EKAP üzerinden yapılan tebligatlarda bildirim tarihi hangi tarih sayılmaktadır (KİK)

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Erol ÖZ, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Aksal İnşaat Taah. Turz. Nak. Den. Mad. Akar. Ürün Otom. Teks. Tar. Hay. Orm. Demirçelik Elekt. Öz. Sağ. Hizm. Tem. Gıda İmal. Pzr. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

VEKİLİ:

Av. Halit BAYIR,

Atatürk Bulvarı Sefaretler Apt. No:199/2 Kavaklıdere/ Çankaya/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İzmir Büyükşehir Belediyesi Satınalma Dairesi Başkanlığı Hizmet Alımları Şube Müdürlüğü,

Cumhuriyet Bulvarı No:1 K:4 35250 Konak/İZMİR

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/25115 İhale Kayıt Numaralı “28 Ay Süreyle Ödemiş Transfer İstasyonundaki Katı Atıkların Taşınması” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İzmir Büyükşehir Belediyesi Satınalma Dairesi Başkanlığı Hizmet Alımları Şube Müdürlüğü tarafından 18.03.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “28 Ay Süreyle Ödemiş Transfer İstasyonundaki Katı Atıkların Taşınması” ihalesine ilişkin olarak Aksal İnşaat Taah. Turz. Nak. Den. Mad. Akar. Ürün Otom. Teks. Tar. Hay. Orm. Demirçelik Elekt. Öz. Sağ. Hizm. Tem. Gıda İmal. Pzr. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 27.06.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 01.07.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 11.07.2016 tarih ve 39744 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 11.07.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/1654 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, bahse konu ihaleye teklif verdikleri, idarenin 29.03.2016 tarih ve 1084 sayılı yazısı ile birim fiyat teklif cetvelinin II. Bölüm 6, 7, 8 ve 9’uncu iş kaleminde verdikleri fiyatın yaklaşık maliyete göre aşırı düşük bulunduğu gerekçesiyle 04.04.2016 tarihi saat 17:00’ye kadar aşırı düşük teklif açıklamasında bulunulmasının istenildiği,

İdarenin 29.03.2016 tarihli yazısından sonra 01.04.2016 tarihli ve 1137 sayılı ikinci yazı ile fiyat tekliflerinin sınır değere göre (11.618.707,67 TL) aşırı düşük olduğu gerekçesiyle İdari Şartnameme’nin 25.1’inci maddesinde belirtilen sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince her türlü gider ve Teknik Şartname’de yükleniciye ait olduğu belirtilen tüm giderler ve İdari Şartname’nin 25.2’nci maddesinde belirtilen bu gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri gider kalemlerinin oluşması halinde teklif edilen fiyatların bu tür artış yada farklılıkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilerek bu teklif bileşenleri dikkate alınarak hizmet işinin nasıl ekonomik olacağı, seçilecek çözümler ve işi yerine getirmek için kullanılacak avantajlı koşullara ilişkin 08.04.2016 tarihi saat:17:00’a kadar açıklama yapılmasının istenildiği, firmalarının 08.04.2016 tarihli ve 2527 sayılı yazı ile istenilen aşırı düşük açıklamasını yaptığı,

Akabinde idarenin 26.05.2016 tarihli ve 1724 sayılı yazı ile üçüncü kez aşırı düşük teklif açıklamasının istenildiği ve firmalarınca 03.06.2016 tarih ve 3944 sayılı yazı ile aşırı düşük teklif açıklamasının yapıldığı,

Ancak yine idare tarafından 07.06.2016 tarihli ve 1840 sayılı yazı ile dördüncü kez aşırı düşük teklif açıklamasının yeniden istenildiği, ancak söz konusu yazının aynı tarihte EKAP üzerinden tebliğ edildiği ihale makamınca belirtilmekle birlikte firmalarının e-mail adresine “tebligatınız vardır” şeklinde bir bildirim olmadığı, söz konusu yazının firmalarından kaynaklı olmayan bilişim hatası nedeni ile 17.06.2016 tarihli ihale komisyonu kararı ile birlikte tebliğ edildiği, ancak idarenin bahse konu komisyon kararında aşırı düşük teklif açıklamasında bulunmadıkları gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı,

Kaldı ki daha önce yapılan aşırı düşük sorgulamasına karşılık 2 kez yapılan aşırı düşük teklif açıklamaları ile 07.06.2016 tarih ve 1840 sayılı yazı ekinde yapılan aşırı düşük sorgulamasına esas önemli teklif bileşenlerinin ve maliyete yansıyan açıklamalarının birim fiyat teklif cetvelinde yer alan tüm iş kalemlerini kapsadığı dikkate alındığında ihale komisyonunun söz konusu açıklamaları dikkate alarak tekliflerini değerlendirmesi gerekirken hiç aşırı düşük teklif açıklamasında bulunulmamış gibi tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu, firmalarının teklifinin ihale üzerinde bırakılan istekliden daha düşük olduğu,

Sonuç itibarıyla idarece 3 defa arka arkaya aşırı düşük teklif açıklamasının istenilmesinin mevzuata aykırı olduğu gibi yapılan aşırı düşük teklif açıklamalarının dikkate alınmayarak tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin idare kayıtlarına 27.06.2016 tarihli şikayet başvurusuna idarece verilen 01.07.2016 tarih ve 2101 sayılı yazı ekinde yer alan cevap yazısında “…ihale işlem dosyası üzerinde ve EKAP dahilinde yapılan incelemede; 07.06.2016 tarih ve 1840 sayılı aşırı düşük teklif sorgulamaya esas yazıların firmalara EKAP üzerinden 07.06.2016 tarihinde tebliğ edildiği, şikayetçi firmaya ait kayıtlarda da tebliğe çıkarılma ve bildirim tarih/ saatinin 07.06.2016/16.38 olduğu tespit edilmiş olup tebligatta bir usulsüzlük söz konusu değildir” denilerek şikayet başvurusu reddedilmiştir.

Bahse konu ihale “İzmir İli Ödemiş İlçesi ara transfer alanına gelen evsel atıkların sözleşme tarihinden itibaren 28 ay süreyle Kiraz Depolama alanına nakli ve toprakla örtülmesi işi” olup 18.03.2016 tarihinde yapılan ihaleye 12 istekli tarafından teklif verilmiştir. 29.03.2016 tarihli ihale komisyonu kararı ile sınır değer 11.618.707,67 TL belirlenerek sınır değerin altında geçerli teklif sunduğu tespit edilen 6 istekli aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulmasına karar verilmiştir.

İdarenin 29.03.2016 tarihli ve 1084 sayılı EKAP üzerinden gönderilen ilk aşırı düşük teklif sorgulama yazısında İdari Şartname’nin 25.1’nci ve 25.2’nci maddesinde belirtilen gider kalemlerine atıfta bulunarak her isteklinin yaklaşık maliyete göre düşük olduğu iş kalemlerinde 04.04.2016 tarih saat 17.00’ye kadar aşırı düşük teklif açıklamasında bulunması istenilmiştir.

Ancak 31.03.2016 tarihinde aşırı düşük teklif sorgu yazısının tüm istekliler açısından aynı hususları içerecek şekilde sorgulama yapılması ve sorgulama yazısının açık ve net olması vb. hususlarında idareye yapılan şikayetin idarece uygun bulunması üzerine isteklilerden yeniden aşırı düşük teklif açıklamasında bulunulması istenilmiştir.

İdarenin 01.04.2016 tarihli ve 1137 sayılı EKAP üzerinden gönderilen ikinci aşırı düşük teklif sorgulama yazısında“…

İdari Şartnamenin 25.1 maddesinde belirtilen sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince ödenecek her türlü vergi (KDV hariç),resim harç, karar pulu, damga vergisi, KİK payı, çevre temizliğinin sağlanmasına ilişkin giderler, sarf malzeme giderleri, araçlara ait tüm giderler, nakliye giderleri, çalıştırılacak personelin tüm giderleri, her türlü sigorta giderleri ve Teknik Şartnamede yükleniciye ait olduğu belirtilen diğer tüm giderler teklif fiyata dahildir ve yine İdari Şartnamenin 25.2 maddesinde belirtilen bu gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilerek şeklindeki teklif bileşenleri dikkate alınarak vereceğiniz hizmet işinin nasıl ekonomik olacağı, seçeceğiniz çözümler ve işi yerine getirmeniz için kullanacağınız avantajlı koşulları belgelendirmek suretiyle …08.04.2016 tarih ve saat 17.00’a” açıklamada bulunması istenilmiştir.

İdarenin söz konusu yazı üzerine sorgulamaya tabi tutulan isteklilerden bir kısmının aşırı düşük teklif açıklamalarını öngörülen süre içerisinde idareye sundukları görülmüştür.

Bu aşamada idarenin bahse konu aşırı düşük teklif sorgulama yazının mevzuata uygun olmadığı hususunda Ceynak Lojistik ve Tic. A.Ş. tarafından 07.04.2016 tarihinde Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet başvurusunda bulunmuştur. Söz konusu itirazen şikayet başvuru üzerine Kurulun 11.05.2016 tarihli ve 2016/UH.I-1256 sayılı kararı ile“…Bahse konu ihalede İdari Şartname ve Teknik Şartname düzenlemeleri ve birim fiyat teklif cetvelinin bir arada değerlendirilmesinde ihale konusu işin yukarıda belirtilen birçok maliyet kaleminden oluştuğu görülmektedir. Bununla birlikte idarenin 01.04.2016 tarihli ve 1137 sayılı aşırı düşük teklif sorgu yazısında önemli teklif bileşenleri belirlenmeksizin İdari Şartname ve Teknik Şartname hükümlerine atıfta bulunarak ihale konusu işin tamamını kapsayacak şekilde aşırı düşük teklif açıklamasında bulunulmasının istenildiği görülmüştür. Ayrıca İdari Şartname ve Teknik Şartname’de teklif fiyata dahil olduğu belirtilen gider kalemlerinin sonunda “çevre temizliğinin sağlanmasına ilişkin giderler, sarf malzeme giderleri, araçlara ait tüm giderler, nakliye giderleri, diğer tüm giderler gibi vb.” ibarelerin yer aldığı, söz konusu ibarelerin sübjektif olup açık ve net maliyet unsurlarını içermediği ve aşırı düşük teklif sorgu yazısının da söz konusu ihale dokümanına atıfta bulunularak açıklama istenildiğinin görüldüğü hususları bir arada değerlendirildiğinde aşırı düşük teklif açıklamasının isteklilerce sağlıklı hazırlanması ve tekliflerin eşit şartlarda değerlendirilmesinin mümkün olmayacağı sonucuna varılmıştır.

Bu noktadan hareketle;

Aşırı düşük teklif açıklamasının sağlıklı yapılabilmesi ve tekliflerin eşit şartlarda değerlendirilebilmesi için sınır değerin altında teklif sunan isteklilerden idarece önemli teklif bileşenlerinin açık ve net bir şekilde belirlenmek suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.”denilerek 4734 sayılı Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine karar verilmiştir.

Kamu İhale Kurulunun 11.05.2016 tarihli ve 2016/UH.I-1256 sayılı kararının idareye tebliği üzerine 26.05.2016 tarihli ihale komisyonu kararı ile aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesine karar verilmiştir. Bunun üzerine isteklilerden yeniden aşırı düşük teklif açıklamasında bulunulması istenilmiştir İdarenin 26.05.2016 tarihli ve 1724 sayılı yazı ile EKAP üzerinden gönderilen üçüncü aşırı düşük teklif sorgulama yazısında “Verdiğiniz fiyat teklifinizi:

İdari Şartnamenin 25.maddesinde yer alan ;

1) İşin süresi ve personel sayısı dikkate alınarak ilgili mevzuatına göre hesaplanacak

a)İşçilik ücreti; 4 kişi düz işçi, 4 kişi operatör, 10 kişi şoför ve 1 kişi formen

b)4 kişi düz işçi, 4 kişi operatör, 10 kişi şoför ve 1 kişi formen ulusal bayram ve genel tatil günü çalışması

2)Katı Atık Transfer aracı (Semi-treyler saatlik ücreti, Çekici Tır (380 Hp) saatlik ücreti), Bulldozer (185 Hp) saatlik ücreti, Beko Loder (100 Hp) saatlik ücreti, Ekskavatör (140 Hp) saatlik ücreti, Damperli Kamyon (240 Hp) saatlik ücreti , İdareye kontrollük hizmetlerinde kullanılmak üzere 2 adet pikap araç (şoförsüz), idareye tahsis edilecek 2(iki) Adet Şoförsüz Pikap Araç (fazla km)

3) Sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince ödenecek her türlü vergi (KDV hariç),resim harç, karar pulu, damga vergisi, KİK payı,

Teknik Şartnamede yer alan;

5.2.Yüklenici, sözleşme imzalanmasına müteakip 7 gün içerisinde, sözleşme süresince İdareye kontrollük hizmetlerinde kullanılmak üzere 2 adet pikap (şoförsüz) tahsil edecektir. Araçların toplam günlük ortalama 480 km yapabileceği öngörülmektedir ve araçların bakım onarım, saf giderleri (akaryakıt, kasko, sigorta ve vb.) yükleniciye aittir. İhale süresi içerisinde, pikap araçlara değişik zamanlarda yaptırılabilecek fazla kilometre değeri 60.000 Km dir. Sözleşme süresince, iş şartlarına göre akşamları ve hafta sonları da idare tarafından kullanılabilecektir.

5.4.Araçlara ait (akaryakıt, amortisman, yedek parça, tamir bakım, nakil montaj demontaj, sigorta ve kasko ) ve diğer tüm giderler yükleniciye aittir.

5.6. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununa göre yüklenici, iş güvenliği açısından gerekli kıyafet ve ekipman yüklenici tarafından sağlanacaktır.

7.3.Saha içi yolların bakımları yapılarak, yağışlı havalarda yol sathına yayılan çamurların temizlenmesi sağlanacaktır. Yüklenici kar ve buzla mücadelede gereken şartlarda, tuz veya kar ve buz mücadele solüsyonu veya iş makinesi kullanacaktır. Tesis içi yol ve platformların bakımı da yüklenici tarafından yapılacaktır.

7.5.Tesisteki tüm ekipmanlar, vasıtalar, araç ve gereçlerin bakım ve onarımları bunların yeni alınacak ya da değiştirmesi gerekenlerin temini, yerlerine montajları, işletmeye alımları her türlü iş ve işlemler yüklenici tarafından yapılacaktır. Bu malzemelerin muayene kabulü idarece yapılacaktır.

7.7.Tesisin her türlü emniyet tedbiriyle, yangına karşı korunması (allrisk sigortası ) yükleniciye aittir.

8.5.Ara transfer alanında çalışanların sağlığı ve tesisinin emniyetinin sağlanması için gerekli tüm tedbirler alınacaktır. Bu tedbirler yüklenici sorumluluğundadır. Konu ile ilgili mevzuat hükümlerine uyulacaktır.

8.8.Ara transfer alanında ( su ve elektrik ) gibi tüm tüketim giderleri yükleniciye aittir.

8.10.Yüklenici ara transfer alanındaki fosseptik depolarında biriken sızıntı suyunu da, deponun dolması halinde tanker ile çekerek atıksu arıtma tesisine nakledecektir.

8.11. Yaz Aylarında (Nisan – Eylül ) iki günde bir, kış aylarında ( Ekim – Mart ) ayda iki kere ilaçlama yapılacak olup masraflar yükleniciye aittir.

9.3.Yüklenici büro ve soyunma kabini olarak kullanılmak üzere prefabrik konteynerlerin Ödemiş ara transfer alanına yerleştirilmesi konteynerler ile ilgili tüm masraflar yüklenici tarafından karşılanacaktır.

9.4.Yüklenici, 5.1.maddesinde belirtilen tır ve çekicilere uydudan takip sistemi yerleştirilecek ve sistemin İdare tarafından izlenebilmesi için gerekli yazılım altyapısı İdare ile uyumlu olacak şekilde tesis edecek olup her ayın sonunda sistemdeki kayıtlı veriler yazılı olarak İdareye teslim edilecektir.

9.6.Kaza, bakım veya tamir gibi nedenler ile çalışmayan araç, gereç ve tesisler, işin sağlıklı yürüyebilmesine mani olmamalıdır. Böyle bir durumla karşılaşılırsa Yüklenici çalışmayan araç, gereç, tesis yerine çalışanları acilen temin edecektir. Bu tür durumlarda oluşabilecek maddi külfet Yüklenicinin sorumluluğundadır.

9.7.İşin yürütülmesi için gerekli olan makine ve ekipmanların amortisman, yedek parça, tamir, bakım, nakil, montaj demontaj ile akaryakıt ve yağ giderleri ile diğer giderlerin tümü Yükleniciyi ait olup, İdarenin hiçbir sorumluluğu olmayacaktır.

9.14.Araç, gereç, tesis vb.lerin yangın, sabotaj her türlü kasko sigortaları, trafik sigortaları, fenni muayeneleri, teslim tarihinden itibaren 30 gün içinde yaptırılacaktır. Yüklenici yer teslim tutanağında belirtilen tüm araç, gereç, tesis vb.lerin her türlü yangın, sabotaj ve kazadan dolayı meydana gelecek hasar bedellerini ilgili sigorta şirketinden tahsil ve ibra etmekle yetkilidir.

9.22.Yüklenici, tesislerde meydana gelebilecek mekanik ve elektriksel arızaların, vakit kaybetmeden giderilmesini sağlayacaktır. Yapılacak iş/işlemlerin bütün giderleri yükleniciye ait olacaktır.

9.27.Tesislerin işletilmesi esnasında meydana gelebilecek hasar ve arızaların giderilmesi yükleniciye aittir. Tesisin işletmesinde meydana gelen, ilave yatırım gerektirmeyen değişimler yüklenici tarafından idareye bilgi verilerek yapılır.

9.32.Kontrol teşkilatının işletmeci ve transfer istasyonlarıyla 24 saat irtibat sağlaması için giderleri işletmeciye ait olmak üzere 1 adet cep telefonu ve hattı temin edilecektir.

9.34.Ara transfer alanında bulunan kantarların kalibrasyonu yılda 1 ( bir ) kere yapılacak ve bütün masrafları yüklenici tarafından karşılanacaktır. Kantardaki yanlış tartımlardan yüklenici sorumludur.

şeklindeki teklif bileşenleri dikkate alınarak …03.06.2016 tarih ve saat 17.00’yekadar” açıklamada bulunması istenilmiştir.

İdarenin söz konusu yazı üzerine sorgulamaya tabi tutulan isteklilerden bir kısmının aşırı düşük teklif açıklamalarını öngörülen süre içerisinde idareye sundukları görülmüştür.

Bununla birlikte, Ceynak Lojistik ve Tic. A.Ş. tarafından idare kayıtlarına 03.06.2016 tarih ve 1837 sayı ile kayda alınan 02.06.2016 tarihli dilekçe ile şikayet başvurusunda bulunulmuştur. Söz konusu şikayet başvurusunda 26.05.2016 tarihli ve 1724 sayılı aşırı düşük teklif sorgu yazısının da mevzuata aykırı olduğu önemli teklif bileşenlerinin ve maliyet kalemlerinin belirtilmediği, sorgulama yazısına Teknik Şartname’nin birebir aktarıldığı, açık ve net bir şekilde sorgulanan önemli teklif bileşenlerinin belirtilmediği, ihtimale binaen meydana gelebilecek maliyetlerin önemli teklif bileşeni olarak belirlenmesinin mevzuata aykırı olduğu belirtilmiş, yapılan şikayet başvurusu idarenin 07.06.2016 tarihli yazısı ile uygun bulunarak“… ana maliyet kalemleri esas alınacak şekilde…” aşırı düşük teklif sorgulanmasının yenilenmesine karar verilmiştir.

İdarenin 07.06.2016 tarihli ve 1840 sayılı EKAP üzerinden gönderilen dördüncü aşırı düşük teklif sorgu yazısında “…

1) İşin süresi ve personel sayısı dikkate alınarak ilgili mevzuatına göre hesaplanacak

a)İşçilik ücreti; 4 kişi düz işçi, 4 kişi operatör, 10 kişi şoför ve 1 kişi formen

b)4 Kişi düz işçi, 4 kişi operatör, 10 kişi şoför ve 1 kişi formen ulusal bayram ve genel tatil günü

çalışması

2)Katı Atık Transfer aracı (Semi-treyler saatlik ücreti, Çekici Tır (380 Hp) saatlik ücreti), Bulldozer (185 Hp) saatlik ücreti, Beko Loder (100 Hp) saatlik ücreti, Ekskavatör (140 Hp) saatlik ücreti, Damperli Kamyon (240 Hp) saatlik ücreti , İdareye kontrollük hizmetlerinde kullanılmak üzere 2 adet pikap araç (şoförsüz), idareye tahsis edilecek 2(iki) adet şoförsüz pikap araç (fazla km)

Araçlara ait (kira bedeli, amortisman, akaryakıt, yağ, yedek parça, tamir bakım-onarım, egzoz ölçüm, araç muayene, nakil montaj demontaj, zorunlu trafik sigortası ve kasko, motorlu taşıtlar vergisi) giderleri yükleniciye aittir.

3) Sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince ödenecek her türlü vergi (KDV hariç), resim harç, karar pulu, damga vergisi, KİK payı

şeklindeki teklif bileşenleri dikkate alınarak 14.06.2016 tarih ve saat 17.00’ye kadar” açıklamada bulunması istenilmiştir.

İdarenin söz konusu yazı üzerine sorgulamaya tabi tutulan isteklilerden Ege Tem Şehir Tem. Hiz. Nak. Tur. A.Ş.,Ceynak Lojistik ve Tic. A.Ş., Çebitem Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamalarını öngörülen tarihte idareye sundukları görülmüştür.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Temel ilkeler” başlıklı 4’üncü maddesinin onbirinci fıkrasında “(11) İdare, ihtiyaç raporu ile ön yeterlik ve/veya ihale dokümanının hazırlanması, ihale kaydının yapılması ve ihale kayıt numarasının alınması, ilanların yayımlanması, ihale komisyonu oluşturma işlemlerinin ve doküman satın alanların kaydı, dokümanda açıklama ve değişiklik işlemlerinin yapılması, başvuru ve teklifler ile bunların değerlendirilmesi işlemlerinin kaydı ve teyit gibi ihale sürecine ilişkin işlemler ile ihale sonuç işlemlerinden Kurumca belirlenenleri, ilgili ikincil mevzuattaki düzenlemeleri esas alarak EKAP’ta gerçekleştirir.” hükmü,

Yine aynı Yönetmeliğin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) İdareler tarafından aday, istekli ve istekli olabileceklere tebligat öncelikli olarak EKAP üzerinden veya imza karşılığı elden yapılır.

(2) EKAP üzerinden tebligat, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usuller çerçevesinde gerçekleştirilir.

(3) Tebligatın haklı veya zorunlu nedenlerle birinci fıkrada belirtilen yöntemler kullanılarak yapılamaması halinde Kanunun 65 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde sayılan diğer yöntemlere başvurulur.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Aday, istekli ve istekli olabileceklere EKAP üzerinden bildirim” başlıklı 30.9.3’üncü maddesinde “EKAP üzerinden yapılacak tebligatlar; tebligatın konusu, zamanı ve içeriği gibi bilgileri de kapsayacak şekilde EKAP’ta kayıt altına alınır. EKAP üzerinden yapılan tebligatlarda bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Tebligatın aday, istekli ve istekli olabileceklere ait EKAP’da yer alan bildirim kutusuna ulaştığı tarih, bildirim tarihi olarak kabul edilir.

EKAP üzerinden tebligat işlemleri iş günleri ve mesai saatlerine bağlı kalınmaksızın idareler tarafından her zaman gerçekleştirilebilir. Ancak tebligat işleminin iş günleri içinde ve 09.00 – 18.00 saatleri arasında yapılmaması durumunda; tebligatın içeriği, yapıldığı tarih ve saat bilgisi ile birlikte EKAP üzerinde kayıt altında tutulur. Bu tebligat, kayıt edildiği tarihi takip eden ilk iş günü içerisinde aday, istekli ve istekli olabileceklere ait EKAP’da yer alan bildirim kutusuna, 09.00 – 18.00 saatleri arasında ulaştırılır. Sürelerin hesabında bu durum göz önünde bulundurulur.” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 6’ncı maddesinde “6.1. İdareler tarafından aday, istekli ve istekli olabileceklere tebligat öncelikli olarak EKAP üzerinden veya imza karşılığı elden yapılır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan mevzuat hükümleri uyarınca 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelerin bu kanun kapsamında yaptıkları ihalelerin ihtiyaç raporu ve ihale dokümanının hazırlanması, ihale kayıt numarasının alınması, ilanların yayımlanması, ihale komisyonu oluşturma işlemlerinin ve doküman satın alanların kaydı, dokümanda açıklama ve değişiklik işlemlerinin yapılması, başvuru ve teklifler ile bunların değerlendirilmesi işlemlerinin kaydı ve teyit gibi ihale sürecine ilişkin işlemler ile ihale sonuç işlemlerinin EKAP’ta gerçekleştirilmesi zorunludur.

Bu bağlamda teklifler ile bunların değerlendirilmesi işlemlerinin kaydı ve teyit gibi ihale sürecine ilişkin işlemler ile isteklilere tebligat öncelikli olarak EKAP üzerinden veya imza karşılığı elden yapılması zorunlu olup tebligatın haklı veya zorunlu nedenlerle birinci fıkrada belirtilen yöntemler kullanılarak yapılamaması halinde anılan Kanun’un 65 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde sayılan diğer yöntemlere başvurulması gerekmektedir. EKAP üzerinden yapılacak tebligatlar; tebligatın konusu, zamanı ve içeriği gibi bilgileri de kapsayacak şekilde EKAP’ta kayıt altına alınmakta olup EKAP üzerinden yapılan tebligatlarda bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılmaktadır.

Elektronik İhale Dairesi Başkanlığından 01.08.2016 tarih ve 1482 sayılı yazı ile idarenin 07.06.2016 tarihli ve 1840 sayılı “aşırı düşük teklif açıklama talebi”ne ilişkin yazısının EKAP üzerinden hangi tarihte başvuru sahibine tebliğ edildiğinin bildirilmesi istenilmiş anılan Daire Başkanlığından gelen 04.08.2016 tarihli ve 210 sayılı yazıda “Kurumumuz kayıtlarında yapılan inceleme neticesinde 2016/25115 İKN’li ihalede İdarenin 07.06.2016 tarihli ve 1840 sayılı “aşırı düşük teklif sorgulama talebi” konulu yazının 07.06.2016 tarihinde saat 16:38’de Aksal İnş. Taah. Nak. Ltd. Şti.ne EKAP üzerinden iki kez gönderildiği, bu yazıların anılan firma tarafından 17.06.2016 günü saat 18:41’de ve 18:56’da okunduğu görülmüştür” denilmiştir.

İhale işlem dosyası, EKAP üzerinde yapılan inceleme ve Elektronik İhale Dairesi Başkanlığının 04.08.2016 tarihli ve 210 sayılı yazısından; idarenin 07.06.2016 tarihli ve 1840 sayılı “aşırı düşük teklif açıklama talebi”ne ilişkin yazısının istekliye EKAP üzerinden 07.06.2016 tarihinde saat 16:38’de iki defa gönderildiği, ancak isteklinin bahse konu bildirimi 17.06.2016 tarihinde okuduğu anlaşılmıştır. Kamu İhale Genel Tebliği’nin 30.9.3’üncü maddesi uyarınca EKAP üzerinden yapılan tebligatlarda bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılacağı hükmünden hareketle bahse konu yazının anılan istekliye 07.06.2016 tarihinde saat 16:38’de tebliğ edildiği anlaşıldığından başvuru sahibinin bahse konu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Başvuru sahibinin idarece 3 defa arka arkaya aşırı düşük teklif açıklamasının istenilmesinin ve yapılan aşırı düşük teklif açıklamalarının dikkate alınmayarak tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu iddiasının incelenmesinde;

Başvuru sahibinin idare kayıtlarına 27.06.2016 tarihli şikayet başvurusuna idarece verilen 01.07.2016 tarih ve 2101 sayılı yazı ekinde yer alan cevap yazısında “…

Yukarıda yer alan aşırı düşük teklif sorgulamaya esas yazılar incelendiğinde, aşırı düşük sorgulamaya esas önemli teklif bileşenlerinin değiştiği ve maliyete yansıyan unsurlarında bu kapsamda aynı mahiyette olmadığı görülmüştür. Nitekim ihale komisyonunun yeniden tespit edilmiş teklif bileşenleri üzerinden yapılan bir aşırı düşük fiyat sorgulaması için geçmiş tarihli bir dosyada bulunan aşırı düşük sorgulamaya esas belgeleri seçme ve değerlendirme yükümlülüğü bulunmadığından 07.06.2016 tarih ve 1840 sayılı aşırı düşük sorgulama yazısında da belgeye dayanan yazılı açıklamaların yeniden düzenlenerek ihale komisyonuna iletilmesi öngörülmüştür.

Kesinleşen ihale kararında da şikayetçi firmanın “yeniden düzenlenerek idareye sunulması istenen” 07.06.2016 tarih ve 1840 sayılı aşırı düşük sorgulamasına cevap vermediğinden Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 59’uncu maddesinin ikinci fıkrasının (a ) bendinde….. açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir hükmüne istinaden teklifinin değerlendirme dışı kaldığı tespit edilmiş olup itirazı uygun bulunmamıştır” denilmek suretiyle şikayet başvurusu reddedilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinin 79.2.1’inci alt maddesinde “79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” açıklaması yer almaktadır.

Anılan mevzuat hükümleri uyarınca idarece isteklilerden teklifi aşırı düşük olanların tespit edilmesi ve ihalede önemli teklif bileşenlerinin belirlenmesi ve aşırı düşük sorgu yazısının önemli teklif bileşenlerinin, aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde istenilmesi ve idare tarafından açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilmesi gerekmektedir.

İhale komisyonunun 17.06.2016 tarihli kararı ile anılan isteklinin “…aşırı düşük teklif sorgulamaya esas belgelere dayanan yazılı açıklamaların yeniden düzenlenerek idareye sunulması istenen 07.06.2016 tarih ve 1840 sayılı aşırı düşük sorgulamasına cevap vermediğinden Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 59’uncu maddesinin ikinci fıkrasının (a ) bendinde……yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir..” hükmüne istinaden teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına” karar verilmiştir.

Yukarıda açıklandığı üzere idarece 4 kez aşırı düşük teklif sorgulama yazısının yazıldığı, 29.03.2016 tarihli ve 1084 sayılı ile 26.05.2016 tarihli ve 1724 sayılı aşırı düşük teklif sorgulama yazılarının idareye yapılan şikayet başvurusu üzerine, 01.04.2016 tarihli ve 1137 sayılı aşırı düşük teklif sorgulama yazısının Kamu İhale Kurulunun 11.05.2016 tarihli ve 2016/UH.I-1256 sayılı kararı üzerine idarece yeniden düzenlendiği görülmüştür. Yukarıda yer alan aşırı düşük teklif sorgu yazılarının incelenmesinde her bir aşırı düşük teklif sorgulama yazısında önemli teklif bileşenlerinin içeriğinin değiştiği, dolayısıyla söz konu yazıların içeriğinin birbirinden farklı olduğu görülmüştür. Nitekim her aşırı düşük teklif sorgulama yazısı değiştiğinde söz konusu yazının sorgulamaya tabi tutulan isteklilere yeniden gönderildiği ve aşırı düşük teklif açıklama süresinin yeniden belirlenerek isteklilere açıklamada bulunmaları için yeniden süre verildiği görülmüştür.

Diğer taraftan idarece hatalı tesis edilen idari işlemlerin idarece yine aynı silsile içerisinde kaldırılacağı, idarenin süreç içerisinde hatalı işlemlerinden dönebileceği hususları dikkate alındığında tesis edilen bahse konu aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin yazılardan her birinin bir önceki sorgulama yazısını ortadan kaldırdığı görülmektedir.

Bu bağlamda bahse konu aşırı düşük teklif sorgu yazılarının da başvuru sahibi istekliye gönderildiği, başvuru sahibinin 01.04.2016 tarih ve 1137 sayılı ve 26.05.2016 tarih ve 1724 sayılı aşırı düşük sorgulama yazılarına cevap verdiği, bununla birlikte son aşırı düşük teklif sorgulama yazısına cevap vermediği (07.06.2016 tarihli ve 1840 sayılı) dolayısıyla 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesi uyarınca aşırı düşük teklif açıklamasına cevap verilmemesi nedeniyle idarece teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde anılan mevzuat hükümlerine bir aykırılık bulunmadığından itirazen şikayet başvurusunun yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Öte yandan her ne kadar başvuru sahibi tarafından daha önceki aşırı düşük teklif sorgulama yazılarına cevap verdiği ve bu açıklamalar çerçevesinde sunduğu daha önceki aşırı düşük teklif açıklamalarının dikkate alınarak teklifinin değerlendirilmesi gerektiği belirtilmekle birlikte;

Yukarıda da açıklandığı üzere her bir aşırı düşük teklif sorgulama yazısının içeriğinin farklı olduğu gibi başvuru sahibinin 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesi uyarınca 07.06.2016 tarihli ve 1840 sayılı aşırı düşük teklif sorgulama yazısına cevap vermesi gerekmektedir. 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesinde aşırı düşük teklif açıklamasının yazılı olması gerektiği hüküm altına alınmış olup başvuru sahibinin 07.06.2016 tarihli ve 1840 sayılı söz konusu aşırı düşük sorgulama yazısına cevap vermeden ve başvuru sahibinin 07.06.2016 tarihli ve 1840 sayılı aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin cevabında daha önceki açıklamalarının esas alınmasına ilişkin “açık yazılı beyanı” olmadan idarece anılan isteklinin teklifinin daha önceki aşırı düşük açıklamalarını esas alarak anılan isteklinin teklifini değerlendiremeyeceği açıktır. Bu bağlamda yukarıda da belirtildiği üzere aşırı düşük teklif açıklamasına cevap verilmemesi nedeniyle idarece anılan teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde anılan mevzuat hükümlerine bir aykırılık bulunmamaktadır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

İdarenin 07.06.2016 tarihli ve 1840 sayılı aşırı düşük sorgulama yazısına Çebitem İnş. Tem. Oto. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin 14.06.2016 tarihli ve 02-35/915 sayı ile verilen cevapta “İdareniz tarafından farklı tarihlerde değişik iş kalemleri için açıklamalar istenmiş ve konuya ilişkin açıklamalar yasal süre içerisinde idarenize sunulmuştur. İlgi yazınız kapsamında tekrar açıklama istenmekte olup, konuya ilişkin olarak 08.04.2016 tarihinde idareniz kayıtlarına alınan 02-35/867 nolu açıklama dosyasının dikkate alınması” istenilmiştir. Ancak ihale komisyonunun 17.06.2016 tarihli kararı ile anılan isteklinin bahse konu aşırı düşük teklif açıklaması dikkate alınmayarak aşırı düşük teklif açıklamasına yeniden cevap verilmediği gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür .

Yukarıda etraflıca belirtildiği üzere anılan isteklinin idarenin 07.06.2016 tarihli ve 1840 sayılı aşırı düşük sorgulama yazısına 14.06.2016 tarihli ve 02-35/915 sayılı yazı ile cevap verdiği ve 08.04.2016 tarihinde idare kayıtlarına alınan 02-35/867 nolu aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin dosyasının dikkate alınması istenildiğinden idarece anılan isteklinin aşırı düşük açıklamalarının değerlendirilmeden aşırı düşük teklif açıklaması yapmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde anılan mevzuat hükümlerine uyarlılık bulunmamaktadır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Çebitem İnş. Tem. Oto. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamalarının değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.