İhale belgelerinin asıllarının ihale tarihinden önce sunulması zorunluluğu teklif değerlendirmesini nasıl etkiler (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, başvuru konusu ihalede en avantajlı teklifi vermiş olmalarına rağmen, teklif zarfında sunmuş oldukları belgelerin Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 31’inci maddesine aykırı olduğu gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı bu hususun ise mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdarî Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde,

“2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Özel Hizmet Alımı ( 6 kişi temizlik personeli, 3 kişi danışma yönlendirme personeli, 2 kişi kaloriferci)”düzenlemesi yer almaktadır.

İdari Şartname’nin“Belgelerin sunuluş şekli”başlıklı 7.7’nci maddesinin üçüncü fıkrasında“İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhalelerde, istekliler tarafından verilecek tekliflerin idareye sunulması ile ilgili olarak, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması”başlıklı 30’uncu maddesinde“…Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir…” hükmü yer almaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde,

“(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez….” hükmü yer almaktadır.

Anılan Yönetmelik hükmü ile isteklilerin sunacakları belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini veya belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini sunabilecekleri düzenlenmiştir.

Başvuru konusu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler ile ihale ve son teklif verme tarih ve saati” başlıklı 3’üncü maddesinin birinci fıkrasının (d) bendinde ihale tarihinin 26.11.2012, (e) bendinde ise ihale saatinin 10.00 olduğu belirtilmektedir.

Yukarıda belirtilen tespitler paralelinde yapılan incelemede, isteklilerin ihalelere iştirak edebilmesi için Kamu İhale Kanunu’nun “İhale ve ön yeterlik dokümanının verilmesi”başlıklı 28’inci maddesine göre ihale dokümanı satın almaları zorunluluğu bulunmaktadır. Bu durumda, ihale dokümanını satın almış olan isteklilerin, aynı Kanun’un yukarıda zikredilen 30’uncu maddesinde yer alan hükmüne göre, ihalenin yapılacağı saate kadar olan zaman dilimi içerisinde tekliflerini vermeleri mümkündür. Yani, bir istekli, doküman satın almak koşuluyla, ihale günü, ihale saatine kadar olan süre içerisinde veya ihaleden önceki günlerde teklifini posta yoluyla veya elden idareye sunabilme imkânına sahiptir.

İhale işlem dosyasında yer alan ihale teklif zarfı alındı belgesinden, başvuru sahibi firmanın, ihale tarihi olan 26.11.2012’de, saat 08.41’de idareye teklif dosyasını sunduğu görülmüştür.

Yukarıda belirtilen Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde; isteklilerin, idarece istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından“aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini teklifleri kapsamında sunabilecekleri belirtilerek, bu yönde idareye yapılacak başvuruların, “ihaleden önce” idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanmasının zorunlu olduğuhüküm altına alındığından, başvuru konusu ihalede, ihale günü olan 26.11.2012 tarihinde, ihale saati olan 10.00’dan önceki bir mesai saati içerisinde, idarece istenen ilgili belgelere “aslı idarece görülmüştür” şerhlerinin düşülmesi işleminin yapılması ve bu şerhleri taşıyan suretleri içeren tekliflerin idareye sunulmasının mümkün olduğu açıktır.

Dolayısıyla, İdari Şartname’de, söz konusu işlemin ihale tarihinden önce yapılacağı ifade edilmekte ise de, yukarıda açıklanan sebeplerden, İdari Şartname’de talep edilen belgelerin asıllarını idareye göstermek suretiyle “aslı idarece görülmüştür” şerhi düşülmüş belge suretlerini teklif dosyalarında sunmak isteyen isteklilerin bu taleplerinin idare tarafından ihaleden önce karşılanması zorunluluğu bulunduğundan, idareye sunulan“aslı idarece görülmüştür” şerhleri taşıyan belgelerin ihale ile aynı gün olan 26.11.2012 tarihini taşıması ve bahsi geçen işlemin ihale tarihinden önceki bir tarihte yapılmamış olması sebebiyle, başvuru sahibi firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin mevzuata aykırılık taşıdığı ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, İvme Bilişim ve Sağlık Hiz. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.