İsteklilerce sunulan kataloglarla teknik şartnamede istenen özelliklerin örtüşme ya da örtüşmeme durumlarına ilişkin örnek Karar (KİK)

04.06.2009 tarih ve I.M.10.14.0041/2009-15E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Diyarbakır Eğitim ve Araştırma Hastanesi Baştabipliği tarafından 06.04.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “2009 Mali Yılı 22 Kalem Tıbbi Cihazlar ve Aletler Grubu Malzeme Alımı” ihalesine ilişkin olarak Yıldız Medikal-Ekrem GÜNEY’in 24.04.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 29.04.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 06.05.2009 tarih ve 10824 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.05.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

EMG cihazı için en uygun teklifin firmalarınca verilmesine rağmen, teknik şartnamenin 1 inci maddesinde istenilen özelliğin katalogta görülemediğinden teklifin değerlendirme dışı bırakıldığı,

Oysa, teklif dosyasında “Şartnameye Uygunluk Belgesi” adı altında taahhütname sunulduğu,

İdareye şikayet başvurusunda da katalogların ayrıca sunulmasına rağmen şikayetin uygun bulunmadığı,

Bahse konu ürün estetik açıdan taşıyıcı masaya monte edildiği, bu nedenle katalogtan ilk bakışta görülemeyeceği, teknik şartnameye uygunluk taahhütnamesinde teklif edilen ürünün bu maddeyi sağladığının açıkça belirtildiği,

Diğer yandan, ihale üzerinde bırakılan teklifin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu,

İdarenin kararının yerinde olmadığı, tekliflerinin geçerli kabul edilmesi gerektiği,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdari şartnamenin 7.5.6 ncı maddesinde “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlığı altında her bir iş kalemine konu cihaz için istenilen bilgi/belgelere ilişkin ayrı ayrı düzenleme yapıldığı; aralarında şikayete konu 22 nci kalemin de bulunduğu üç kalem için “Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesi”nin teklifle birlikte verilmesinin zorunlu kılındığı belirlenmiştir.

İdari şartnamenin 7.5.6.4 üncü maddesi dışında incelemeye konu kalem için teklif edilecek ürüne ait teknik belge/katalog vb. sunulmasına ilişkin düzenlemeye rastlanılmamıştır.

Şikayetçinin teklif ettiği cihazın uygun görülmemesine dayanak olarak gösterilen Teknik Şartnamenin 16 ncı maddesinde; “Cihaz 220 Volt/50 Hz şebeke cereyanı ile çalışmalıdır.Tüm sistemi şehir şebekesinden izole eden, hem sistemin hem de hastanın güvenliğini sağlayan cihazın orijinal izalosyon trafosu sistem ile beraber verilmelidir.” şeklinde düzenleme yapıldığı belirlenmiştir.

Bu durumda, isteklilerce teknik şartnameye uygunluk beyanı dışında ürüne ilişkin kalalog/teknik doküman sunulmasının zorunlu olmadığı, teknik şartnameye uygunluk beyanının sunulmasının yeterli olduğu ve değerlendirmenin de bu beyana göre yapılması gerektiği açıktır.

İstekli tarafından teklifle birlikte sunulan teknik şartnameye uygunluk beyanında teknik şartnamenin 16 ncı maddesinde istenilen özellikler aynı şekilde yazılarak bunların karşılanacağının beyan edildiği anlaşılmıştır.

Şikayetçinin, bahse konu beyan dışında, İlaç ve Tıbbi Cihaz Bilgi Bankası kayıtlarında teklif edilen cihazın tedarikçi firması olarak görülen Bilkosis Med. Ür. Bilgisayar Elektr. Cih. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin teknik şartnameye uygunluk beyanı ile cihaza ait katalogu da sunduğu belirlenmiştir.

Şikayetçi tarafından sunulan kataloglar incelendiğinde, sitemin genel özellikleri ve çalışma prensiplerine ilişkin 35 sayfalık İngilizce katalog ile bu katalogun sistem donanımlarını gösteren ilk beş sayfasının Türkçesinin bulunduğu anlaşılmıştır.

Cihaza ilişkin sunulan katalogta, teknik şartnamenin 16 ncı maddesine konu izolasyon trafosuna ilişkin bilgiye rastlanılmamıştır.

Ancak, teklifin uygun görülmemesi üzerine şikayetçi tarafından sunulan ek dokümanda cihaza ilişkin orijinal izolasyon trafosuna ilişkin teknik dokümanın sunulduğu anlaşılmıştır.

Teklif edilen ürünün marka/modelinin teklifte belirtildiği ihalelerde tekliflerin teknik değerlendirmesinde katalog verilerinin esas alınmasında ilke olarak herhangi bir sakınca bulunmamaktadır.

Keza, istekliler tarafından teklif edilen ürünün standard özelliklerine ilişkin katalog bilgilerinin, teknik şartnamede istenilen özellikleri karşılamadığının tespit edilmesi veya katalogta yer almayan ve isteklilerce de ayrıca teknik şartnameye uygun olarak dizayn edilmiş orijinal ürünün teslim edileceğine dair bilgi/belge veya beyan sunulmadığı durumlarda; teklif edilen cihazın teknik şartnameye uygun olmaması veya ihale dokümanında yapılan düzenlemeler çerçevesinde cihazın teknik şartnameye uygun olduğuna dair belgelerin sunulmaması gerekçesiyle tekliflerin dışı bırakılması, tekliflerin değerlendirmesi aşamasında teklif edilen ürüne ilişkin teknik değerlendirme yapılmasının doğal sonucudur.

Ancak, katalog bilgilerinin genellikle standard ve opsiyonel tercihlere göre sistemi oluşturan donanımlar hakkında genel bilgileri ihtiva ettiği, aynı amaca yönelik farklı ekipmanların kullanılmasının mümkün olduğu durumlarda, kataloglarda tercihe bağlı olarak sistemin genel özelliklerine yer verildiği bilinmektedir. Doğal olarak, teknik şartnamede istenilen bir özelliğin katalogda ürün tanıtımına ilişkin genel bilgiler arasında yer almamasının da ihtimal dahilinde olduğu açıktır.

Nitekim, şikayete konu ihalede de şikayetçi tarafından sunulan katalogların da ürünün genel özelliklerine ilişkin olduğu ve idari şartnamede zorunlu tutulmamasına rağmen istekli tarafından sunulduğu anlaşılmaktadır.

Ürünün genel özelliklerini ihtiva eden ve tanıtım amacıyla hazırlanan kataloglarda, teknik şartnamede istenilen özelliklerin görülememesi/bulunmaması veya tercihe bağlı olarak değişiklik göstermesi halinde, ihale dokümanında yapılan düzenlemeler çerçevesinde üretici/tedarikçi/istekli beyanı gibi ayrıca sunulacak teknik dokümana göre değerlendirme yapılması gerekmektedir.

Somut olayda, isteklilerin teklif ettikleri cihazın, teknik şartnamede istenilen teknik özellikleri karşıladığına dair teknik şartnameye uygunluk belgesinin teklifle birlikte sunulmasının zorunlu kılındığı ve şikayetçi tarafından hem kendi firmalarının hem de tedarikçi firma tarafından ayrı ayrı düzenlenmiş teknik şartnameye uygunluk beyanında teknik şartnamenin 16 ncı maddesi açıkça yazılarak teklif ettikleri cihazın bu özelliği karşıladığının beyan edildiği, ayrıca teknik şartnameye uygunluk beyanının 20 nci maddesinde de orijinal izolasyon trafosu verileceğinin belirtildiği anlaşılmıştır.

Bu durumda, teklifle birlikte sunulması zorunlu kılınmayan, ancak istekli tarafından cihazın tanıtımı ve genel özelliklerine ilişkin olarak sunulan kataloglarda izolasyon cihazına ilişkin bilgi bulunmadığı gerekçesiyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı anlaşılmış olup istekli tarafından teklif edilen ve teknik şartnameye uygunluğu beyan edilen cihazın, muayene kabul aşamasında tetkik edilerek alınması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Diğer yandan, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif bedelinin 31.625,00 TL, yaklaşık maliyetin ise 29.812,50 TL olduğu belirlenmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliğinde; “XIII-Tekliflerin Alınması ve Değerlendirilmesi” başlığı altında;

“C. Yaklaşık Maliyetin Üzerindeki Teklifler

İdarelerce tespit edilen yaklaşık maliyeti aşan tekliflerin kabul edilip edilemeyeceği hususunda tereddütler olduğu anlaşılmaktadır.

İhale komisyonu;

a) Yaklaşık maliyet tespit edilirken değerlendirilmeyen her hangi bir husus olup olmadığını,

b) Yaklaşık maliyeti güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını,

c) Verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını,

Sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese eder ve bütçe ödeneklerini de göz önünde  bulundurarak verilen teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirleyerek işin ihalesine veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda  takdir hakkına sahiptir.

Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak  kabul edilebilir.” şeklinde açıklama yapılmıştır.

İncelenen ihalede, şikayetçinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması sonucunda, en düşük teklif veren ancak teklif bedeli, yaklaşık maliyetin üzerinde olan isteklinin teklifinin, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinde mevzuata aykırılık bulunmamıştır.

Sonuç olarak, şikayetçinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı, kısmi tekliflere açık olarak gerçekleştirilen ihalede ihale komisyon kararının şikayete konu 22 nci kalemde, şikayetçinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin kısmının iptal edilerek ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.