İlk oturumda belge tespiti yapılırken teklif mektubu ve geçici teminat dışındaki belgeler için “var” veya “yok” şeklinde bir tespit yapılması, belgelerin eksiksiz ve tam sunulduğu anlamına gelmekte midir, “var” tespiti sonrası belgelerin eksik olduğu anlaşılması durumunda nasıl bir işlem yapılması gerekir (KİK)

22.10.2009 tarih ve I.Y.20.07.0182/2009-34E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            T.C. Kahramanmaraş İl Özel İdaresi tarafından 04.08.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Kahramanmaraş Merkez 5 Nisan İlköğretim Okulu İnşaatı” ihalesine ilişkin olarak Gün-İş İnş. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti.’nin 10.09.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 15.09.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  25.09.2009 tarih ve 20759 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.09.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

1) 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

2) Belgelerin ilk oturumda tam olarak sunulup sunulmadığının tespiti bakımından durumun incelenmek üzere idarenin bağlı bulunduğu İçişleri Bakanlığına bildirilmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; teklifleriyle birlikte iş grup ve kalemlerini gösteren cetveli sunmadıkları gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, oysa ki zarf açma ve belge kontrol tutanağında eksik belgelerinin olmadığına ilişkin tespitin görülebileceği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

            Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 57 nci maddesinde; “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

          (2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

          (3) Hazır bulunanlar önünde yapılan ilk oturumda, sunulan zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar ile işin yaklaşık maliyeti duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.” hükmü bulunmaktadır.

            Yine anılan Yönetmeliğin eki standart form “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” nın (standart form-KİK009.0/Y) (2) nolu dipnotunda; “Bu tutanak, Şartnamede istenilen belgelerin her biri dikkate alınarak düzenlenecek; her bir hücresi için “VAR veya YOK” ibarelerinden uygun olanı, teklif mektubu ve geçici teminat değerlerine ilişkin belgeler için ise “UYGUN veya UYGUN DEĞİL” ibarelerinden birisi kullanılmak suretiyle doldurulacaktır.” açıklaması yer almaktadır.           

            Bu belirlemeler çerçevesinde ilk oturumda belge tespiti yapılırken teklif mektubu ve geçici teminat dışındaki belgeler için “var” veya “yok” şeklinde bir tespit yapılacaktır. Bununla birlikte birden fazla sayfadan oluşan belgelerde kaç sayfanın teklif kapsamında sunulduğu zarf açma ve kontrol tutanağında gösterilmemektedir. Ya da eksik olduğu ihale komisyonu tarafından ilk oturumda anlaşılabilen belgeler için “kısmen sunulmuştur” veya benzeri bir ifade yazılamayacaktır.

            İdari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7 nci maddesinde; “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

ğ) Teklif bedellerini oluşturan iş kalemleri ve/veya iş gruplarına ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatlar ile bu fiyatlara ilişin idarenin tanımladığı yapım şartlarına uygun analizler ve teklif bedelini gösteren hesap cetveli,” düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan madde kapsamında istekli olabilecek olanlara satılan ihale dokümanındaki CD de “hesap cetveli” ve “birim fiyat analizlerinin” bulunduğu tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin sunmuş olduğu bahsi geçen madde ile ilgili olarak ihale günü düzenlenen “teklif zarfı açma ve belge kontrol tutanağı” incelendiğinde, “teklifi oluşturan birim fiyatlar, analizler” başlıklı sütunda “var” şeklinde bir kaydın düşüldüğü görülmektedir. 

            Başvuru sahibinin teklifi kapsamında sunduğu belgeler incelendiğinde birim fiyat analizlerinin olduğu, bununla birlikte hesap cetvelinin olmadığı görülmektedir.

            Başvuru sahibinin istenen tüm belgeleri teklif günü tam olarak sunup sunmadığı dosya üzerinden tespit edilebilecek bir husus değildir.

            Tüm bu tespitler çerçevesinden başvuru sahibinin “kısmen veya tam belge sunması” halinde mecburen “var” şeklinde bir kayıt düşülmesinin gerektiği anlaşılmakta olup, “var” şeklinde bir kaydın olmasının belgelerin tam olarak sunulduğu anlamına gelmeyebileceği bu nedenle de eksik belge sunan başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

            Bununla birlikte başvuru sahibinin anılan bu belgeleri tam olarak sunup sunmadığının tespiti açısından gerekli incelemenin yapılabilmesi için durumun idarenin bağlı bulunduğu İçişleri Bakanlığına bildirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

1) 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

2) Belgelerin ilk oturumda tam olarak sunulup sunulmadığının tespiti bakımından durumun incelenmek üzere idarenin bağlı bulunduğu İçişleri Bakanlığına bildirilmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.