Arşiv Malzemesinin İmhası” başlıklı bölümünün “Birinci Kademe Arşivde
Yapılacak İşlemler” başlıklı paragrafında; “İmha edilecek arşivlik malzeme için iki nüsha envanter düzenlenir . İlk ve son tasnif kurulları imha işlemlerini saklama planına veya envanterde belirtilen imha yılına göre yapar . Saklama planı dikkate alınarak; İlk tasnif kurulu yalnızca “A”, son tasnif kurulu ise yalnızca “B”…arşiv kategorili arşivlik malzemeyi imha etmeye yetkilidir .
Düzenlenen iki nüsha envanter, kurul veya komisyon üyeleri tarafından imzalanır . Envanterin bir nüshası birinci kademe arşivde saklanmak üzere dosyaya takılır ve diğer nüsha, sıralı aracı evrak birimleri vasıtasıyla başkanlık evrak birimlerine (yoksa diğer birimler), buradan da topluca ve üst yazı düzenlenmek suretiyle ikinci kademe arşive elden teslim edilir . İkinci kademe arşive gönderilecek olan üst yazı, başkanlık evrak birimi (sekreter veya şube müdürü eşiti) tarafından imzalanır .” 12.11. “Arşivlik veya Arşiv Malzemesinin İmhası” başlıklı bölümünün “Arşiv Uygulamalarında
Kullanılan Envanterlerin İmhası” başlıklı paragrafında; “İlgili arşiv kademeleri tarafından son işlemi tamamlanarak imzalanmış olan envanter ve içerik listelerinin nüshaları ilgili arşiv kademeleri tarafından saklanır, diğer nüshalar ise imha edilir . Envanter ve içerik listelerinden bu
Yönerge’de belirtilen saklama süresi sonunda imha edilecekler ile son işlemi tamamlanarak imzalananlar dışındakilerin imhası için ayrıca imha amacıyla bir envanter daha düzenlenmez… İmha Envanteri : Bu şekilde düzenlenen envanterler; birinci kademe arşivde beş, ikinci kademe arşivde on, üçüncü kademe arşiv ile Genelkurmay ATAŞE Başkanlığı Arşivinde ise evrakın (süresiz olanlar hariç) imha edilmesini müteakip on yıl süreyle saklanır .”
13) 2013 (Haziran) tarihli MY 71- 1 (C) TSK Arşiv Yönergesi’nin :
13.1. “Türk Silahlı Kuvvetlerinde Arşiv Uygulamaları” başlıklı bölümünün “Genel” başlığı altında yer alan (d) bendinde; “ TSK’da arşiv faaliyetlerinin standart olarak yürütülmesi amacıyla bu
Yönerge ana kaynak olarak kullanılır . Yönerge’de müsaade edilen birimlerin dışında, arşiv uygulamaları ile ilgili ayrıca resmi askerî yayın (özel yönerge, talimname, talimat vb .)
hazırlanmaz .” 13.2. Aynı başlık altında yer alan (ç) bendinde; “Arşivlik veya arşiv malzemesi niteliği kazanan evrakın, hangi arşiv kademesinde ne kadar süre ile saklanacağının belirlenmesi amacıyla arşiv
10 / 22kategorileri kullanılır .”
13.3. “Türk Silahlı Kuvvetlerinde Arşiv Uygulamaları” başlıklı bölümünün “Arşiv Kademeleri” başlığı altında yer alan (a) bendinde; “Türk Silahlı Kuvvetlerinde arşiv teşkilatı, arşivlik ve arşiv malzemesinin saklanma amacı ve süreleri esas alınarak; ( 1) Birinci kademe (birim) arşiv, ( 2)
İkinci kademe (karargâh, birlik ve kurum) arşiv, ( 3) Üçüncü kademe (genel) arşiv ile ( 4) ATASE
Arşivinden oluşmuştur .” 13.4. Aynı başlık altında yer alan (c) bendinde; “Birinci Kademe (Birim) Arşiv : ( 1) Karargâh, birlik ve kurumlarda bulunan birimler tarafından görev ve sorumlulukları kapsamında üretilen veya alınan arşivlik malzemenin dosyalandığı, ( 2) Arşivlik malzemeden; (a) İşlemi tamamlananların beş yıl süreyle veya varsa saklama planında belirtilen süre kadar saklandığı , (b) İşlemi tamamlanmamış olanların işlemi tamamlanıncaya kadar veya işlemi tamamlandığı halde elde bulundurulması gerekenlerin muhafaza edildiği, (c) Saklama süresini tamamlayıp imha edilmesine karar verilenlerin imha edildiği , imha edilmeyeceklerin ise ilgili arşiv kademesine devredildiği arşivlerdir .” 13.5. “Türk Silahlı Kuvvetlerinde Arşiv Uygulamaları” başlıklı bölümünün “Arşiv Kategorileri” başlığı altında yer alan (b) bendinde; “Mümkün olan ölçüde en doğru kararı elde etmek ve gereksiz birikimleri önlemek maksadıyla bu Yönerge’de A, B, C, D ve E harflerinden oluşan kategori sistemi evrakın muhafaza edileceği arşiv kademesinin belirlenmesi için kullanılır .” 13.6. Aynı başlık altında yer alan (ç) bendinde; “…“B” Arşiv Kategorisi : Cari yılı müteakip beş yıl, varsa saklama planında belirtilen süre kadar ya da işlemi tamamlanıncaya kadar birinci kademe arşivler tarafından saklandıktan sonra imha edilecek veya kategorisi yükseltilerek ikinci kademe arşive sevk edilecek arşivlik malzemeyi…ifade eder .” 13.7. “Türk Silahlı Kuvvetlerinde Arşiv Uygulamaları” başlıklı bölümünün “‘Dosya Dizini ve
Envanter Formu’ ve Saklama Süreleri” başlığı altında yer alan (a) bendinde; “Dosya Dizini ve
Envanter Formu çok amaçlı kullanılan bir formdur . Örneği EK-E’de bulunan form; ( 1) Cari yıl içinde dosyalanan arşivlik malzeme ile, ( 2) İlgili arşiv döneminde komisyonlar tarafından arşiv işlemlerine tabi tutulan malzemenin; (a) İmha edilmesinde, (b) Saklanmasında, (c) İlgili arşive sevk edilmesinde, (ç) Devir-teslim işlemlerinde ve (d) İhtiyaç duyulan diğer durumlarda kullanılır .” 13.8. Aynı başlık altında yer alan (g) bendinde;
“Dosya Dizini ve Envanter Formu” saklama süreleri :
( 1) Birinci kademe arşivlerde; (a) Arşivlik malzemenin imha edilmesi amacıyla kullanılan “Dosya Dizini ve Envanter Formu” beş yıl süreyle saklanır ve saklama süresi sonunda imha edilmeden arşiv uygulama emrinde
11 / 22belirtilen tarihte aşağıdaki çizelge bilgilerini içeren üst yazı ile ikinci kademe arşive elden teslim
edilir . Üst yazının dosya nüshasına ek konulmaz ve bu yazı “Arşiv Uygulamaları Klasörü”nde on yıl muhafaza edilir .
S Ait Klasör Sayfa Arşivlik Asil ve Yedek Onay
. Olduğu Adı Sayısı Malzeme Sorumlu Tarihi
N Birim Adedi o
1 Gn.Evr . ve MEDAS 15 140 Bnb.Xxxx 15.2.2009
Arş . Ş.Md. XXX
İdari Svl .Me .Xxx
Kısım XXX (b) Arşivlik malzemenin ikinci kademe arşiv , üçüncü kademe arşiv ve ATASE arşivine sevk edilmesinde kullanılan Dosya Dizini ve Envanter Formunun onaylı bir nüshası ise Arşiv
Uygulamaları Klasöründe on yıl süreyle saklanır . Saklama süresi sonunda Arşiv Kayıtları İmha
Defterine kayıt edilerek imha edilir .
(c) Arşiv Uygulamaları Klasörü’nde muhafaza edilen envanterler personel değişikliği durumunda devir-teslim tutanağı ile devredilir .
( 2) İkinci kademe arşivlerde; (a) Birinci kademe arşivler tarafından imha amacıyla düzenlenen ve beş yıllık saklama süresini tamamlaması nedeniyle ikinci kademe arşive teslim edilenler, teslim alındığı yıldan itibaren yirmi beş yıl … süreyle saklanır .” 13.9. “Saklama Planı” başlıklı 9 no’lu Ek’inin 69 no’lu satırında;
Birinci Kademe İkinci Üçüncü ATASE Arşivi
Kademe Kademe
ARŞİVLİK VE ARŞİV
S. MALZEMESİNİN KONUSU ARŞİV KATEGORİLERİ VE SÜRESİ (Yıl)
N
U
A B C D E
69 Sınav duyuruları, başvurular,
sınav tutanakları, sınav 5 Gönderilmez kâğıtları, sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri
Hükümlerine yer verilmiştir .
12 / 22IV. KAMU DENETÇİSİ YAHYA AKMAN’IN KAMU BAŞDENETÇİSİ’NE ÖNERİSİ
14) Kamu Denetçisi tarafından, başvuranın iddialarının, İdarenin sunduğu açıklamaların ve ilgili
mevzuat hükümlerinin birlikte değerlendirilmesi neticesinde; 2007 yılına ait sınav evrakına ilişkin imha tutanaklarının/envanterlerinin Türk Silahlı Kuvvetleri Arşiv Yönergesi’nde yer alan hükümlere uygun olarak saklanmadığının kabulü ile arşivleme hizmetlerinin Arşiv Yönergesi doğrultusunda yürütülebilmesi için bundan sonra daha fazla özenin gösterilmesi/gerekli kontrol ve denetimlerin sağlanması konusunda Hava Kuvvetleri Komutanlığı’na tavsiyede bulunulması gerektiği; diğer yandan, başvuruda yer alan diğer şikayet/talep konularının ise Kurumumuzca incelenemeyeceği yönünde hazırlanan “Tavsiye Karar Önerisi” Kamu Başdenetçisi’ne arz edilmiştir .
V. DEĞERLENDİRME VE GEREKÇE
A. Hukuka, Hakkaniyete ve İnsan Haklarına Uygunluk Yönünden Değerlendirme
15) Gönderme Kararımızı takiben İdareden aldığı cevap üzerine Kurumumuza başvuruda
bulunan özetle; 2007 yılında İç Hizmet Kanunu’nun 109’uncu maddesine istinaden muvazzaf astsubaylıktan muvazzaf subaylığa geçiş için düzenlenen sınavı kazanmasının kasıtlı olarak engellendiğini; sınav sonuçlarına yönelik şüpheleri üzerine, o dönem yapılan sınavların incelenmesi için 2018 yılında Hv.K.K.lığı’na dilekçe ile başvurduğunu; Hv.K.K.lığı’nınsa kendisine, belirtilen dönemde yapılan sınavlara ilişkin bütün bilgi ve belgelerin MY 71- 1 (C) Türk Silahlı
Kuvvetleri Arşiv Yönergesi’ne göre imha edildiğini, bu nedenle o döneme ait kayıtlara ulaşılmasının mümkün olmadığını bildirdiğini; halbuki söz konusu kayıtların 30 yıl süreyle saklanması gerektiğini; diğer ifadeyle, İdarenin Yönergeye uygun hareket etmediğini iddia etmiş ve muvazzaf astsubaylıktan muvazzaf subaylığa geçiş için 13 Haziran 2007 tarihinde düzenlenen sınav sonuçlarının yeniden incelenmesini, hak kaybı var ise mağduriyetinin giderilmesini; ayrıca İdarenin iddia ettiği gibi sınava ilişkin evraklar imha edildi ise usulüne uygun imha edilip edilmediğinin ve
Arşiv Yönergesi gereği imha edenler tarafından tutanak tutulup Envanter Dizin Formuna işlenip işlenmediğinin araştırılmasını talep etmiştir . Başvuranın, Kurumumuzun Gönderme Kararı neticesinde yaptığı söz konusu başvurusunda, ilk başvurusunda yer almayan, bu nedenle Gönderme
Kararımıza konu olmayan ilave bir talepte daha bulunduğu; bu talebin ise KHK ile yer sınıfı subaylara verilen pilot olabilme hakkının benzerinin kendisine de verilmesi için çalışma başlatılmasına ilişkin olduğu görülmüştür .
16) İdare ise özetle; Türk Silahlı Kuvvetleri’nin her iki Arşiv Yönergesinde de sınav evrakına
ilişkin saklama süresinin 5 yıl olarak belirlendiğini; bu sürenin sonunda ise evrakın diğer arşiv kademelerine gönderilmeyeceğinin hüküm altına alındığını; ayrıca, MY 71- 1 (B) Yönergesi’nin “Bu envanterler; birinci kademe arşivler ile ikinci kademe arşivler tarafından, envanterde belirtilen malzemenin ikinci kademe arşivde saklama süresini tamamlanmasını müteakip beş yıl süreyle saklanır ve bu süre sonunda imha edilir .” hükmü gereğince, 2007 yılında yapılan sınavlara ilişkin envanterlerin 2017 yılında imha edildiğinin değerlendirildiğini; zira sınavın yapıldığı merkez olan
Hava Teknik Okullar Komutanlığı’ndan da personelin talebiyle ilgili “herhangi bir bilgi ve belgeye
13 / 22rastlanmadığı” şeklinde bilgi alındığını; açıklanan nedenlerle, adı geçenin 2007 yılında girdiğini
belirttiği sınava ilişkin bilgi ve belgelerin kim tarafından, hangi tarihte imha edildiğinin tespit edilemediğini belirtmiş; buna ilaveten, 2007 yılında düzenlenen bir sınav için 2018 yılında şikayette bulunan ’ın, sınav sorularının, sınav sorularını hazırlayanların ve sınav ölçme değerlendirme heyetinde görev alanların incelenmesi yönündeki talebinin karşılanmasının yasal olarak mümkün olmadığını; nitekim adı geçenin söz konusu idari işlemin iptali için, işlemi yapan idareye zamanında itiraz etmediğini; bu kapsamda 11 yıllık bir beklemenin ise makul sayılamayacağını; şayet adı geçen süresi içerisinde idari yargı yoluna başvurmuş olsa idi, sınav evrakının belirtilen dönemde yürürlükte olan MY 71- 1 (B) Yönergesi gereğince 15 yıllık saklama süresine tabi tutulacak olduğunu; fakat şikayet sahibinin yargı yoluna da başvurmadığını; netice itibariyle, yürürlükteki mevzuat hükümleri gereği yasal süresi sonunda imha edildiği değerlendirilen sınav evrakının, sınav tarihinden 11 yıl sonra istenerek sınavın iptalinin talep edilmesinin mümkün olmadığını ifade etmiştir .
17) Öncelikle; başvuranın, “ 2007 tarihli sınavın sonuçlarının yeniden değerlendirilmesi, hak kaybı
var ise giderilmesi ” yönündeki talebinin, kararın 2.1. no’lu paragrafında açıklanan gerekçeyle; yine başvuranın, “ yer sınıfı subaylara KHK ile verilen pilot olabilme hakkının benzerinin kendisi durumundakilere de verilmesi için çalışma başlatılması ” yönündeki genel talebinin ise dilek-temenni niteliğinde olması, ayrıca ortada başvurana yönelik İdare tarafından gerçekleştirilmiş somut bir idari işlem/eylem/tutum/davranış bulunmaması gerekçeleriyle Kurumumuzca incelenmesine imkân bulunmadığı kanaatine varılmıştır .
18) Diğer yandan; ’ın sınava ilişkin evrakın usulüne uygun imha edilmediği/ imha
envanterlerinin Yönergede belirtilen süre kadar saklanmadığı yönündeki güncel şikayeti hakkında
Kurumumuzca detaylı bir inceleme ve araştırma süreci yürütülmüştür . Bu süreç zarfında İdarenin kişiye verdiği yanıtta MY 71- 1 (C) Yönergesi’ne göre evrakın imha edildiği cevabını verirken, Hava
Kuvvetleri Komutanlığı’nın bilgi-belge talep yazımıza cevaben gönderdiği yazıda, MY 71- 1 (B)
Yönergesi’nden alıntılar yaptığı; bununla birlikte, somut hiçbir belgeyi ve herhangi bir tutanağı/envanteri Kurumumuza gönderemediği görülmüştür . Ayrıca, ilgili idareden bilgi-belge talep yazımızla, açık kaynaklardan temin edilmesi mümkün olmayan ilgili tüm Yönerge metinleri istenmiş olmasına rağmen, İdarenin cevabi yazısında sadece kendi belirlediği alıntılara yer verdiği fark edilmiş; sağlıklı bir inceleme süreci yürütülebilmesi için ise sınavın yapıldığı tarihte yürürlükte olan MY 71- 1 (A) Arşiv Yönergesi ile İdarenin cevabında atıfta bulunduğu MY 71- 1 (B) Arşiv
Yönergesi’nin metinleri İdareden ayrıca temin edilmiştir .
19) Nitekim sınava ilişkin evrakın usulüne uygun imha edilmesi, Arşiv Yönergesi gereği imha
edenler tarafından tutanak tutulup Envanter Dizin Formuna işlenmesi ve söz konusu belgelerin 30 yıl boyunca saklanması gerektiğini iddia eden başvuranın, bu iddiasının incelenebilmesi için; 2007 yılında düzenlenen sınav sırasında yürürlükte olan 1998 tarihli MY 71- 1 (A), 2009 yılında yürürlüğe giren MY 71- 1 (B) ve son olarak 2013 yılında yürürlüğe giren ve halen yürürlükte bulunan MY 71- 1 (C) TSK Arşiv Yönergelerinin sıralı olarak değerlendirilmesi gerekmektedir . Bu çerçevede; 13 Haziran 2007 tarihinde düzenlenen sınavdan başvuranın Arşiv
14 / 22Yönergesine uygun hareket edilmediği yönündeki şikâyetine kadar geçen süreyi üç döneme ayırmak
mümkündür :
19.1. İlk Dönem : 13 Haziran 2007- 18 Mayıs 2009 i . Söz konusu dönem, şikayete konu sınavın yapıldığı 2007 Haziran ayından yeni Arşiv Yönergesinin yürürlüğe girdiği 2009 Mayıs ayına kadar geçen süreyi kapsamaktadır . 2007 tarihli sınav evrakı hakkında ilk olarak hangi işlemin yapılması gerektiğinin tespiti için, öncelikle bu dönemde yürürlükte olan 1998 tarihli MY 71- 1 (A) Silahlı Kuvvetler Arşiv Yönergesi hükümlerinin incelenmesi gerekmektedir . Bu Yönerge incelenmeden, bir sonraki Yönergelere göre değerlendirme yapılması mümkün değildir . Nitekim 2007 yılında yürürlükte olan Yönergede söz konusu belgelerin saklanma süresinin ne olduğu, sonraki aşamaları da etkileyecek bir husustur .
ii . 1998 tarihli MY 71- 1 (A) Arşiv Yönergesi’nin ilgili hükümleri, işbu kararın III no’lu bölümünde detaylıca ele alınmış olup; söz konusu Yönergede, MY 71- 1 (B) ve (C) Yönergelerinden farklı bir usul izlendiği (gruplama/kategorilendirme sistemi uygulandığı) ve “sınav duyuruları, başvurular, sınav tutanakları, sınav kâğıtları, sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri” gibi evrakın kaç yıl, hangi arşiv kademesinde saklanacağına yönelik, sonraki Yönergelerde olduğunun aksine, açık bir hükmün yer almadığı görülmektedir .
iii . Öte yandan, MY 71- 1 (A) Arşiv Yönergesi’nde yapılan “Arşivlik Malzeme : … arşiv malzemesinden işlemi tamamlanan, yürürlükten kalkan ve süresi dolanların yetkililerce ayrılarak birlik, karargah ve kurum arşivlerine 5 yıl saklanmak üzere teslim edilen, bilahare bu yönergede açıklanan usullerle son işlemi müteakip genel arşive gönderilecek malzemedir .” şeklindeki tanımdan , arşivlik, diğer ifadeyle arşivlenecek malzemenin en az 5 yıl boyunca birlik, karargah ve kurum arşivlerinde saklanması gerektiği de anlaşılmaktadır .
iv . Ayrıca, söz konusu Yönergenin “Arşivleme Faaliyetleri” başlıklı bölümünden, yıl sonunda arşive kalkacak malzemelerin ayıklama işlemine tabi tutulacağı; işlemi devam eden hiç bir evrakın arşive kaldırılmayacağı; arşivlenen malzemenin ise arşiv kısımlarında 5 yıl saklanacağı (özellik arz edenlerin ise ayrıca Ek B’de belirtildiği); işlemi biten arşivlik malzemelerden A kategorisi ile damgalananların Yok Edilecek Arşiv Malzemesi Tutanağı’na kaydedileceği; bilahare büyük karargahlarda başkanlıklarca, daha küçük karargah, birlik ve kurumlarda komutanlıklarca ve kurum amirliklerince yok edileceği; yok edilmesi uygun görülmeyenlerin ise tekrar işlem birimine iade edilerek kategori değiştirmek kaydı ile arşive kalkmasının sağlanacağı; ilk tasnif kurullarınca yok edilen arşiv malzemesine ait çizelgelerden bir nüshasının ilk tasnif kurulunun bağlı bulunduğu komutanlık veya başkanlıkta, bir nüshasının ise işlem biriminde saklanacağı; üçüncü nüshasının ise
B kategorisi ile damgalanarak karargah birlik veya kurum arşivine gönderileceği görülmektedir .
Yönergede kategoriler de açıklanmış olup; buna göre “A” Kategorisi, karargâh, birlik ve kurumun birinci kademelerindeki herhangi bir birimin (şube müdürü veya kısım amirinin) yıl sonunda yok edilmesi kararını verdiği arşiv malzemesi (diğer ifadeyle arşive kaldırılmayacak malzeme); “B”
.
15 / 22Kategorisi ise, karargâh, birlik ve kurumun birinci kademelerindeki herhangi bir birimin
(şube müdürü veya kısım amirinin) işlem sonunda arşive teslim edilerek orada asgari 5 yıl saklandıktan sonra yok edilmek suretiyle son işleminin tamamlanmasına karar verdiği arşiv malzemesidir . Yönerge bu kategorilere örnekler de içermekte olup; buna göre, “Harp
Akademilerine ait sınav evrakı ile kodlu sınav evrakı” B kategorisine örnektir .
v. Her ne kadar, MY 71- 1 (A) Yönergesi’nde, (B) ve (C) Yönergelerinde olduğunun aksine, “sınav duyuruları, başvurular, sınav tutanakları, sınav kağıtları, sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri” gibi evrakın, kaç yıl, hangi arşiv kademesinde saklanacağına yönelik açık bir hüküm bulunmasa da,
2007 yılında düzenlenen muvazzaf astsubaylıktan muvazzaf subaylığa geçiş sınavının verilen
örnekler çerçevesinde, en kötü durumda “B” kategorisinde yer alacağı; hatta söz konusu sınav evrakının “personel konuları” ile ilişkilendirilerek EK’B de belirtilen özellik taşıyan (dolayısıyla daha uzun süre saklanması gereken) evrak kategorisine de dâhil edilebileceği anlaşılmaktadır .
vi . Netice itibariyle, ilgili Yönergenin incelenmesinden; 2007 Haziran ayında düzenlenen bir sınava ilişkin evrakın 2007 yılının sonunda imha edilmesi makul olmayacağı için “A” kategorisine girmediği; bu durumda, yukarıda da belirtildiği üzere bir sonraki kategoride en azından 5 yıl boyunca arşivlik malzeme olarak saklanmış olması gerektiği; diğer ifadeyle, 2007 Haziran ayına ait sınav evrakının MY 71- 1 (B) Yönergesi yürürlüğe girdiği sırada, yani 2009 Mayıs ayında arşivlik malzeme olarak kayıtlarda tutuluyor olması gerektiği sonucuna varılmıştır .
19.2. İkinci Dönem : 18 Mayıs 2009- 14 Haziran 2013 i . Bu dönem, 18 Mayıs 2009 tarihinde MY 71- 1 (B) Yönergesi’nin yürürlüğe girmesiyle başlamakta ve bir sonraki Yönergenin kabul edildiği 14 Haziran 2013 tarihine kadar devam etmektedir . 13
Haziran 2007 tarihinde düzenlenen sınava ilişkin evrakın 18 Mayıs 2009 tarihinde MY 71- 1 (B)
Yönergesi yürürlüğe girdiği sırada “arşivlik malzeme” olarak saklanıyor olduğu, diğer ifadeyle hala mevcut olduğu sonucuna varıldığından, mevcut olan bu evrakın daha ne kadar süre, hangi arşiv kademesinde saklanacağının, ne zaman imha edileceğinin ve imha edilirken hangi işlemlerin yapılması gerektiğinin anlaşılabilmesi için o dönem yeni yürürlüğe giren
Yönerge hükümlerinin incelenmesi gerekmektedir . Nitekim, 18 Mayıs 2009 tarihli MY 71- 1 (B)
TSK Arşiv Yönergesi’ne ilişkin Başemir ’de, yeni Yönerge ile birlikte, MY 71- 1 (A)
Yönergesi’nin yürürlükten kalkacağı belirtilmektedir .
ii . MY 71- 1 (B) başlıklı bu yeni Yönerge, bir önceki Yönergeye göre daha açık hükümler içermekte olup; arşiv kategori karşılıkları ve saklama süreleri, Yönergeye ek Saklama Planı’nda detaylı olarak açıklanmıştır . Yönergeye göre, “B” Arşiv Kategorisi, “birinci kademe arşivler tarafından beş yıl veya varsa saklama planında belirtilen süre kadar saklandıktan sonra, son tasnif kurulu tarafından imha edilecek veya “C” arşiv kategorisine yükseltilerek ikinci kademe arşive sevk edilecek arşivlik malzemeyi” ifade etmektedir .
16 / 22iii . Saklama Planı’nın ilgili bölümü incelendiğinde ise, “sınav duyuruları, başvurular, sınav
tutanakları, sınav kâğıtları, sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri”nin “B” arşiv kategorisinde birinci kademe arşivde saklanacağı ve bu sürenin bitiminde diğer kademe arşivlere gönderilmeyeceği, diğer ifadeyle 5 yılın sonunda imha edileceği görülmektedir .
Dolayısıyla 2007 Haziran ayına ait sınav evrakının, Yönergeye göre, “malzemenin saklama süresinin tamamlandığı yıldan sonraki yılın”, diğer ifadeyle 2013 yılının Mart veya Nisan ayında toplanacak son tasnif kurulu tarafından imha edilmiş olması gerekmektedir . Yönergeye göre bu tarihte imha edilmiş olması gereken evrakın (sınav duyuruları, başvurular, sınav tutanakları, sınav kâğıtları, sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvellerinin) 2018 yılında yapılan başvuru üzerine, imha işleminden yıllar sonra ’a verilebilmesi ise zaten mümkün değildir . Burada incelenmesi gereken nokta, Yönergeye uygun olarak, imha işleminde “imha” ibareli Arşivlik veya Arşiv Malzemesi Envanteri’nin düzenlenip düzenlenmediği ve bu envanterin Yönergede belirtilen süre boyunca saklanıp saklanmadığıdır .
Nitekim başvuranın iddiası İdarenin Yönergede belirtilen bu kurallara uymadığı yönündedir .
iv . Sınav evrakının 2013 yılının Mart veya Nisan ayında toplanan son tasnif kurulunca imha edilmiş olması gerektiği dikkate alınırsa, imha işleminin de o dönem henüz yürürlükten kalkmamış olan MY 71- 1 (B) Yönergesi hükümlerine göre gerçekleşmiş olması gerekmektedir .
Nitekim MY 71- 1 (C) Arşiv Yönergesi 2013 Haziran ayında, olası imha işleminden sonra yürürlüğe girmiştir .
v. Olası imha işleminin gerçekleştiği tarihte hala yürürlükte olan MY 71- 1 (B) Arşiv
Yönergesi’nin birinci kademe arşivlerle ilgili bölümünde, imha edilecek arşivlik malzeme için iki nüsha envanter düzenleneceği; düzenlenen iki nüsha envanterin, kurul veya komisyon üyeleri tarafından imzalanacağı; envanterin bir nüshasının birinci kademe arşivde saklanacağı ; diğer nüshanın ise , sıralı aracı evrak birimleri vasıtasıyla başkanlık evrak birimlerine (yoksa diğer birimler), buradan da topluca ve üst yazı düzenlenmek suretiyle ikinci kademe arşive elden teslim edileceği ; ikinci kademe arşive gönderilecek olan üst yazının, başkanlık evrak birimi (sekreter veya şube müdürü eşiti) tarafından imzalanacağı belirtilmiş; ayrıca, “Arşiv Uygulamalarında Kullanılan Envanterlerin İmhası” başlıklı bölümünde de imha envanterlerinin birinci kademe arşivde beş, ikinci kademe arşivde on yıl süreyle saklanacağı kaydedilmiştir .
vi . Dolayısıyla, 2013 Mart veya Nisan ayında imha edilmiş birinci kademe arşive ait bir evrak için düzenlenen imha envanteri nüshasının iki adet olması ve bu envanterlerin ilk nüshasının
MY 71- 1 (B) Arşiv Yönergesi’ne göre birinci kademe arşivde 5 yıl (yani 2019 Mart veya Nisan aylarına kadar); ikinci nüshasının ise ikinci kademe arşivde 10 yıl (yani 2024 Mart veya Nisan ayına kadar) saklanmak üzere düzenlenmiş olması gerekmektedir . Diğer ifadeyle 2013 Haziran ayında yeni Arşiv Yönergesi (MY 71- 1 C) yürürlüğe girdiği sırada, sınav evrakının imhasına ilişkin envanter nüshalarının birinci ve ikinci kademe arşivlerde zaten saklanıyor/mevcut olması; diğer yandan 14 Haziran 2013 tarihinden itibaren yeni Yönerge (MY 71- 1 C)
hükümlerine göre hareket edilmesi gerektiği görülmektedir .
17 / 2219.3. Son Dönem : 14 Haziran 2013 sonrası
i . Bu dönem, son Arşiv Yönergesi’nin (MY 71- 1 C) kabul edildiği 14 Haziran 2013 tarihinden günümüze kadar geçen süreyi kapsamaktadır . Halen yürürlükte olan MY 71- 1 (C) Yönergesi, bir önceki Yönerge ile birçok konuda benzer hükümler içermekte olup; bu Yönergede de “sınav duyuruları, başvurular, sınav tutanakları, sınav kâğıtları, sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri” bir önceki Yönergede olduğu gibi, birinci kademe arşivde cari yılı müteakip 5 yıl saklandıktan sonra imha edilecek (diğer arşiv kademelerine gönderilmeyecek) “B” kategorisi altında tanımlanmıştır . Öte yandan, sınav evrakının yukarıda açıklanan ikinci dönemde, MY 71- 1 (B) Yönergesi’ne göre 2013 Mart veya Nisan ayında imha edilmiş olması gerektiğinden; son dönemin bu karar açısından önemi, sadece imha sırasında düzenlenen envanterlerin saklanma süresine ilişkindir . Yukarıda da açıklandığı üzere, son Yönerge yürürlüğe girdiği tarihte, sınav evrakının imhasına ilişkin envanter nüshalarının birinci ve ikinci kademe arşivlerde zaten saklanıyor olması gerekmektedir . Bu noktadan hareketle, son Yönergenin bu envanterlerin saklanma süresinde değişiklik yapıp yapmadığının incelemesi gerekecektir .
ii . Son Yönergenin “Dosya Dizini ve Envanter Formu saklama süreleri” başlıklı bölümünde; a rşivlik malzemenin imha edilmesi amacıyla kullanılan dosya dizini ve envanter formunun birinci kademe arşivlerde beş yıl süreyle saklanacağı ve saklama süresi sonunda imha edilmeden arşiv uygulama emrinde belirtilen tarihte matbu çizelge bilgilerini içeren üst yazı ile ikinci kademe arşive elden teslim edileceği (bu yazının ise arşiv uygulamaları klasöründe on yıl muhafaza edileceği; ayrıca; arşivlik malzemenin ikinci kademe arşive sevk edilmesinde kullanılan dosya dizini ve envanter formunun onaylı bir nüshasının “arşiv uygulamaları klasöründe” on yıl süreyle saklanacağı; saklama süresi sonunda arşiv kayıtları imha defterine kayıt edilerek imha edileceği; arşiv uygulamaları klasöründe muhafaza edilen envanterlerin, personel değişikliği durumunda devir-teslim tutanağı ile devredileceği); birinci kademe arşivler tarafından imha amacıyla düzenlenen ve beş yıllık saklama süresini tamamlaması nedeniyle ikinci kademe arşive teslim edilen dosya dizini ve envanter formlarının ise ikinci kademe arşivlerde, teslim alındığı yıldan itibaren yirmi beş yıl saklanacağı kaydedilmektedir .
iii . Dolayısıyla, MY 71- 1 (B) Yönergesi’ne göre 2013 Mart veya Nisan ayında imha edilmiş olması gereken sınav evrakı için hazırlanan ve yeni Yönergenin yürürlüğe girdiği tarihte iki nüsha olarak zaten mevcut olması gereken imha amaçlı dosya dizini ve envanter formunun, yeni Yönergeye göre birinci kademe arşivde 5 yıl; ikinci kademe arşivde ise bu 5 yıllık sürenin ardından 25 yıl daha saklanması gerekmektedir . Buna ilaveten, bu dosya dizini ve envanter formlarının ikinci kademe arşive aktarılmasında kullanılan üst yazıların, keza arşivlik malzemenin ikinci kademe arşive sevk edilmesinde kullanılan dosya dizini ve envanter formunun da ayrıca 10’ar yıl boyunca saklanma süresi mevcuttur .
iv . Somut olaya bakıldığında; ilgili Kuvvet Komutanlığı’nın, başvuranın “Arşiv Yönergesine aykırı hareket edildiği” yönündeki iddiasına karşın Kurumumuza hiçbir tutanak/imha envanteri
18 / 22sunamadığı; aynı şekilde sınav evrakıyla ilgili hangi tarihte hangi işlemin yapıldığı konusunda
somut bilgi veremediği; aksine, sınav evrakının hangi tarihte kimler tarafından imha edildiğinin bilinmediğini belirttiği; Kurumumuza verdiği yanıtı genel itibariyle öngörülere, değerlendirmelere ve Hava Teknik Okullar Komutanlığı’ndan aldığı “herhangi bir belge bulunmamaktadır” açıklamasına dayandırdığı; buna ilaveten 2007 tarihli sınav evrakının nasıl arşivleneceğini/ne kadar süre boyunca saklanacağını belirleyen ve 1998 ile 2009 tarihleri arasında yürürlükte olan MY 71- 1 (A) Silahlı Kuvvetler Arşiv Yönergesi’ne hiçbir suretle atıfta bulunmadığı; keza MY 71- 1 (C) hariç, açık kaynaklardan temin edilmesi mümkün olmayan ilgili Yönergelerin metinlerini de ancak tekit etmemiz üzerine Kurumumuza gönderdiği görülmüştür . Hiçbir imha veyahut devir teslim tutanağının/dosya dizini ve envanter formunun Kurumumuza sunulamamış olması, ilgili İdarenin söz konusu evraka ilişkin hiçbir kayda sahip olmadığını göstermesi açısından zaten yeterlidir . Oysa bu zamana kadar açıklanan Yönerge hükümlerinden, imha amaçlı dosya dizini ve envanter formunun, sınav evrakının imha tarihi olan 2013 yılını takiben 30 yıl daha saklanması gerektiği görülmektedir . İmha tarihinden sadece 5 yıl sonra ( 2018 yılında) sınav evrakına ilişkin hiçbir bilgi/belgenin kayıtlarda bulunamaması, diğer ifadeyle sınav evrakının kimler tarafından hangi tarihte imha edildiğinin bilinmemesi, TSK Arşiv Yönergesi’nin amacına ve hükümlerine aykırı işlem tesis edildiğini göstermektedir .
20) Hâlbuki gayet detaylı hükümler içeren ve arşivleme sistemi açısından birçok kurum için
örnek teşkil edebilecek olan Türk Silahlı Kuvvetleri’nin Arşiv Yönergeleri, Genelkurmay
Başkanlığı’nın bu konuda gösterdiği özenli tutumu yansıtmaktadır . MY 71- 1 (A) Arşiv
Yönergesi’nde, “Arşivleme faaliyetlerinde en önemli konu, herhangi Bir arşiv malzemesinin, arşiv zinciri içerisinde hangi kademede ne kadar süre saklanması gerektiğine ve son işlemin ne zaman nerede, ne şekilde yapılmasına ait karar verme konusudur . Hiç şüphe yok ki bu konuda en sağlam karar; eldeki arşiv malzemesi ile ilgili çalışma ve çabayı gösterecek işlem makamıdır…” ifadelerine yer verilmiştir . MY- 71 (B) Yönergesinde ise, “Türk Silahlı Kuvvetlerindeki arşiv uygulamalarında standartlığı sağlamak; arşiv uygulamalarında görev ve sorumlulukları kesin olarak tespit etmek ve işlemlerin belirlenen esas, yöntem ve kurallara göre yapılmasını sağlamak; arşivlik ve arşiv malzemesinin toplanması, değerlendirilmesi, ayıklanması, tasnifi, korunması ve ilgili arşivlere sevk edilmesi için gerekli tedbirleri almak; arşivlerde bulunan arşivlik ve arşiv malzemesinin kolayca bulunmasını sağlamak; arşiv uygulamaları konusunda, ilgili birimler arasında koordinasyonu sağlamak…” Yönergenin esasları olarak belirlenmiş ve benzer hükümlere bir sonraki Yönergede de yer verilmiştir . Yönergede, her arşiv kademesinin, görev ve sorumlulukları kapsamındaki arşiv uygulamalarını Yönerge esaslarına göre yerine getirmekten sorumlu olduğu; karargâh, birlik ve kurumlarda arşiv uygulamalarının standart olarak yürütülmesi amacıyla Yönergede belirtilen esas, yöntem ve kurallar dışında herhangi bir uygulama veya değişiklik yapılmayacağı da vurgulanmıştır .
Söz konusu Yönergede belirtildiği üzere, karargâh, birlik ve kurumların hizmetlerini doğru, hızlı ve verimli olarak yerine getirmeleri; evrak, dosyalama ve arşiv işlemleriyle doğru orantılıdır . Aynı şekilde Yönergede belirtildiği üzere, arşivlerden gereği gibi yararlanılabilmesi, evrak ve dosyalama işlemlerinin sistemli bir biçimde yerine getirilmesiyle mümkündür . Yine Yönergede yer alan ifadelere göre, saklanmasına karar verilen arşivlik veya arşiv malzemesinin gelecek yıllarda kaynak
19 / 22olarak kullanılabileceği ve hatta gerektiğinde delil niteliğinde olabileceği, imha edilenlere ise bir
daha asla erişilemeyeceği unutulmamalıdır .
21) Başvuranın iddialarının, İdarenin sunduğu açıklamaların ve ilgili mevzuat hükümlerinin
birlikte değerlendirilmesi neticesinde; 2007 yılında düzenlenen bir sınava ilişkin evrakın 2013 yılında imha edilmiş olması gerektiğinden, başvuranın 2018 yılında talepte bulunması üzerine kendisine verilememesinin olağan olduğu; diğer yandan, İdarenin arşivlerinde halen saklanıyor olması gereken imha amaçlı dosya dizin ve envanter formlarının mevcut olmaması nedeniyle, başvuranın Arşiv Yönergesine göre imha işlemlerinin yürütülmediği/imha envanterlerinin
Yönergede belirtilen süre kadar saklanmadığı yönündeki iddiasında haklı olduğu; işbu Kararın 19’uncu paragrafında detaylı olarak açıklandığı üzere, Yönergenin amacına ve hükümlerine aykırı işlem tesis edildiği sonuç ve kanaatine varılmıştır .
B. İyi Yönetim İlkeleri Yönünden Değerlendirme
22) İyi yönetim ilkelerine 28/ 03/ 2013 tarihli ve 28601 mükerrer sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan
Kamu Denetçiliği Kurumu Kanunu’nun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında
Yönetmeliğin “İyi yönetim ilkeleri” başlıklı 6’ncı maddesinde yer verilmiştir . İdarenin başvuranın dilekçelerine, keza Kurumumuzun bilgi ve belge talep yazısına zamanında cevap vererek, iyi yönetim ilkeleri arasında sıralanan “kararın geciktirilmeksizin bildirilmesi” ilkesine uygun davrandığı memnuniyetle gözlenmiştir .
23) Diğer yandan, Hava Kuvvetleri Komutanlığı’nın ’ın şikayeti hakkında alınan
07/ 06/ 2018 tarihli ve . sayılı Gönderme Kararımız üzerine Kurumumuza “gereği” olarak gönderdiği cevabi yazının incelenmesinden, İdarenin Gönderme Kararlarımızın işlevi, diğer ifadeyle şikayet konusuyla ilgili olarak başvurana gerekçeli olarak cevap vermesi gerektiği konusunda yeterli bilgiye sahip olmadığı anlaşılmıştır . Gönderme Kararımızın içeriğinde ne tür durumlarda, hangi amaçla Gönderme Kararı verileceği ve Gönderme Kararı sonrası İdareden ne tür bir işlem yapmasının beklendiği açık olarak yer almasına rağmen, ilgili Kuvvet Komutanlığı, başvuranın
“sınava ilişkin evrakın usulüne uygun imha edilip edilmediği, Arşiv Yönergesi gereği imha edenler tarafından tutanak tutulup tutulmadığı ve durumun Envanter Dizin Formuna işlenip işlenmediği” konusunda gerekli araştırmanın yapılması yönündeki şikayetini/talebini ele alarak, bu konuda gerekli incelemeyi yapmak ve başvurana gerekçeli olarak bilgi vermek yerine, Kurumumuza, Hava Teknik
Okullar Komutanlığı’ndan aldığı ve kişinin talep konusunu hiçbir suretle ele almayan, başvuranın zaten sahip olduğu bir bilgiyi tekrardan öteye geçmeyen bir yazıyı iletmekle yetinmiştir . Nitekim, söz konusu yazının ekinde yer alan Hava Teknik Okullar Komutanlığı’nın 02/ 07/ 2018 tarihli ve sayılı bahse konu yazısında, sadece “yapılan inceleme neticesinde; personelin müracaatı ile ilgili olarak Hv .Tek .Okl .K.lığı kayıtlarında herhangi bir bilgi ve belge bulunmadığı” şeklinde bir ifadenin yer aldığı; diğer ifadeyle başvuranın talebiyle ilgili hiçbir açıklamaya yer verilmediği; bu suretle “şeffaflık”, “hesap verilebilirlik” ve “kararların gerekçeli olması” gibi iyi yönetim ilkelerine uygun davranış sergilenemediği gözlenmiştir . İlgili Kuvvet
Komutanlığı’nın bundan böyle söz konusu ilkelere de uyması; kendisine muhatap olan Gönderme
20 / 22Kararını bünyesindeki bir birime/komutanlığa, söz konusu birimden/komutanlıktan aldığı cevabı da
Kurumumuza iletmekle yetinmemesi; üst kurum olarak gerekli kontrol ve incelemeyi bizzat sağlaması ve kamu idaresinin hukuka, hakkaniyete, insan haklarına ve iyi yönetim ilkelerine uygun işlem tesis etmesi için kurulmuş, anayasal bir kurum olan Kamu Denetçiliği Kurumu’nun yazılarını, gerekli tüm inceleme ve araştırmayı yaptıktan/yaptırdıktan sonra cevaplandırması beklenmektedir .
VI. HAK ARAMA ÖZGÜRLÜĞÜNE İLİŞKİN AÇIKLAMA
24) 6328 sayılı Kanun’un 21’inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca başvurunun Kurumumuz
tarafından reddedilmesi hâlinde, durmuş olan dava açma süresi gerekçeli ret kararının ilgiliye tebliğinden itibaren kaldığı yerden işlemeye başlayacaktır . 21’inci maddenin ikinci fıkrası uyarınca ise tavsiye kararı üzerine otuz gün içinde herhangi bir işlem tesis edilmez veya eylemde bulunulmaz ise durmuş olan dava açma süresi kaldığı yerden işlemeye başlayacaktır . ’ın 2007 yılında düzenlenen bir sınavın sonuçlarına ilişkin 2018 yılında idari işlemin iptali amacıyla dava açabilmesi, keza 2013 yılında imha edilmiş olması gereken sınav evrakını temin edebilmesi hukuken ve fiilen mümkün olmamakla birlikte; diğer yandan, İdarenin TSK Arşiv Yönergesi gereğince imha envanterlerini saklamadığı/ Yönergeye aykırı hareket ettiği yönündeki iddia açısından, ilgili İdarenin eylem ve işlemlerine karşı (mevcut ise) dava açma süresinden arta kalan sürede Ankara İdare
Mahkemesi’nde yargı yolu açıktır .
VII. KARAR
Açıklanan gerekçelerle;
Türk Silahlı Kuvvetler Arşiv Yönergesi’ne uygun hareket edilmediği yönündeki iddia bakımından BAŞVURUNUN KABULÜNE;
Bu çerçevede; sınav evrakına ilişkin imha tutanaklarının/envanterlerinin ilgili Arşiv Yönergesi’nde yer alan hükümlere uygun olarak saklanmadığının kabulü; ayrıca, arşivleme hizmetlerinin TSK
Arşiv Yönergesi doğrultusunda yürütülebilmesi için bundan sonra daha fazla özenin gösterilmesi/gerekli kontrol ve denetimlerin sağlanması konusunda HAVA KUVVETLERİ
KOMUTANLIĞI’NA TAVSİYEDE BULUNULMASINA;
6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanunu’nun 20’nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca;
Hava Kuvvetleri Komutanlığı tarafından bu Tavsiye Kararı üzerine tesis edilecek işlemin otuz gün içinde Kurumumuza bildirilmesinin zorunlu olduğuna; ayrıca bir örneğinin başvurana da iletilmesine;
Diğer yandan, başvuruda yer alan ve işbu Kararın ilgili paragraflarında açıklanan diğer şikayet/talep konularının ise Kurumumuzca incelenemeyeceğine;
Kararın, BAŞVURANA, GENELKURMAY BAŞKANLIĞI’NA, HAVA KUVVETLERİ
21 / 22KOMUTANLIĞI’NA VE HAVA TEKNİK OKULLAR KOMUTANLIĞI’NA tebliğine;
Türkiye Cumhuriyeti Kamu Başdenetçisince karar verildi .
Şeref MALKOÇ
Kamu Başdenetçisi