Görevden uzaklaştırma kayıtlarının HİTAP sisteminde tutulması kamu personelinin çalışma huzurunu nasıl etkiler? (KDK)

TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ KAMU DENETÇİLİĞİ KURUMU (OMBUDSMANLIK)

SAYI : 2020/65200-S.20.70780

BAŞVURU NO : 2020/1759

KARAR TARİHİ : 20/07/2020

KISMEN TAVSİYE KISMEN RET KARARI 3 KİŞİ

BAŞVURUYA KONU İDARE : ANKARA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

BAŞVURUNUN KONUSU : Görevden uzaklaştırma kararına ilişkin bilgilerin silinmesi talebi

BAŞVURU TARİHİ : 26/01/2020

I. BAŞVURANIN İDDİA VE TALEPLERİ

1. Kurumumuza başvuruda bulunan , ve F özetle; Ankara Büyükşehir Belediye Başkanlığı Hukuk Müşavirliğinde avukat olarak görev yaptıklarını, üzerlerine atılan ve hukuki dayanaktan yoksun bir iftira nedeniyle başlatılan idari soruşturma neticesinde görevden uzaklaştırıldıklarını, yapılan soruşturma neticesinde haklarında hiçbir olumsuz kanaat olmaması nedeniyle aklanarak görevlerine iade edildiklerini, şahıslarına ait hizmet cetveli, özlük dosyası kayıtları ve SGK Hizmet dökümlerinde yer alan (HİTAP) görevden uzaklaştırmaya ilişkin kayıtların silinmesi hususunda idareye yapmış oldukları başvurulara 27/11/2019 tarihinde olumsuz yanıt verildiğini belirterek, görevden uzaklaştırıldıklarına dair söz konusu kayıtların silinmesini talep etmektedirler.

II. İDARENİN BAŞVURUYA İLİŞKİN AÇIKLAMALARI

2. Bilgi ve belge talebimize istinaden Ankara Büyükşehir Belediye Başkanlığının 06/03/2020 tarih, , ve sayılı yazı ve eklerinde özetle;

2.1 657 sayılı Kanun hükümlerinde görevden uzaklaştırma tedbirinin kaldırılması sonrasında

hizmet belgesi ve özlük dosyasından kaldırılacağına dair bir hüküm ve/veya düzenleme bulunmadığından ve Devlet Personel Başkanlığının “Devlet memurlarının görevden uzaklaştırma tedbiri nedeniyle açıkta görünen sürelerinin hizmet belgesi/cetvellerinden silinmesinin uygun olmadığı” görüşü bulunduğundan, görevden uzaklaştırma kararının özlük dosyasından silinmesine imkan bulunmadığı,

2.2 Memurların hakları gereği, görevinden uzaklaştırıldığı tarihlerde ilgili Kanunlarla

belirlenen idari işlemlerin tesisi ya da uygulanmasının Kanunla hiçbir düzenleme olmadan hizmet cetveli, Hizmet Takip Programı (HİTAP) bilgileri ve diğer kayıtlardan geri alınması, silinmesi veya değiştirilmesi durumunda her bir kalem için (ödeme/kesinti kaleme, derece/kademe ilerlemesi) nedensellik bağı bozulacağından/kopacağından, yapılan iş ve işlemleri açıklamanın mümkün olamayacağı, Kanunda hiçbir düzenleme olmaması nedeniyle başvuranların taleplerinin karşılanmasının mümkün bulunmadığı,

Açıklamalarına yer verilmiştir.

III. İLGİLİ MEVZUAT

3. 18/10/1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın “Dilekçe, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkı” başlıklı 74 üncü maddesinin üçüncü ve dördüncü fıkralarında; “Herkes, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkına sahiptir. Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına bağlı olarak kurulan Kamu Denetçiliği

Kurumu idarenin işleyişiyle ilgili şikâyetleri inceler.”,

4. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun Temel İlkeler başlıklı 3 üncü maddesinde;

“Kariyer: B) Devlet memurlarına, yaptıkları hizmetler için lüzumlu bilgilere ve yetişme şartlarına uygun şekilde, sınıfları içinde en yüksek derecelere kadar ilerleme imkanını sağlamaktır.”,

5. 657 sayılı Devlet memurları Kanunu’nun “Memur bilgi sistemi, özlük dosyası” başlıklı

109 uncu maddesinde; “Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak

kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Her memur için bir özlük dosyası tutulur.

Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur.

Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur.

Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir.”,

6. 15/04/2011 tarihli ve 27906 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Personeli Genel

Tebliği (Seri No:2) “Özlük Dosyası Tutulmasına İlişkin Usul ve Esaslar” başlığı altında;

“1- Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Burada memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadro unvanı ve derecesi, memuriyete başlama tarihi, memuriyetten ayrılma tarihi ve sebebi, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler ile gerekli görülecek diğer mesleki bilgiler kaydedilir.

…

3- Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyalarının itina ile doğru ve tarafsız bir şekilde tutulmasından personel birimleri sorumludur.

4- Özlük dosyaları memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde göz önünde bulundurulur.

5- Özlük dosyası sekiz bölümden oluşur: … Dördüncü bölümde; memur hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına ilişkin evraklar ile verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları… diğer mesleki bilgi ve belgeler saklanır.

…

7- Bakanlıklar ve diğer kamu kurum ve kuruluşları, özlük dosyasında yer alan bilgilerden istihdam politikalarının tespiti ve uygulanmasında gerekli gördüklerini merkezde elektronik ortamda tutarlar…”,

7. 29/03/2017 tarihli ve 30022 sayılı Mükerrer Resmi Gazetede yayımlanan ve 7087 sayılı

“Olağanüstü Hal Kapsamında Bazı Tedbirler Alınması Hakkında Kanun Hükmünde

Kararnamenin Kabul Edilmesine Dair Kanun ” ile kabul edilen 688 sayılı Olağanüstü

Hal Kapsamında Bazı Tedbirler Alınması Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin;

“İade hükümleri” başlıklı 1’inci maddesinde;

“…(2) İlgili kanun hükmünde kararname hükümleri, birinci fıkrada belirtilen kişiler bakımından tüm hüküm ve sonuçlarıyla birlikte ilgili kanun hükmünde kararnamenin yayımı tarihinden geçerli olmak üzere ortadan kalkmış sayılır. Söz konusu personelden bu maddenin yürürlük tarihinden itibaren on gün içerisinde göreve başlamayanlar çekilmiş sayılır. Bu kapsamda göreve başlayanlara, kamu görevinden çıkarıldıkları tarihten göreve başladıkları tarihe kadar geçen süreye tekabül eden mali ve sosyal hakları ödenir. Bu kişiler, kamu görevinden çıkarılmalarından dolayı herhangi bir tazminat talebinde bulunamaz. Bu personelin görevlerine iadesi, kamu görevinden çıkarıldıkları tarihte bulundukları yöneticilik görevi dışında öğrenim durumları ve kazanılmış hak aylık derecelerine uygun kadro ve pozisyonlara atanmak suretiyle de yerine getirilebilir. Bu maddeye ilişkin işlemler ilgili bakanlık ve kurumlar tarafından yürütülür.”,

Düzenlemelerine yer verilmiştir.

IV. KAMU DENETÇİSİ SADETTİN KALKAN’IN KAMU BAŞDENETÇİSİ’NE

ÖNERİSİ

8. Başvuranların iddiaları, idarenin konu ile ilgili açıklamaları, ilgili mevzuat ve tüm dosya kapsamı birlikte değerlendirildiğinde; başvuranların, haklarında uygulanan görevden uzaklaştırma işleminin özlük dosyasından silinmesi taleplerinin reddine, hizmet cetveli, HİTAP, personel bilgi sistemi gibi sistemlerden silinmesi talepleri yönünden idareye tavsiyede bulunması şeklinde hazırlanan öneri Kamu Başdenetçisi’ne sunulmuştur.

V. DEĞERLENDİRME VE GEREKÇE

A. Hukuka, Hakkaniyete ve İnsan Haklarına Uygunluk Yönünden Değerlendirme

9. Ankara Büyükşehir Belediye Başkanlığı Hukuk Müşavirliğinde avukat olarak görev yapan başvuranlar, üzerlerine atılan ve hukuki dayanaktan yoksun bir iftira nedeniyle başlatılan idari soruşturma neticesinde görevden uzaklaştırıldıklarını, yapılan soruşturma neticesinde haklarında hiçbir olumsuz kanaat olmaması nedeniyle aklanarak görevlerine iade edildiklerini belirterek, şahıslarına ait hizmet cetveli, özlük dosyası kayıtları ve SGK Hizmet dökümlerinde yer alan (HİTAP) görevden uzaklaştırmaya ilişkin kayıtların silinmesini talep etmektedirler.

10. Ankara Büyükşehir Belediye Başkanlığından istenilen bilgi ve belgeler doğrultusunda anılan idare tarafından Kurumumuza gönderilen belgeler incelenmiş, aşağıdaki bulgulara ulaşılmıştır.

öngören iade KHK’larında kişilerin ihracına yönelik tüm hüküm ve sonuçların ortadan kalkacağı, bu kapsamda göreve başlayanlara, kamu görevinden çıkarıldıkları tarihten göreve başladıkları tarihe kadar geçen süreye tekabül eden mali ve sosyal hakların ödeneceği hükmü karşısında kamu görevine iade edilenlere İdarece tüm mali ve sosyal hakların ödendiği, çıkarmaya ilişkin KHK’nın diğer etki ve sonuçlarını da ortadan kaldırmak amacıyla kamu görevinden çıkarmaya ilişkin bilgilerin kişiye ait hizmet belgesi, hizmet cetveli, sicil hareketleri vb. sistemlerden silindiği buna rağmen, sadece görevden uzaklaştırma işlemine dair bilgilerin ise silinmesine yönelik herhangi bir düzenlemenin yapılmadığı,

19. Bu doğrultuda, idare tarafından başvuranların taleplerinin karşılanmaması hususunun bu yönde herhangi bir düzenleme olmaması ve her bir kalem için (ödeme/kesinti kaleme, derece/kademe ilerlemesi) nedensellik bağı bozulacağı/kopacağı, yapılan iş ve işlemleri açıklamanın mümkün olamayacağı gösterilmekte ise de, başvuranlar hakkında uygulanan görevden uzaklaştırma işleminin OHAL ilan edilmesine ilişkin konulara dayandığı, OHAL döneminde yürürlüğe konulan KHK’lar ile ihraç edilen kamu personellerinden milli güvenliğe karşı faaliyette bulunan örgütlere üyelik, mensubiyet, irtibat veya iltisakı bulunmadığı değerlendirilenlerin görevlerine iade edilmeleri sonrasında tüm özlük ve mali hakları yanında diğer etki ve sonuçları olarak değerlendirilen kayıtların silinebildiği, buna göre, kamu görevinden ihraç işleminin yanında, idari tedbir olarak uygulanan görevden uzaklaştırma işlemi sonrası göreve dönem kamu personellerinin özlük dosyası haricindeki kayıtlarının silinebilmesi için bir düzenlenme ihtiyacı aranmasının hakkaniyete uygun olmadığı,

20. Görevden uzaklaştırma tedbirine ilişkin bilgilerin HİTAP ve personel bilgi sistemi gibi kayıt alanlarında tutulmasının işlem yapmaya yetkili/yetkili olmayan veya ilgili/ilgisiz kişilerin bu bilgilere ulaşmasını mümkün kılabileceği, aynı zamanda, bu durumun başvuranlar ve benzer durumda olan kamu personeli hakkında olumsuz algılara yol açarak çalışma huzurunu olumsuz etkileyebileceği ve kişilerde maddi ve manevi zarara yola açabileceği,

Anlaşılmış olup,

21. Kurumumuzca yapılan değerlendirme neticesinde; özlük dosyalarının memuriyetin başlangıcından herhangi bir sebeple sona ermesine kadar geçen sürede memur hakkında uygulanan tüm işlem ve kayıtların tutulduğu iz dosyası niteliğinde olması nedeniyle, başvuranların kendilerine ait özlük dosyası hariç, hizmet cetveli, SGK Hizmet dökümleri (HİTAP) gibi sistemlerde yer alan görevden uzaklaştırmaya ilişkin kayıtların silinmesi işleminin reddi işleminde hukuka aykırılık tespit edilmiştir.

B. İyi Yönetim İlkeleri Yönünden Değerlendirme

22. İyi yönetim ilkelerine 28/03/2013 tarihli ve 28601 mükerrer sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar

Hakkında Yönetmeliğin “İyi yönetim ilkeleri” başlıklı 6 ncı maddesinde yer verilmiş olup; İdarenin Kurumumuz tarafından istenilen bilgi ve belgeleri süresi içinde ve gerekçeli olarak gönderdiği, ayrıca idarenin başvuranla ilgili işlemlerinde “kararların gerekçeli olması”, “kararın geciktirilmeksizin bildirilmesi” ilkelerine uygun davrandığı, ancak İdarenin başvuranlara verdiği cevapta hangi sürede hangi mercilere başvurabileceğini göstermediği bu nedenle “karar karşı başvuru yollarının gösterilmesi” ilkesine uymadığı anlaşılmış olup, İdareden bundan böyle bu ilkeye de uyması beklenmektedir.

VI. HAK ARAMA ÖZGÜRLÜĞÜNE İLİŞKİN AÇIKLAMA

23. 6328 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, bu Kararın idareye tebliğ tarihinden itibaren 30 gün içinde idare tarafından herhangi bir eylem ya da işlem tesis edilmezse (varsa) dava açma süresinden kalan süre işlemeye devam edecek olup, Ankara İdare

Mahkemelerinde yargı yolu açıktır.

VII. KARAR

Açıklanan gerekçelerle;

Başvuranların, haklarında uygulanan görevden uzaklaştırma işleminin özlük dosyasından silinmesi taleplerinin REDDİNE,

Başvuranlar hakkında uygulanan görevden uzaklaştırma işleminin özlük dosyası haricinde tutulan hizmet cetveli, HİTAP, personel bilgi sistemi gibi sistemlerden silinmesi yönünde işlem tesis etmesi için Ankara Büyükşehir Belediye Başkanlığına TAVSİYEDE

BULUNULMASINA,

Kararın BAŞVURANA ve ANKARA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA tebliğine,

6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun 20 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca,

idare tarafından bu karar üzerine tesis edilecek işlemin otuz gün içinde Kurumumuza bildirilmesinin zorunlu olduğuna,

Türkiye Cumhuriyeti Kamu Başdenetçisince karar verildi.

e-imzalıdır

Şeref MALKOÇ

Kamu Başdenetçisi