Elektronik ortamda yapılan ihalelerde istenen bilgi ve belgelerin belirtilen sürede sunulmaması (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

Erkar Giyim İnş. Tur. Paz. Nak. Or. Har. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Orman Genel Müdürlüğü Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/103518 İhale Kayıt Numaralı “Seviye 2 Gözlem Alanlarında Çökelme, Döküntü, Toprak Çözeltisi Örneklerinin Toplanması ile Fenolojik Gözlemlerinin Yapılması İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Orman Genel Müdürlüğü Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından 28.03.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Seviye 2 Gözlem Alanlarında Çökelme, Döküntü, Toprak Çözeltisi Örneklerinin Toplanması ile Fenolojik Gözlemlerinin Yapılması İşi” ihalesine ilişkin olarak Erkar Giyim İnş. Tur. Paz. Nak. Or. Har. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 11.04.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 15.04.2019  tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 24.04.2019 tarih ve 17476 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/438 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale komisyonu tarafından tekliflerinin Teknik Şartname’nin 8.2, 8.3 ve 8.4’üncü maddelerinde belirtilen belgelerin teklif kapsamında sunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırılık teşkil ettiği, şöyle ki; ihale dokümanında söz konusu belgelerin istekliler tarafından teklifleri kapsamında sunulması gerektiğine yönelik herhangi bir düzenlemenin yer almadığı, bahse konu belgelerin sözleşmenin yürütülmesi aşamasında sunulması gerektiği, anılan hususlara ilişkin olarak idareye yapmış oldukları şikâyet başvurusunun, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 8’inci maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen belgelerin şikâyet dilekçesinin ekinde sunulmadığı gerekçesiyle şekil yönünden reddedildiği, ancak söz konusu belgelerin taraflarınca teklif kapsamında sunulduğu, dolayısıyla bahse konu belgelerin şikâyet dilekçesinin ekinde yeniden sunulmasına gerek bulunmadığı, ayrıca ihale komisyonu kararında ve şikâyet başvurusuna verilen cevapta alınan kararda gerekçelerin açık ve net bir şekilde belirtilmediği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) Açık ihale usulü veya Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (f) bendine göre pazarlık usulünün kullanıldığı ihaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

…

(5) e-teklifler EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanır ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Kısmi teklife açık ihalelerde teklif mektubu eklerinin her bir kısım için ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise yeterlik bilgileri tablosunun her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.

…

(9) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(10) Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için iki iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir. Verilen süre içerisinde beyan edilen bilgi ve belgeleri doğrulayan belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Geçici teminat mektubu ve sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamayan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir…” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “…(3)İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır.

(4)Yeterlik kriterlerinin istekliler tarafından karşılanıp karşılanmadığına ilişkin değerlendirme ihale dokümanında yer alan hükümler çerçevesinde yapılır. Yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir…” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesinin dördüncü fıkrasında “(4) Şikâyet dilekçelerine başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin eklenmesi zorunludur. Ancak aday veya isteklinin başvuru belgeleri veya teklif zarfı içerisinde bu belgelerin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler aranmaz.” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 5’inci maddesinde “Ayrıca dilekçeye başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgelerin (imza beyannamesi/imza sirküleri, ortak girişim beyannamesi veya sözleşmesi, vekaletname, temsil belgesi, ticaret sicil gazetesi vb.) aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneklerinin eklenmesi gerekmektedir. Ancak aday veya isteklinin başvuru belgeleri veya teklif zarfı içerisinde bu belgelerinin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler sunulmamış olsa da başvurunun usulüne uygun olduğu kabul edilir. Bununla birlikte ihaleye teklif veren aday veya istekli dışında yetki verilmiş temsilci veya vekil tarafından aday veya istekli adına şikâyet başvurusunda bulunulması durumunda usulüne uygun dilekçe ile birlikte bu temsilcilere veya vekile ait temsile yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza beyannamesi/imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneklerinin eklenerek idareye şikâyet başvurusunda bulunulması gerekmektedir…” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilginlerin e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.:

a) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “22.1. e-teklifler istekliler tarafından EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Teklife ilişkin e-anahtar, e-teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir.

22.2. Yeterlik bilgileri tablosunda ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlar, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda ise açıklama istenen teknik özellikler için ayrı satırlar açılmış olup, istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgiler eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle ekli standart formalara uygun şekilde doldurulacaktır…

…

22.8. İdarece talep edilmesi durumunda istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak süresi içerisinde sunulmak zorundadır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları ile ihale dokümanında yer alan düzenlemelerden; açık ihale usulü veya Kanun’un 21’inci maddesinin birinci fıkrasının (f) bendine göre pazarlık usulünün kullanıldığı ihalelerin e-teklif alınmak suretiyle yapılabileceği, bu ihalelerde Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmeliklerin ekinde bulunan diğer standart formların kullanılacağı, e-tekliflerin EKAP üzerinden yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanacağı, EKAP üzerinden gönderilmeyen tekliflerin kabul edilmeyeceği, ihale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirmenin, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılacağı, bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağı, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için iki iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verileceği,

İnceleme konusu ihalede isteklilerin ihaleye katılabilmeleri için, teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirkülerini ve tüzel kişi olmaları halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi/Gazetelerini veya bu hususları gösteren belgeleri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerektiği, ayrıca aday veya istekliler tarafından idareye yapılan şikâyet başvurularında, başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgelerin (imza beyannamesi/imza sirküleri, ortak girişim beyannamesi veya sözleşmesi, vekâletname, temsil belgesi, ticaret sicil gazetesi vb.) aslının veya yetkili mercilerce onaylı örneklerinin dilekçelere eklenmesinin zorunlu olduğu, ancak teklif dosyası içerisinde bu belgelerin bulunması durumunda dilekçe ekinde söz konusu belgelerin aranmayacağı anlaşılmaktadır.

İnceleme konusu ihalede, 03.04.2019 tarihli ihale komisyonu kararı ile Erkar Giyim İnş. Tur. Paz. Nak. Or. Har. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması üzerine söz konusu istekli tarafından 11.04.2019 tarihinde idareye 9 sayfalık bir dilekçe ile şikâyet başvurusunda bulunduğu, söz konusu dilekçenin ekinde herhangi bir belgenin yer almadığı, idarenin şikâyet başvurusuna verdiği cevapta “Konuyla ilgili olarak Erkar Giyim İnş. Tur. Paz. Nak. Or. Har. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin şikâyet dilekçesine ilişkin yapılan değerlendirme sonucunda; İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen “Şikâyet dilekçelerine başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin eklenmesi zorunludur. Ancak aday veya isteklinin başvuru belgeleri veya teklif zarfı içerisinde bu belgelerin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler aranmaz.” talimatına aykırı hareket edildiği komisyonumuzca değerlendirilmiştir.

…

Yukarıda bahsedilen nedenlerden dolayı isteklinin yapmış olduğu itiraz başvurusunun şekil yönünden reddine karar verilmiştir.” ifadelerine yer verildiği tespit edilmiş olup, bahse konu ifadelerden, idarece şikâyet başvurusunun başvuru sahibi istekli tarafından şikâyet dilekçesi ekinde başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgelerin (imza beyannamesi/imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi vb.) sunulmadığı gerekçesiyle reddedildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi istekli tarafından EKAP üzerinden kaydedilen Yeterlik Bilgileri Tablosu incelendiğinde, bahse konu tablonun “Teklif Vermeye Yetkili Olunduğuna İlişkin Bilgiler” kısmına ait “Ticaret Sicili Bilgileri” sütununda şirket ortaklarına ve yöneticilerine ilişkin bilgiler ile ilgili ticaret sicili gazetelerinin tarih, sayı ve sicil müdürlüğü bilgilerinin, “İmza Sirküleri” sütununda Beyoğlu 25. Noterliği 07.02.2019 tarihli ve 07247 yevmiye numaralı imza sirkülerinin beyan edildiği, “Vekâletname Bilgileri” sütununda ise herhangi bir vekil belirtilmediği görülmüştür.

Yukarıda aktarılan tespitler çerçevesinde, e-tekliflerin EKAP üzerinden yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandığı inceleme konusu ihalede istekliler tarafından teklif dosyasında yeterlik kriterlerine ilişkin belgelerin (imza sirküleri/beyannamesi, ticaret sicili gazetesi vb.) sunulması gerekmediği, ihale dokümanında belirtilen yeterlik kriterlerine ilişkin değerlendirmenin, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için bu sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgilerin esas alınarak yapılacağı,

Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için iki iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verileceği, bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edileceği,

Nitekim idare tarafından ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahibi olarak belirlenen isteklilere, beyan ettikleri bilgileri tevsik edici belgelerin (imza beyannamesi, imza sirküleri, ticaret sicili bilgileri…) sunulmasını talep eden 29.03.2019 tarihli yazıların gönderildiği, diğer isteklilere ise bu yönde herhangi bir talepte bulunulmadığı, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 8’inci maddesinin dördüncü fıkrasında yer alan hüküm gereğince kural olarak imza beyannamesi/sirküleri, ticaret sicili bilgilerine ilişkin belgelerin idareye yapılan şikâyet başvurusunun ekinde sunulması gerektiği, ancak teklif zarfı içinde söz konusu belgelerin bulunması durumunda şikâyet dilekçesi ekinde sunulmayabileceği, ayrıca kamu ihale mevzuatında elektronik ortamda gerçekleştirilen ihalelere ilişkin olarak idareye yapılacak olan şikâyet başvurularının ekinde başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgelerin sunulmayabileceği yönünde herhangi bir hüküm veya açıklamanın bulunmadığı, imza sirküleri/beyannamesinin EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulamasının yapılamadığı, dolayısıyla başvuru sahibi istekli tarafından e-teklif kapsamında sunulmayarak yalnızca beyan edilen söz konusu belgelerin şikâyet dilekçesi ekinde sunulmaması nedeniyle idareye yapılan şikâyet başvurusunun şekil yönünden reddi yönündeki kararda mevzuata aykırılık olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

   Oybirliği ile karar verildi.