E-ihalelerde teklifle birlikte sunulması istenen katılım belgeleri ve yeterlik kriterlerine ilişkin gerekli bilgilerin açık ve anlaşılır bir şekilde beyan edilmesini temine yönelik, yeterlik bilgileri tablosunun nasıl oluşturulacağı (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

Osman Özdemir Ormancılık İnşaat Hafriyat Peyzaj San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Balıkesir İli Orman İşletme Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/265102 İhale Kayıt Numaralı “Balıkesir Orman Bölge Müdürlüğü, Balıkesir Orman İşletme Müdürlüğü 2019 Yılı Endüstriyel Plantasyon Ağaçlandırma Uygulama Projeleri Arazi Hazırlığı, İhata Yapımı Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Balıkesir İli Orman İşletme Müdürlüğü tarafından 02.07.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Balıkesir Orman Bölge Müdürlüğü, Balıkesir Orman İşletme Müdürlüğü 2019 Yılı Endüstriyel Plantasyon Ağaçlandırma Uygulama Projeleri Arazi Hazırlığı, İhata Yapımı Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Osman Özdemir Ormancılık İnşaat Hafriyat Peyzaj San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 11.07.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 18.07.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 29.07.2019 tarih ve 31219 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.07.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/777 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, başvuru konusu ihalenin 1 ve 2’nci kısımlarında yeterlik kriteri olarak ihale dokümanı içerisinde yer alan Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda makine ve teçhizata ilişkin “Makine ve ekipmanların bilgilerinin ayrı ayrı belirtilmesi istenmesine rağmen her hangi bir anlaşılabilir ve açıklayıcı bilgi bulunmadığından yeterlik bilgileri tablosu uygun değildir” gerekçesi ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak anılan tablonun “makine, teçhizat ve diğer ekipmanların kendi malı olduğunu gösteren belgeler” sütununun ihale dokümanında temini istenilen iş makinalarına ilişkin Gaziantep Ticaret Odasınca düzenlenmiş tarih ve sayısı belirtilen iş makinaları tescil belgesi ve Gaziantep Emniyet İl Müdürlüğünce düzenlenmiş tarih ve sayısı belirtilen araç ruhsat bilgilerinin her bir kısım için ayrı ayrı anlaşılır bir şekilde doldurularak beyan edildiği, Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun “makine, teçhizat ve diğer ekipmanın kendi malı olduğunu gösteren belgeler” sütunu, kendi malı araçlara ilişkin tescil ve ruhsat bilgilerinin açık ve anlaşılır bir şekilde düzenleme tarih ve sayısı doldurularak beyan edildiği, istenilen makinaların kendi malı olması nedeniyle kira sözleşmesine dair noter bilgisine yer verilmediği, makinaların teknik özellikleri ile ilgili olarak ise söz konusu formda herhangi bir yer ayrılmadığı, Yeterlik Bilgileri Tablosu’na herhangi bir belgenin taranarak yüklenmesinin de söz konusu olamayacağı dikkate alındığında, idarece makine ve ekipman bilgilerinin anlaşılabilir ve açıklayıcı bilgi içermediği gerekçesi ile tekliflerini değerlendirme dışı bırakması işleminin mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Balıkesir Orman İşletme Müdürlüğü tarafından, 02.07.2019 tarihinde, açık ihale usulü ve birim fiyat teklif almak suretiyle elektronik ortamda gerçekleştirilen “Balıkesir Orman Bölge Müdürlüğü, Balıkesir Orman İşletme Müdürlüğü 2019 Yılı Endüstriyel Plantasyon Ağaçlandırma Uygulama Projeleri Arazi Hazırlığı, İhata Yapımı Hizmet Alımı” ihalesine ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Balıkesir Orman Bölge Müdürlüğü, Balıkesir Orman İşletme Müdürlüğü 2019 Yılı Endüstriyel Plantasyon Ağaçlandırma Uygulama Projeleri Arazi Hazırlığı, İhata Yapımı Hizmet Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı: …

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Balya, Çamucu ve Savaştepe Endüstriyel Plantasyon; Balya Orman İşletme Şefliği Danışment 139, 141, 171, 172, 197 ve Medrese 368 No.lu Bölme, Çamucu Orman İşletme Şefliği Göktepe 99 No.lu Bölme, Savaştepe Orman İşletme Şefliği Sarıbeyler 103 No.lu Bölme, Çamucu, Akbaş Endüstriyel Plantasyon; Çamucu Orman İşletme Şefliği Akbaş 257 ve 258 No.lu Bölme, Balya Medrese Endüstriyel Plantasyon; Balya Orman İşletme Şefliği Medrese 345, 346, 347, 359, 360 ve 361 No.lu Bölme, İvrindi Mallıca Endüstriyel Plantasyon; İvrindi Orman İşletme Şefliği Mallıca 259 No.lu Bölme, Konakpınar, Bereketli, Taşköy Endüstriyel Plantasyon; Konakpınar Orman İşletme Şefliği Bereketli 212 No.lu Bölme ve Taşköy 161 No.lu Bölme” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5.2.

Balıkesir Orman Bölge Müdürlüğü, Balıkesir Orman İşletme Müdürlüğü Balıkesir Ağaçlandırma ve Toprak Muhafaza Şefliği 2019 Yılı Balya Medrese Endüstriyel Plantasyon Ağaçlandırma Uygulama Projesi Arazi Hazırlığı, İhata  Yapımı Hizmet Alımı; 2 Adet en az 200 HP ve üzeri gücünde 3’lü riperli paletli dozer, 1 Adet en az 160 HP ve üzeri gücünde kırıcı yerine monte edilmiş tekli riperli ekskavatör, 1 Adet en az 60-80 HP gücünde 4X2 lastik tekerlekli traktör + diskaro, 1 Adet ağır hizmet örtü temizliği tarağı,

Balıkesir Orman Bölge Müdürlüğü, Balıkesir Orman İşletme Müdürlüğü Balıkesir Ağaçlandırma ve Toprak Muhafaza Şefliği 2019 Yılı Balya Çamucu Savaştepe Endüstriyel Plantasyon Ağaçlandırma Uygulama Projesi Arazi Hazırlığı, İhata  Yapımı Hizmet Alımı; 1 Adet en az 200 HP ve üzeri gücünde 2’li riperli paletli dozer, 1 Adet en az 200 HP ve üzeri gücünde 3’lü riperli paletli dozer, 1 Adet en az 160 HP ve üzeri gücünde kırıcı yerine monte edilmiş tekli riperli ekskavatör, 1 Adet en az 80-110 HP gücünde 4X4 lastik tekerlekli traktör + pulluk, 1 Adet ağır hizmet örtü temizliği tarağı,

…

Yukarıda belirtilen makine ve teçhizat; işe başlamadan önce tam ve eksiksiz olarak çalışma yapılacak sahada bulundurulacaktır.

İsteklinin kendi malı ise; Ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir (YMM) raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir (SMMM) raporu ile tevsik edeceklerdir.

Kiralık olarak temin edilecek ise; Noter onaylı kiralama sözleşmesi (en az 31/12/2019 tarihine kadar geçerli olmak üzere) ile tevsik edeceklerdir.

İsteklilerce yukarıda yazılı tüm makina ve teçhizat bilgileri;  kısımlar itibariyle ve ayrı ayrı (Makina) olarak, e-ihale dokümanları arasında yer alan  “yeterlik bilgileri tablosuna” işlenecektir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin ” Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “22.1. e-teklifler istekliler tarafından EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Teklife ilişkin e-anahtar, e-teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir.

22.2. Yeterlik bilgileri tablosunda ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlar, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda ise açıklama istenen teknik özellikler için ayrı satırlar açılmış olup, istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgiler eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle ekli standart formalara uygun şekilde doldurulacaktır. Yabancı istekli tarafından ihaleye teklif verilmesi halinde, bu şartnamede istenilen belgelere veya isteklinin kendi ülkesindeki mevzuat uyarınca düzenlenmiş olan dengi belgelere ilişkin bilgilerin beyan edilmesi gerekir.

22.3. Kısmi teklife açık ihalelerde teklif mektubu eklerinin her bir kısım için, ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise yeterlik bilgileri tablosunun her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.

…

22.8. İdarece talep edilmesi durumunda istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak süresi içerisinde sunulmak zorundadır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “…31.3. İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Yeterlik sertifikası üzerinden yeterlik tespiti yapılan ihalelerde ise, ihale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgeler dahil yeterlik sertifikası üzerindeki bilgiler; yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan her belge veya kriter için ise yeterlik bilgileri tablosunda istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır.

…

31.6. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar ve aşırı düşük teklifleri 33 üncü maddeye göre değerlendirir.

…

31.8. Yapılan değerlendirme sonucunda, ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan veya yeterlik sertifikasının geçerlik süresi ihale tarihinden önce dolan teklifler değerlendirme dışı bırakılarak ya da aşırı düşük teklif açıklaması yeterli görülmeyen teklifler reddedilerek, EKAP üzerinden ?Uygun Olmayan e-Teklif Kontrol Tutanağı? düzenlenir ve değerlendirme dışı bırakma işleminin gerekçeleri belirtilir.” düzenlemesi,

Bahse konu Şartname’nin “İsteklilerden tekliflerine açıklık getirmelerinin istenilmesi” başlıklı 32’nci maddesinde “32.1. İhale komisyonunun talebi üzerine İdare, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere açık olmayan hususlarla ilgili isteklilerden açıklama isteyebilir.

32.2. Bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında öngörülen kriterlere uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemez ve bu sonucu doğuracak şekilde kullanılamaz.” düzenlemesi, “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilemeyenler ile yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan veya yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgelere ilişkin tevsik edici belgeleri ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilir. Yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgeler yenileri ile veya ihalede istenen şartları sağladığını gösteren başka belgelerle tevsik edilirler. İhale dokümanında öngörülmesi halinde bu tekliflere ilişkin numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi de bu süreçte tamamlanır.

36.2. İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen ya da bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgelerde yer alan bilgiler ile geçici teminat mektubu arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez ancak ihalede öngörülen şartların sağlanamadığının anlaşılması durumunda, bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak ihale tarihinden sonra yeterlik sertifikası kapsamındaki belgelere ilişkin şartların değişmesi halinde, isteklinin buna ilişkin belgeleri derhal sunması zorunlu olup, bu durumda ihalede öngörülen şartların sağlanmadığının anlaşılması halinde teklif değerlendirme dışı bırakılır.

36.3. 36.1 maddesi uyarınca, istenen belgeleri idarece verilen süre içerisinde sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Geçici teminat mektubu ve sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektuplarını sunmayan istekliler hakkında ayrıca Kanunun 17 nci maddesi uyarınca işlem yapılarak haklarında ihalelere katılmaktan yasaklama kararı verilir…” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale dokümanının ekinde yer alan ve EKAP üzerinden doldurulacak Yeterlik Bilgileri Tablosu standart formunun aşağıdaki şekilde olduğu görülmüştür.

Söz konusu standart formda, isteklilerin bilgilerini girmelerinin istenildiği “Makine, Teçhizat ve Diğer Ekipmanın Kendi Malı Olduğunu Gösteren Belgeler” kısmında, açıklama bölümünde “İdari Şartnamenin 7.5.5.1 maddesi

 İhalede kendi malı olarak sunulması gereken makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporunun tarihi ve sayısı belirtilecektir.

Geçici ithalle getirilmiş veya finansal kiralama yoluyla edinilmiş makine ve ekipmana ilişkin kira sözleşmesinin esas alınması durumunda, sözleşme bilgileri ile ilk ilan veya davet tarihine kadar olan kiralarının ödendiğine ilişkin beyanda bulunulması yeterli olup, İdarece talep edilmesi durumunda söz konusu belgelerin sunulması gerekmektedir.” açıklaması,

Anılan standart formun dipnotunda ise “*Yukarıdaki tablo örnek olarak hazırlanmış olup; bu tablo idare tarafından, ilgili Uygulama Yönetmeliğinde yer alan düzenlemeler esas alınarak, ihale dokümanında fiyat dışı unsurlar dahil teklifle birlikte sunulması istenen katılım belgeleri ve yeterlik kriterlerine ilişkin gerekli bilgilerin açık ve anlaşılır bir şekilde beyan edilmesini temin edecek şekilde, her belge ve kriter için ayrı satır açılmak suretiyle hazırlanacaktır. Belgelerde yer alan hangi bilgilerin beyan edilmesi gerektiğine ilişkin tabloda yer verilen tarih, sayı vb. kriterlere yenileri eklenebileceği gibi,  EKAP’ta duyurulan sorgulama kriterleri esas alınarak da bu kriterlerde değişiklik yapılması mümkündür.

** Yeterlik sertifikası düzenlemesine veya başka idarelerce kurulan sistemleri kullanmasına izin verilen idarelerce yeterlik sertifikası üzerinden yeterlik tespiti yapılan yapım işi ihalelerinde, yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılacak belge ve kriterlerin tamamı için tek bir satır açılarak yeterlik sertifika numarasının bu satırda belirtilmesi istenecek, yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan her belge ve kriter için ise tabloya ayrı satır eklenmek suretiyle ihalede gerekli bilgilerin beyan edilmesi sağlanacaktır.

…

**** Bu tabloda yer alan ancak ihaleye katılım için gerekli olmayan belge ve kriterler tablodan çıkartılacak, bu tabloda yer almayan ancak fiyat dışı unsurlar da dahil olmak üzere ihaleye katılım için gerekli olan belge ve kriterler tabloya eklenecektir. Tabloda belirtilen bir belge veya yeterlik kriteri için istekliler tarafından birden fazla belgenin sunulmasının gerekmesi halinde, her belge için yeni bir satır eklenerek gerekli bilgiler yazılacaktır.” açıklaması yer almaktadır.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “…(3)İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır.

(4)Yeterlik kriterlerinin istekliler tarafından karşılanıp karşılanmadığına ilişkin değerlendirme ihale dokümanında yer alan hükümler çerçevesinde yapılır. Yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporu” başlıklı 41’inci maddesinde “(1) İşin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın sayısına ve niteliğine dokümanda yer verilir. Makine, teçhizat ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır. Ancak idare, işin niteliğinin gerektirdiği hallerde, ihale konusu işin yapılabilmesi için adaya veya istekliye ait olmasını gerekli gördüğü makine, teçhizat ve diğer ekipmanı yeterlik kriteri olarak belirleyebilir…” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) Açık ihale usulü veya Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (f) bendine göre pazarlık usulünün kullanıldığı ihaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

…

(9) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(10) Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilir. Verilen süre içerisinde beyan edilen bilgi ve belgeleri doğrulayan belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Geçici teminat mektubu ve sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamayan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektubunu idarenin talebi üzerine sunmayan istekliler hakkında, Kanunun 17 nci maddesi uyarınca işlem yapılır.

(11) İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen bilgiler, bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgeler ya da geçici teminat mektubu arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler” başlıklı 9’uncu maddesinde “9.1… İdareler tarafından bazı tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman için aday veya isteklinin kendi malı olma şartının aranması durumunda; kendi malı olması istenen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmanın teknik kriter ve özelliklerine ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilecek, aday veya istekliler de kendi malı olan tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmanı; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir (YMM) raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir (SMMM) raporu ile tevsik edeceklerdir. Makine, teçhizat ve diğer ekipman için kendi malı olma koşulunun aranmaması durumunda ise aday veya isteklilerden başvuru veya teklifleri kapsamında (taahhütname, yapı araçları taahhütnamesi, kira sözleşmesi, vb.) herhangi bir belge sunmaları istenmeyecektir.” açıklamaları yer almaktadır.

02.07.2019 tarihinde elektronik ortamda gerçekleştirilen ihalede, ihale komisyonunca düzenlenen E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’nda bir isteklinin geçici teminatının uygun olmadığı, yeterlik bilgileri tablosunun mevcut ancak bilgi ihtiva etmediği tespitlerinin yapıldığı, diğer katılım sağlayan 5 isteklinin teklif mektuplarının, geçici teminatlarının ve yeterlik bilgileri tablosunun mevcut ve uygun olduğunun tutanak altına alındığı, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucu, Uygun Olmayan e-Teklif Kontrol Tutanağının düzenlendiği ve söz konusu tutanakta, Yeterlik Bilgileri Tablosu sütunu başvuru sahibi Osman Özdemir Ormancılık İnşaat Hafriyat Peyzaj San. ve Tic. Ltd. Şti. için “UYGUN DEĞİL / Makine ve ekipmanların bilgilerinin ayrı ayrı belirtilmesi istenmesine rağmen herhangi bir anlaşılabilir ve açıklayıcı bilgi bulunmadığından Yeterlik Bilgileri Tablosu uygun değildir.” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Uyuşmazlık konusu hususa ilişkin olarak, ihale dokümanı düzenlemeleri bir bütün olarak incelendiğinde; ihalenin şikayete konu 1’inci kısmında kullanılacak araçların;

• 2 adet en az 200 HP ve üzeri gücünde 3’lü riperli paletli dozer,
• 1 adet en az 160 HP ve üzeri gücünde kırıcı yerine monte edilmiş tekli riperli ekskavatör,
• 1 adet en az 60-80 HP gücünde 4X2 lastik tekerlekli traktör + diskaro, 1 Adet ağır hizmet örtü temizliği tarağı

Şeklinde,

İhalenin şikayete konu ikinci kısmında kullanılacak araçların;

• 1 adet en az 200 HP ve üzeri gücünde 2’li riperli paletli dozer,
• 1 adet en az 200 HP ve üzeri gücünde 3’lü riperli paletli dozer,
• 1 adet en az 160 HP ve üzeri gücünde kırıcı yerine monte edilmiş tekli riperli ekskavatör,
• 1 adet en az 80-110 HP gücünde 4X4 lastik tekerlekli traktör + pulluk, 1 adet ağır hizmet örtü temizliği tarağı

Şeklinde düzenlendiği,

Anılan maddenin devamında isteklinin kendi malı araçların ruhsat, demirbaş veya amortisman defterine kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da YMM/SMMM raporu ile tevsik edileceği, kiralık olarak temin edilecek araçların ise en az 31.12.2019 tarihine kadar geçerli noter onaylı kiralama sözleşmesi ile tevsik edileceğinin düzenlendiği, isteklilerce tüm makine ve teçhizat bilgilerinin, kısımlar itibariyle ve ayrı ayrı e-ihale dokümanları arasında yer alan “yeterlik bilgileri tablosu”na işleneceğinin düzenlendiği görülmüştür.

İstekli tarafından ihalenin 1 ve 2’nci kısımlarına katılım sağlandığı, her iki kısım için de ayrı ayrı olmak üzere Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun doldurulduğu, isteklice Makine, Teçhizat ve Diğer Ekipmanın Kendi Malı Olduğunu Gösteren Belgeler kısmının dört araç için ayrı ayrı doldurulduğu, 1 araç için düzenleyen kişi olarak İl Emniyet Müdürlüğünün gösterildiği ve belge numarasına yer verildiği, 3 araç için ise 3 ayrı satır açılarak düzenleyen tüzel kişi olarak Gaziantep Ticaret Odasının gösterildiği ve belge numaralarına yer verildiği görülmüştür.

Başvuru sahibi istekli tarafından idareye yapılan şikayet başvurusunda, Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun isteklinin katıldığı iki kısım için de ayrı ayrı olmak üzere, kendi malı olan araçlar açısından dört araç için de bilgileri içerecek şekilde ayrıntılı olarak doldurulduğu, traktör için düzenleyen kişi olarak İl Emniyet Müdürlüğünün gösterildiği ve belge numarasına yer verildiği, 2 adet dozer ve 1 adet ekskavatör için ise 3 ayrı satır açılarak düzenleyen tüzel kişi olarak Gaziantep Ticaret Odasının gösterildiği ve belge numaralarına yer verildiği, dolayısıyla idarenin doküman düzenlemelerine uygun olarak Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun doldurulduğu iddiasına yer verildiği ve şikayet başvurusu ekinde Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda bilgileri yer alan 1 adet ruhsat ile 3 adet iş makinası tescil belgesine yer verildiği belirlenmiştir.

İdare tarafından ise şikayet başvurusuna verilen cevabi yazıda, isteklinin kısımlar itibariyle hiçbir makine, teçhizat ve gücünün belirtmediği, araçların kendi malı mı kiralık mı olduğu bilgisine yer vermediği gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı hususuna yer verildiği görülmüştür.

Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamalarından, açık ihale usulü veya Kanun’un 21’inci maddesinin birinci fıkrasının (f) bendine göre pazarlık usulünün kullanıldığı ihalelerin e-teklif alınmak suretiyle yapılabileceği, tekliflerin EKAP üzerinden yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanacağı ve e-imza ile imzalanarak gönderileceği, EKAP üzerinden gönderilmeyen tekliflerin kabul edilmeyeceği, ihale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirmenin istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için bu sorgulama sonucunda elde edilen bilgilerin, belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgilerin esas alınarak yapılacağı, bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağı, geçerli olduğu belirlenen ve ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verileceği, verilen süre içerisinde istenen belgeleri sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedileceği, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamayan isteklilerin tekliflerinin ise yalnızca değerlendirme dışı bırakılacağı anlaşılmaktadır.

Mevzuatta öngörülen kurallar çerçevesinde e-teklif almak suretiyle gerçekleştirilecek bu ihalelerde, ihale dokümanının oluşturulmasında Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin ekinde yer alan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formların kullanılacağı, idarelerce istenilen bilgilerin yer aldığı Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun ilgili Uygulama Yönetmeliğinde yer alan düzenlemeler esas alınarak, ihale dokümanında fiyat dışı unsurlar dahil teklifle birlikte sunulması istenen katılım belgeleri ve yeterlik kriterlerine ilişkin gerekli bilgilerin açık ve anlaşılır bir şekilde beyan edilmesini temin edecek şekilde, her belge ve kriter için ayrı satır açılmak suretiyle oluşturulacağı, bu tabloda yer alan ancak ihaleye katılım için gerekli olmayan belge ve kriterlerin tablodan çıkartılacağı, idarece istenilen her belge ve kriter için tabloya ayrı satır eklenmek suretiyle ihalede gerekli bilgilerin beyan edilmesinin sağlanacağı, bu tabloda yer almayan ancak fiyat dışı unsurlar da dahil olmak üzere ihaleye katılım için gerekli olan belge ve kriterlerin tabloya ekleneceği de hüküm altına alınmıştır.

İnceleme konusu ihalede, idarece isteklilerin teklif hazırlama aşamasında elektronik ortamda oluşturmasının istendiği Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun Mesleki Ve Teknik Yeterliğe İlişkin Bilgiler üst başlığı altında yer alan Makine, Teçhizat ve Diğer Ekipmanın Kendi Malı Olduğunu Gösteren Belgeler kısmının “Düzenleyen Gerçek / Tüzel Kişi” ve “Tarih ve Sayısı” isimli iki başlıktan oluşturulduğu, anılan kısımda yukarıda aktarıldığı üzere açıklama bölümünde yalnızca ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporunun tarihi ve sayısının belirtileceği bilgisinin yer aldığı, ihale dokümanında yer alan düzenlemeler doğrultusunda söz konusu iki bilginin beyan edilmesinin söz konusu olduğu ve araçların isteklilerin kendi malı olabileceği gibi kiralamaya konu olabileceği de göz önüne alındığında söz konusu bilgilerin EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan bilgiler kapsamında değerlendirilmesi gerektiği anlaşılmıştır.

Kamu ihale mevzuatının yukarıda aktarılan hüküm ve açıklamaları çerçevesinde, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan belgeler açısından idarelerce usulüne uygun olarak yapılan beyanın esas alınarak değerlendirme yapılması gerektiği, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahibi olması öngörülen isteklilerden söz konusu sorgulanamayan belgeler açısından belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulması için makul bir süre verilerek sunulacak belgeler üzerinden değerlendirme yapılması gerektiği açıktır. Dolayısıyla tekliflerin değerlendirme aşamasında uyuşmazlık konusu husustaki değerlendirmenin istekli tarafından beyan edilen bilgiler üzerinden yapılması gerekmektedir. İdare tarafından, Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun yukarıda aktarıldığı üzere yalnızca “Düzenleyen Gerçek / Tüzel Kişi” ve “Tarih ve Sayısı” isimli iki başlık halinde oluşturulduğu dikkate alındığında, beyan edilen araçların teknik özelliklerine ve kendi malı/kiralama olması durumuna ilişkin değerlendirmenin beyan edilen bilgiler üzerinden yapılmayacağı, istekliden belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulması istenecek belge ve ekleri üzerinden yapılması gerektiği anlaşılmaktadır.

Öte yandan, İdari Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinin sekizinci fıkrasında belirtildiği üzere, idarece isteklilerden e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler hakkında bilgi ve belgelerin talep edilebileceği, talep edilmesi halinde ilgili belgelerin ekleri ile birlikte belgelerin sunuluş şekline uygun olarak süresi içerisinde sunulmasının zorunlu olduğu, idarece tereddüde düşülen hususlarda değerlendirmenin ilgili belgeler talep edilerek gerçekleştirilebileceği de açıktır.

Nitekim, ihale üzerinde bırakılan istekliye tebliğ edilen ve gerekli belgeleri sunmasının talep edildiği “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon değerlendirmesi” konulu yazıda, kısımlara ilişkin belgeler arasında, makine, teçhizat ve diğer ekipmanın kendi malı olduğunu gösteren belgelere yer verildiği, dolayısıyla kendi malı araçların uygunluğuna ilişkin değerlendirmenin belgelerin sunuluş şekline ilişkin düzenlemelere uygun olarak sunulacak belgeler üzerinden yapılabileceği anlaşılmaktadır.

İstekli tarafından söz konusu Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun idarece hazırlandığı şekle uygun olarak düzenleyen kuruluş, sayı ve tarih bilgileri belirtilerek doldurulduğu, beyan edilen bilgiler üzerinden makine ve teçhizat ile ekipmana ilişkin kriteri karşılamadığı değerlendirmesinin yapılamayacağı, araçların teknik özelliklerine ve kendi malı araca ilişkin belgelendirmenin usulüne uygun olarak yapılmasına ilişkin değerlendirmenin ancak isteklice anılan kritere ilişkin belgelerin sunulması ile yapılabileceği, dolayısıyla isteklice teklif kapsamında elektronik ortamda doldurulmuş olan ve ihale dokümanında idarece belirlenen makine sayısı ile uyumlu sayıda satır açılarak ve idarece standart formda belirlenmiş bilgiler açısından eksiksiz beyanda bulunulmuş olan Yeterlik Bilgileri Tablosu dikkate alınarak doğrudan değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olmayacağı, söz konusu makine ve teçhizata ilişkin belgeler istekliden talep edilerek sunulan belgeler üzerinden yapılacak değerlendirme sonucunda uyumsuzluk tespit edilmesi halinde değerlendirme dışı bırakılabileceği anlaşıldığından, bu aşamada başvuru sahibinin teklifinin idarece değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı neticesine varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Osman Özdemir Ormancılık İnşaat Hafriyat Peyzaj San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.