Anahtar teknik personelin geçmiş görevleri ve belgeleri ihale değerlendirmesinde nasıl dikkate alınmalıdır (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, başvuruya konu ihalede vermiş oldukları teklifin yerinde olmayan gerekçelerle değerlendirme dışı bırakıldığı, idarece değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olarak, anahtar teknik personel olarak gösterilen kişinin görev ve ortaklık süresi beyanı niteliğindeki SMMM onaylı belgenin içeriğinin yeterli olmadığının belirtildiği, oysa zorlama bir yorumla cümle yapısına göre ifade yetersizliği gibi bir değerlendirme yapılsa dahi bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilerek tamamlatılabileceği, diğer yandan idarece SGK belgelerindeki onay ve barkod numarasının yer almaması hususunun da tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri arasında sayıldığı, söz konusu belgenin Sosyal Güvenlik Kurumu Muş İl Müdürlüğünden alınan bir belge olduğu, idarece tereddüt oluşması durumunda, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesi gereğince işlem yapılması gerektiği halde idarece mevzuata aykırı değerlendirmeler yapıldığı, bu nedenle tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Yapılan incelemede, başvuru sahibi tarafından Ayşe Gülten Yalçın isimli inşaat mühendisinin ihale ilan tarihi olan 08.06.2012 tarihinden itibaren geriye doğru bir yıllık dönem içinde anahtar teknik personel olarak çalıştığının beyan edildiği, şirketteki pozisyonun “Genel Müdür” olarak belirtildiği, söz konusu hususların SMMM tarafından aynı zamanda ihale ilan tarihi olan 08.06.2012 tarihinde düzenlenmiş olan belge ile onaylandığı, SMMM tarafından düzenlenen bu belgede, “Yukarıda bilgileri yazılı kişinin ihale ilan tarihinden itibaren geriye doğru 1(bir) yıllık dönem içinde CENGİZLER Yol Yapı San. ve Tic. A.Ş.’nde Genel Müdür ve Ortak olarak görev aldığını beyan ederim.” şeklinde bir ifadenin yer aldığı, ayrıca teklif dosyası kapsamında, anahtar teknik personel olarak gösterilen Ayşe Gülten Yalçın’ın meslek odası kayıt belgesi, mezuniyet belgesi, soyadı değişikliğini tevsik eden evlenme cüzdanı fotokopisi, 2010 yılı Ocak Ayı ile 2012 yılı Haziran Ayı arasındaki aylık SGK primlerinin ödendiğine ilişkin belgelerin yer aldığı görülmüştür.

Başvuruya konu ihalenin ilan tarihi itibariyle yürürlükteki Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İsteklinin organizasyon yapısına ve personel durumuna ilişkin belgeler” başlıklı 37’nci maddesinde,

“37.1.Uygulama Yönetmeliğinin “İsteklinin organizasyon yapısına ve personel durumuna ilişkin belgeler” başlıklı 40 ıncı maddesi uyarınca, aday veya isteklilerden anahtar teknik personel istenilmesi durumunda aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.

37.1.1.İsteklilerin/Adayların, teklifleri/başvuruları kapsamında, ilk ilan/davet tarihinden geriye doğru en az bir yıl boyunca ticari faaliyette bulundukları yerde kesintisiz şekilde ve işin niteliğine uygun olarak idarece öngörülen sayıda mühendis veya mimar çalıştırdıklarını belgelendirmeleri gerekmektedir. Anahtar teknik personelin, ilk ilan/davet tarihinden geriye doğru bir yıl içinde, sigortalı hizmet listesindeki eksik gün sayısı toplamı otuz günü aşamaz.

37.1.2.Anahtar teknik personel bakımından, ticari faaliyette bulunulan yer olarak, ticari işletmelerde ticaret sicilinde kayıtlı merkez veya şube adresi, esnaf ve sanatkârlar için ise sicilde kayıtlı adres kabul edilecektir.

37.1.3.İstekliler/Adaylar, teklifleri/başvuruları kapsamında; ihale/ön yeterlik tarihi itibari ile ticari faaliyette bulundukları yerde çalıştırdıkları anahtar teknik personelin listesini (Standart Form-KİK025.3/Y) sunacaklardır. Ayrıca adı geçen standart formun ekinde, ilk ilan/davet tarihinden geriye doğru en az bir yıl boyunca ticari faaliyette bulunulan yerde çalıştırılan anahtar teknik personele ilişkin “Geriye Doğru Bir Yıllık Dönem İçinde Çalıştırılan Anahtar Teknik Personel Listesi” (Standart Form-KİK025.4/Y) ve anahtar teknik personel listesinde (Standart Form-KİK025.3/Y) bildirilen mühendis/mimar tarafından düzenlenen, Anahtar Teknik Personel Beyannamesi (Standart Form-KİK025.2/Y) yer alacaktır.

37.1.4.Anahtar teknik personel listesinde (Standart Form-KİK025.3/Y) bildirilen mühendis/mimarların; mezuniyet belgelerinin, ilgili meslek odasına kayıtlı olduklarını gösterir üye kayıt belgelerinin, ilgisine göre Sosyal Güvenlik Kurumu onaylı; “Hizmet Bildirimi” veya personelin işe alındığını gösteren belgelerin adı geçen liste ekinde sunulması gerekmektedir.

37.1.5.“Geriye Doğru Bir Yıllık Dönem İçinde Çalıştırılan Anahtar Teknik Personel Listesi” (Standart Form-KİK025.4/Y) ekinde, listedeki personele ilişkin mezuniyet belgeleri ve Sosyal Güvenlik Kurumu onaylı “Hizmet Bildirimi”nin yer alması gereklidir.

37.1.6. Anahtar teknik personelin mezuniyetinden itibaren geçecek süre en fazla beş yıl olarak öngörülebilecek olup, idarelerce bu süreden daha az bir süre de öngörülebilir. Anahtar teknik personelde, belli bir süre benzer işte çalışma ve lisansüstü eğitim yapmış olma koşulunun aranmaması gerekmektedir. Anahtar teknik personelin mezuniyetinde itibaren geçecek süre belirlenirken kıst olarak (ay ve gün) hesaplama yapılmayacaktır. Örneğin 1/9/2011 tarihinde yapılan bir ihalede, dokümanda anahtar teknik personel için mezuniyetinden itibaren geçecek sürenin 5 yıl olarak öngörülmesi durumunda, 1/10/2006 tarihinde mezun olan bir mühendis anahtar teknik personel olarak bildirilebilecektir.

37.1.7. Yönetmeliğin 40 ıncı maddesinin yedinci fıkrasındaki; “Yukarıda belirtilen niteliklere sahip gerçek kişi istekliler, şahıs şirketi ortakları, limited şirketlerde müdürlük görevini yürüten ortaklar, anonim şirketlerin yönetim kurulu başkanı, yönetim kurulu üyeleri, murahhas müdür ve genel müdür ortakları, ortak girişimlerin ise gerçek kişi ortakları ve tüzel kişi ortaklarının yukarıda sayılan unvanları taşıyan gerçek kişi ortaklarının, anahtar teknik personel olarak bildirilmesi durumunda, isteklinin bünyesinde çalıştığına dair belge aranmaz. Gerçek kişi istekliler hariç, bu kişilerin tüzel kişilikteki görev ve/veya ortaklık süreleri, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir tarafından düzenlenen belge ile tevsik edilir.” hükmünde yer alan, “limited şirketlerde müdürlük görevini yürüten ortaklar” ibaresinden, temsil yetkisi verilen müdür veya müdürler anlaşılması gerekmektedir. Tüzel kişilerin yukarıda sayılan görev veya unvandaki kişiler dışındaki mühendis veya mimar ortakların anahtar teknik personel olarak gösterilebilmesi için bu kişilerin isteklinin bünyesinde çalıştığının sosyal güvenlik kurumu onaylı belgeler ile tevsik edilmesi zorunludur. Anahtar teknik personel olarak şahıs şirketi ortakları, limited şirketlerde müdürlük görevini yürüten ortaklar, anonim şirketlerin yönetim kurulu başkanı, yönetim kurulu üyeleri, murahhas müdür ve genel müdür ortakların bildirilmesi durumunda; ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru en az bir yıldır, ilgisine göre söz konusu görevlerde bulunan ve/veya ortak olan kişilerin, anahtar teknik personel niteliğini haiz olduklarının ve görev ve/veya ortaklık sürelerinin belgelendirilmesi zorunlu olup ayrıca bu kişilerin Anahtar Teknik Personel Beyannamesi (Standart Form-KİK025.2/Y) sunmaları gerekmektedir.

37.1.8.Gerçek kişi aday veya isteklinin, anahtar teknik personel listesinde kendisini bildirmesi durumunda, liste ekinde mezuniyet belgesi ve ilgili meslek odasına kayıtlı olduklarını gösterir üye kayıt belgesi yer alacak olup kendisi için Anahtar Teknik Personel Beyannamesi (Standart Form-KİK025.2/Y) sunmasına gerek bulunmamaktadır. Ancak bu durumda da anahtar teknik personel olan gerçek kişi istekliler, Yönetmeliğin 40 ıncı maddesinin altıncı fıkrası uyarınca anahtar teknik personel olarak görev yaptıkları süre boyunca başka gerçek veya tüzel kişi bünyesinde çalışamayacaklardır. Ayrıca, bir adet anahtar teknik personel istenen ihalelerde, gerçek kişinin anahtar teknik personel olarak kendisini bildirmesi durumunda, “Geriye Doğru Bir Yıllık Dönem İçinde Çalıştırılan Anahtar Teknik Personel Listesi”ni de sunmasına gerek bulunmamaktadır.

37.1.9.Anahtar teknik personel istenen ihalelerde, aday veya isteklilerce başvuru veya tekliflerinde sunmaları gereken belgelere ilişkin olarak hazırlanan örnek durum aşağıda verilmektedir:

Örnek durum:

İhale ilanı: 10.8.2011

İhale tarihi: 10.9.2011

İstenen anahtar teknik personel: 1 inşaat mühendisi ve 1 makine mühendisi

X şirketinde 10.9.2011 tarihi itibarıyla çalışan anahtar teknik personel: inşaat mühendisi A ve makine mühendisi B

İnşaat mühendisi A’nın işe giriş tarihi 1.6.2011

Makine mühendisi B’nin işe giriş tarihi: 1.4.2007

İnşaat mühendisi A’dan önce çalışan inşaat yüksek mühendisi D’nin çalıştığı tarihler: 12.4.2009-17.5.2011

Sözkonusu örnek duruma göre X şirketi teklifi kapsamında aşağıdaki belgeleri sunacaktır:

1- İhale tarihi itibari ile merkezinde çalıştırdığı anahtar teknik personelin listesi, (Standart Form-KİK025.3/Y) (Bu listede inşaat mühendisi A ve makine mühendisi B bildirilecektir.)

2-Anahtar teknik personel listesi ekinde; inşaat mühendisi A ve makine mühendisi B’nin mezuniyet belgeleri, oda kayıt belgeleri, inşaat mühendisi A’nın Haziran 2011 ile Temmuz 2011 aylarına ait ve düzenlenmiş ise Ağustos 2011 ayına ait hizmet bildirimi, makine mühendisi B’nin Ağustos 2010 ayından Temmuz 2011 ayına kadar (Ağustos 2010 ayı ve Temmuz 2011 ayı dahil) ve düzenlenmiş ise Ağustos 2011 ayına ait hizmet bildirimleri ile bu kişilerin anahtar teknik personel beyannameleri (Standart Form-KİK025.2/Y)

3- “Geriye Doğru Bir Yıllık Dönem İçinde Çalıştırılan Anahtar Teknik Personel Listesi” (Standart Form-KİK025.4/Y) (Bu listede inşaat mühendisi A, inşaat yüksek mühendisi D ve makine mühendisi B bildirilecektir.)

4- “Geriye Doğru Bir Yıllık Dönem İçinde Çalıştırılan Anahtar Teknik Personel Listesi” ekinde inşaat yüksek mühendisi D’nin mezuniyet belgesi ve bu kişiye ait Ağustos 2010 ayından Mayıs 2011 ayına kadar olan ( Ağustos 2010 ve Mayıs 2011 ayları dahil) hizmet bildirimleri.”açıklamaları yer almaktadır.

Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin olarak ilgili kurum ve kuruluşlardan bilgi istenebileceği göz önüne alındığında, başvuru sahibi istekli tarafından anahtar teknik personele ilişkin sunmuş olduğu ve SMMM tarafından düzenlenmiş olan belgede yer alan “Yukarıda bilgileri yazılı kişinin ihale ilan tarihinden itibaren geriye doğru 1(bir) yıllık dönem içinde CENGİZLER Yol Yapı San. ve Tic. A.Ş.’nde Genel Müdür ve Ortak olarak görev aldığını beyan ederim.” şeklindeki ifadeden idarenin tereddüte düştüğü anlaşıldığından, Muş Ticaret ve Sanayi Odası Ticaret Sicil Memurluğuna yazılan 03.10.2012 tarihli yazı ile, SMMM tarafından düzenlenen belgede anahtar teknik personel olarak gösterilen kişinin ilan tarihinden itibaren geriye doğru bir yıllık dönem içinde söz konusu tüzel kişilikteki görev ve ortaklık oranına ilişkin bilgilerin doğru olup olmadığı ile bu hususa ilişkin tevsik edici belgelerin gönderilmesi istenilmiştir.

Muş Ticaret ve Sanayi Odası Ticaret Sicil Memurluğunun 30.10.2012 tarihli cevap yazısında, CENGİZLER Yol Yapı San. ve Tic. A.Ş.nin ortağı ve anahtar teknik personel olarak bildirilen Ayşe Gülten Yalçın’ın Muş 3. Noterliğinin 06.01.2012 tarih ve 00127 sayılı onayından geçirilen 01.01.2010 tarih ve 2010/1 sayılı ortaklar kurulu kararı kararı ile 61.200 hisseye karşılık 1.530.000 TL sermaye miktarı ile şirket ortağı olduğu, şirketin 05.01.2012 tarih ve 2012/1 sayılı ortaklar kurulu kararı ile Yönetim Kurulu üyeliğine atandığı ve bu kararın 11.01.2012 tarih ve 7981 sayılı Ticaret Sicil Gazetesinde yayınlandığı, ayrıca şirketin 01.01.2010 tarih ve 2010/2 sayılı ortaklar kurulu kararı ile şirket ortaklarından Ayşe Gülten Yalçın’ın Genel Müdür ve Celal Toraman’ın murahhas müdür olarak atandıkları ve bahse konu kararların suret fotokopilerinin yazı ekinde olduğu belirtilmiştir.

Bu durumda, Muş Ticaret ve Sanayi Odası Ticaret Sicil Memurluğunun bahse konu yazısı ile CENGİZLER Yol Yapı San. ve Tic. A.Ş tarafından anahtar teknik personel olarak bildirilen Ayşe Gülten Yalçın’ın 01.01.2010 tarihinden itibaren şirket ortağı ve genel müdür olduğu ve SMMM tarafından ihale ilan tarihi olan 08.06.2012 tarihinde düzenlenen bahse konu belgede yer alan bilgilerin doğru olduğu anlaşıldığından, idarece başvuru sahibine ait teklifin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesinin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Ayrıca, başvuru sahibi istekli tarafından anahtar teknik personel olarak gösterilen kişi anonim şirket ortağı ve genel müdür olduğundan bu kişilerin isteklinin bünyesinde çalıştığının sosyal güvenlik kurumu onaylı belgeler ile tevsik edilmesi zorunluluğu bulunmamakla birlikte, Muş Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğünün 14.08.2012 tarihli yazısından söz konusu kişinin başvuru sahibi isteklinin bünyesinde 01.01.2010-31.07.2012 tarihleri arası Sosyal Güvenlik Destek Primine tabi çalışmasının kesintisiz olarak devam ettiği anlaşılmaktadır.

İhale komisyonu tarafından tekliflerin değerlendirmesi aşamasında, Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı Ankara Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğüne gönderilen 26.07.2012 tarihli yazı ile ekli listede yer alan kişilerin sigortalı hizmet listesi ve SSK sigortalı hizmet dökümlerinin gönderilmesini istediği ve tekliflerdeki anahtar teknik personele ilişkin değerlendirmesini SGK Ankara Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğünce gönderilen hizmet dökümleri üzerinden yaptığı tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, CENGİZLER Yol Yapı San. ve Tic. A.Ş.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.