Aşırı düşük teklif açıklamalarında belgelendirme eksikliği teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olabilir mi (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi” başlıklı 9 uncu maddesinin 3 üncü fıkrasında,

“Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli olan iş kalemlerine veya iş gruplarına ilişkin miktarların tespit edilen fiyatlarla çarpımı sonucu bulunan tutarların toplanması ile elde edilen genel toplam tutar, sözleşme giderleri ve genel giderler ile KDV hariç olarak belirlenir. Bulunan bu tutara işin niteliği dikkate alınarak % 20 oranını geçmemek üzere yüklenici kârı eklenir. Bu tutar, kâr hariç belirlenen genel toplam tutar üzerinden hesaplanan sözleşme giderleri ve genel giderler ile toplanarak yaklaşık maliyet hesaplanır. Buna ilişkin hesap cetveli hazırlayanlarca imzalandıktan sonra, ihale onay belgesinin ekine konularak ihale yetkilisine sunulur.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliğinin”Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi”başlıklı 79 uncu maddesinde,

“79.4. İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dâhil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir.

İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.

79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

79.4.2. İhale komisyonu tarafından yapılacak aşırı düşük teklif değerlendirmesinde aşağıdaki hususların dikkate alınması gerekmektedir.

79.4.2.1. İhale komisyonu, teklifin önemli bileşenlerine ilişkin olarak;

a) Verilecek hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve hizmetlerin temininde kullanılacak avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle aşırı düşük teklifleri değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracaktır.

79.4.2.2. Verilecek hizmetin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler, hizmetin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar veya hizmetin özgünlüğü hususunda bir açıklamada bulunulması durumunda; sadece bu hususların neler olduğu değil, belirtilen çözüm, avantajlı koşul, özgünlük ya da hizmetin ekonomik olması sayesinde elde edilen maliyet avantajının da bilgi ve belgelere dayalı olarak açıklanması gerekmektedir.

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)

79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…..

79.4.2.11. İstekli tarafından yaş sebze ve meyve için, toptancı halinde oluşan fiyatların kullanılması halinde, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın, ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait asgari fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılması yeterlidir.

79.4.2.12. İsteklinin açıklamalarını kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara dayandırması durumunda ihale konusu işte kullanılması öngörülen mala ilişkin ağırlıklı ortalama birim maliyetin veya ağırlıklı ortalama birim satış tutarının belirtildiği “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunulacaktır. İsteklilerce teklif edilen tutara ilişkin birim fiyatlar,

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

İsteklinin satışlar üzerinden açıklama yapabilmesi için malın ticareti ile iştigal ediyor olması; maliyete dayalı açıklama yapabilmesi için ise, son geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alış yapmış olması gerekmektedir.

İsteklinin son geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura suretleri ile de belgelendirme yapılabilecektir.” açıklaması,

İhaleye ait idari şartnamenin “Teklif fiyata dâhil giderler” başlıklı 25 inci maddesinde,

“25.1.Hizmetin özelliğine göre sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince, yapılacak ulaşım, sigorta, vergi,resim ve harç giderleri teklif edilecek fiyata dahildir.

25.2.25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3.Teklif fiyata dâhil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV) ilgili mevzuat çerçevesinde idarece yükleniciye ayrıca ödenecektir.” Düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin ikinci maddesinde, “Tire İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünün İlçede bulunan Taşıma Merkezi Okullarındaki taşımalı öğrencilerin 2012–2013 öğretim yılı yemek ihtiyacını her türlü malzeme dâhil verilen mönüye göre yüklenici firmanın kendi mutfağında pişirerek taşıma merkezi okullara taşıması, taşımalı okullarda dağıtımı ve dağıtım sonrası hizmetleri (Bulaşık yıkama, yemekhane veya sınıfın temizliği vb. ile yemek bulaşık artıklarının okuldan götürülmesi işi tamamen firmaya ait olmak üzere yapılacaktır.”düzenlemesi,

Sözleşme Tasarısı’nın “İşin süresi” başlıklı 9’uncu maddesinde, “İşe başlama tarihi 17.09.2012; işi bitirme tarihi 14.06.2013” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalede Kurul tarafından alınan düzeltici işlem belirlenmesine yönelik 2012/UH.I.4031 sayılı kararda “… teklifi aşırı düşük olduğu tespit edilen Tevfik Emre Gıda Tem. Tic. Ltd. Şti. ve Neyra Gıda Temz. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. nden ihale komisyonunca teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerle ilgili açıklama istenmesi gerektiği” belirlenmiştir.

Bahsi geçen Kurul kararı üzerine idare tarafından anılan isteklilere tebliğ edilen aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin yazıda, menü malzeme giderleri, taşıma giderleri, personel giderleri ve yakacak giderlerinin önemli teklif bileşeni olarak belirlendiği görülmüştür.

Tevfik Emre Gıda Tem. Tic. Ltd. Şti. ne ait aşırı düşük teklif açıklamasının incelenmesi neticesinde, açıklamalar kapsamında genel maliyete ilişkin hesap cetveli ve açıklama istenen yemeklerin maliyet analizinin hazırlandığı görülmüştür.

Söz konusu istekli tarafından yemek malzemesi maliyetlerini tevsik amacıyla farklı kişilerden alınan çeşitli faturaların sunulduğu, ancak yapılan bu belgelendirme işleminin Tebliğin 79.4.2.16 ıncı maddesinde yer alan, ” İstekliler tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamındaki mallara ilişkin olarak proforma fatura yerine sadece alış faturası ile açıklamada bulunulması geçerli bir açıklama olarak kabul edilmeyecektir.” açıklaması uyarınca kabul edilemeyeceği belirlenmiştir.

Bununla birlikte anılan istekli tarafından öğle yemeği birim maliyetini gösteren Ek-O6 Maliyet Satış Tutarı Tespit Tutanağının sunulduğu, Kamu İhale Genel Tebliğine göre Ek-O6 tutanağının fiyat teklifi ile yapılacak açıklamalara ilişkin sunulması gerektiği dikkate alındığında, belirtilen tutanağa ilişkin isteklinin açıklamaları kapsamında herhangi bir fiyat teklifinin bulunmadığı tespit edilmiştir.

Bahsi geçen belgenin isteklinin kendi adına düzenlendiğinin görülmesi nedeniyle, Ek-O7 tutanağı mahiyetinde olduğu değerlendirilse bile bu durumda da Tebliğin ilgili açıklamalarına göre isteklilerin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin düzenlenen Ek-O7 tutanağı ile öğle yemeği birim maliyeti, akaryakıt, doğalgaz gibi giderlerin tevsik edilemeyeceği anlaşılmıştır.

Ayrıca anılan isteklinin açıklamaları kapsamında yer alan Ek-O7 Maliyet Satış Tutarı Tespit Tutanağının hangi girdiye ilişkin sunulduğunun belge üzerinden anlaşılamadığı ve yine hangi girdi için verildiği belge üzerinden anlaşılamayan Ek-O8 Stok Tespit Tutanağının Hizmet Alımı İhalelerinde kullanılamayacağı belirlenmiştir.

Yapılan tespitler neticesinde, Tevfik Emre Gıda Tem. Tic. Ltd. Şti.ne ait aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

Neyra Gıda Tem. Tic. Ltd. Şti.ne ait aşırı düşük teklif açıklamasının incelenmesi neticesinde açıklamalar kapsamında yemek maliyetini oluşturan sebze ve meyve girdi maliyetlerini tevsik amacıyla “Sebze ve Meyve Hal Fiyatları” başlıklı Ağustos 2012 tarihine ilişkin internet çıktısı niteliğindeki belgenin sunulduğu, anılan belge üzerinde Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4.2.11 inci maddesinde yer alan açıklamalar doğrultusunda toptancı hali idaresine ait onayın bulunmadığı tespit edilmiştir.

Söz konusu istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan hesap cetvelinde taşıma giderinin istekliye ait 3 adet kapalı araç ile yapılacağının belirtildiği, söz konusu araçların anılan işletme bünyesinde bulunduğuna ilişkin olarak demirbaş listesi başlıklı üzerinde yetkili meslek mensubuna ilişkin herhangi bir onay bulunmayan belgenin sunulduğu, yapılan bu belgelendirme işleminin Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler” başlıklı 9 uncu maddesinde yer alan “…aday veya istekliler de kendi malı olan tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmanı; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir (YMM) raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir (SMMM) raporu ile tevsik edeceklerdir.” açıklamalara aykırı olduğu, ayrıca açıklamalar kapsamında anılan istekli tarafından belirlenen günlük toplam mesafeye nasıl ulaşıldığına ve kilometre başına belirlenen akaryakıt miktarının nasıl tespit edildiğine ilişkin açıklayıcı bilgi ve belgenin bulunmadığı anlaşılmıştır.

Yapılan tespitler neticesinde, başvuru sahibi istekli tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı, söz konusu istekliye ait teklifin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Tevfik Emre Gıda Tem. Tic. Ltd. Şti. ile Neyra Gıda Tem. Tic. Ltd. Şti. ‘ne ait teklifin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 65′ inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanunun 54′ üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.