Teknik şartnamede düzenlenmesi gereken hususların idari şartnamede düzenlenmesi (KİK)

14.01.2009 tarih ve III.H.51.41.0139/2009-67E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Kültür ve Turizm Bakanlığı İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından 14.11.2008 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Özel Güvenlik Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak On Özel Güv. Hiz. Ltd. Şti.’nin 17.11.2008 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 27.11.2008 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  05.12.2008 tarih ve 35505 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.12.2008 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun uygun bulunmadığına,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1) İdari Şartnamenin 49 uncu maddesinde işe başlama ve bitiş tarihlerinin düzenlenmediği, bu durumun mevzuata aykırılık teşkil ettiği,

            2) İdari Şartnamenin IV-Diğer Hususlar bölümünde ihale konusu hizmet alımının teknik kriterlerine yer verildiği, ancak ihale dokümanı içerisinde teknik şartname bulunmadığı, teknik kriterlere idari şartnamede yer verilmesinin mevzuata aykırı olduğu, ihale mevzuatı gereği teknik konuların teknik şartnamede düzenlenme zorunluluğu bulunduğu, ihaleye sadece idari şartname ile çıkılmasının, teknik şartname hazırlanmamasının ise ihalenin iptalini gerektirdiği,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

            1) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartnamenin 49.2 maddesinde; işin süresinin 365 takvim günü olduğu, 49.1 maddesinde ise sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren 5 takvim günü içinde işe başlanacağının belirtildiği,

İhale ilanının 2.c. maddesinde ihale konusu işin süresinin; “01.01.2009 / 31.12.2009 tarihleri arası 365 takvim günü” olduğu şeklinde düzenleme yapıldığı,

Görülmüştür.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “XII-Tekliflerin Alınması ve Değerlendirilmesi G. Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımlarında Teklif Fiyata Dahil Olacak Masraflar” başlığı altında;

 “…

7- İdari şartnamede işin başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirtilmesi gerekmektedir. İşin başlangıç tarihinin ayın ilk gününden farklı bir tarih olarak belirlendiği işlerde, işin başlangıç ayına ait kişi başına asgari işçilik maliyeti; başlangıç tarihinden ayın son gününe kadar ki gün sayısı dikkate alınarak hesaplanacaktır. İşçilik hesaplama modülü üzerinden 1 aylık asgari işçilik maliyeti bulunduktan sonra bu rakam önce 30’a bölünecek, sonra da başlangıç tarihinden ayın son gününe kadar ki gün sayısı ile çarpılarak başlangıç ayına ait 1 kişilik  asgari işçilik maliyeti bulunacaktır. Daha sonra 1 işçinin asgari işçilik maliyeti ile işçi sayısı çarpıldıktan sonra başlangıç ayına ilişkin toplam asgari işçilik maliyeti bulunacak ve % 2 oranındaki sözleşme giderleri eklendikten sonra başlangıç ayına ait teklif edilmesi gereken asgari maliyet hesaplanmış olacaktır. Kalan aylara ait teklif edilmesi gereken asgari maliyet toplamı işçilik hesaplama modülü üzerinden hesaplanacak ve bu iki tutar toplanarak işin tamamına ait teklif edilmesi gereken asgari maliyet toplamı bulunacaktır…”

hükmü yer almaktadır.  

Kamu İhale Genel Tebliğinin “IV- Süreklilik Arz Eden Hizmet Alımlarında İşe Başlama Tarihi” başlıklı düzenlemesinde ise;

            “Açık İhale Usulü İle İhale Edilen Hizmet Alımlarında Uygulanacak Tip İdari Şartnamenin 49 uncu maddesinde sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren kaç gün içinde işe başlanacağının idari şartnamede gösterileceği ve işin süresinin de takvim günü olarak belirtileceği öngörülmüştür.

Yine Hizmet Alımları Tip Sözleşmesinin 10 uncu maddesinde; sözleşmenin süresinin işe başlama tarihinden itibaren kaç gün olacağı ve işin başlama ve bitiş tarihleri kesin ise bu tarihlerin belirtilebileceği düzenlenmiştir.

İdari şartname ve sözleşme tasarısında sözleşme imzalandıktan itibaren kaç gün içinde işe başlanacağı belirtilmekle birlikte yeterlik değerlendirmesi, yeterli tekliflerden aşırı düşük olanların sorgulanması ve açıklama istenmesi, tekliflerin değerlendirilmesi, isteklilerin 15 gün içerisinde şikayette bulunma hakkı ve idarenin bu şikayete 30 gün içinde cevap verme zorunluluğu ile Kurumun 45 günlük inceleme süresi, ihale sürecinin uzamasına sebep olabilmekte ve bu süreler önceden öngörülemediği için de işe başlama tarihi öngörülen tarihten daha ileri bir tarihte gerçekleşebilmektedir.

Diğer taraftan yukarıda belirtilen süreçlerin daha kısa sürede gerçekleştiği veya şikayetin bulunmadığı hallerde idarenin Kanunda öngörülen sürelerde sözleşme yapma zorunluluğu nedeniyle, sözleşme imzalandığı tarihten belli bir gün sonra işe başlanacağı belirtildiğinden idarece öngörülen tarihten daha önce işe başlanması gereği de ortaya çıkabilmektedir.

Özellikle süreklilik arz eden hizmet alımlarında; ihale sürecinin uzaması nedeniyle başlangıçta öngörülen sürede sözleşmenin imzalanamadığı ve işin bitiş tarihinin de yılın son günü olması nedeniyle işin süresinin fiilen kısaldığı dikkate alınarak buna göre işlem yapılması, yine sözleşmenin öngörülen süreden daha önce imzalandığı durumlarda sözleşmenin imzalandığı tarihten belli bir süre sonra işe başlanacağı sözleşme tasarısında belirtilmişse de, işin öngörülen başlangıç tarihinde başlatılması gerekmektedir.”

Şeklinde açıklama yapılmıştır.

İhaleye ait Sözleşme Tasarısı’nın 10 uncu maddesinde ise işin başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirtilmediği görülmüştür.

İhale ilanında işin başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirtildiği ancak, idari şartnamenin aktarılan hükümlerinden ihale konusu işin başlangıç ve bitiş tarihleri kesin olmamakla birlikte; işin süresinin takvim günü olarak belli olduğu, şikayet süreci ile birlikte işin süresinin kısaldığı dikkate alınarak idarece işlem yapılması gerektiği de göz önünde bulundurulduğunda, idari şartnamede başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirtilmemesinin ihaleye teklif verilmesine engel teşkil etmediği sonucuna varılmıştır

            2) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “İhale ve ön yeterlik dokümanının içeriği” başlıklı 20 nci maddesinde; “İdareler tarafından hazırlanacak olan ihale dokümanında; isteklilere talimatları da içeren idari şartname ile sözleşme tasarısı, gerekli görüldüğü takdirde alınacak hizmetin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname ve gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur…” hükmüne,

Anılan Yönetmeliğin “İdari şartnameler” başlıklı 22 nci maddesinde;

“İdareler, hizmet alımında hangi ihale usulünü uygulayacaklar ise, o usule göre bu Yönetmelik ekinde yer alan Tip İdari Şartname’yi esas alarak idari şartnamesini hazırlar. Tip İdari Şartnamelerde doldurulmak üzere boş bırakılan ve dipnota alınan hususlar, işin özelliği ve ihale usulüne göre 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve diğer mevzuatın emredici hükümlerine aykırı olmamak koşuluyla idarelerce düzenlenir.

Ayrıca idareler Tip İdari Şartnamelerde düzenlenmeyen ve işin özelliğine göre düzenlenmesine gerek duyulan hususları da, ihale konusu hizmet alımının gereklerini dikkate alarak, 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar, ilgili mevzuatın emredici hükümleri ve Kamu İhale Kurumu tarafından çıkarılan yönetmelik, tebliğ, genelge ve diğer düzenleyici işlemlere aykırı olmamak koşuluyla, maddeler halinde düzenleme yaparak Tip İdari Şartnamelerde yer alan “Diğer Hususlar” bölümüne ekleyebilirler.” hükmüne,

Anılan Yönetmeliğin “Teknik şartnameler” başlıklı 24 üncü maddesinde ise;

“Gerek duyulması halinde alınacak hizmetin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname hazırlanarak ihale dokümanına dahil edilir. İdarelerce hazırlanacak teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterlerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlaması zorunludur…”

hükmüne yer verilmiştir.

Yukarıda yer verilen düzenlemeler doğrultusunda; incelenen ihalede ihale konusu işe ilişkin tüm ayrıntıların idari şartnamenin “VI-Diğer Hususlar” başlıklı düzenlemesinde yer aldığı, idarece ayrı bir teknik şartnamenin düzenlenmediği, idari şartnamedeki düzenlemelerde ihale konusu işe ilişkin teknik kriterlerin bulunduğu, dolayısıyla ihaleye teklif vermek isteyen tüm isteklilerin ihale konusu işin şartlarına ilişkin yeterli derecede bilgi sahibi olabildikleri, ayrıca idarelerce teknik şartnamelerin ancak gerek duyulması halinde hazırlandığı, incelenen ihalede ise ihale konusu işe ilişkin teknik kriterlere idari şartnamede yer verildiği, her ne kadar teknik kriterlere teknik şartnamede yer verilmesi gerekiyor ise de, söz konusu aykırılığın ihaleye teklif vermeyi engellemediği anlaşılmıştır.

Açılanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun uygun bulunmadığına,

   Oybirliği ile karar verildi.