Bilgi eksikliğinin giderilmesi için isteklilere verilmesi gereken asgari süre (KİK)

26.11.2010 tarih ve II.Y.34.42.0199/2010-59E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            MSB İnş. Eml. ve Nato Güv. Yat. D. Bşk.Lığı tarafından 07.07.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Kahramanmaraş Askerlik Şubesi İnşaatı (Büyük Tip)” ihalesine ilişkin olarak Gök-Sal Müteahhitlik Temizlik İnş. Gıda Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 18.10.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 27.10.2010 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 04.11.2010 tarih ve 44371 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.11.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; başvuru sahibi firma tarafından sunulan iş deneyim belgesinde belirtilen iş kapsamında yeni binaya ilişkin parasal tutarın tespiti için tevsik edici bilgileri içeren hakediş ve kesin hesap raporlarının idare tarafından istenildiği ve bu belgelerin süresi içerisinde idareye sunulmadığı gerekçesiyle Kamu İhale Kanununun 37 nci maddesi ile Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 57 inci maddesi uyarınca söz konusu firmanın geçici teminatının gelir kaydedilmesine karar verildiği; ancak, idarece talep edilen hakediş ve kesin hesap raporlarının başvuru sahibi firmada bulunmadığı ve dolayısıyla bu belgelerin, ihaleyi yapan idare tarafından, iş deneyim belgesini düzenleyen idareden istenilmesi gerektiği; belirtilen sebeplerden, başvuru sahibinin geçici teminatının gelir kaydedilmesi işleminin mevzuata uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İhale konusu işin adı, idari şartnamenin 2 nci maddesinde; “Kahramanmaraş askerlik şubesi inşaatı (büyük tip)” şeklinde; işin miktarı ve türü ise “Askerlik şubesi binası inşaatı, jeneratör binası inşaatı, sundurma inşaatı, istinat duvarları inşaatı, giriş takı ve Atatürk büstü inşaatı, altyapı inşaatı, çevre tanzimi inşaatı ile bu tesislere ait mekanik ve elektrik tesisatı imalatı.” şeklinde belirlenmiştir.

            Anılan şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7 nci maddesinin, ihale konusu işe ait benzer iş tanımının yapıldığı altıncı fıkrasında; “7.6. Bu ihalede benzer iş olarak kabul edilecek işler: Yapım İşlerinde İş Deneyiminde Değerlendirilecek Benzer İşlere Dair Tebliğde yer alan B/IV grubu işler benzer iş olarak kabul edilecektir.

            7.6.1. Bu iş için, ihale konusu iş veya benzer işe denk sayılacak akademik bölüm inşaat mühendisliğidir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi firmanın teklif dosyasında yer alan, Kahramanmaraş Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından düzenlenmiş 08.10.2009 tarih ve 30242 sayılı iş bitirme belgesinde, söz konusu belgeye konu işin adı; “Merkez Sütçü İmam Lisesi güçlendirme genel onarım ve spor salonu inşaatı” şeklinde belirtilmiştir.

İhale işlem dosyasında bulunan Gök-Sal Müt. Tem. İnş. İlet. Gıda Tur. San. ve Tic. Ltd. Şti.’ne hitaben ihaleyi yapan idare tarafından yazılmış “İhale dosyasındaki eksik tevsik edici belge” konulu ve 28.06.2010 tarihli yazı ile söz konusu iş deneyim belgesinde belirtilen iş kapsamında, idari şartnamenin 7 nci maddesinin altıncı fıkrasında belirtilen Yapım İşlerinde İş Deneyiminde Değerlendirilecek Benzer İşlere Dair Tebliğde yer alan B/IV grubuna ait kısımlarının parasal tutarlarının tespiti için tevsik edici bilgileri içeren hakediş raporları ve kesin hesap raporlarının 16 Ağustos 2010 tarihi mesai bitimine kadar teslim edilmesi talep edilmektedir.

İhale komisyon kararının üçüncü sayfasında ise, Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37 inci maddesi ile Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 57 inci maddesinin beşinci fıkrasına atıfta bulunularak, yukarıda zikredilen yazının başvuru sahibi tarafından 04.08.2010 tarihinde tebellüğ edilmesinin ardından, istekliye verilen on günlük süre içerisinde idareye herhangi bir bilgi-belge ve cevabın sunulmaması sebebiyle söz konusu firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve geçici teminatın gelir kaydedilmesine karar verildiği ifade edilmektedir.

Konu ile ilgili olarak, Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37 inci maddesinde; “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” hükmü,

            Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Değerlendirmeye ilişkin esaslar” başlıklı 48 nci maddesinde; “(1) Aday ve isteklilerin ihale konusu iş veya benzer işlerle ilgili iş deneyimlerinin değerlendirilmesinde; tek sözleşmeye dayalı olarak alınmış iş deneyim belgeleri dikkate alınır. Birden fazla iş deneyimi toplanarak değerlendirilemez.

            (2) İş deneyimini gösteren belgelerde yer alan ancak, ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin tutarları iş deneyiminde değerlendirmeye alınmaz.

            …

            (5) İş deneyim belgelerinin değerlendirilmesinde;

            a) İş bitirme belgelerinde, belgeye konu işin geçici kabul tarihinin ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son onbeş yıl içinde olması,

            …

            şartı aranır ve geçici kabul tarihi veya gerçekleşme oranının toplam sözleşme bedelinin en az % 80’ine ulaştığı tarihin, ihale ilk ilan veya davet tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında olduğu işler de bu kapsamda değerlendirilir.” hükmü,

            Aynı Yönetmeliğin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 57 inci maddesinde “…(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

            (5) Başvuru veya teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

            (6) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin son başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgelerin, aday veya isteklinin son başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir…”  hükmü,

            Kamu İhale Genel Tebliğinin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16 ncı maddesinin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı altıncı fıkrasında; “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır …”  açıklaması yer almaktadır.

            Yukarıda zikredilen Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37 inci maddesinin ikinci fıkrasındaki hüküm ile Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 57 inci maddesinin dört ve beşinci fıkralarındaki hükümler ile Kamu İhale Genel Tebliğinin 16 ncı maddesinin altıncı fıkrasının birinci bendinde yer alan açıklamaya göre iddia konusu husus değerlendirildiğinde, teklif zarfı içinde isteklilerce sunulması istenilen belgeler ve bu belgelerle ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin sunulmaması halinde, bu eksik belgelerin idarelerce tamamlatılması mümkün değildir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebileceği gibi, ilgili eksikliğin tamamlatılması işleminin istekliler tarafından yapılması da yazılı olarak istenebilir. Bu durumda, iki iş gününden az olmamak üzere idare tarafından belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedilmesi gerekmektedir.

            Lakin, açıklanan tamamlatma işlemine esas olan husus, ihale dokümanına göre sunulması zorunlu olan belgelerde bulunan bilgi eksikliğidir.

Kamu ihale mevzuatına göre, yapım işleri ihalelerinde, idare tarafından belirlenen benzer iş tanımına ve dokümanda belirtilen şartlara göre yeterli tutara sahip iş deneyim belgesi haricinde bir belgenin, iş deneyim belgesi ile birlikte, teklif dosyasında sunulmasına gerek bulunmamaktadır.

İddia konusu ihaleye ait idari şartnamede de bu konuda aksi bir düzenleme yer almamaktadır.

Başvuru sahibince sunulan iş bitirme belgesinin incelenmesinden, söz konusu belgenin, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “KİK026.1/Y” numaralı “İş Deneyim Belgesi (Yüklenici İş Bitirme)” isimli standart forma göre bir iş bitirme belgesinde bulunması gereken bilgilere sahip olduğu görülmüştür.

Ancak, iş bitirme belgesindeki mevcut verilerden, iş deneyim belgesine konu işi oluşturan kısımlar tespit edilememektedir.

            Konuyla ilgili olarak, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 20 nci maddesinin altıncı fıkrasında; “İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

            Aynı Yönetmeliğin “İhale Komisyonlarının inceleme yetkisi” başlıklı 50 nci maddesinde; “(1) İhale komisyonu, aday veya isteklilerce sunulan iş deneyimini gösteren belgelerde tereddüt duyulan hususlara ilişkin gerekli incelemeyi yapmaya yetkilidir.

          (2) İhale komisyonunun iş deneyimini gösteren belgelere ilişkin bilgi talepleri ilgililerce ivedilikle karşılanır.” hükmü yer almaktadır. 

Yukarıda verilen Yönetmelik hükümlerine göre, ihale komisyonu, isteklilerce sunulan belgeler ve iş deneyim belgeleri hakkında gerekli gördüğü incelemeyi yapmakta yetkilidir. Ancak, mezkûr hükümlerden, bu tür bir inceleme için bilgi ve belge istenmesine ihtiyaç duyulması durumunda, söz konusu bilgi ve belgelerin, bunları düzenleyen kurum ve kuruluşlardan, idare tarafından talep edilmesi gerektiği sonucuna varılmaktadır. 

Bu durumda, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Değerlendirmeye ilişkin esaslar” başlıklı 48 nci maddesinin ikinci fıkrasına göre, iş deneyimini gösteren belgelerde yer almasına karşın ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin tutarları iş deneyiminde değerlendirmeye alınmayacağından, başvuru sahibince sunulan iş deneyim belgesinde belirtilen iş kapsamındaki, idarece benzer iş olarak belirlenen Yapım İşlerinde İş Deneyiminde Değerlendirilecek Benzer İşlere Dair Tebliğde yer alan B/IV grubuna ait kısımların parasal tutarlarının tespiti için hakediş raporları vb. belgelerin, incelemek maksadıyla, ihaleyi yapan idare tarafından, mezkûr iş bitirme belgesini düzenleyen idareden istenmesi ve elde edilecek belgelerin tetkik edilmesinin ardından başvuru sahibinin iş deneyimi hakkında bir sonuca varılması gerektiği neticesine ulaşıldığından, bahis konusu belgelerin ilgili idare yerine istekliden talep edilmesi akabinde, belirtilen belgelerin başvuru sahibince idareye sunulmamış olması sebebiyle, Kanunun yukarıda zikredilen 37 inci maddesindeki hükmü gereği başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve geçici teminatının irat kaydedilmesi işleminde mevzuata uyarlık görülmediğinden, iddia yerinde görülmüştür.

            Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi Gök-Sal Müt. Tem. İnş. İletişim Gıda Tur. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin yeniden değerlendirmeye alınması ile iş deneyim belgesi hakkında gerekli tetkikin yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.