Tekliflerde yer alan bilgi eksikliklerinin giderilmesine yönelik bilgilerin, istekli yerine ilgili kurumlardan istenip istenemeyeceği (KİK)

11.11.2010 tarih ve II.H.33.70.0199/2010-56E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Kartal Koşuyolu Yüksek İhtisas Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 11.10.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “2011 Yılı Malzemeli Yemek Pişirme, Kahvaltı Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Damgacıoğulları Tem. Sağl. Hizm. ve Gıda San. Tic. Ltd. Şti.’nin 20.10.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 20.10.2010 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 27.10.2010 tarih ve 42544 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 27.10.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1) İhale üzerinde bırakılan iş ortaklığının teklif tutarının, yaklaşık maliyetin %19,3 oranında altında olduğu, hatta yemek için gerekli tüm malzeme maliyetlerinden sonra sözleşme giderini de karşılayamayacak durumda olması sebebiyle söz konusu isteklinin teklifinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulması gerektiği,

2) Söz konusu iş ortaklığının sunduğu iş bitirme belgelerinin mevzuata uygun olmadığı,

İddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

            1) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru konusu ihaleye ait idari şartnamenin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2 nci maddesinde, ihalenin adı; “2011 yılı malzemeli yemek pişirme, kahvaltı hazırlama, dağıtım ve sonrası hizmetleri alımı ihalesi” olarak belirlenmiştir.

            İddia konusu hususla ilgili olarak, Kamu İhale Genel Tebliğinin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde; “…79.4. İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.

79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir…” açıklaması yer almaktadır.

Teknik şartnamenin “B) Hizmeti yürütecek personel” başlıklı maddesinde hizmetin yürütülmesi esnasında görev alacak personelin sayısı 46 olarak belirtilmiştir. Ancak, gerek idari gerekse teknik şartnamede, söz konusu personele ödenecek ücret miktarı hakkında bir düzenlemeye rastlanmamıştır. Personel giderlerinin net olarak tespit edilebileceği bir düzenleme mevcut olmadığından, belirtilen düzenlemeye göre, 46 işçinin asgari ücret üzerinden 12 aylık maliyeti 525.354,96 TL olmakta ise de, bu maliyet istekliler arasında farklılık gösterebilir.

İhale dokümanında, aşırı düşük tekliflerin tespit edilmesiyle ilgili olarak idarece belirlenmiş bir yöntem bulunmamaktadır.

            Aşırı düşük tekliflerin tespit edilmesiyle ilgili olarak, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 59 uncu maddesinde; “(1) İhale komisyonu verilen tekliflerden, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

            (2) İhale komisyonu;

            a) Verilen hizmet ve yapım yönteminin ekonomik olması,

            b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

            c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

            hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır.

            (3) Aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde; Kamu İhale Kurumu tarafından aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlenmiş ise ihale komisyonu bu düzenlemeyi esas alır.

            (4) Aşırı düşük teklif değerlendirmesinde tekliflerin, asgari maliyet yanında sözleşme giderlerini karşılayıp karşılamadığı da dikkate alınır.” hükmü yer almaktadır.

            Aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde, yapım işleri ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri için Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen yöntemler mevcut olmasına karşın, personel çalıştırılmasına dayalı olmayan bir hizmet alımı ihalesinde, Kamu İhale Genel Tebliğinin yukarıda belirtilen 79 uncu maddesinin dördüncü fıkrasında açıklanan hususlar dışında, tekliflerin aşırı düşük teklif sınıfında olup olmadığını belirleyecek net bir metot bulunmamaktadır. Anılan Tebliğ açıklamasına göre, personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesinin yapılması gerekmektedir. Dolayısıyla, iddia konusu ihalede, personel sayısı belirli olmasına karşın, personel maliyetlerinin hesaplanabilmesi amacıyla idarece düzenlenmiş ve bütün isteklilerce kullanılması zorunlu olan asgari personel sayısı dışında personelin ücretleri ve diğer giderleri hakkında bir düzenleme mevcut olmadığından, malzeme ve diğer maliyet kalemlerine ait giderlere ilişkin olarak yapılacak değerlendirme sonucu bir teklifin aşırı düşük kapsamında olup olmadığına karar verilmesi hususunun idarenin takdirinde olduğu sonucuna varılması sebebiyle başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmemiştir.

            2) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

            Başvuru konusu hususla ilgili olarak, idari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7 nci maddesinin beşinci fıkrasının iş deneyim belgeleri ile ilgili birinci bendinde; “Son beş yıl içinde bedel içeren bir sözleşme kapsamında kabul işlemleri tamamlanan ve teklif edilen bedelin % 25 oranından az olmamak üzere, ihale konusu veya benzer işlere ilişkin iş deneyimini gösteren belgeler” düzenlemesi;

            Mezkûr şartnamenin, benzer iş olarak kabul edilecek işlerin belirlendiği altıncı fıkrasında; “Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir: Kamu ve özel sektörde gerçekleştirilen; yemek pişirme, kahvaltı hazırlama, dağıtım ve sonrası hizmetler benzer iş olarak kabul edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

            Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “İş deneyimini gösteren belgeler” başlıklı 39 uncu maddesinde; “(1) İş deneyimini gösteren belgelerin istenildiği ihalelerde; yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

            a) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,

            …

            istenilmesi zorunludur.

            …

            (5) İş ortaklığında pilot ortağın, istenen iş deneyim tutarının en az % 70’ini, diğer ortakların her birinin ise istenen iş deneyim tutarının en az % 10’unu sağlaması gerekir. Ancak, diğer ortak veya ortakların iş deneyim tutarı toplamı, istenen iş deneyim tutarının % 30’undan az olamaz. Konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmı için istenen iş deneyim tutarını sağlaması zorunludur.” hükmü yer almaktadır.

            Başvuru sahibinin iddiasında, ihale uhdesinde bırakılan iş ortaklığınca sunulan iş bitirme belgelerinin neden mevzuata uygun olmadığı belirtilmemekte ise de, söz konusu iddiaya ilişkin olarak ihale üzerinde bırakılan Saray Yemek Fabrikası (Cafer Oskay)+Erçiş Kardelen Pet. Ürün. Teks. Gıda İnş. İml. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti. iş ortaklığının sunduğu iş deneyim belgeleri incelenmiştir.

            Söz konusu iş ortaklığının pilot ortağı konumundaki Cafer Oskay’ın iş deneyim belgesinin 06.01.2010 tarihinde Adalet Bakanlığı Van F Tipi Yüksek Güvenlikli Kapalı Ceza İnfaz Kurumu tarafından zikredilen kişi adına düzenlendiği ve sözü edilen belgeye konu işin adının “Hazır yemek alım dağıtım ve sonrası işi” olduğu belirlenmiştir. Bahsi geçen belgede, sözleşme tarihinin 29.12.2008 ve belge tutarının 442.190,40 TL olduğu belirtilmesine karşın, kabul tarihi hususunda bir bilgi mevcut değildir.

Konu ile ilgili olarak, Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37 inci maddesinde; “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” hükmü,

            Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56 ncı maddesinde “…(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

            (5) Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

            (6) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, son başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin son başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir…”  hükmü,

            Kamu İhale Genel Tebliğinin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı      16 ncı maddesinin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı altıncı fıkrasında; “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır …” açıklaması

Yer almaktadır.

            Yukarıda zikredilen Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37 inci maddesinin ikinci fıkrasındaki hüküm ile Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56 ncı maddesinin dört ve beşinci fıkralarındaki hükümler ile Kamu İhale Genel Tebliğinin 16 ncı maddesinin altıncı fıkrasının birinci bendinde yer alan açıklamaya göre iddia konusu husus değerlendirildiğinde, teklif zarfı içinde isteklilerce sunulması istenilen belgeler ve bu belgelerle ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin sunulmaması halinde, bu eksik belgelerin idarelerce tamamlatılması mümkün değildir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebileceği gibi, ilgili eksikliğin tamamlatılması işleminin istekliler tarafından yapılması da yazılı olarak istenebilir. Bu durumda, iki iş gününde14n az olmamak üzere idare tarafından belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedilmesi gerekmektedir.

            Bu çerçevede, yukarıda verilen mevzuat hüküm ve açıklamaları doğrultusunda, hizmet alımı ihalelerinde, isteklilerce, “ilk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan” hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması gerektiğinden, ihale uhdesinde bırakılan iş ortaklığının pilot ortağı konumundaki Cafer Oskay’ın iş deneyim belgesinde kabul tarihi mevcut olmaması sebebiyle, bahsi geçen belgeye konu işin kabul işlemlerinin yapılıp yapılmadığı hususu anlaşılamamaktadır. Bundan dolayı, ihaleye katılabilmek için sunulması gereken belgeler ve yeterlik kriterleri arasında bulunan mezkûr iş deneyim belgesindeki söz konusu bilgi eksikliğinin giderilmesi işleminin, ihaleyi yapan idare tarafından ya re’sen ilgili idareden talep edilerek ya da idarece belirlenecek mevzuata uygun bir süre zarfında ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığından talep edilerek yerine getirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır. 

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

            İhale üzerinde bırakılan iş ortaklığının pilot ortağına ait söz konusu iş deneyim belgesi dışında, şikâyet konusu ihalede geçerli teklif sahibi olan diğer firmalardan, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Canlar Taah. Paz. İth. İhr. İnş. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan iş deneyim belgesi, Saiş Gıda Teks. Tem. Nak. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti. adına düzenlenmiş iş deneyim belgesi, Ova Toplu Yemek Üretim ve Dağıtım Gıda San. Tic. Ltd. Şti. adına düzenlenmiş iş deneyim belgesi ile Sofra Yemek Üretim ve Hizmet A.Ş. adına düzenlenmiş iş deneyim belgesinde kabul tarihi mevcut değildir. Kahvecioğlu Gıda İnş. Taah. Top. Tem. Paz. San. Tic. Ltd. Şti. adına düzenlenmiş iş deneyim belgesinde de işe başlama tarihi belirtilmesine karşın, kabul tarihi mevcut değildir.

            Dolayısıyla, zikredilen firmaların iş deneyim belgelerinde bulunan söz konusu bilgi eksikliğinin giderilmesi işleminin, ihaleyi yapan idare tarafından ya re’sen ilgili idareden talep edilerek ya da idarece belirlenecek mevzuata uygun bir süre zarfında adı geçen isteklilerden talep edilerek yerine getirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır. 

            Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Saray Yemek Fabrikası (Cafer Oskay)+Erçiş Kardelen Pet. Ürün. Teks. Gıda İnş. İml. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti. iş ortaklığının pilot ortağı Cafer Oskay ile Canlar Taah. Paz. İth. İhr. İnş. San. Tic. Ltd. Şti., Saiş Gıda Teks. Tem. Nak. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti., Ova Toplu Yemek Üretim ve Dağıtım Gıda San. Tic. Ltd. Şti., Sofra Yemek Üretim ve Hizmet A.Ş. ve Kahvecioğlu Gıda İnş. Taah. Top. Tem. Paz. San. Tic. Ltd. Şti. adına düzenlenmiş iş deneyim belgesindeki bahsi geçen eksikliklerin tamamlatılması için gerekli işlemlerin yapılması ile bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

KARŞI OY

İhale konusu işin adı; “2011 Yılı Malzemeli Yemek Pişirme, Kahvaltı Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı” olarak, yaklaşık maliyetin diğer idarelerce yapılan benzer ihalelerde oluşan birim fiyatlar ile piyasa araştırması sonucu elde edilen fiyatlar esas alınarak toplam 2.679.842,71 TL olarak belirlendiği, 15 adet ihale dokümanı satın alındığı, 14 istekli tarafından teklif verildiği, idarece ihale üzerinde bırakılan Saray Yemek Fab. (Cafer Oskay) + Erciş Kardelen Ltd. Şti. İş Ortaklığı’nın 2.161.410,00 TL, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Canlar Ltd. Şti.’nin 2.324.690,00 TL teklif verdiği, geçerli tekliflerden Saiş Ltd. Şti.’nin teklif bedelinin ise 2.324.690,00 TL olduğu anlaşılmıştır.          

İncelenen ihalede geçerli tekliflerin;

Olduğu, ihale komisyonu tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan ihalenin Saray Yemek Fab. (Cafer Oskay)+ Erciş Kardelen Ltd. Şti. iş ortaklığı üzerinde bırakıldığı, Canlar Ltd. Şti.’nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde;

“İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,      

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,  

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü yer almaktadır.

Anılan Kanun hükmünden de anlaşılacağı üzere, ihale komisyonunca verilen tekliflerden diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanların tespit edilerek, aşırı düşük teklif sorgulaması yapıldıktan sonra ihalenin sonuçlandırılması, anılan Kanun sistematiği açısından önem arz etmektedir.

İdarece ihale üzerinde bırakılan Saray Yemek Fab. (Cafer Oskay)+ Erciş Kardelen Ltd. Şti., Canlar Ltd. Şti. ve Saiş Ltd. Şti.’nin tekliflerinin idarece belirlenen yaklaşık maliyet ve diğer tekliflere göre aşırı düşük olduğu görülmüştür.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Kıroğlu Gıda Tur. ve İnş. San. Tic. Ltd. Şti. – Fer-Ah Yem. Tem. Nak. İnş. Taah. Turz. Yaz. Serv. Hiz. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı ve Türkmen Yemekçilik Gıda Mad. Tem. ve Konf. Tic. ve San. Ltd. Şti.’nin  teklifi ile ilgili anılan mevzuat hükümlerine uygun olarak aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

İnceleme konusu ihalede, ihale konusu işin konusunun “yemek pişirme ve dağıtımı ve sonrası hizmet işi” olması ve bu hizmetin “hastaneye” verilecek olması da dikkate alındığında, işin bu gerekçeyle daha da bir önem arz ettiği, bu nedenle ihale konusu hizmetin istenilen kalite ve özellikte yerine getirilebilmesini teminen, Saray Yemek Fab. (Cafer Oskay) + Erciş Kardelen Ltd. Şti. İş Ortaklığı, Canlar Ltd. Şti. ve Saiş Ltd. Şti.’nin teklifi ile ilgili anılan mevzuat hükümlerine uygun olarak aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle; inceleme konusu ihalede “düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği gerekçesiyle Kurul kararına katılmıyorum.

                                                                                     Hakan GÜNAL                           

                                                                                      Kurul Üyesi         

KARŞI OY

İncelemeye konu ihalede;

Başvuru sahibinin 1. iddiasına ilişkin olarak: ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığının teklif tutarının, yaklaşık maliyetin %19,3 oranında altında olduğu, hatta yemek için gerekli tüm malzeme maliyetlerinden sonra, sözleşme giderini de karşılayamayacak durumda olması sebebiyle, söz konusu isteklinin teklifinin, aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulması gerektiği iddia edilmektedir.

4734 sayılı Kanun’un 38. maddesi uyarınca; ihale komisyonunun verilen teklifleri anılan Kanun’un 37. maddesine göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği, sunulan açıklamaların imalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar ve teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü çerçevesinden değerlendireceği hüküm altına alınmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4.2.19. maddesinde; personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin aşırı düşük teklif sorgulamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 3 oranında hesaplanması söz konusu olmayacağı, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasına cevap verileceği ve tekliflerin değerlendirileceği, 79.5. maddesinde ise; aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda; (79.4.2.) maddesine uygun açıklamada bulunmayan, açıklamaları teknik şartnameye aykırı hususlar içeren veya teklif tutarı, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti ve % 3 oranındaki sözleşme giderleri ile genel giderleri, personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde ise asgari işçilik maliyeti ve ilgili mevzuatı uyarınca hesaplanacak sözleşme giderlerini karşılamayan isteklilerin tekliflerinin gerekçeleri belirtilmek suretiyle reddedileceği açıklamasına yer verilmiştir.

            Anılan Kanun ve Tebliğ’de yer alan açıklamadan, ihale komisyonu tarafından yaklaşık maliyet ve diğer tekliflerle kıyaslandığında aşırı düşük olarak belirlenen tekliflerin,  reddedilmeden önce aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulacağı, anılan mevzuat hükümleri uyarınca aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin olarak, isteklilerden teklif bileşenleri ile ilgili açıklama talebinde bulunulacağı ve bu açıklamalarını belgeye dayandıracakları, aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin olarak isteklilerce yapılan açıklamaların ihale komisyonunca değerlendirilmesi sonucunda, ihale konusu işin yapılabilmesi çerçevesinde yeterli görülen isteklilerin tekliflerinin kabul edileceği, bu nedenle Kamu İhale Mevzuatının, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi konusunda, kamu hizmetinin idari ve mali gereklerine aykırı kullanılmamak koşuluyla idareye takdir yetkisi verdiği, ancak bu yetkinin mutlak ve sınırsız olmadığı anlaşılmaktadır.

            İncelemeye konu ihalede, ihale konusu işin adının; “2011 Yılı Malzemeli Yemek Pişirme, Kahvaltı Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı İhalesi” olduğu, yaklaşık maliyetin 2.679.842,71 TL olarak belirlendiği, 15 adet ihale dokümanı satın alındığı ve 14 istekli tarafından teklif sunulduğu, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda, 14 isteklinin teklifinin geçerli teklif olarak belirlendiği, ihalenin 2.161.410,00 TL fiyat teklifinde bulunan isteklinin üzerinde bırakıldığı,  2.280.550,00 TL fiyat teklifinde bulunan isteklinin teklifinin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği, fiyat sıralaması açısından 3. sırada yer alan teklifin ise 2.324.690,00 TL olduğu, her üç teklifinde yaklaşık maliyetin oldukça altında kaldığı anlaşılmıştır.

            Anılan Kanun hükmü gereğince, idareler tarafından tekliflerin değerlendirilmesinde; isteklilerce sunulan tekliflerin birbiri ile ve yaklaşık maliyetle kıyaslanarak teklifi aşırı düşük olanların belirleneceği hüküm altına alınmış olup, bu belirleme yapılırken ihale konusu işin niteliği ve niceliği konusunda herhangi bir belirlemeye gidilmediği anlaşılmıştır.

Diğer taraftan, anılan Kurul kararında; “…Aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde, yapım işleri ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri için Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen yöntemler mevcut olmasına karşın, personel çalıştırılmasına dayalı olmayan bir hizmet alımı ihalesinde, Kamu İhale Genel Tebliğinin yukarıda belirtilen 79 uncu maddesinin dördüncü fıkrasında açıklanan hususlar dışında, tekliflerin aşırı düşük teklif sınıfında olup olmadığını belirleyecek net bir metot bulunmamaktadır. Anılan Tebliğ açıklamasına göre, personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesinin yapılması gerekmektedir. Dolayısıyla, iddia konusu ihalede, personel sayısı belirli olmasına karşın, personel maliyetlerinin hesaplanabilmesi amacıyla idarece düzenlenmiş ve bütün isteklilerce kullanılması zorunlu olan asgari personel sayısı dışında personelin ücretleri ve diğer giderleri hakkında bir düzenleme mevcut olmadığından, malzeme ve diğer maliyet kalemlerine ait giderlere ilişkin olarak yapılacak değerlendirme sonucu bir teklifin aşırı düşük kapsamında olup olmadığına karar verilmesi hususunun idarenin takdirinde olduğu sonucuna varılması sebebiyle başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmemiştir. …” ifadelerine yer verilmiştir.

Anılan Kanun ve ilgili mevzuatı uyarınca bir teklifin aşırı düşük teklif olarak nitelendirilebilmesi sadece teklif fiyatlarının birbirleri ile kıyaslanmasına bağlı olmayıp, idarece tespit edilen yaklaşık maliyetin de dikkate alınması gerekmektedir.

Bir başka anlatımla, 4734 sayılı Yasadaki tekliflerin, diğer tekliflere ve yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olanların idarece belirleneceğine ilişkin hüküm, birbirlerine yakın ancak yaklaşık maliyetin çok altındaki tekliflerin aşırı düşük olarak belirlenemeyeceği olarak değerlendirilemez. Böyle bir durumda öncelikle yaklaşık maliyetin doğru hesaplanıp hesaplanmadığının idarece irdelenmesinin gerektiği, bir yanlışlık yok ise idarece yaklaşık maliyette öngörülen kâr oranı da dikkate alınarak (Hizmet Alımları İhaleleri Uygulama Yönetmeliği uyarınca kâr oranı en fazla % 20 olabilir) tekliflerin aşırı düşük olanlarının belirlenmesi gerektiği açıktır. Bu konuda idarelerin geniş takdir yetkilerinin olduğunu düşünmek öncelikle yaklaşık maliyetin hesaplanması ve bu değere bağlı olarak belirlenen ihaleye katılım yeterliklerinin güvenirliğini zedeleyecektir.

Bu itibarla, idarece hesaplanan yaklaşık maliyette yer alan birim fiyatla, ihale üzerinde bırakılan istekli, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci istekli ve teklif fiyatı itibariyle üçüncü sırada yere alan istekli tarafından sunulan birim fiyatlar karşılaştırıldığında, yaklaşık maliyetten çok düşük olduklarından, gerek ihale üzerinde bırakılan, gerekse de teklifi ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlenen istekli ile teklif tutarı ile üçüncü sırada yer alan isteklinin teklif fiyatları ile ihale konusu işin yapılabilirliği hususunda tereddüt oluşmuştur.

Bu bağlamda, şikâyete konu ihalede oluşan tekliflerin, (ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahibi istekliye ilişkin teklifler başta olmak üzere ilk 3 isteklinin teklifleri) yaklaşık maliyet ile karşılaştırıldığında aralarındaki farkın makul karşılanamayacak düzeyde olduğu görülmektedir.

İdarece teklifleri geçerli kabul edilen ve ilk 3 istekli tarafından sunulan teklif tutarlarının idarece belirlenen yaklaşık maliyetin altında olduğundan, ihale konusu hizmetin önemi ve özelliği de dikkate alınarak, verilecek hizmetin kalitesi açısından, idari şartname ve teknik şartnamede belirtilen hususları karşılayıp karşılamadığı hususlarında, aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan, ihalenin sonuçlandırılmasında mevzuata uyarlık bulunmamaktadır.

Açıklanan nedenlerle; inceleme konusu ihalede, idarece teklifleri geçerli kabul edilen ilk üç isteklinin teklifinin, aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutularak, ihale işlemlerine devam edilmesi gerektiği gerekçesiyle Kurul kararına katılmıyorum.