KDV indiriminin ve iade hakkının kullanılabilmesi için işlemin gerçekliği kadar uygun belgeyle tevsik edilmesi de gerekir. Fatura, e-fatura, e-arşiv fatura, serbest meslek makbuzu, gümrük makbuzu ve Kanunen kabul edilen diğer belgeler işlemin türüne göre önem taşır.
Faturada KDV’nin gösterilmesi
İndirilecek KDV’nin kural olarak belgede ayrıca gösterilmiş olması gerekir. İstisna, özel matrah veya iç yüzde gibi özel hesap yöntemlerinde farklı belge düzeni bulunabilir.
Belgenin gerçek işleme dayanması
Şeklen kusursuz bir fatura, gerçekte mal veya hizmet alınmamışsa indirim hakkı yaratmaz. Vergi incelemesinde faturayla birlikte ödeme, sevk, sözleşme, teslim ve kullanım kayıtları da önemlidir.
Fatura düzenleme zamanı
Vergi Usul Kanunundaki fatura düzenleme süresi ile KDV’de vergiyi doğuran olay aynı kavram değildir. Teslim veya hizmet daha önce gerçekleşmişse, faturanın daha sonra düzenlenmesi KDV’nin doğduğu dönemi otomatik olarak değiştirmez.
E-belge yükümlülüğü
E-fatura veya e-arşiv fatura kapsamındaki mükellefin kağıt belge düzenlemesi özel usulsüzlük cezası ve belge geçerliliği tartışmalarına yol açabilir. Ancak KDV indiriminin yalnız teknik belge formatı nedeniyle reddedilip reddedilemeyeceği işlemin gerçekliği ve mevzuat hükümleriyle birlikte değerlendirilir.
Geç gelen belge
Faturanın sonraki dönemde kayda alınması halinde KDV indirim süresi kontrol edilir. Vergiyi doğuran olayın gerçekleştiği takvim yılını izleyen takvim yılı aşılmamalıdır.
İade dosyasında belge
KDV iadesinde faturaya ek olarak yüklenilen KDV listesi, indirilecek KDV listesi, satış faturaları listesi, gümrük beyannamesi, istisna belgesi ve işlem türüne özgü diğer evrak aranabilir.