Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden ayrılması nedeniyle komisyon üyeliğinden de ayrılması durumunda, ihale komisyon üyeliğine yedek üyenin mi yoksa göreve yeni atanan kişinin mi devam edeceği (KİK)

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:    

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Osman DURU, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Ahmet İhsan ŞATIR, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Gök İnşaat Nakliye Turizm Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.,

Zübeyde Hanım Cad. Odalar İş Merkezi Kat: 5 No: 26 İpekyolu/VAN

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Karayolları Genel Müdürlüğü 11. Bölge Müdürlüğü,

Selimbey Mahallesi İskele Caddesi 65090 VAN

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/18802 İhale Kayıt Numaralı “Karayolları 11. Bölge Müdürlüğü Tesisler ve Bakım Başmühendisliğine Bağlı Döküm ve Serme-Sıkıştırma Ekiplerinde Araç ve İş Makinesi Çalıştırılması Hizmet Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Karayolları Genel Müdürlüğü 11. Bölge Müdürlüğü tarafından 17.03.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Karayolları 11. Bölge Müdürlüğü Tesisler ve Bakım Başmühendisliğine Bağlı Döküm ve Serme-Sıkıştırma Ekiplerinde Araç ve İş Makinesi Çalıştırılması Hizmet Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Gök İnşaat Nakliye Turizm Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.nin 02.05.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 03.05.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 11.05.2016 tarih ve 28741 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 10.05.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/1160 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, kesinleşen  ihale kararına yönelik idareye yapılan şikayet başvurusuna iki farklı tarihte farklı sayı ve farklı kişiler tarafından onaylı ve imzalı yazılar ile cevap verilmesinin kamu ihale mevzuatına aykırı olduğu,  onaylı yazıya istinaden cevap veren İhaleler  Başmühendisi olarak belirlenen Erhan Ünlü ve diğer kurum amirlerinin ihale tarih ve saatinde komisyonda olmadığı, kesinleşen ihale kararında da ismi bulunmadığından dolayı şikayete cevap yazısını yazmasının kamu ihale mevzuatına aykırı olduğu,  

İdarece, 08.04.2016 tarihinde taraflarına aşırı düşük teklif açıklama talebinde bulunulduğu ve süresi içinde eksiksiz ve tam olarak açıklamada bulunulduğu, 25.04.2016 tarihinde EKAP üzerinden tebliğ edilen kesinleşen ihale kararında tekliflerinin 22.04.2016 tarihli ihale komisyonu kararı ile reddedildiğinin öğrenildiği,

Tekliflerinin reddinin uygun olmadığı, şöyle ki, kesinleşen ihale kararında imzası olan uzman üye olarak belirtilen memurların işin uzmanı olmadığı, her ne kadar işin adı “Sathi Kaplama” işi ise de işin tamamının iş makinesi ve araç çalıştırılması olduğu ve bu iş ile alakalı ihale komisyonunda en az iki işin uzmanı üye olması gerekirken işin uzmanı üyenin bulunmadığı, bu nedenlerden dolayı tekliflerinin reddedilmemesi gerektiği,

Ayrıca mevzuata göre asıl ve yedek üyelerinde uzman olmaları gerektiği, komisyon kararı ve  tutanakların ihale komisyonunun asıl üyeleri tarafından imzalanmadığı, yedek ve farklı üyelerce imzalandığı ve ihale işlem dosyasında asıl üyelerin yerine görev yapmak üzere yedek üyelerin görevlendirilmesine ilişkin olarak herhangi bir onay olmadığı kanaatinde oldukları,

İlk oturumda ihale komisyonunun asıl üyelerinin yerine görev yapan yedek üyelere ilişkin olarak bir görevlendirme onayı olmadığı gibi bu kişilerin mevzuata açıkça aykırı bir biçimde yerlerini tekrar asıl üyelere bıraktığı ve ihale komisyonunun bu şekilde görev yapmasının idarenin güvenilirliğini ve objektif değerlendirme yapma koşullarını ortadan kaldırdığı kanaatinde oldukları iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru konusu ihaleye 16 isteklinin katıldığı, 1 isteklinin teklif mektubu sunmadığı, 2 isteklinin teklif mektubunun uygun olmadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldığı,  teklifi sınır değerin altında kalan 9 istekliye aşırı düşük teklif sorgulaması yapıldığı, 8 isteklinin süresi içinde aşırı düşük teklif açıklamasında bulunmadığı, başvuru sahibi Gök İnş. Nak. Tur. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamalarının ise uygun bulunmayarak teklifinin reddedildiği, 22.04.2016 tarihli ihale komisyonu kararı ile ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi Gök-er Taşımacılık Sınır Ticaret İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.- Günaylar Petrol Mad. Müt. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı’nın üzerinde ihalenin bırakıldığı, Ser-bal Elektrik İnş. Gıda Taş. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’nci maddesinde “5.1. 4734 sayılı Kanunun “Tanımlar” başlıklı 4 üncü maddesinde “ihale yetkilisi”; idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak belirlenmiştir. İdarelerin bu yetkilere sahip kişi, kurul veya görevlileri ise, kendi mevzuatlarında belirlenmektedir. Bu nedenle, idarenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, ihale yetkilisinin idarelerce belirlenmesi gerekmektedir.

5.2. İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir.

5.3. Yedek üyelerin asıl üyelerin taşıması gereken özellikleri haiz olması gerekir. Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir.

5.4. İhale komisyonlarının idare personelinden oluşturulması gerekmekte olup, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilecektir.

…

5.8. İhale yetkilisi, ihale komisyonunda görev alamaz. Kurulların ihale yetkilisi olduğu durumlarda da kurul üyeleri ihale komisyon üyesi olamazlar.

5.9. İhale komisyonu başkan ve üyeleri çekimser oy kullanamazlar ve verdikleri oy ve kararlardan sorumludurlar. Bu nedenle, çoğunluk görüşüne katılmayanların karşı oylarını ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalamaları gerekmektedir. İhale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiğinden, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamaz.

5.10. İhale işlem dosyasının birer örneği, ilan veya davet tarihini izleyen üç gün içinde idare tarafından ihale komisyonunun asıl üyelerine verilir. İdare tarafından gerek görüldüğü takdirde, yedek üyelere de ihale işlem dosyasının birer örneği verilebilir. Yedek üyenin asıl üyenin yerine ihale komisyonunda görev alması halinde ise ihale işlem dosyasının bir örneğinin yedek üyeye verilmesi zorunludur.” açıklamaları,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Şikayet başvurusu üzerine inceleme” başlıklı 10’uncu maddesinde “(4) İnceleme, ihale yetkilisince bizzat yapılabileceği gibi ihale yetkilisinin görevlendireceği bir veya birden fazla raportör tarafından da yapılabilir. Bu inceleme sonucunda, ihale yetkilisi tarafından gerekçeli bir karar alınır.” hükmü,  

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Şikayetin sonuçlandırılması” başlıklı 7’nci maddesinde “(1) Şikayet başvuruları üzerine idare tarafından yapılacak inceleme ihale yetkilisince bizzat yapılabileceği gibi ihale yetkilisinin görevlendireceği bir veya birden fazla raportör tarafından da yapılabilir. İhale komisyonu üyeleri de raportör olarak görevlendirilebilir. Yapılacak inceleme sonucunda, ihale yetkilisi veya usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış kişi tarafından gerekçeli olarak ikinci fıkrada belirtilen kararlardan biri alınır.” açıklaması yer almaktadır.

Yukarda aktarılan mevzuat düzenlemelerinden ihale komisyonunun ihale yetkilisi tarafından biri başkan, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirileceği, bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişinin değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerektiği, ayrıca şikayet başvuruları üzerine idare tarafından yapılacak incelemenin ihale yetkilisince bizzat yapılabileceği gibi ihale yetkilisinin görevlendireceği bir veya birden fazla raportör tarafından da yapılabileceği, ihale komisyonu üyelerinin de raportör olarak görevlendirilebileceği, yapılacak inceleme sonucunda, ihale yetkilisi veya usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış kişi tarafından gerekçeli olarak ihalenin iptali, düzeltici işlem veya şikayetin reddi kararlarından birinin alınabileceği anlaşılmaktadır.

Şikayete konu 2016/18802 İhale Kayıt Numaralı Karayolları 11. Bölge Müdürlüğü Tesisler ve Bakım Başmühendisliğine Bağlı Döküm ve Serme-Sıkıştırma Ekiplerinde Araç ve İş Makinesi Çalıştırılması Hizmet Alımı İşine ait ihale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde, 04.02.2016 tarih ve 00807 sayılı ihale onay belgesinde ihale yetkilisinin Bölge Müdürü A. Turan Gülhaş olduğu,

Kurumun 17.05.2016 tarih ve 992 sayılı yazısına istinaden, Bölge Müdürlüğü’nün “Görev bölümü” konulu 23.02.2016 tarih 74822 sayılı cevap yazısında Bölge Müdürü A. Turan Gülhaş’ın geçici görev, izin, hastalık vb. nedenlerle görevinin başında bulunmadığı zamanlarda Bölge Müdür Yardımcısı İbrahim Yaşar, anılan kişinin bulunmadığı zamanlarda Bölge Müdür Yardımcısı Gürol Marzioğlu, anılan kişinin bulunmadığı zamanlarda ise Bölge Müdür Yardımcısı Esat Mahmut Partal’ın vekalet edeceğinin belirlendiği,

08.02.2016 tarih ve 4549 sayılı Olur ile ihale yetkilisi Bölge Müdürü A. Turan Gülhaş tarafından ihale komisyonu asil üyelerinin, komisyon başkanı Erhan Ünlü (İhaleler Başmühendisi), uzman üye Ayhan Avcı (Mal ve Hizmet Alımı İhaleleri Şefi), uzman üye Umut Maltaş (Sathi Kaplama Şantiye Şefi), uzman üye Yavuz Aşan (İhale ve İzleme Memuru), mali üye Muhittin Gökçenay (Muhasebe Memuru) olarak belirlendiği, ayrıca 1 komisyon başkanı, 8 uzman üye, 1 mali üye olmak üzere ihale komisyonu yedek üyelerinin de belirlendiğinin görüldüğü, buna göre ihale yetkilisi tarafından mevzuata uygun olarak  komisyon başkanı, mali üye ve işin uzmanı da dahil olmak üzere asil ve yedek üyelerin belirlendiği anlaşılmış olup ihale komisyonunun teşkilinde bir aykırılık bulunmadığı değerlendirilmiştir.

İhale komisyonu başkanı Erhan Ünlü’nün 14.03.2016- 21.03.2016 tarihleri arasında izinli olduğu,

17.03.2016 tarihinde yapılan şikayete konu ihalede zarf açma ve belge kontrol tutanağı, iş deneyim belgesi güncelleştirme ve değerlendirme formu, uygun olmayan belgelerin uygun sayılmama gerekçelerine ilişkin tutanak, isteklilerce teklif edilen fiyatlara ilişkin tutanak ve 22.04.2016 tarihli ihale komisyonu kararının, yedek ihale komisyonu başkanı Fatma Ayatay Bingöl ve asil üyeler tarafından imzalandığı görülmüş olup, ihale komisyonu kararı ile tutanakların düzenlenmesinde mevzuata bir aykırılık olmadığı anlaşılmıştır.

25.04.2016 tarihinde Ekap üzerinden gönderilen kesinleşen ihale kararının bildirilmesine ilişkin yazıda idare yetkilisi Bölge Müdür Yardımcısı İbrahim Yaşar adına imza açıldığı, ihale işlem dosyasında yer alan paraflı nüshasında ise Bölge Müdür Yardımcısı Esat Mahmut Partal’ın imzasının ve ihale komisyonu başkanı Erhan Ünlü ve uzman üye Ayhan Avcı’nın parafının yer aldığı görülmüş olup, kesinleşen ihale kararının bildirilmesine ilişkin yazıda da mevzuata bir aykırılık olmadığı değerlendirilmiştir.

Başvuru sahibinin 02.05.2016 tarih ve 123337 sayı ile idare kayıtlarına alınan şikayet başvurusuna ilişkin 03.05.2016 tarihinde Ekap’tan bildirilen cevap yazısında idare yetkilisi Bölge Müdürü A. Turhan Gülhaş  (ihale yetkilisi) adına imza açıldığı, anılan yazının paraflı nüshasında ise uzman üye Ayhan Avcı, ihale komisyonu başkanı Erhan Ünlü, Bölge Müdür Yardımcısı Gürol Marzioğlu’nun paraflarının yer aldığı,

Aynı şikayet başvurusuna ilişkin olarak 06.05.2016 tarihinde EKAP’tan bildirilen ikinci cevap yazısında ise, üst yazı ile birlikte ekinde 03.05.2016 tarihli kararın yer aldığı, üst yazıda idare yetkilisi Bölge Müdür Yardımcısı Gürol Marzioğlu adına imza açıldığı görülmüştür.

Bu kapsamda başvuru sahibinin idareye şikayet başvurusuna farklı tarihlerde farklı kişilerce imzalanan iki ayrı cevap verildiği görülmekle birlikte, iki cevabın da içeriğinin aynı karar (03.05.2016 tarihli karar) olduğu, 03.05.2016 tarihli yazıda şikayete cevaba ilişkin  karara yer verilirken,  06.05.2016 tarihli yazıda üst yazı ile birlikte ekinde 03.05.2016 tarihli karara yer verildiği, bu anlamda iki farklı kararın bulunmadığı ve yetkili kişilerce paraflanıp imzalandığı görülmüş olup, şikayete verilen cevap yazılarında da bir aykırılık olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

   Oybirliği ile karar verildi.