Aşırı düşük açıklamalarında teklif fiyatına dahil gider kalemlerinin belgelendirilmesi zorunluluğu olup olmadığı (KİK)

06.08.2008 tarih ve 08.18.72.0222/2008-22E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Dr. Sami Ulus Kadın Doğum, Çocuk Sağlığı ve Hastalıkları Eğitim ve Araştırma Hastanesi Baştabipliği’nce 03.04.2008 tarihinde Açık İhale Usulü ile yapılan “Temizlik ve Çamaşır Yıkama” ihalesine ilişkin olarak Öncü Güvenlik Sis. Tem. Kur. Dağ. Taş. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 10.06.2008 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 12.06.2008 tarihli yazısı ile üzerine, başvuru sahibinin  01.07.2008 tarih ve 18445 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 01.07.2008 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendi gereğince düzeltici işlem tesis edilmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;      ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin aşırı düşük olduğu, açıklamalarının uygun olmadığı, giyim ve temizlik malzemeleri için öngörülen fiyatın hayatın olağan akışına aykırı olduğu dolayısıyla ihalenin kendileri üzerinde bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İncelemeye konu ihalenin idari şartnamesinin incelenmesinden, işin “Malzeme Dahil Temizlik ve Çamaşır Yıkama” hizmet alımı olduğu, 130 adet işçinin çalıştırılacağı ve tekliflerin götürü bedel üzerinden verileceği, yol (EGO bileti) ve giyimin yüklenici tarafından ayni olarak karşılanmasının öngörüldüğü, yemek bedelinin teklif fiyata dahil olmadığı, idari şartname eki listelerde belirtilen temizlik ekipman ve makineleri ile temizlik malzemelerinin yüklenici tarafından karşılanacağı,  işin süresinin 01.05.2008 – 31.12.2008 tarihleri arasında toplam 245 takvim günü olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

İhalede asgari işçilik maliyetinin yol ve giyim hariç, resmi tatil ve bayram çalışma ücretleri dahil 820.886,19 YTL olduğu görülmüştür.

İdarece 15.04.2008 tarihli yazılar ile teklifi yaklaşık maliyetin altında kalan 12 istekliye aşırı düşük teklif sorgulaması yapıldığı, isteklilerden 7’sinin açıklamalarını idareye sunduğu, ihale komisyonu kararında açıklamaları yeterli görülen Erko Sosyal Hiz. Ltd. Şti.’nin en avantajlı teklif, Kürşat Pazarlama Ltd. Şti.’nin en avantajlı ikinci teklif olarak kabul edildiği anlaşılmış, ihale komisyonu kararında aksine bir bilgi yer almadığından idareye açıklamalarını sunan, aralarında başvuru sahibinin de bulunduğu diğer beş isteklinin açıklamalarının yeterli kabul edildiği anlaşılmıştır.

İncelemeye konu ihalede, işçi ücretleri ve yol bedeli dışında yaklaşık maliyetin önemli bileşenlerini, idari şartname eki listelerde yer verilen makine ve ekipman, temizlik malzemeleri ve giyim bedelleri oluşturmaktadır.

İdari şartnamenin 26 ncı maddesinde; “Sözleşmenin uygulanması sırasında kullanılacak olan temizlik ekipman ve makineleri ile temizlik malzemeleri (Kullanılacak olan temizlik ekipman ve makineleri ile temizlik malzemelerinin listesi ekte Liste 1, Liste 2, Liste 3’te gösterilmiştir) … Ayrıca … teknik şartnamede nitelik ve şartları belirtilen iş kıyafetleri ayni olarak verilecek olup teklif fiyata dahildir…” düzenlemesine,

Teknik şartnamenin 4 üncü maddesinde ise giyime ilişkin olarak;

“4.  ÇALIŞTIRILACAK OLAN İŞÇİ KIYAFETLERİ VE ÖZELLİKLERİ:

4.3.    KIYAFET ÇEŞİT VE SAYILARI

4.4.1. Yüklenici yukarıda teknik özellikleri verilen iş kıyafetlerini 125 işçiye yazlık ve kışlık olmak üzere verecektir. Kıyafetin modeli ve rengi idare tarafından belirlenecektir.

4.4.2. Yüklenici 125 işçiye bir çift sabo terlik temin edecektir.

4.4.3. Park ve bahçe, dış mekân temizliğinde çalışan 2 personele iş kıyafetlerine ilaveten yüklenici, 1 Adet yağmurluk, 1 Adet tulum, 1 Çift çizme, 2 Adet eldiven ve 1 Adet şapka verecektir.

4.4.4. Başhekimlik Makamında 2 personele yüklenici 1 Adet yazlık ve 1 Adet kışlık olmak üzere 2 adet Gömlek, 1 Adet Yazlık ve 1 Adet Kışlık olmak üzere 2 Adet Pantolon (Bayanlar için etek veya pantolon), 2 Adet Yelek, 1 Adet Ayakkabı, 2 Adet Kravat (Bayanlar için fular) verecektir. Kıyafetin modeli ve rengi idare tarafından belirlenecektir.

4.4.5. 3 Adet Ekip sorumlusunun her biri için yüklenici 1 Adet yazlık ve 1 Adet kışlık olmak üzere 2 adet Gömlek, 1 Adet Yazlık ve 1 Adet Kışlık olmak üzere 2 Adet Pantolon (Bayanlar için etek veya pantolon), 1 Adet Ayakkabı, 2 Adet Kravat (Bayanlar için fular), 1 Adet Ceket verecektir. Kıyafetin modeli ve rengi idare tarafından belirlenecektir.

4.4.6. Tıbbi Atıkların Kontrolü Yönetmeliğine uygun özel nitelikli, turuncu renkli ve tıbbi atık amblemli kıyafet yüklenici tarafından sağlanacaktır.

4.4.7. Yüklenici vereceği bu kıyafetleri yer teslim tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde tamamlayarak işçilere verecektir.” düzenlemesine yer verilmiştir.

Aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda idarece “Aşırı Düşük Fiyat Değerlendirme Tutanağı” düzenlendiği ve açıklamalarını sunan isteklilerin fiyatlarının ayrı ayrı idarece belirlenen yaklaşık maliyet kalemleri ile karşılaştırıldığı görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan Erko Ltd. Şti.’nin aşırı düşük açıklaması incelendiğinde, işçi ücretleri ile tatil çalışması karşılığı ücretlerin işçilik hesaplama modülüne uygun olarak hesaplandığı, yol bedelinin KDV dahil EGO bilet fiyatı esas alınarak teklif edildiği, makine ve ekipmanın amortismana tabi gider olarak değerlendirildiği, temizlik malzemelerine ilişkin açıklamalarının uygun olduğu ve proforma fatura ile belgelendirildiği, giyime ilişkin giderlerin ise eksikliği aşağıda tespit edildiği şekliyle belgelendirildiği anlaşılmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin “H. Aşırı Düşük Teklif Değerlendirmesi – b) Hizmet Alımı İhalelerinde” bölümünde; “…İşçilik, malzeme ve diğer maliyet kalemleri dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre idarece belirlenen önemli teklif  bileşenleri ile ilgili açıklama istenecek, istekliler tarafından yapılan bu açıklamalara ilişkin belgeler değerlendirilerek karar verilecektir. Aşırı düşük teklif sorgulaması yapıldıktan sonra asgari işçilik maliyeti üzerinden % 3 sözleşme ve genel giderleri karşılamayan teklifler reddedilecektir. Asgari işçilik maliyeti ve bu maliyet üzerinden hesaplanan % 3 oranındaki sözleşme ve genel giderleri karşılayan teklifler, idari şartnamede belirtilen diğer maliyet kalemleri (malzeme vb.) dikkate alınmak suretiyle değerlendirilerek ihale sonuçlandırılacaktır.” açıklamalarına yer verilmiştir.

İdarenin teklifini aşırı düşük olarak öngördüğü isteklileri 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi kapsamında aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tuttuğu, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük açıklamalarının incelenmesi sonucunda teklifinde yer alan bileşenler ile ilgili açıklamaların yapıldığı, giyime ilişkin maliyet dışında diğer maliyetlerin proforma faturalarla belgelendirildiği, sunulan fiyatların hayatın olağan akışına aykırı olacak derecede düşük olmadığı, dokümanda sayısı ve nitelikleri belirtilen kıyafetler ile temizlik malzemelerinin teklif edilen fiyat üzerinden ihale dokümanına uygun şekilde temin edilmesinin istekli için bir yükümlülük oluşturduğu ve idarenin de bu hususta sorumluluğunun bulunduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

 Ancak ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından giyim malzemelerine ilişkin olarak Üçler Konfeksiyon -Abdi Kocaoğlu’ndan temin edildiği beyan edilen bir belgenin aşırı düşük açıklamasında sunulduğu görülmüştür. İlgili belge üzerinde yapılan incelemede, belgenin 02.04.2008 tarihli olduğu, üzerinde giyim malzemelerinin adları, birim fiyatları ve toplam tutarlarının yer aldığı, bunlar dışında belgeyi düzenleyenin adı, kaşesi, imzası, mükellef vergi dairesi veya vergi sicil numarasına ilişkin herhangi bir bilginin bulunmadığı, isteklinin teklifinde söz konusu belgedeki tutarları esas aldığı anlaşılmıştır. Aşırı düşük açıklaması kapsamında, belgeyi düzenlediği iddia edilen kişiye ait vergi levhası, esnaf oda kayıt belgesi ve imza beyanname örneklerinin sunulduğu görülmekle birlikte, anılan belge üzerinde, belgenin ilgili kişi tarafından düzenlendiğini tevsik eder herhangi bir bilginin yer almadığı anlaşılmıştır.

İsteklilerin aşırı düşük açıklamalarında teklif fiyatına dahil gider kalemlerini proforma fatura veya aynı vasfı taşıyan belgelere dayandırması gerekmektedir. Anılan belgelerin ilgili gider kalemlerine dayanak teşkil edebilmesi için hangi gerçek yahut tüzel kişi tarafından düzenlendiğinin açıkça tespit edilebilmesi, söz konusu belgelerde verilen fiyat tekliflerinin birer beyan olması sebebiyle bu beyanlar altında beyanı veren kişi yahut firmaların tespitini mümkün kılan düzenleyenin adı, kaşesi veya imzası, vergi sicil numarası veya benzeri bilgilerin yer alması gerekmektedir. Yapılan inceleme sonucunda; ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük açıklamasında sunduğu belgenin giyim maliyetini tevsik eder nitelikte olmadığı, bu nedenle aşırı düşük açıklamasının mevzuata uygun yapılmadığı anlaşıldığından değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

Diğer taraftan itirazen şikayete konu edilen; “ihale üzerinde bırakılan isteklinin asgari maliyetleri karşıladığı, ayrıca isteklinin yol bedelinin KDV dahil olarak hesaplandığından yaklaşık 10.000 YTL kadar fazla bir bedel teklif ettiği, söz konusu fazlalık da dikkate alınarak, teklifin asgari maliyetleri karşıladığı” gerekçeleri idarenin şikayete cevabında belirtilmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliğinin “XIII- Tekliflerin Alınması ve Değerlendirilmesi – G. Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımlarında Teklif Fiyata Dahil Olacak Masraflar -11” bölümünde; “Yol giderine ilişkin olarak personele mutat taşıt bileti verilmesi öngörülürse, yol bedelinin ayni olarak karşılanacağı kabul edilecek ve eğer bu maliyet faturalandırılabiliyorsa KDV hariç hesaplanacaktır. Aylık bilet veya kart ücreti ya da fazla bilet sayısı nedeniyle günlük bilet fiyatların daha düşük bedelle verildiği hallerde, günlük bilet fiyat yerine bu fiyatlar dikkate alınarak hesaplama yapılacaktır.” açıklamalarına yer verilmiştir.

Tebliğin anılan açıklaması gereği taşıt biletinin verilmesinin öngörüldüğü ihalelerde bu maliyetin KDV hariç olarak hesaplanması gerekmektedir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin yol bedelini KDV dahil olarak hesapladığının anlaşıldığı, idarenin şikayete cevabında bu nedenle oluşan fazlalığın da dikkate alınarak teklifin asgari maliyetleri karşıladığı yönündeki açıklamasının yerinde olmadığı anlaşılmakla birlikte, isteklinin aşırı düşük açıklamasında söz konusu fazlalığın başka bir gidere sayılmadığı anlaşıldığından bu husus incelenen ihalede esasa etkili görülmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikteki işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendi gereğince düzeltici işlem tesis edilmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.