Teknik şartname belgelerinin sunulmaması teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olur mu (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

Tektat Yemekçilik Gıda İnşaat Turizm Taşımacılık San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Erzincan Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/21719 İhale Kayıt Numaralı “Malzeme Dâhil Yemek Hazırlama Hizmetleri (Müdürlüğümüze Bağlı Kuruluşların Mutfağında, Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Servis Hizmetleridir) İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Erzincan Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü tarafından 26.02.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen Malzeme Dâhil Yemek Hazırlama Hizmetleri (Müdürlüğümüze Bağlı Kuruluşların Mutfağında, Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Servis Hizmetleridir) ihalesine ilişkin olarak Tektat Yemekçilik Gıda İnşaat Turizm Taşımacılık San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 14.03.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 15.03.2018 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 21.03.2018 tarih ve 18517 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.03.2018 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2018/472 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihalenin 3’üncü kısmında ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendikleri, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından Teknik Şartname’nin “Taşıma” başlıklı maddesinde belirtilen belgelerin sunulmadığı, dolayısıyla anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

1) İsteklinin, mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak faaliyette bulunduğunu ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgeler,

…

6) İhale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler,

7) İstekliye doğrudan bağlı olsun veya olmasın, kalite kontrolden sorumlu olan ilgili teknik personel veya teknik kuruluşlara ilişkin belgeler,

8) İhale konusu işin ihale dokümanında belirtilen standartlara uygunluğunu gösteren, uluslar arası kurallara uygun şekilde akredite edilmiş kalite kontrol kuruluşları tarafından verilen sertifikalar,

9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir…” hükmü,

“Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

“Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz…” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.1. h)

Gıda Üretim İzin Belgesi veya İşletme Kayıt Belgesi.

…

7..5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen belgeler.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’de “…D- TAŞIMA:

…

3- Sabancı Çocuk Destek Merkezi Müdürlüğünün yemeği Engelsiz Yaşam Merkezi Müdürlüğü mutfağında; Kadın Konukevi Müdürlüğünün yemeği 100.Yıl Atatürk Huzurevi ve YBRM Müdürlüğü Mutfağında pişirilecek ve firma tarafından ilgili kuruluşlara taşınarak servis edilecektir.

a) Yemek Üretim Tesisinin bulunduğuna dair açılış ruhsatı

b) Gıda Üretim İzni Belgesi veya İşletme Kayıt Belgesi

c) Hizmetin verileceği il sınırları içerisinde açılacak olan tesisin Ticaret ve Sanayi Odası’ndan alınmış, ihale veya son başvuru tarihi itibarıyla geçerliliği olan beher öğün 3 kap olmak üzere en az aşağıdaki tabloda sayıları gösterilen öğün sayıları kadar günlük kapasite raporu

4- Kuruluşlar için istenen bütün makine, teçhizat ve ekipman sözleşmenin imzalanmasından sonra 7 (yedi) gün içinde kuruluşlara teslim edilecek ve muayene kabul komisyonu tutanakları ihale dosyasına konmak üzere sözleşme imzalanan kuruluşa teslim edilecektir. Aksi takdirde sözleşme tasarısındaki cezai hükümler uygulanacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalenin “Malzeme Dâhil Yemek Hazırlama Hizmetleri (Müdürlüğümüze Bağlı Kuruluşların Mutfağında, Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Servis Hizmetleridir)” alımı olduğu, 26.02.2018 tarihinde gerçekleştirilen ihalenin 3’üncü kısmına başvuru sahibi de dâhil 6 isteklinin katıldığı, ihalenin anılan kısmının A G Gıda Akaryakıt Turizm İnşaat Hizmet İşletmeleri Nakliye Ticaret Limited Şirketi üzerinde bırakılarak başvuru sahibi Tektat Yemekçilik Gıda İnş. Turz. Taşı. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ihalede ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin yukarıda aktarılan 7.5.4’üncü maddesinde isteklilerin teklif kapsamında sunulması öngörülen Teknik Şartname’de belirtilen belgeleri teklif dosyası içinde sunmalarının zorunlu olduğuna yönelik düzenlemenin yer aldığı, Teknik Şartname’nin yukarıda aktarılan (D) maddesinde ise yemek üretim tesisinin bulunduğuna dair açılış ruhsatı, gıda üretim izni belgesi veya işletme kayıt belgesi ve günlük kapasite raporunun istendiği ancak, anılan Teknik Şartname’de isteklilerin söz konusu belgeleri ihaleye katılım aşamasında teklif dosyalarında sunmalarına yönelik herhangi bir ibare ya da düzenleme bulunmadığı anlaşılmıştır. Teknik Şartname’de yer alan düzenleme gereğince anılan belgelerin ihaleye katılım aşamasında sunulması zorunlu olmadığından, söz konusu belgeleri sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılamayacağı ve anılan belgelerin işin yürütülmesi aşamasında sunulması gerektiği, kaldı ki ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından da işletme kayıt belgesinin teklif dosyası kapsamında sunulduğu anlaşılmıştır. Anılan nedenlerden dolayı başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Öte yandan, ihalenin şikâyete konu kısmının yaklaşık maliyeti dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 4.280,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 8.562,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 4.282,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.