Aşırı düşük teklif açıklamalarında menü bileşenlerinin teknik şartnameye uygun olmaması teklifin reddine neden olur mu (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli Tarık Yapıcı (Kervansaray Yemek Fabrikası) & Öz Mis Yem. Tem. İnş. San. Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişimi’nin aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında sunmuş olduğu proforma faturaların Kamu İhale Genel Tebliği’nde belirtilen şekil şartlarına uygun olmadığı, kırmızı et, tavuk eti araç gideri, gıda zehirlenmelerine karşı sigorta gibi birçok maliyet bileşeni için açıklama yapılmadığı, elektrik, su, LPG gibi giderlerin miktarlarının herhangi bir belgeye dayanılmadan varsayımlara dayalı olarak belirlendiği, netice itibari ile ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması mevzuata uygu olmadığından teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İtirazen şikâyete konu ihaleye yedi istekli tarafından teklif sunulduğu, bütün isteklilerin tekliflerinin geçerli teklif olarak belirlendiği, Öz Emin Tem. Yem. Bilg. İşl. İnş. Gıda Kırt. San. Tic. Ltd. Şti., Usta Yem. Tem. İnş. Otom. Eğt. Teks. Cenz. Hizm. Turz. San. Tic. Ltd. Şti. ve Tarık Yapıcı (Kervansaray Yemek Fabrikası) & Öz Mis Yem. Tem. İnş. San. Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişimi olmak üzere üç isteklinin teklif bedeli aşırı düşük bulunarak açıklama istendiği, Öz Emin Tem. Yem. Bilg. İşl. İnş. Gıda Kırt. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin açıklama sunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, Usta Yem. Tem. İnş. Otom. Eğt. Teks. Cenz. Hizm. Turz. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin, aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin aşırı düşük teklif açıklaması uygun görülen Tarık Yapıcı (Kervansaray Yemek Fabrikası) & Öz Mis Yem. Tem. İnş. San. Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişimi üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

…

79.4.2.16. İstekliler tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamındaki mallara ilişkin olarak proforma fatura yerine sadece alış faturası ile açıklamada bulunulması geçerli bir açıklama olarak kabul edilmeyecektir.” açıklaması yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Müteahhit firmanın yükümlülükleri” başlıklı 5’inci maddesinde “…3 ) Firma, yemekhanelerde kullanılacak her türlü temizlik malzemelerini kendisi temin edecektir.

4 ) Yemekhanelerdeki her masada mutlaka tuzluk, biberlik, su bardağı ve sürahi, , peçete ile ağzı kapalı ekmek sepeti sürekli bulunduracak, bu malzemelerin tümünü firma temin etmekle yükümlüdür.

…

13) Mutfakta mutfak personelinden başka kimse bulunmayacaktır. Mutfak girişlerinde temiz ve kirli galoş, bone ve yüz maskesi kutusu olacaktır. Mutfağa giren her personel bone, galoş, yüz maskesi takacaktır. Mutfakta çalışan her personel eldiven kullanacaktır.

14) Firma mutfak ve yemekhanede çalışan personel için anti-bakteriyel sıvı sabun bulundurmak zorundadır.

17) … yemek taşıması yapacak en az 1 adet taşıta ait ruhsatlarının asilleri veya noter tasdikli araç kira sözleşmesi, sözleşme aşamasında sunulacaktır. (Yemek taşımasında kullanılacak araçlar panelvan tipi araçlar olacaktır. Araçların yaşı en fazla 12 yıl olacaktır.)

…

19) Yüklenici tüm öğrenci sayısını kapsayacak şekilde zehirlenmelere karşı mesul mali sorumluluk sigortası yaptıracaktır. Olası zehirlenmelerde tüm sorumluluk ve tedavi masrafları yükleniciye ait olacaktır.

…

25) Yemek üretim dağıtım ve taşımasında kullanılacak malzemeler paslanmaz çelik krom ile tehermobax kaplardan oluşacaktır. Tabldotların taşınması poşetlenerek yapılacaktır.

…

36) Yemek salonu olan taşıma merkezlerinin masa ve sandalye ihtiyaçları yüklenici firma tarafından karşılanacaktır.

…

42) İhalenin kendisinde kalması durumunda hizmete başlama tarihi itibariyle, mutfağında en az 1425 kişi kapasiteli tam otomatik bulaşık makinası bulundurulacak; yemek yapımında ve dağıtımında kullandığı kapları bu makinada yıkayacaktır.

43) Yüklenici teslim programı: Yüklenici, Taşıma Merkezi Okullara; okulların açık olduğu günlerde yemekleri şartnamede belirtilen saatlerde teslim etmek zorundadır…”düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Personelin Çalışma Şekli, Kılık ve Kıyafeti” başlıklı 7’nci maddesinde “… b) Yemek servisinde çalışacak olan personelin giyeceği kılık kıyafet okul idaresinin belirlediği şekilde tam ve temiz olacak, bu kıyafetler firma tarafından gerektiğinde değiştirilmek üzere temin edilecektir.

…

d) Firma mutfak, yemekhane ve servislerde bulunan ofisleri muntazam olarak (15 günde bir) haşerelerden korunması için önlem alacak, ehli kişiler nezaretinde ilaçlama yapacaktır. Ayrıca bu uygulamayı yemekhanesi bulunan okullarda da yapacaktır. Bu konudaki masraflar firmaya ait olacaktır.”düzenlemesi yer almaktadır.

İhale üzerinde bırakılan istekliye gönderilen 16.09.2013 tarihli aşırı düşük teklif açıklama talep yazısı incelendiğinde, teklife esas bileşenlerin tamamına ilişkin açıklanma istendiği ve söz konusu yazıda bir haftalık yemek listesinin ekte yer aldığının belirtildiği, ancak ekte yer alan yemek listesinin bir haftalık değil bir aylık olduğu (dört hafta bir gün) tespit edilmiştir.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin sunmuş olduğu çiğ girdi maliyetlerine ilişkin tablolar incelendiğinde bir haftalık (beş gün) menü üzerinden açıklama yapıldığı, ancak listede yer alan herhangi bir haftaya ait menü bileşenleri üzerinden açıklama yapılması yerine, isteklinin kendi oluşturmuş olduğu menü üzerinden açıklama yapıldığı, incik yahnisi, tas kebabı gibi açıklama talep listesinde yer almayan yemeklerin de yemek menüsünde kullanıldığı, ayrıca incik yahnisi yemeğinin Teknik Şartname ekinde yer alan yemek gramajlarını gösterir listede de bulunmadığı tespit edilmiştir. Öte yandan açıklama talep yazısında teknik şartnamede yer alan gramajlara göre açıklama yapılacağı belirtilmiş olmasına rağmen etli bezelye, etli nohut, tas kebabı gibi bazı yemeklerde yağ, tuz, baharat gibi bileşenlerin gramajlarına yemek listelerinde yer verilmeyerek, bu tür giderlere tüp gideri ilave edilerek yemek başı 0,10 TL olacak şekilde gider ilave edildiği, belirlenen tutarın ne surette tespit edildiğine ilişkin olarak da herhangi bir açıklama yapılmadığı, menüde bulunan tulumba tatlısına ait girdilerin cins ve miktarlarına yer verilmediği ve öngörülen fiyat için herhangi bir belge sunulmadığı görülmüştür.

Araç giderine ilişkin olarak yapılan açıklamada araçların kendilerine ait olduğunun belirtildiği ve bu araçlara ilişkin ruhsatların sunulduğu görülmüş, ancak araçlar için herhangi bir amortisman bedeli öngörülmediği, yakıt ve servis gideri olarak araç başına öngörülen günlük 40,00 TL maliyet tutarının ne surette tespit edildiğine ilişkin olarak da herhangi bir açıklama yapılmadığı ve belge sunulmadığı anlaşılmıştır.

Yemek maliyet tablolarında et için 13,00 TL/kg olarak öngörülmüşken, sunulan proforma faturada birim fiyatın 13,50 TL olarak belirtildiği, açıklama kapsamında sunulan ve dana etinin kg fiyatı 12,50 TL olarak belirtilen 19.08.2013 tarihli faturanın ise Kamu İhale Genel Tebliği’nde öngörülen kabulü mümkün bir açıklama yöntemi olmadığı anlaşılmıştır.

Teknik Şartname’de belirtildiği şekilde yüklenici tarafından temini gereken temizlik malzemeleri, eldiven, galoş, yüz maskesi, gibi sarf malzemeleri, zehirlenmelere karşı mali sorumluluk sigortası, elektrik, su, ilaçlama gibi giderler ile bulaşık makinesi, thermobaks gibi yemek hizmetinde kullanılacak malzemelere ait amortisman giderlerine ilişkin olarak belgelere dayalı açıklama yapılmadığı, personelin giyim gideri, su, tuz, baharat, peçete ve masa örtüsü gibi giderlerine ilişkin maliyetler için herhangi bir bedel öngörülmediği tespit edilmiştir.

Salça, bulgur, pirinç, makarna gibi girdilerin yer aldığı ve tek sayfadan oluşan proforma faturada anılan Tebliğ maddesinde yer alan meslek mensubuna ait beyanın bulunmadığı, ayrıca söz konusu proforma fatura ile domates, yeşilbiber, limon, gibi malzemelerin bulunduğu proforma faturada miktar bakımından malzemelerin cinslerine (kg, adet, litre, deste vb.) yer verilmediği tespit edilmiştir.

Yapılan tespitler çerçevesinde ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında yapmış olduğu açıklamanın mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale üzerinde bırakılan istekli Tarık Yapıcı (Kervansaray Yemek Fabrikası) & Öz Mis Yem. Tem. İnş. San. Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişimi’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.