Aşırı düşük teklif sorgulamasında önemli bileşenlerin belirtilmemesi 4734 sayılı Kanun’a aykırılık teşkil eder mi (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idarece kendilerine yapılan aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin talep yazısının mevzuata uygun olmadığı, zira teklifte önemli olan teklif bileşenlerinin ilgili yazıda belirtilmediği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

17.10.2012 tarihinde yapılan ihalede 25 firmanın doküman satın aldığı, 11 isteklinin ihaleye teklif verdiği, kârsız yaklaşık maliyetin altında teklif veren beş istekliye aşırı düşük teklif sorgulaması yapıldığı, dört isteklinin teklifinin süresinde cevap verilmediği, bir isteklinin teklifinin ise açıklamalarının uygun görülmemesi sebebiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin en düşük teklifi veren Metropoli Gıda Tekstil Hayv. İnş. Tic. Ltd.Şti. üzerinde bırakılmasına karar verildiği anlaşılmıştır.

İsteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talep yazılarında “…Teklifiniz İdari Şartnamenin 33. Maddesine göre aşırı düşük teklif olarak değerlendirilmiş olup, teklif bileşenleri ile ilgili ayrıntıları 02.11.2012 tarihine kadar yazılı olarak hastanemize sunulması, aksi takdirde teklifiniz değerlendirme dışı bırakılacaktır. Bu mektubun (elden tebliğ edilmesi halinde aynı gün/iadeli taahhütlü posta yoluyla gönderilmesi halinde postaya verildiği tarihi izleyen yedinci gün/ (bu tarihten önce tarafınıza tebliğ edilmesi halinde fiili tebliğ tarihi esas alınır.)/ elektronik posta yoluyla bildirilmesi halinde bildirim tarihi/faksla bildirilmesi halinde bildirim tarihi) tebliğ tarihi sayılacaktır. Bu kararın bildiriminden itibaren süresi içinde 4734 sayılı Kanunun 55 inci maddesi uyarınca şikayet başvurusunda bulunulabilecektir..” ifadesine yer verildiği görülmüştür.

Buna karşılık başvuru sahibince söz konusu yazının tebliğ edildiği 24.10.2012 tarihinden itibaren 10 gün içerisinde, dolayısıyla süresinde şikâyet başvurusunda bulunulmuş olup, idarece kendisine verilen cevapta “İdari Şartnamenin 25.3.1 maddesinde; Çalışan personelin ücretleri: Başaşçı: Brüt ücreti, asgari ücret brüt tutarının %80 fazlası, Aşçı-Tatlıcı-Pastacı Ustası: Brüt ücreti, asgari ücret brüt tutarının %70 fazlası, Aşçı Yardımcısı: Brüt ücreti, asgari ücret brüt tutarının %50 fazlası, Garson, bulaşıkçı ve temizlik ara elemanlarına ise en az asgari ücret ödenecektir. Yemek firması personelinin yemek ihtiyacı yüklenici firma tarafından karşılanacaktır. Personele yol ücreti: nakdi olarak ödenecektir.1 günlük yol ücreti (gidiş-geliş) brüt tutarı 4,56 TL olarak hesaplanacaktır. Ayda 26 gün üzerinden personele ödenecek olup, 26×4,56=118,56 TL ücret bordrosunda gösterilecektir. İhale uhdesinde kalan istekli sözleşme imzalanmadan önce hastanede yemek pişirmelerinde meydana gelebilecek yangınlar ile gıda zehirlenmelerine karşı teklif edilen bedelin %50’sine eş değer tutarda ürün, 3.şahıs sorumluluk ve işveren mali mesuliyet sigorta poliçesini idareye teslim edecektir. Teknik Şartnamenin 4.2 maddesinde Çalıştırılacak Personelin Nitelikleri ve sayıları bölümünde çalışacak olan personelin sayıları ve nitelikleri belirtildiğinden işçilik maliyetinin hesaplanabileceği, Teknik Şartnamenin 4.4.1 maddesinde istenilen araç ve gereç sayıları belirtildiğinden teknik şartnamenin eki olan yemek listelerinde menüler ayrıntılı olarak verildiği, teknik şartnamede verilecek olan yemeklerin ihtiva edeceği malzemelerin (çiğ olarak) cins ve miktarlarını belirtildiği maliyet hesaplaması yapılabileceğinden başvuru sahibinin iddiası uygun bulunmamıştır.” şeklindeki ifadeyle İdari Şartname’nin 25.3.1’inci maddesi ile Teknik Şartname’nin 4.2, 4.4.1’inci maddelerinde personel sayılarının, ücretlerinin ve sigorta poliçesinin idareye teslim edileceği ile yemek listelerindeki menülerin belirtilmesi sebebiyle hesaplamaların söz konusu düzenlemeler doğrultusunda yapılabileceği ifade edilmiştir. Bu itibarla idarenin şikâyete verdiği cevapta açıklama istediği maliyet bileşenlerinin sınırlandırıldığı anlaşılmış olmakla birlikte, bu kararın aşırı düşük teklif sorgulamasına cevap verilmesi için tanınan sürenin bitiminden sonra alındığı ve ayrıca aşırı düşük teklif sahibi tüm isteklilerin yapacakları açıklamalar için aynı teklif bileşenlerini belirlemesi gerektiği dikkate alındığında, idarece şikayet üzerine alınan kararda teklif bileşenlerine yer verilmiş olmasının, söz konusu aykırılığı ortadan kaldırmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

İhale dokümanı içinde yer alan birim fiyat teklif cetvelinin “Normal Yemek+Diyet Yemek”, “Normal kahvaltı+Diyet kahvaltı” ve “Ara Öğün” olmak üzere üç kalemden oluştuğu anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37’nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü yer almaktadır.

Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde uyulacak esaslar, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde açıklanmıştır. Anılan Tebliğ’in 79.4’üncü maddesinde “İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerindeise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.” açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda belirtilen Kanun ve Tebliğ açıklamaları doğrultusunda teklifi aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden, teklifin tamamı üzerinden değil sadece teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler belirtilmek suretiyle açıklama istenilmesi gerekmektedir. Yemek ihalelerinde maliyeti etkileyen birbirinden bağımsız birçok girdinin bulunması ve girdi maliyetlerindeki mevsim koşullarına göre yaşanan belirsizlikler aşırı düşük teklif açıklamasının hazırlanması ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde teklifte önemli bileşenlerin somut ve açık bir şekilde belirlenmesini zorunlu hale getirmektedir.

Bu nedenlerle incelenen ihalede, teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmediği, normal yemek, diyet yemek, normal kahvaltı, diyet kahvaltı ve ara öğün kalemlerinden oluşan işin gerçekleştirilmesi aşamasında yer alan maliyet bileşenlerinden teklifte önemli olduğu tespit edilenlerin belirtilmesi gerekmekte olup, idarece yapılan bu işlemde 4734 sayılı Kanunun 38’inci ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4’üncü maddesine uyarlık bulunmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale komisyonunca aşırı düşük teklif veren tüm isteklilerden 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesi uyarınca teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi suretiyle açıklama istenmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere:

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.