Aşırı düşük teklif açıklaması süresinin resmi tatil günleri dikkate alınarak belirlenmesi zorunlu mudur (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,şikayete konu ihalede tekliflerinin aşırı düşük bulunduğuna dair, 20.08.2013 tarihinde postaya verilen ve firmalarına 26.08.2013 tarihinde tebliğ edilen yazıda, aşırı düşük teklif açıklanmasına ilişkin cevapların 02.09.2013 tarihi saat 09:30’a kadar idareye sunulmasının istenildiği, firmalarının aşırı düşük teklife ilişkin yaptıkları açıklamalarını 03.09.2013 tarihinde ve yasal süresi içinde idareye verdikleri, ancak verilen süre içerisinde aşırı düşük teklif açıklamasının idareye sunulmadığı gerekçesi ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, bu durumun mevzuata aykırı olduğu, iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…”hükmü,

Aynı Kanun’un “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 65 inci maddesinde“Aday, istekliler ve istekli olabileceklere yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlarda aşağıdaki hususlara uyulması zorunludur:

a) Tebligatlar idareler veya Kurum tarafından aşağıdaki yöntemler kullanılarak yapılabilir:

1) İmza karşılığı elden.

2) İadeli taahhütlü mektupla.

3) Elektronik ortamda.

4) Faksla…

… yabancı isteklilerde ise ondokuzuncu gün Tebligatın bu tarihten önce muhataba ulaşması halinde ise fiili tebliğ tarihi esas alınır…

…Bu Kanunda hüküm bulunmayan hallerde yapılacak tebliğler hakkında Tebligat Kanunu hükümleri uygulanır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Aşırı düşük teklif değerlendirmesi” başlıklı 45.1.2’nci maddesinde “Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir.” açıklaması bulunmaktadır.

İnceleme konusu ihalede başvuru sahibi istekli Agel İnşaat Müşavirlik Mühendislik Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifi ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak değerlendirilerek, 19.08.2013 tarih ve 2538 sayılı ve 20.08.2013 tahinde iadeli taahhütlü postaya verilen yazı ile 02.09.2013 tarihi saat 09.30’a kadar idarede olacak şekilde aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği anlaşılmıştır.

Durum böyle iken, idarece aşırı düşük teklif açıklaması yazısının açıklamada bulunacak isteklilere ne zaman tebliğ edileceği belli olmadığı halde idarece sözkonusu yazıda tarih ve saat verilerek açıklama istenildiği anlaşılmış olup, bu durumun 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesine ve yukarıda yer alan Tebliğ maddesine aykırılık teşkil ettiği sonucuna ulaşılmıştır.

Ayrıca, idarece 20.08.2013 tarihinde iadeli taahhütlü postaya verilen aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi yazısının, başvuru sahibi istekli Agel İnşaat Müşavirlik Mühendislik Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.ne 26.08.2013 tarihinde tebliğ edildiği, anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin belge veya bilgilerin 03.09.2013 tarihinde idare kayıtlarına alındığı tespit edilmiştir.

İdarenin şikâyetçiye verdiği 16.09.2013 tarih ve 2811 sayılı cevabi yazıda, “…ilgili dilekçenizde belirttiğimiz hususlara rağmen, Kamu İhale Genel Tebliği madde 45.1.2’de belirtildiği üzere beş (5) iş gününden az olmamak üzere belirlenen yasal sürede savunmanızı teslim etmiş olmalıydınız; Konuyla İlgili Anayasa Mahkemesinin 26/07/2013 tarih ve 28719 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan kararı, Kamu İhale Kurumunun emsal teşkil edecek 2011/UH.III-3857 nolu kararları ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu doğrultusunda aşırı düşük sorgulama yasal süreniz 02.09.2013 tarihinde dolmuştur.

Bu itibarla 03.09.2013 tarih ve 2274 sayılı, İl Müdürlüğümüze teslim aşırı düşük teklif sorgulama talebine ilişkin, aşırı düşük teklif savunma dosyanız firmanıza tanınan yasal sürede teslim edilmemiştir…”denilerek şikâyetin reddedildiği,

Yukarıda yer alan tespitler ve şikâyetçiye verilen cevabi yazıdan, idare tarafından isteklinin aşırı düşük teklif açıklama talebine ilişkin yazının başvuru sahibine 26.08.2013 tarihinde tebliğ edildiği, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2’nci maddesine göre aşırı düşük teklifine ilişkin açıklama verme süresinin 02.09.2013 tarihinde dolduğu gerekçesiyle aşırı düşük teklif açıklamasının kabul edilmediği anlaşılmıştır.

Ancak, idarece gönderilen aşırı düşük açıklama talebi yazısının, başvuru sahibi istekli Agel İnşaat Müşavirlik Mühendislik Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.ne 26.08.2010 tarihinde tebliğ edildiği dikkate alındığında, anılan istekli için teklifine ilişkin aşırı düşük açıklama verme süresinin 27.08.2013 tarihinde başlayacağı, 30.08.2013 Cuma gününün Zafer Bayramı, resmi tatil olduğu için iş günü olarak kabul edilemeyeceği anlaşılmış olup, anılan isteklinin teklifine ilişkin aşırı düşük açıklama verme süresinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2’nci maddesine belirlenen en az süre verilmesi durumunda bile sürenin 03.09.2013 tarihinde sona ereceği anlaşılmış olup, başvuru sahibi isteklinin aynı tarihte ve süresi içinde aşırı düşük teklif açıklamasını idareye sunduğu tespit edilmiştir.

Bu itibarla başvuru sahibi isteklinin teklifine ilişkin verdiği açıklamaların idarece süresinde verilmediği gerekçesiyle kabul edilmemesinin Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.2’nci maddesine aykırılık teşkil ettiği anlaşılmıştır.

Diğer yandan, inceleme konusu ihalede başvuru sahibi istekli dışında Sür-Ka Sanayi Tesisleri Makine İnşaat Nakliyat Orman Ürünleri Sanayi ve Tic. Ltd. Şti.- Özdemir Yapım Temizlik İnşaat Nakliyat Sağlık Hizmetleri Eğitim Pazarlama Taahhüt San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı ile Özpol Mühendislik Müşavirlik İnşaat ve Taahhüt Nakliye San. ve Tic. Ltd. Şti.nin tekliflerinin ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak değerlendirilerek, 19.08.2013 tarih ve 2538 sayılı ve 20.08.2013 tarihinde iadeli taahhütlü postaya verilen yazılar ile 02.09.2013 tarihi saat 09:30’a kadar idarede olacak şekilde aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, anılan isteklilere söz konusu yazıların 22.08.2013 tarihinde tebliğ edildiği anlaşılmıştır.

Durum böyle iken, Gerek Sür-Ka Sanayi Tesisleri Makine İnşaat Nakliyat Orman Ürünleri Sanayi ve Tic. Ltd. Şti.- Özdemir Yapım Temizlik İnşaat Nakliyat Sağlık Hizmetleri Eğitim Pazarlama Taahhüt San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı, gerekse Özpol Mühendislik Müşavirlik İnşaat ve Taahhüt Nakliye San. ve Tic. Ltd. Şti.ne aşırı düşük teklif açıklaması yapılabilmesi için Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2’nci maddesinde en az süre olarak belirtilen beş iş gününden fazla süre verildiği ve anılan isteklilerce idareye aşırı düşük teklif açıklaması verilmediği dikkate alındığında, idarece aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında yapılan mevzuata aykırılığın sözkonusu istekliler için esasa etkili sonuç doğurmadığı ve idarece tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Agel İnşaat Müşavirlik Mühendislik Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamasının idareye süresinde verildiği kabul edilerek değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.