Bilgi eksikliği kapsamında sunulan ilave bilgilerin yanlış olması durumunda geçici teminatının gelir kaydedilip kaydedilmeyeceği (KİK)

24.08.2010 tarih ve I.H.24.98.0227/2010-38E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            GATA Komutanlığı 1 Numaralı İhale Komisyon Başkanlığı tarafından 09.06.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “GATA Komutanlığı TSK Reh.ve Bkm. Mrk. Başkanlığı ve TSK Ankara Özel Bkm. Merkezi Başkanlığı Binalarının Temizlik” ihalesine ilişkin olarak Gök Sofra Yemekçilik Gıda Temz. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. – Berk Temzilik Hizm. Taş. Tur. İnş. Gıda Paz. San. ve Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişimi’nin 02.08.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 06.08.2010 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  13.08.2010 tarih ve 19926 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 13.08.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

            1) Sunulan bilançolarda TURMOB kaşesinin eksik olduğunun idare tarafından tespit edildiği, anılan eksikliğin giderilmesi için kendilerine süre verildiği, ancak sehven bilançoları onaylayan SMMM Ülkü SAVRAN’ın değil kendisi ile aynı büroda çalışan SMMM Mehmet Ali DEMİRDÜZEN’in kaşesinin basıldığı, anılan durumdan dolayı tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedildiği, idarenin kararının hatalı olduğu,

            2)  Başvuru sahibi tarafından iş durum belgesi sunulduğu, idare tarafından anılan belgenin geçersiz bulunduğu, anılan belgede yer alan bedelin yeterli olduğu, anılan belgeye ilişkin olarak belgeyi düzenleyen idareye iş durum belgesinin iş bitirme belgesi olarak düzenlenmesi için başvuruda bulunulduğu ancak idarenin belgeyi ne zaman düzenleyeceğini kendilerine belirtmediğinden iş durum belgesi ile ihaleye girildiği, idarenin eleme gerekçesinin yerinde olmadığı,

            İddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

            1) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

            İdari şartnamenin 2 nci maddesinde ihale konusu işin adı 85 işçi ile 11 ay süreyle temizlik hizmet alımı olarak belirtilmiş olup aynı şartnamenin 7.4.2 nci maddesinde ihalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait isteklinin yıl sonu bilançosu veya gerekli görülen bölümleri ile bunlara eşdeğer belgelerin yeterlik kriteri olarak belirlendiği anlaşılmıştır. Aynı maddenin devamında, bilançoların veya bilançoların gerekli görülen bölümlerinin ilgili mevzuatına göre düzenlenmesi ve YMM veya SMMM veya vergi dairesi onaylı olması gerektiği belirtilmiştir.

            Aynı şartnamenin 7.4.3 üncü maddesinde, istekliden ihalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait toplam cirosunu gösteren gelir tablosunun istenildiği de tespit edilmiştir.

            4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 37 nci maddesinde; “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.” hükmü,

            Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 35 inci maddesinin altıncı fıkrasında; “Bilanço veya bilançonun gerekli görülen bölümlerinin ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve yeminli mali müşavir veya  serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylanmış olması zorunludur. Yabancı ülkede düzenlenen bilanço veya bilançonun gerekli görülen bölümlerinin ise o ülke mevzuatına göre düzenlenmesi ve bu belgeleri düzenlemeye yetkili merci tarafından onaylanmış olması gereklidir.” hükmü,

          36 ncı maddesinin onbirinci fıkrasında; “Gelir tablosunun veya serbest meslek kazanç defteri özetinin yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylı olması zorunludur.Yabancı ülkede düzenlenen gelir tablosunun o ülke mevzuatına göre düzenlenmesi ve bu belgeyi düzenlemeye yetkili merci tarafından onaylanmış olması gereklidir.” hükmü yer almaktadır.

          Aynı Yönetmeliğin 56 ncı maddesinde ise; “…(5) Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

          (6) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, son başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin son başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir.” hükmü yer almaktadır.

            Başvuru sahibi ortak girişiminde pilot ortak olarak bulunan Gök Sofra Yemekçilik Gıda Temz. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan gelir tablosu ve bilançoların, SMMM Ülkü SAVRAN tarafından onaylandığı tespit edilmiş olup mevzuat gereği bulunması gereken TURMOB kaşesinin belgelerde yer almadığı anlaşılmıştır.

            İdare tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, anılan eksikliğin bilgi eksikliği kapsamında değerlendirildiği ve 10.06.2010 tarihli yazılarıyla anılan eksikliğin tebliğ tarihinden itibaren 2 iş günü içerisinde tamamlanması gerektiğinin başvuru sahibine bildirildiği tespit edilmiştir.

            Başvuru sahibi tarafından kaşeleri tamamlanmış olan bilanço ve gelir tablosunun 14.06.2010 tarihli yazıları ekinde idareye sunulduğu anlaşılmış olup anılan belgeler incelendiğinde 2009 yılına ait bilanço ve gelir tablosunda SMMM Ülkü SAVRAN onayının yanında 09819 nolu TURMOB kaşesinin yer aldığı ancak kaşe üzerinde serbest muhasebeci ibaresinin yer aldığı anlaşılmıştır.

            İdare tarafından anılan durumun değerlendirilmesi sonucunda, kaşe ve imzayı atan kişinin aynı olmadığı konusunda tereddütlerin oluştuğu ve anılan konunun doğruluğunu teyit için TÜRMOB’a 09.07.2010 tarihli yazılarıyla anılan kaşe numarasının kime ait olduğunun sorulduğu anlaşılmış olup TÜRMOB’un 13.07.2010 tarihli cevabında, 09819 nolu kaşenin Adana SMMM odasına kayıtlı Mehmet Ali DEMİRDÜZEN’e ait olduğu, Ülkü SAVRAN’ın kaşe numarasının 33027 olduğunun belirtildiği anlaşılmıştır.

            Söz konusu yazı idare tarafından incelendiği, kaşe sahibi ve imza sahibinin farklı olduğu sonucuna ulaşıldığı, başvuru sahibinin süresi içerisinde bilgi eksikliklerini tamamlamadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatının gelir kaydedilmesine karar verildiği 22.07.2010 tarihli ihale komisyon kararından anlaşılmıştır.

            4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesi ve anılan Yönetmeliğin 56 ncı maddesi birlikte değerlendirildiğinde, söz konusu durumun bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilebilecek, başvuru sahibine makul bir süre tanınarak bu eksikliğin giderilmesinin talep edilebilecektir. Başvuru sahibi tarafından süresi içerisinde eksikliğin tamamlandığı, ancak tamamlanmış olan eksikliğin yanlış olduğu, anılan belgelerde başka bir serbest muhasebecisine ait kaşe bulunduğu, anılan durumdan dolayı teklifin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna ulaşılmaktadır. Ancak, anılan mevzuat hükümlerinde eksikliğin tamamlanmaması durumunda geçici teminatın gelir kaydedilmesi gerektiği hususu ile başvuru sahibi tarafından eksikliğin yanlış tamamlandığı durumu birlikte değerlendirildiğinde ihale komisyonu tarafından geçici teminatın gelir kaydedilmesine karar verilmesi mevzuata uygun bulunmamıştır.

            2) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

            İdari şartnamenin 7.5.1 inci maddesinde; son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanmış olan teklif bedelinin %25 inden az olmayan iş deneyim belgeleri yeterlik kriteri olarak belirlenmiştir.

          Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 39 uncu maddesinde; “1) İş deneyimini gösteren belgelerin istenildiği ihalelerde; yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek  bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

          a) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,

          b) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son onbeş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan yapımla ilgili hizmet işlerindeki deneyimi gösteren belgelerin,

          c) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son onbeş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan yapımla ilgili hizmet işlerinde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranında denetlenen ya da yönetilen işlerle ilgili deneyimi gösteren belgelerin,

          ç) Devam eden yapımla ilgili hizmet işlerinde; ilk sözleşme bedelinin kusursuz olarak tamamlanması ve ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son onbeş yıl içinde gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80’ine ulaşması şartıyla; kusursuz olarak gerçekleştirilen ya da ilk sözleşme bedelinin en az % 80’i oranında denetlenen veya yönetilen işlerle ilgili deneyimi gösteren belgelerin,”

          d) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işleri ve son on beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan yapımla ilgili hizmet işlerine ilişkin deneyimi gösteren belgelerin,

istenilmesi zorunludur.

            (2) Kabul tarihi veya gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80’ine ulaştığı tarih, ilk ilan veya davet tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında olan işler de birinci fıkra kapsamında değerlendirilir.” hükmü,

          50 inci maddesinde;  “(1) İhale komisyonu, aday veya isteklilerce sunulan iş deneyimini gösteren belgelerde tereddüt duyulan hususlara ilişkin gerekli incelemeyi yapmaya yetkilidir.

          (2) İhale komisyonunun, iş deneyimini gösteren belgelere ilişkin bilgi talepleri  ilgililerce ivedilikle karşılanır.” hükmü, 

            Geçici 2 nci maddesinde; “ (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce alınmış olan iş deneyim belgeleri, bu Yönetmelikte öngörülen diğer şartları sağlamaları halinde, bu Yönetmelik kapsamında yapılan ihalelerde iş deneyimini gösteren belge olarak kullanılabilir.” hükmü yer almaktadır.

            Diğer taraftan Kamu İhale Genel Tebliğinin 72.4 üncü maddesinde; “Yapımla ilgili hizmet işleri dışında idarelerce iş durum, iş denetleme ve iş yönetme belgesi düzenlenmeyecektir. Yapımla ilgili hizmet işleri dahil hizmet alımı ihalesiyle gerçekleştirilen tüm danışmanlık hizmetlerinde iş deneyim belgeleri Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ve ekinde yer alan standart formlara göre düzenlenecektir.” açıklamasına yer verilmiştir.  

            Başvuru sahibi ortak girişim de pilot ortak olarak bulunan Gök Sofra Yemekçilik Gıda Temz. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan iş durum belgesi incelendiğinde, belgenin 31.03.2008 tarihinde Toroslar Elektrik Dağıtım A.Ş. tarafından düzenlendiği, işin adının 40 işçi ile temizlik, bahçe bakımı ve ilaçlama ve kalorifer hizmetleri olduğu, sözleşme tarihinin 09.01.2007 sözleşme bedelinin 415.200,00 TL olduğu anlaşılmış olup belge üzerinde işin kabulünün yapıldığına ilişkin bir bilgi tespit edilememiştir.

            İhaleyi yapan idare 09.07.2010 tarihli yazısı ile belgeyi düzenlemiş olan idareden iş deneyime konu belgede yer alan miktarın ne kadarının temizlik işine ait olduğuna ilişkin bilgi istemiş olup Toroslar Elektrik Dağıtım A.Ş.’nin 15.07.2010 tarihli cevabi yazısında anılan işin tamamının temizlik işi olduğu, işin 01.02.2008 tarihinde bitirildiği ve aynı tarihte kabulünün yapıldığı, ancak başvuru sahibi tarafından 25.08.2009 tarihli dilekçesi ile şikayete konu iş durum belgesinin iş bitirme belgesi ile değiştirilmesi talebinde bulunduğu, Yürürlükte olan yönetmeliğe göre kendilerine iş bitirme belgesinin 27.08.2009 tarihinde düzenlendiği, yeni düzenlenmiş olan iş bitirme belgesi üzerine de 31.03.2008 tarihli iş durum belgesinin iptal edildiğinin şerhi düşüldüğü, ancak başvuru sahibi tarafından iş bitirme belgesinin teslim alınmadığının belirtildiği tespit edilmiştir.

            Yönetmeliğin yukarıda anılan hükümlerinde son 5 yıl içerisinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin belgelerin yeterlik kriteri olarak belirlenebileceği, hizmet işlerine ilişkin iş durum belgelerinin düzenlenemeyeceği, yürürlük tarihinden önce alınmış olan belgelerin yürürlükte bulunan yönetmeliklerdeki kriterleri taşımaları halinde kabul edilebileceği belirtilmektedir.

            Başvuru sahibi tarafından sunulan iş durum belgesi içerisinde işin kabul tarihinin yer almadığı, buna karşılık işin kabulünün yapılıp yapılmadığı ve ne zaman yapıldığı hususlarının iş deneyim belgelerinde yer alması gereken kriterler olduğu hususları ile anılan belgenin belgeyi düzenleyen idare tarafından 27.08.2009 tarihinde iptal edildiği durumu birlikte değerlendirildiğinde başvuru sahibinin teklifinin bu nedenle değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık bulunmamaktadır.

            Sonuç olarak, idarenin başvuru sahibinin teklifini değerlendirme dışı bırakması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı tespit edilmiş olup geçici teminatın gelir kaydedilmesi işleminin mevzuata uygun bulunmadığı anlaşıldığından teminatın iadesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.