Teklif zarfında bulunması gereken belgelerden hangilerinin sonradan eklenemeyeceği (KİK)

21.07.2010 tarih ve I.Y.18.45.0102/2010-34E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Karayolları Genel Müdürlüğü tarafından 12.04.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Karayolları Genel Müdürlüğü Sitesi İdari Binaları Çatı Onarım” ihalesine ilişkin olarak Selimoğlu Mühendislik Proje – Selim Ruhi Selimoğlu’nin 31.05.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 08.06.2010 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  23.06.2010 tarih ve 14645 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 23.06.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; ihaleye katıldıkları, 1 inci oturumda kendileriyle birlikte ihaleye katılan 7 isteklinin teklif zarflarının açıldığı ve yaklaşık maliyetle birlikte tekliflerin okunduğu, oturum esnasında okunan teklifleri not alarak, Kamu İhale Kurumu’nun web sayfasından aşırı düşük teklif verip vermediklerini hesapladıkları, hesapları neticesinde aşırı düşük teklif vermediklerine kanaat getirdikleri, ancak daha sonra teklifi uygun bulunmayan bir isteklin idarece elenmesi sonucu tekliflerinin aşırı düşük teklif kapsamına girdiği ve idare tarafından kendilerinden açıklama istendiği, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.6.b maddesi dikkate alınarak, piyasada o alanda çalışan bir firmadan sadece mal olmamak kaydı ile 14 adet iş kalemine ve 1 adet de malzemesiz işçilik kalemine ait toplam fiyat teklifi aldıkları, aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin çalışmayı bu firma ile birlikte hazırladıkları, hazırlanan çalışmanın idareye sunulduğu, açıklamanın ekindeki mal ve malzeme faturalarının tarihlerinin ihale tarihinden sonraki tarihleri taşıdığından Kamu İhale Genel Tebliği 45.1.6.a maddesine uygun olmadığı ve idari şartnamenin “ihale konusu işin tamamı ya da bir kısmı alt yüklenicilere yaptırılamaz” hükmü gereğince Kamu İhale Genel Tebliği 45.1.6.b maddesi çerçevesinde de kabul görmeyeceğinin kendilerine bildirildiği,

Aşırı düşük teklif sınırının altında kalıp kalmayacaklarını bilmeden ihale tarihinden önce resmi belge toplamalarının mümkün olmadığı, ihale konusu iş için taahhüdün % 80’ine tekabül eden polyurea su yalıtımının hammadde menşeinin yurt dışı kökenli ve döviz bazında sürekli değişen bir paritede seyrediyor olması sebebiyle geçmişe dayalı fiyat çalışmalarının geleceğe yönelik risk doğuracağı, buna karşılık döviz bazında fiyatlandırılan piyasa uygulamalarına ait anlık çalışmaların daha doğru, geçerli ve ticareten maddi önem taşıdığı

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuruya konu ihale, idari şartnamenin 2 nci maddesi ile ihale ilanının 2 nci maddesinde; “Karayolları Genel Müdürlüğü Sitesi İdari Binalarında Mevcut Betonarme ve Metal Kaplamalı Çatılarda Polyurea Esaslı Elastik Malzemenin Basınçlı Şekilde Püskürtülerek Çatılarda Noktalama Yüzey Dokulu Su Yalıtımı ve Kaplaması Yapılması” yapım işi olarak belirtilmiştir.

            İdari şartnamenin 7.1 inci maddesi (ğ) bendi boş bırakılmıştır. Dolayısıyla teklif ile birlikte analiz istenmemiştir.

            İdari şartnamenin 19 uncu maddesi ile ihale ilanının 9 uncu maddesinde; “İstekliler tekliflerini anahtar teslimi götürü bedel üzerinden verecektir. İhale sonucu, üzerine ihale yapılan istekliyle anahtar teslimi götürü bedel sözleşme imzalanacaktır.” düzenlemesine yer verilmiştir.

İhale doküman bedelinin 1.500,00 TL (Binbeşyüz) olarak belirlendiği, bahse konu ihalede 7 adet ihale dokümanı satın alınmış olup, 12.04.2010 tarihinde yapılan ihaleye 7 istekli katılmıştır.

Yaklaşık maliyetin 997.050,00 Tl olarak belirlendiği ihaleye; Yağmur Peyzaj İnş. Pr. Bil. Tic. Ltd. Şti. 385.000,00 TL, Salih Yavuz 508.790,00 TL, Arme İnş. Süleyman Engin Ünal 576.320,00 TL, Selimoğlu Müh. Proje Selim Ruhi Selimoğlu 689.000,00 TL, Kare İnş. San. Tic. Ltd. Şti. 709.900,00 TL, Kotiş İnş. Müh. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.-İbrahim Türkekul Ortak Girişimi 739.000,00 TL, Toptaş İnş. Tic. ve San. Ltd. Şti. 765.000,00 TL teklif fiyat vermiştir.

İhale komisyonu;

“Kare İnş. San. Tic. Ltd. Şti.’nce sunulan diplomalarının noterlikçe tasdikli fotokopisinin görülerek noterlikçe onaylandığı tespit edilmiş, bu durum idari şartnamenin “Belgelerin Sunuluş Şekli” başlıklı 7.7 nci maddesinin 7.7.2 nci bendine aykırı görüldüğünden;

Arme İnşaat Süleyman Engin Ünal tarafından sunulan diplomalarının noterlikçe tasdikli fotokopisinin görülerek noterlikçe onaylandığı tespit edilmiş, bu durum idari şartnamenin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7 nci maddesinin 7.7.2 nci bendine aykırı görüldüğünden;

            Kotiş İnş. Müh. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.-İbrahim Türkekul Ortak Girişiminin pilot ortağı Kotiş İnş. Müh. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.’nce sunulan Ortaklık Durum Belgesinin “Nizar Koltuk Serbest Muhasebeci Mali Müşavir” sıfatıyla onaylandığı, ancak TÜRMOB kaşesi bulunmadığından”

            Bu isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar vermiştir.

          İhale komisyonu bu isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması sonucunda sınır değerin 693.093,28 TL olduğunu belirlemiş ve bu değerin altında kalan Yağmur Peyzaj İnş. Pr. Bil. Tic. Ltd. Şti., Salih Yavuz ve Selimoğlu Müh. Proje Selim Ruhi Selimoğlu’na ait teklif fiyatların aşırı düşük teklif olduğuna ve bu tekliflerin sorgulanmasına karar vermiştir.

          İhale komisyonu 20.05.2010 tarihli kararında;

          “Yağmur Peyzaj İnş. Pr. Bil. Tic. Ltd. Şti. yazılı açıklamada bulunmadığından,

          Selimoğlu Müh. Proje Selim Ruhi Selimoğlu’nun açıklamasının ekindeki mal ve malzeme faturalarının tarihlerinin ihale tarihinden sonraki tarihleri taşıdığından hazırlanan teklifin Tebliğiin 45.1.6.a maddesinde belirtilen çerçevede hazırlanmadığından,

          Salih Yavuz’un açıklamasının ekindeki BF No:7 poz nolu iş kalemi ile ilgili olarak Tebliğin 45.1.6.a maddesine göre proforma fatura ekinde sunulan örnek alış faturasının 06.02.2008, satış faturasının 28.12.2009 tarihli olduğu, bu durumda malın son geçici vergi beyanname dönemine ait olmadığı, BF No 12 poz nolu iş kalemi ile ilgili olarak verilen proforma faturada ihaleye katılan başka bir isteklinin adının da yer aldığı, ayrıca Tebliğin 45.1.6.a maddesine göre proforma fatura ekindeki satış faturaları örneklerinin son geçici vergi beyanname dönemine ait olmadığından”

          Değerlendirme dışı bırakılmasına, ihalenin ihalede geçerli tek teklif olarak kalan Toptaş İnş. Tic. ve San. Ltd. Şti. üzerinde bırakılmasına karar vermiştir.

          İdarece gönderilen belgelerin incelenmesinden;

          Arme İnşaat Süleyman Engin Ünal tarafından ihale evrakları arasında sunulan Ortadoğu Teknik üniversitesi tarafından Süleyman Engin Ünal adına düzenlenmiş diplomanın üzerinde ıslak olarak; ihaleyi yapan idarece yapılmış “Aslının Aynıdır” kaşesi, idarenin resmi mührü ve yetkili personeline ait kaşe ve imzanın bulunduğu, belgenin bu haliyle istekli tarafından idarece onaylanmış suretinin ihaleye sunulmuş olduğu,

          Kare İnş. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından ihale evrakları arasında sunulan Gaziantep Üniversitesi tarafından Hakan Güvenir ve Can Yardımcı adına düzenlenmiş diplomaların üzerinde ıslak olarak; ihaleyi yapan idarece yapılmış “Aslının Aynıdır” kaşesi, idarenin resmi mührü ve yetkili personeline ait kaşe ve imzanın bulunduğu, belgenin bu haliyle istekli tarafından idarece onaylanmış suretinin ihaleye sunulmuş olduğu,

          anlaşılmaktadır.

          Yapım İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31.1 inci maddesinde; “Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler.” hükmü bulunmakta olup, idarece onaylı sureti sunulmuş belgenin ihale komisyonunca; “sunulan diplomalarının noterlikçe tasdikli fotokopisinin görülerek noterlikçe onaylandığı tespit edilmiş” beyanıyla kabul edilmemesinin anlaşılır olmadığı gibi, mevzuata da uygun olmadığı değerlendirilmektedir. Dolayısıyla bu iki isteklinin teklifinin değerlendirmeye alınması gerekmektedir.

          Arme İnşaat Süleyman Engin Ünal ve Kare İnş. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin değerlendirmeye alınması durumunda Kurum Sınır Değer Hesaplama modülünde yapılan hesaplamada sınır değer; 646.435,64 TL olarak ortaya çıkmakta olup, başvuru sahibi Selimoğlu Mühendislik Proje-Selim Ruhi Selimoğlu‘nun 689.000,00 TL tutarındaki teklif fiyatının sınır değerin üzerinde kaldığı ve aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulmaması gerektiği ortaya çıkmaktadır. Bu nedenle adı geçen isteklinin açıklamasının uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı anlaşılmaktadır.

            Diğer taraftan, ihaleye teklif veren Kotiş İnş. Müh. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.-İbrahim Türkekul Ortak Girişiminin pilot ortağı Kotiş İnş. Müh. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.’nce sunulan Ortaklık Durum Belgesinin “Nizar Koltuk Serbest Muhasebeci Mali Müşavir” sıfatıyla onaylandığı, ancak belge üzerinde TÜRMOB kaşesi bulunmadığı görülmektedir. 4734 sayılı Kanunun “Tekliflerin değerlendirilmesi ve ihalenin yapılması” başlıklı 52 nci maddesinde; “Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle isteklilerin teknik değerlendirmeye esas bütün belgelerinin ihale dokümanında istenilen şartlara uygun olarak düzenlenip düzenlenmediği incelenir. Belgeleri eksik olan veya istenilen şartlara uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde, idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.” hükmü bulunmaktadır.

            Kamu İhale Genel Tebliğinin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6 ncı maddesinde;

“16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a)Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b)Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır.” açıklaması bulunmakta olup, anılan eksikliğin mevzuat uyarınca tamamlatılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.