Tekliflerinde eksik belge veren isteklilerin belgeleri sonradan tamamlatılabilir mi (KİK)

Araklı İlçe Milli Eğitim Müdürlüğütarafından 11.10.2012 tarihinde pazarlık usulü ile yapılan “2012-2013 Eğitim Öğretim Döneminde Taşıma Kapsamındaki Ortaöğretim Öğrencilerine Öğle Yemeği Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Aşhane Yemek Hizmetleri İnş. Taah. Nak. Turizm Tem. Tic. Ltd. Şti.nin 06.11.2012 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 09.11.2012 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 19.11.2012 tarih ve 37769 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 19.11.2012 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/4230 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle kâr hariç yaklaşık maliyetin altında teklif vermiş olan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi gerektiği, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından alış-satış faturaları ile açıklama yapıldığı, Teknik Şartname’de yer verilen yemek gramajlarının düşürüldüğü, elektrik-su-doğal gaz giderlerinin dikkate alınmadığı, hizmet kapsamında çalışacak personelin ücretinin asgari ücretin altında hesaplandığı ayrıca şoför ve yemeği sunacak personel için ayrı ayrı ücret hesaplanması gerektiği ve yemeklerin taşınacağı araç ile akaryakıt maliyetinin dikkate alınmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.4. İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.

79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

…

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

…

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

…

79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.4.2.6. İsteklinin, kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin fiyat tekliflerini kullanması halinde sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) düzenlenmiş fiyat teklifini sunması yeterlidir.

79.4.2.7. İsteklinin, kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilen fiyat tarifelerinde belirtilen fiyatları kullanması halinde sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olan bir tarifeyi gösterir belgeyi sunması yeterlidir. (Örnek: Orman Genel Müdürlüğüne bağlı işletmeler tarafından satılan ürünlere ilişkin ilan edilmiş fiyatlar vb.)

79.4.2.8. İstekli tarafından açıklaması yapılacak girdinin fiyatının, kamu kurum ve kuruluşlarınca ilan edilen ilgili mala ilişkin asgari fiyatlara uygun olması halinde sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olan asgari fiyatın belgelendirilmesi suretiyle açıklama yapılması yeterlidir.(Örnek: EPDK tarafından il bazında günlük olarak yayımlanan akaryakıt fiyatları vb.)

…

79.4.2.12. İsteklinin açıklamalarını kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara dayandırması durumunda ihale konusu işte kullanılması öngörülen mala ilişkin ağırlıklı ortalama birim maliyetin veya ağırlıklı ortalama birim satış tutarının belirtildiği “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunulacaktır. İsteklilerce teklif edilen tutara ilişkin birim fiyatlar,

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

Altında olamaz.

İsteklinin satışlar üzerinden açıklama yapabilmesi için malın ticareti ile iştigal ediyor olması; maliyete dayalı açıklama yapabilmesi için ise, son geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alış yapmış olması gerekmektedir.

…

79.4.2.15. Maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının; 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanununa göre çalışan meslek mensuplarından, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olanlar tarafından düzenlenmesi, bütün belge ve tutanakların her sayfasının taraflar tarafından imzalanarak kaşelenmesi gerekmektedir.

(79.4.2.4.) maddesine göre düzenlenen tutanak meslek mensubu ve proforma fatura veren tedarikçi veya imalatçı tarafından, (79.4.2.5.) maddesine göre düzenlenen tutanak meslek mensubu ile istekliye fiyat teklifini veren kişi tarafından imzalanarak kaşelenecek ancak bu tutanaklar proforma fatura veya fiyat teklifi ekinde idareye verilmeyecek ve düzenleyen meslek mensubu tarafından muhafaza edilecektir.

…

Gerekli görülmesi durumunda ihaleyi yapan idare, proforma fatura ve fiyat tekliflerine ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarını, incelemek üzere muhafaza eden meslek mensubundan isteyebilir.

…

79.4.2.16. İstekliler tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamındaki mallara ilişkin olarak proforma fatura yerine sadece alış faturası ile açıklamada bulunulması geçerli bir açıklama olarak kabul edilmeyecektir.

…

79.4.2.24. Yemek hizmet alımı ihalelerinde, çalıştırılacak personelin giyim gideri ile su, tuz, baharat, peçete ve masa örtüsü giderleri için yapılacak açıklamalara ilişkin olarak isteklilerden belge sunmaları istenmeyecektir. İhale komisyonu ayrıca, bu girdiler dışındaki girdilerden de belgelendirilmesine gerek bulunmayanları tespit edebilecektir.”açıklamalarına yer verilmiştir.

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dâhil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Her türlü resim, harç, vergi ve benzeri giderler ile ulaşım, nakliye ve her türlü sigorta giderleri, yemek analiz işlemleri

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dâhil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Servis, dağıtım görevlisi SSK, maaş, yemekhane temizlik giderleri.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.”düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Diğer hususlar” başlıklı 48’inci maddesinde “48.1. Yemek verilecek 5 merkez okul yemekhanelerinde plastik masa, tabure ve yemek servis takımı gibi eksiklikler yüklenici tarafından karşılanacaktır.

– Yemek verilecek 5 merkez okulda dağıtım ve temizlik işleri yüklenici tarafından yapılacaktır.

– Çıkan yemek atıkların ve çöplerinin eğitim biriminden uzaklaştırılarak çevre temizliğinin sağlanması,

– Yemek servisi ve sonrasındaki temizlik için görevlendirilen personelin maaş, SSK giderleri yüklenici tarafından karşılanacaktır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin ilgili maddelerinde ise “2-Yemeklerin hazırlanmasında aşağıda belirtilen gramajlara uyulacaktır.

Bir kişi için;

a) Parçalı etli yemeklerde kemiksiz et 80 gr. Pişmiş 60 gr.

b) Köfteli yemeklerde et miktarı 80 gr. Pişmiş 60 gr.

c) Tavuklu yemeklerde (haşlama, Şinitsel=çiğ=180 gr. Pişmiş=150 gr. Balık ile birlikte kullanılacaksa 80- 100 gr.

d) Sebzeli yemeklerde et en az çiğ 60 gr. Pişmiş 40 gr.

Sebzeli yemeklerde kemikli et miktarı çiğ 60-80 gr.

e) Bakliyatlı yemeklerde et miktarı çiğ 60 gr. Pişmiş 40 gr.

f) Kebap çeşitlerinde et çiğ 150 gr. Pişmiş 120 gr.

g) Pilav ve makarnalar pişmiş 170-180 gr.(kişi başına pişmemiş pirinç ve makarna miktarı 50-60 gr. olmalıdır.)

h) Börekler pişmiş 150-200 gr.

i) Çorbalar pişmiş 150-200 gr. (1 kâse olacak)

j) Tatlılar 100-150 gr. Porsiyon âdeti çeşide göre ayarlanmalıdır.

k) Sütlü tatlılar (1 kâse) 150 gr.

l) Salata 100-150 gr. (sadece yeşillik (marul-soğan gibi) olduğunda 100 gr. İçine domates, havuç gibi malzemeler girdiğinde 150 gr. olmalıdır.

m) Yoğurt 200 gr. olmalıdır.

n) Meyve 150-200 gr. arası olmalıdır. Miktarı meyvenin çeşidine, büyüklüğüne göre ayarlanmalıdır.

o) Tahin helvası 100 gr.

p) Sebze yemeklerinde tek sebze ise sebze miktarı 150 gr. olmalıdır. Türlü gibi yemeklerde ana sebze kaç tane ise miktarı ona bölünmelidir. Örneğin (kabak, fasulye, patlıcan bir arada kullanılacaksa üç sebzenin toplamı 150 gr. olmalıdır.)

q) Dolmalar (Kabak ve biber için)

Kıyma 30-40 gr. Maydanoz 10 gr.

Pirinç 15-20 gr. Kabak 200 gr.

Kuru soğan 10 gr. Dolma biber 100 2r.

Lahana 100 gr.

r) Ekmek 1 öğün için 150-200 gr.

s) Komposto: taze meyveden yapılırsa taze meyve 150 gr. Şeker 40 gr. Kuru meyve: 40 gr. Şeker 30 gr.

t) Sütlaç: Süt 250 gr. Şeker 30 gr. Pirinç 20 gr., Puding 20 gr. 25 gr. Şeker, 250 gr. süt

u) Revani: irmik 30 gr. Yumurta 1 adet, şeker 50 gr.

4- Yüklenici firma servise hazır hale getirdiği pişmiş yemeği 17 taşıma merkezi ilköğretim okullarının yemekhanesine getirecek, yemeğin servisi, bulaşık kaplarının toplanması, çöplerin kaldırılması ile yemek yenen yerin temizlik işini yapar.

5- Taşıma Merkezi İlköğretim Okullarına yemeklerin taşınması işi için 3 adet yemek taşıma aracı öngörülmektedir.”düzenlemeleri yer almaktadır.

Ayrıca Teknik Şartname’nin 1’inci maddesinde Eylül-Ekim 2012/Nisan-Mayıs-Haziran 2013 ve Kasım-Aralık 2012/Ocak-Şubat-Mart 2013 dönemlerinde kullanılacak yemek menüsü tablolarına yer verilmiştir.

İhale işlem dosyasının incelenmesinden idarece bila tarihli yazı ile Öğün Yemek Tem. Hiz. A.Ş.den teklifin tüm maliyet bileşenleri hakkında aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, isteklinin açıklamalarının 22.10.2012 tarihinde idare kayıtlarına alındığı, daha sonra idarenin 30.10.2012 tarihli yazısında,

“a) Proforma faturalarda yer alan et, tereyağı, yumurta vb malzemelerin fiyatlarının piyasa değerinin altında olduğu bu nedenle Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.15’inci maddesi gereği meslek mensubundan ilgili belgelerin istendiği,

b) İlaçlama gideri hesaplanırken 75,00 TL maliyet öngörüldüğü ancak anılan maliyeti tevsik eden belge sunulmadığı,

c) Elektrik gideri hesaplanırken aylık 80,00 TL maliyet öngörüldüğü ancak elektrik tüketim miktarını tevsik eden belge sunulmadığı,

d) Su gideri hesaplanırken aylık 30,00 TL maliyet öngörüldüğü ancak su tüketim miktarını tevsik eden belge sunulmadığı,

e) Amortisman maliyeti hesaplanırken toplam 12.000,00 TL maliyet öngörüldüğü ancak demirbaş defterinin incelenmesinden söz konusu maliyetin 29.853,40 TL olması gerektiğinin anlaşıldığı”belirtilerek Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.15’inci maddesi gereği meslek mensuplarından ilgili belgelerin istenmesine karar verildiği bunun üzerine isteklinin 01.11.2012 tarihli yazısı ekinde gıda malzemelerine ilişkin alış-satış faturaları, ilaçlama maliyetine yönelik proforma fatura, elektrik-su sarfiyatına ilişkin faturalar ile amortisman giderinin tevsikine yönelik belgelerin sunulduğu görülmüştür.

Kamu ihale mevzuatı uyarınca gerek tekliflerin değerlendirilmesi gerekse aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamalarında istekliler tarafından eksik olarak sunulan belgelerin idarelerce tamamlatılması mümkün değildir.

Bu nedenle idare tarafından 30.10.2012 tarihli yazı ile talep edilerek isteklinin 01.11.2012 tarihli ek açıklama ile sunduğu belgeler (proforma faturada yer alan birim fiyatlara dayanak teşkil eden belgeler hariç) dikkate alınmamış olup isteklinin aşırı düşük teklif açıklamaları 22.10.2012 tarihinde idare kayıtlarına alınan bilgi ve belgeler kapsamında incelenmiştir.

İstekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının incelenmesi sonucunda,

– Aşırı düşük teklif açıklamalarının üst yazısında İdari Şartname’nin 25’inci maddesinde hizmet kapsamında aylık 22 gün brüt asgari ücret üzerinden 1 adet aşçı ile yarı zamanlı olarak (günlük 2 saat) 1 adet şoför, 5 adet garson ve 1 adet bulaşıkçının çalışacağı; Teknik Şartname’de tanımlanan kıyafetlerin ayni olarak verileceği, yüklenici tarafından yapılacak ilaçlamanın teklif fiyata dâhil olduğu vb. düzenlemelerin yer aldığının belirtildiği ancak adı geçen düzenlemelerin inceleme konusu ihaleye ait ihale dokümanında bulunmadığı diğer bir deyişle isteklinin açıklamalarının incelemeye konu ihaleye ait dokümana uygun şekilde yapılmamış olduğu,

– Gıda malzemeleri fiyatlarının tevsiki için istekli tarafından kendi adına düzenlenmiş proforma faturanın sunulduğu, Kamu İhale Genel Tebliği uyarınca proforma faturaların istekli dışında üçüncü bir tedarikçi veya üretici tarafından düzenlenmesi gerektiği, isteklinin açıklamalarını kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara dayandırması durumunda sunması gereken belgenin “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7)” olduğu,

– Elektrik, su ve LPG maliyetleri açısından toplam 4.860,00 TL öngörüldüğü ancak söz konusu girdilerin tüketim miktarlarına ilişkin tevsik edici belgelerin sunulmadığı ayrıca LPG girdisinin birim fiyatına ilişkin belgenin de açıklama kapsamında yer almadığı tespit edilmiştir.

Açıklanan nedenlerle ihale üzerinde bırakılan isteklinin açıklamalarının uygun görülmeyerek teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Öğün Yemek Tem. Hiz. A.Ş.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.