Aşırı düşük teklif açıklamalarında maliyetlerin belgelendirilmemesi teklifin reddine neden olur mu (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklaması yapılırken ihale dokümanı uyarınca teklif fiyatına dahil edilmesi gereken 25 çift çizme yerine 23 çift çizme maliyetinin esas alındığı, dolayısı ile teklifinin eksik giyim malzemesi miktarı ile oluşturulduğunun kabul edilmesi gerektiği ancak açıklamaya yansıtılmayan 2 çift çizme bedelinin firma kârından karşılanabileceği gerekçesiyle yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının uygun görüldüğü, isteklinin teklifinin anılan gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İtirazen şikâyete konu husus ile ilgili olarak 4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde;

“İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.”hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde;

“(1) İhale komisyonu verilen tekliflerden, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

(2) İhale komisyonu;

a) Verilen hizmet ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır.

(3) Aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde; Kamu İhale Kurumu tarafından aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlenmiş ise ihale komisyonu bu düzenlemeyi esas alır.

(4) Aşırı düşük teklif değerlendirmesinde tekliflerin, asgari maliyet yanında sözleşme giderlerini karşılayıp karşılamadığı da dikkate alınır.”hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde;

“Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, tekliflerin değerlendirilmesinde;

İhale ve sözleşmeye ilişkin damga vergileri, Kamu İhale Kurumu payı ve noter masrafları gibi sözleşme giderleri ile amortisman, kıdem tazminatı, işyeri hekimliği ücreti, oryantasyon (ihale konusu işe uyum) eğitimi gideri, yaka kartı ve bu mahiyetteki genel giderleri karşılamak üzere birim fiyat teklif cetvelinde yer alan her bir işçilik kalemindeki (yol, yemek ve giyecek dahil brüt asgari ücret veya brüt asgari ücretin yüzde (%) fazlası üzerinden ücret hesaplanan işçilik kalemi ile ulusal bayram ve genel tatil günleri ve fazla çalışma saatlerine ilişkin işçilik kalemleri) birim fiyatlar ile işçi sayısı üzerinden teklif alınması idarece uygun görülmeyen iş kalemi/kalemleri kapsamında çalıştırılacak olan her bir personelin işçilik maliyeti üzerinden % 3 oranında sözleşme giderleri ve genel giderler hesaplanacaktır.

79.2. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde; amortisman, kıdem tazminatı, iş yeri hekimliği ücreti, oryantasyon eğitimi gideri, yaka kartı ve bu mahiyetteki giderlerin genel giderler içinde yer alacağı kabul edileceği için aşırı düşük teklif sorgulamasında bu giderler, önemli teklif bileşeni olarak belirtilmeyecek ve isteklilerden aşırı düşük teklif sorgulamasına verdikleri cevaplarda bu giderler için bir bedel öngörmeleri istenmeyecektir. Sözleşme giderleri ve genel giderler içinde değerlendirilmesi öngörülen giderler idari şartnamelerde “teklif fiyata dahil olan diğer giderler” kısmında belirtilmeyecektir.

79.3. Asgari işçilik maliyeti;

i- İhale tarihinde yürürlükte bulunan brüt asgari ücret veya idari şartnamede brüt asgari ücretin yüzde (%) fazlası olarak belirlenen ücret (ulusal bayram ve genel tatil günleri ile fazla çalışma saatlerine ilişkin ücretler dahil),

ii- İdari şartnamede öngörülen nakdi veya ayni yemek ve yol bedeli ile ayni giyim bedeli,

iii- İşveren sigorta primi tutarından oluşmaktadır.

…

79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

79.4.2. İhale komisyonu tarafından yapılacak aşırı düşük teklif değerlendirmesinde aşağıdaki hususların dikkate alınması gerekmektedir.

79.4.2.1. İhale komisyonu, teklifin önemli bileşenlerine ilişkin olarak;

a) Verilecek hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve hizmetlerin temininde kullanılacak avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle aşırı düşük teklifleri değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracaktır.

79.4.2.2. Verilecek hizmetin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler, hizmetin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar veya hizmetin özgünlüğü hususunda bir açıklamada bulunulması durumunda; sadece bu hususların neler olduğu değil, belirtilen çözüm, avantajlı koşul, özgünlük ya da hizmetin ekonomik olması sayesinde elde edilen maliyet avantajının da bilgi ve belgelere dayalı olarak açıklanması gerekmektedir.

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

…

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

…

79.5. Aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda; (79.4.2.) maddesine uygun açıklamada bulunmayan, açıklamaları teknik şartnameye aykırı hususlar içeren veya teklif tutarı, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti ve % 3 oranındaki sözleşme giderleri ile genel giderleri, personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde ise asgari işçilik maliyeti ve ilgili mevzuatı uyarınca hesaplanacak sözleşme giderlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri gerekçeleri belirtilmek suretiyle reddedilecektir.

79.6. Aşırı düşük teklifine ilişkin olarak istenen sürede açıklama yapmasına rağmen teklifi reddedilen isteklilere, açıklamalarının yeterli görülmeme nedenlerinin kesinleşen ihale kararı ile birlikte bildirilmesi zorunludur.

79.7. Yukarıda yapılan açıklamalar çerçevesinde, Kurumca ilgililerin faydalanmasına yönelik olarak hazırlanan “işçilik hesaplama modülü”ne (www.kik.gov.tr) adresinden ulaşılabilecektir.” açıklaması bulunmaktadır.

İhale konusu işin tanımı idari şartnamenin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde;

“Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına ait 82 500 m2 lik kullanım alanında; Hizmet binaları genel temizlik ve cam temizlik hizmetleri; Yemekhane, mutfak, çay hizmeti gibi yerlerde destek hizmetleri; Açık alanların ve bahçelerin bakım/temizlik hizmetleri; Evrak, eşya ve malzeme taşıma hizmetleri; İlaçlama hizmetleri; Başkanlık konutu temizlik hizmetlerinin 80 (seksen) personel ile yaptırılması” olarak ifade edilmiş ve aynı şartnamenin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25 inci maddesinde;

“25.1.İlgili mevzuat gereğince yapılacak ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderlerinin tamamı teklif fiyatına dahil edilecektir.

25.2.25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3.Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. İşin süresi ve personel sayısı dikkate alınarak ilgili mevzuatına göre hesaplanacak işçilik ücreti:

Yürürlükteki asgari ücret. İhale konusu personel resmi tatil ve bayram günlerinde çalışmayacaktır. Bu günler için ayrıca bir maliyet öngörülmeyecektir.

25.3.2. Yemek, yol ve giyecek giderleri:

Fiilen çalışılan her gün için; 11,18.- TL brüt yol bedeli, 3,85.-TL brüt yemek bedeli ücret bordrosunda gösterilecektir. Nakdi olarak ödenecek bu bedeller her ay için 22 gün üzerinden hesaplanacaktır. Giyecek ayni olarak verilecektir.

25.3.3. Malzeme giderleri:

İhale konusu işte kullanılacak olan, teknik şartnamede nitelikleri ve miktarı belirtilen malzemeler teklif fiyata dahildir.

25.3.4. Diğer giderler:

Teknik şartnamede belirtilen 20000 metrekare hizmet alanının ilaçlanması giderleri teklif fiyata dahildir (malzeme ve diğer tüm giderleri içerecektir).

25.4.Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Kısa vadeli sigorta prim oranları belirtilecektir.

1,5“düzenlemesine yer verilmek suretiyle, teknik şartnameye yapılan atıf ile birlikte teklif fiyatına dahil edilmesi gereken maliyet unsurları belirtilmiştir.

Anılan şartnamenin ek bölümünde ise ihale konusu işin süresine ilişkin açıklayıcı bilgiler bulunmakta ve bu bilgilerden işin 12 ay süresince devam edeceği anlaşılmaktadır.

Açıklanan veriler ışığında toplam 80 personel ile 9 ay süresince yapılacak, başvuruya konu malzeme dahil temizlik ve yardımcı hizmet alımı işi için;

– Brüt asgari ücret üzerinden ödenecek işçilik ücretinin,

– Aylık 22 gün üzerinden günlük brüt 11,18TL’lik yol ücretinin,

– Aylık 26 gün üzerinden günlük brüt 3,85TL’lik yol ücretinin,

– Teknik şartnamenin ekinde bulunan 3 ve 4 no’lu tablolarda yer alan tür ve miktarlarda temizlik malzemesine ilişkin maliyetin,

– İlaçlama hizmetine ilişkin maliyetin,

– Teknik şartnamenin ekinde bulunan 1 no’lu tabloda belirtildiği üzere; 23 adet yelek, 23 adet süveter, 46 adet gömlek, 46 adet pantolon, 23 çift ayakkabı, 160 adet iş elbisesi, 6 adet parka, 6 çift eldiven, 12 adet şapka, 6 adet yağmurluk, 6 çift spor ayakkabısı, 6 çift bot, 4 adet tulum ve 25 çift çizme olarak sıralanan giyim malzemelerine ilişkin maliyetin,

Teklif fiyatına dahil giderleri oluşturduğu ve kısa vadeli sigorta risk prim oranının % 1,5 olduğu ifade edilmiştir.

Bu çerçevede itirrazen şikâyete konu husus incelendiğinde;

Ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen istekli Beker Enj. Elk. İnş. Müş. Eml. Gıd. ve Tem. Hiz. Taah. Ltd. Şti.nin 18.10.2012 tarihli aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında giyim malzemelerinin maliyetini tevsik etmek amacıyla İz Tekstil-Uygar Ceran tarafından düzenlenerek SMMM tarafından onaylanan proforma faturanın sunulduğu, çizme hariç faturada yer alan giyim malzemelerinin adetlerinin teknik şartnamenin 1 no’lu ekinde belirtilen adetler ile uyumlu olduğu ancak çizme adedinin 23 çift olarak gösterildiği ve 23 çift çizme için teklif alınmak suretiyle teklif fiyatının açıklandığı tespit edilmiştir.

Aşırı düşük teklif değerlendirmesi sürecinde idare tarafından anılan proforma faturayı düzenleyen SMMM’den faturaya dayanak teşkil eden maliyet/satış tutarı tespit tutanağının istendiği ve tutanağın uygun olduğu kabul edilmekle birlikte, teklif fiyatlarının hayatın olağan akışına aykırılık teşkil edecek derecede düşük olduğu gerekçesiyle, proforma fatura ve eki tutanağın mükellefin bağlı olduğu vergi dairesine gönderilmesine karar verildiği ve fatura ile fiyatı tevsik edilemeyen 2 çift çizmenin de isteklinin öngörmüş olduğu firma kârı ile karşılanabileceği gerekçesiyle açıklamasının uygun görüldüğü 02.11.2012 tarihli ihale komisyon kararından anlaşılmaktadır.

Ancak Kamu İhale Genel Tebliğinin konuyla ilgili 79’uncu maddesinde istekliler tarafından yapılacak aşırı düşük teklif açıklamalarının belgelere dayandırılması gerektiği kabul edilmek suretiyle bir açıklama sistemi öngörülmüş ve isteklilerin teklif fiyatına ilişkin maliyet bileşenlerini tevsik etmeleri öngörülmüştür. Nitekim anılan Tebliğin 79.4.1’inci maddesinde“İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.” açıklamasına yer verilmek suretiyle aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında teklif bileşenlerine ilişkin maliyetleri belgelere dayalı olarak tevsik edemeyen isteklilerin tekliflerinin reddedileceği açık bir şekilde belirtilmektedir. Dolaysı ile kamu ihale mevzuatı çerçevesinde 02.11.2012 tarihli ihale komisyon kararında belirtildiği üzere, herhangi bir teklif bileşenine ilişkin maliyetin yüklenici kârından karşılanabileceği gibi bir yoruma gitmek mümkün görünmemektedir.

Bu itibarla, iddia edildiği üzere ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen isteklinin teklif bileşenlerinden olan 25 çift çizmeye ilişkin maliyeti belgelere dayalı olarak açıklayamadığı, yapılan açıklamanın 23 çift çizmeye ilişkin maliyeti kapsadığı ve 2 çift çizmeye ilişkin maliyetin belgelere dayalı olarak tevsik edilmediği anlaşıldığından, açıklamasının uygun görülmemesi gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Beker Enj. Elk. İnş. Müş. Eml. Gıd. ve Tem. Hiz. Taah. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Esasta
Oybirliği, gerekçede oyçokluğu ile karar verildi.