Zeyilname ile değiştirilen idare adının belgelerde eski haliyle yer alması teklifin esasını etkiler mi (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihalede tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesinin yerinde olmadığıiddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden erişilen ihale ilanı ile 26.07.2013 tarihli ihale dokümanında yer alan; İdari şartname’nin 1.1’inci maddesinde, Sözleşme Tasarısı’nın 2.1’inci maddesinde, geçici teminat mektubu standart formu ve iş ortaklığı beyannamesi standart formu gibi belgelerde idarenin adının “Şube Müdürlüğü-A.P.K. DİĞER ÖZEL BÜTÇELİ KURULUŞLAR DEVLET SU İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ”olarak belirtildiği,

Ancak Sözleşme Tasarısı’nın “Sözleşmenin tarafları” başlıklı birinci maddesinin 1.1’inci maddesinde idarenin adının “Şube Müdürlüğü-Barajlar Ve HES Şube Müdürlüğü ÖZEL BÜTÇELİ KURULUŞLAR DEVLET SU İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ” olarak belirtildiği tespit edilmiştir.

EKAP üzerinden erişilen 01.08.2013 tarihli zeyilnamede ““Siirt-Veysel Karani Göleti İnşaatı” işi ihale dokümanlarında; “İdare ismi, Şube Müdürlüğü-A.P.K. DİĞER ÖZEL BÜTÇELİ KURULUŞLAR DEVLET SU İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ” olarak sehven yer almıştır.

“İdare ismi, Şube Müdürlüğü-BARAJLAR VE HES ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ DİĞER ÖZEL BÜTÇELİ KURULUŞLAR DEVLET SU İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ” olarak değiştirilmiştir.”hususlarına yer verilmiştir.

01.08.2013 tarihli zeyilname ile değişik ihale dokümanında yer alan İdari Şartname’nin 1.1’inci maddesinde, Sözleşme Tasarısı’nın 1.1’inci maddesinde, geçici teminat mektubu standart formu gibi belgelerde idarenin adının “Şube Müdürlüğü-BARAJLAR VE HES ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ DİĞER ÖZEL BÜTÇELİ KURULUŞLAR DEVLET SU İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ”olarak belirtildiği,

Buna karşın Sözleşme Tasarısı’nın 2.1’inci maddesinde ve İş Ortaklığı Beyannamesi standart formunda idarenin adının “Şube Müdürlüğü-A.P.K. DİĞER ÖZEL BÜTÇELİ KURULUŞLAR DEVLET SU İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ”olarak belirtildiği görülmüştür.

EKAP üzerinden erişilen 02.08.2013 tarihli zeyilnamede “IKN: 2013/103832 Siirt Veysel Karani Göleti İnşaatı ihalesi ile ilgili olarak; İhalenin teknik şartnameler ve diğer tüm eklerinin eklendiği seçeneği sehven işaretlenmiştir. Ancak Siirt Veysel Karani Göleti İnşaatı işine ait projeler eklendiğinde doküman boyutu 40 mb ‘ı geçtiğinden yüklenememiştir. İhale dokümanlarının idareden temin edilmesi gerekmektedir. (e-imza ile ihale dokümanlarını alan istekliler ihale dokümanlarının kopyalandığı CD yi İdareden bedelsiz olarak alabilirler.)” hususları yer almaktadır.

01.08.2013 tarihli zeyilname ile değişik ihale dokümanına ilişkin yukarıda yapılan tespitler 02.08.2013 tarihli zeyilname ile değişik ihale dokümanı için de geçerlidir.

26.07.2013 tarihli ihale dokümanında yer alan İdari Şartname’nin 2.1’inci maddesinde ihale konusu işin adı “Siirt Veysel Karani Göleti İnşaatı”, 3.1’inci maddesinde ise İhale kayıt numarası “2013/103832” olarak belirtilmiş olup bu maddeler zeyilname ile değişik ihale dokümanında da aynıdır.

4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesinde; “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6’ncı maddesinde; “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

…” açıklaması yer almaktadır.

Yapılan incelemede 19.09.2013 tarihli ihale komisyonu kararında Ata Gündüz İnş. Taah. Tar. Tur. Mad. Nak. Tic. ve San. A.Ş. ve Nil-Ta Petrol Ürünleri İnş. Müt. Taah. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile başvuru sahibi Hisamioğlu İnş. Tem. Taah. Müh. Hiz. Tar. Ür. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.nin tekliflerinin “ihale dosyalarındaki dokümanlarında, idare isminin değiştirilmesi için zeyilname hazırlanmasına rağmen, standart formlar ve geçici teminat mektubunda idarenin isminin yanlış yazılmasından dolayı” değerlendirme dışı bırakıldığının belirtildiği,

Başvuru sahibinin ihale dokümanını 21.08.2013 tarihinde EKAP üzerinden e-imza kullanarak indirdiği,

Başvuru sahibi tarafından teklifi kapsamında sunulan belgeler incelendiğinde; birim fiyat teklif mektubu, geçici teminat mektubu, banka referans mektubu ve başka belgelerde idarenin adının “Devlet Su İşleri 10. Bölge A.P.K. Şube Müdürlüğü” olarak belirtildiği,

Bununla birlikte birim fiyat teklif mektubunda İhale Kayıt Numarasının “2013/103832”, ihalenin adının ise “Siirt Veysel Karani Göleti İnşaatı” olarak belirtildiği,

Geçici teminat mektubu ve banka referans mektubunda ise işin adının “Siirt Veysel Karani Göleti(2013/103832)” olarak belirtildiği tespit edilmiştir.

Yukarıda yapılan tespitlerden 26.07.2013 tarihli ihale dokümanında idarenin adının hatalı yazılmış olması nedeni ile idare tarafından 01.08.2013 tarihli zeyilname ile idarenin adı ile ilgili zeyilname düzenlendiği, buna rağmen 01.08.2013 ve 02.08.2013 tarihli zeyilnameler ile değişik ihale dokümanlarında idarenin adı ile ilgili çelişkili düzenlemelerin bulunduğu anlaşılmaktadır.

Başvuru sahibi tarafından sunulan birim fiyat teklif mektubu, geçici teminat mektubu ve banka referans mektubu gibi belgelerde idarenin adının yanı sıra yer verilen “ihale kayıt numarası” ve “ihale konusu işin adı” bilgilerinin doğru olarak yer aldığı, ihale kayıt numarasının ise teklif verilen ihaleyi ve buna bağlı olarak da idarenin adını tanımlamaya tek başına yeterli olduğu, bu durumda istekli tarafından söz konusu belgelerde zeyilname ile düzeltilmiş idare adı yerine zeyilname öncesindeki idare adının kullanılmış olmasının anılan belgelerin ve isteklinin teklifinin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olmadığı, dolayısı ile söz konusu belgelerin bu hali ile kabul edilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

Nil-Ta Petrol Ürünleri İnş. Müt. Taah. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından teklifi kapsamında sunulan belgeler incelendiğinde;

Birim fiyat teklif mektubunda idarenin adının “Şube Müdürlüğü-A.P.K. DİĞER ÖZEL BÜTÇELİ KURULUŞLAR DEVLET SU İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ”olarak belirtildiği, teklif mektubunda ihale kayıt numarası ile ihalenin adına yer verildiği,

Geçici teminat mektubu ve banka referans mektubunda idarenin adının “Şube Müdürlüğü A.P.K DİĞER ÖZEL BÜTÇELİ KURULUŞLAR DEVLET SU İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ 10. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ DİYARBAKIR”olarak belirtildiği, ayrıca ihalenin adına yer verildiği, ihale kayıt numarasına ise yer verilmediği,

Diplomalarının değerlendirilmeye alınmasını talep eden dilekçede, idarenin adının “Şube Müdürlüğü-A.P.K. DİĞER ÖZEL BÜTÇELİ KURULUŞLAR DEVLET SU İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ” olarak belirtildiği, ayrıca ihalenin adına yer verildiği, ihale kayıt numarasına ise yer verilmediği,

Ata Gündüz İnş. Taah. Tar. Tur. Mad. Nak. Tic. ve San. A.Ş. tarafından teklifi kapsamında sunulan belgeler incelendiğinde;

Birim fiyat teklif mektubunda idarenin adının “Şube Müdürlüğü A.P.K.-DİĞER ÖZEL BÜTÇELİ KURULUŞLAR DEVLET SU İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ”olarak belirtildiği, teklif mektubunda ihale kayıt numarası ile ihalenin adına yer verildiği,

Geçici teminat mektubu ve banka referans mektubunda idarenin adının “Şube Müdürlüğü-A.P.K. DİĞER ÖZEL BÜTÇELİ KURULUŞLAR DEVLET SU İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ”olarak belirtildiği, ayrıca idarenin adresine ve ihalenin adına yer verildiği, ihale kayıt numarasına ise yer verilmediği tespit edilmiştir.

Yukarıda adı geçen isteklilerce sunulan birim fiyat teklif mektubu, geçici teminat mektubu ve banka referans mektubu gibi belgelerde idarenin adının yanı sıra yer verilen “ihale konusu işin adı” nın doğru olarak yer aldığı, isteklilerin belgelerinde hatalı olduğu belirtilen idare adının ise idarenin zeyilname düzenlemeden önceki ihale dokümanında yer alan idare adı ile aynı olduğu, bu durumda istekliler tarafından söz konusu belgelerde zeyilname ile düzeltilmiş idare adı yerine zeyilname öncesindeki idare adının kullanılmış olmasının anılan belgelerin ve isteklilerin tekliflerinin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olmadığı, dolayısı ile söz konusu belgelerin bu hali ile kabul edilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi Hisamioğlu İnş. Tem. Taah. Müh. Hiz. Tar. Ür. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Ata Gündüz İnş. Taah. Tar. Tur. Mad. Nak. Tic. ve San. A.Ş. ile Nil-Ta Petrol Ürünleri İnş. Müt. Taah. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin tekliflerinin değerlendirmeye alınarak tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.