Görevden uzaklaştırma kayıtlarının HİTAP’ta tutulmasının hukuka ve hakkaniyete aykırılığı ve özlük dosyasında yer alması gerekliliği (KDK)

TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ KAMU DENETÇİLİĞİ KURUMU (OMBUDSMANLIK)

SAYI : 2021/17965-S.21.28771

BAŞVURU NO : 2021/15361

KARAR TARİHİ : 22/12/2021

TAVSİYE KARARI

BAŞVURUYA KONU İDARE : MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI

BAŞVURUNUN KONUSU : HİTAP kayıtlarının silinmesi talebi hk

BAŞVURU TARİHİ : 10/09/2021

I. BAŞVURANIN İDDİA VE TALEPLERİ

1. Kurumumuza yaptığı başvuruda başvuran, 01/09/2016-13/06/2018 tarihleri arasında görevden uzaklaştırıldığını, adli olarak takipsizlik verilip idari olarak da suçsuz olduğunun teyit edildiğini, eski görevine iade edildiğini ve intibakının da yapıldığını belirtmektedir. Başvuran, görevden uzaklaştırılmasına ilişkin kayıtların HİTAP, personel bilgi sistemi ve benzeri elektronik sistemlerde yer alıyor olmasının hakkında olumsuz algı oluşturduğunu belirterek Kurumumuzun aynı konu hakkındaki tavsiye kararları doğrultusunda, özlük dosyası haricinde tutulan hizmet cetveli, HİTAP, personel bilgi sistemi ve benzeri elektronik sistemlerde görevden uzaklaştırıldığına ilişkin kayıtların silinmesini talep etmektedir.

II. İDARENİN BAŞVURUYA İLİŞKİN AÇIKLAMALARI

2. Milli Eğitim Bakanlığının 08/10/2021 tarihli ve sayılı yazısında; 2.1. Devlet Personel Başkanlığının (mülga) 13/05/2018 tarihli ve sayılı yazısında ihraç veya görevden uzaklaştırma ile göreve iade edilme durumlarına ait işlem, bilgi, bilgi ve belge kayıtlarının, bu bilgilerinin mevzuat hükümlerinin gereklerinin yerine getirilmesinin hukuki bir sonucu ve delili olma vasfı taşıması; ilgilerin mali ve sosyal hakları ile diğer özlük işleri hakkında tesis edilen ya da tesis edilecek işlemlere dayanak teşkil etmesi; işlemlerin dava konusu olması durumunda itilafların çözümünde önem taşıyacağı, böylelikle ilgililerin haklarının korunmasının da teminatı olabileceği hususları göz önüne alındığında özlük dosyasında tutulması gerektiğine; görevden uzaklaştırmaya dair işlem, bilgi, belge ve kayıtlarından hizmet gerekleri çerçevesinde Bakanlıkça uygun görülenlere elektronik ortamda özlük modülleri üzerinde ya da hizmet cetvelinde yer verilmesinin mümkün olduğuna yer verildiği,

2.2. Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığının 08/10/2019 tarihli ve sayılı yazısında, Devlet

Personel Başkanlığının görüş yazısında görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgelerin ilgilerin özlük dosyasında da bulundurulması gerektiğinin mütalaa edildiği, bu nedenle personelin görevden uzaklaştırılması ve görevine iade edilmesine ilişkin bilgilerinin Hizmet Takip Programındaki hizmet cetveli ve açık süreler bölümünden silinmemesi gerektiğine yer verildiği, 2.3. Devlet memurları hakkında yapılan her işlemin kronolojik sıraya göre özlük dosyasına kaydının zorunlu olduğu, uzaklaştırma tedbiri işleminin bu zorunluluğun bir sonucu olarak personel bilgi sistemine işlendiği, MEBBİS e-Personel Modülü’nün 657 sayılı Kanun’un 109 uncu maddesindeki bilgilerin yer aldığı elektronik özlük dosyası niteliğinde olduğu, modülün dışarı kapalı ve kişiye özel olduğu, verilerin 3.

kişilerle paylaşılmadığı, açıklamalarına yer verilmektedir.

III. İLGİLİ MEVZUAT

3. 18/10/1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın “Dilekçe, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkı” başlıklı 74 üncü maddesinin üçüncü ve dördüncü fıkralarında;

“Herkes, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkına sahiptir. Türkiye Büyük Millet Meclisi

Başkanlığına bağlı olarak kurulan Kamu Denetçiliği Kurumu idarenin işleyişiyle ilgili şikâyetleri inceler.”, 4. 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanunu’nun “Kurumun görevi” başlıklı 5 inci maddesinin birinci fıkrasında; “Kurum, idarenin işleyişi ile ilgili şikayet üzerine, idarenin her türlü eylem ve işlemleri ile tutum ve davranışlarını; insan haklarına dayalı adalet anlayışı içinde, hukuka ve hakkaniyete uygunluk yönlerinden incelemek, araştırmak ve idareye önerilerde bulunmakla görevlidir.”, 5. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun “Memur bilgi sistemi, özlük dosyası” başlıklı 109 uncu maddesinde ; “Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur. Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur.

Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar

Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir.”,” “Görevden uzaklaştırılan veya görevinden uzak kalan memurların hak ve yükümlülüğü” başlıklı 141 inci maddesinin son fıkrasında; “143 üncü maddede sayılan durumların gerçekleşmesi halinde, bunların aylıklarının kesilmiş olan üçte biri kendilerine ödenir ve görevden uzakta geçirdikleri süre, derecelerindeki kademe ilerlemesi yapılmak suretiyle değerlendirilir.”, “Memurun göreve tekrar başlatılması zorunlu olan haller” başlıklı 143 üncü maddesinin 1 inci fıkrasının (b) bendinde; “Soruşturma veya yargılama sonunda yetkili mercilerce:..b) Yargılamanın men’ine veya beraatine karar verilenler; Bu kararların kesinleşmesi üzerine haklarındaki görevden uzaklaştırma tedbiri kaldırılır.”, 6. 15/04/2011 tarihli ve 27906 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu Personeli Genel Tebliği (Seri

No:2) “Özlük Dosyası Tutulmasına İlişkin Usul ve Esaslar” başlığı altında; “1- Memurlar, Türkiye

Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar.

Burada memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadro unvanı ve derecesi, memuriyete başlama tarihi, memuriyetten ayrılma tarihi ve sebebi, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler ile gerekli görülecek diğer mesleki bilgiler kaydedilir. … 3- Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyalarının itina ile doğru ve tarafsız bir şekilde tutulmasından personel birimleri sorumludur. 4- Özlük dosyaları memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde göz önünde bulundurulur. 5- Özlük dosyası sekiz bölümden oluşur: … Dördüncü bölümde; memur hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına ilişkin evraklar ile verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları… diğer mesleki bilgi ve belgeler saklanır…. 7- Bakanlıklar ve diğer kamu kurum ve kuruluşları, özlük dosyasında yer alan bilgilerden istihdam politikalarının tespiti ve uygulanmasında gerekli gördüklerini merkezde elektronik ortamda tutarlar…” düzenlemelerine yer verilmiştir.

IV. KAMU DENETÇİSİ SADETTİN KALKAN’IN KAMU BAŞDENETÇİSİ’NE ÖNERİSİ

7. Kamu Denetçisi tarafından, İdarenin başvuranın talebine ilişkin işlemlerinin hukuka ve hakkaniyete uygun olmadığı sonuç ve kanaatine varılarak başvurunun kabulü yönündeki öneri Kamu Başdenetçisi’ne sunulmuştur.

V. DEĞERLENDİRME VE GEREKÇE

A. Hukuka, Hakkaniyete ve İnsan Haklarına Uygunluk Yönünden Değerlendirme 8. FETÖ/PDY terör örgütüyle işbirliği içerisinde olma iddiasıyla hakkında görevden uzaklaştırma tedbiri alınan, sonrasındaki değerlendirmelerle görevine iade edilen başvuran, görevden uzaklaştırılmasına ilişkin kayıtların HİTAP, personel bilgi sistemi ve benzeri elektronik sistemlerde yer alıyor olmasının hakkında olumsuz algı oluşturduğunu belirterek Kurumumuzun aynı konu hakkındaki tavsiye kararları doğrultusunda, özlük dosyası haricinde tutulan hizmet cetveli, HİTAP, personel bilgi sistemi ve benzeri elektronik sistemlerde bu işleme ilişkin kayıtların silinmesini talep etmektedir.

9. Bilindiği üzere, Anayasa ile kurulan demokrasi düzeninin korumak amacıyla terör örgütlerine veya Milli

Güvenlik Kurulunca Devletin milli güvenliğine karşı faaliyette bulunduğuna karar verilen yapı, oluşum veya gruplara üyeliği, mensubiyeti veya iltisakı yahut bunlarla irtibatı olduğu değerlendirilen vakıf, dernek, televizyon ve sair birçok müessese kapatılmış ve birçok kamu görevlisi de ihraç edilerek başta FETÖ/PDY olmak üzere terör örgütlerine veya Milli Güvenlik Kurulunca devletin milli güvenliğine karşı faaliyette bulunduğuna karar verilen yapı, oluşum veya gruplara üyeliği, mensubiyeti, iltisakı yahut bunlarla irtibatlı olduğu değerlendirilen kişiler kamu kurum ve kuruluşlarından çıkarılmış kamu görevlilerinin görevinden çıkarılmasına yönelik süreç içerisinde de kamu kurumlarınca farklı usuller benimsenerek, yapılan inceleme/soruşturmaya göre idari işlemle; inceleme ve soruşturma aşamasında görevden uzaklaştırma sonrasında KHK hükümleriyle veya doğrudan KHK yoluyla, kamu görevinden çıkarma gibi yöntemler uygulandığı görülmüştür.

10. Ancak, daha sonraki süreçte çalışanların bir kısmı hakkında uygulanan görevden uzaklaştırma tedbiri idarelerce kaldırılarak görevlerine iade edilmiş; diğer yandan, bazı çalışanlar ise, terör örgütlerine ait yapı, oluşum veya guruplara üyeliği olmadığı halde ihraç edilen kamu görevlilerinin mağduriyetlerini gidermek

amacıyla yine KHK hükümleriyle doğrudan veya KHK hükümleri ile ihraç olup kamu görevine iadesine karar verilmeyenler için görevden ihraç kararlarına karşı itirazda bulunmak, hak arama hürriyetini kullanmak, varsa hataların düzeltilmesini sağlamak için kurulan Olağanüstü Hal İşlemleri İnceleme

Komisyonu kararıyla görevine iadesine karar verilmiş ve yapılan düzenlemelerle bu kişiler hakkında

KHK’larında belirtilen tüm hüküm ve sonuçların ortadan kalkacağı hüküm altına alınmış; bunun yanında bazı çalışanlar da idare mahkemelerinin verdiği iptal kararlarına istinaden görevlerine iade edilmiştir.

11. Başvuru konusu olayda başvuranın terör örgütü ile işbirliği içerisinde olma ihtimaline binaen görevden uzaklaştırıldığı, sonrasında ise görevine iade edildiği, açıkta geçen süreler için de tüm mali, özlük ve sosyal haklarının ödendiği anlaşılmaktadır. Başvuranın özlük dosyası hariç, elektronik veri sistemlerinde ve

HİTAP kayıtlarında açıktan geçen sürelere yer verilmemesi talebinin değerlendirilmesinde, Devlet Personel

Başkanlığının görevden uzaklaştırma hakkındaki bilgilerin özlük dosyasında tutulması gerektiği yönünde görüş bildirdiği görülmektedir. Kamu görevine girişten bu görevden ayrılışa kadar kamu görevlisinin özel ve çalışma hayatına ilişkin tüm bilgilerinin yer aldığı özlük dosyasının yalnızca belirli kişilerce ve şartlarda erişilebilir olduğu, bu açıdan kamu görevlilerinin haklarının korunmasının da teminatı olan özlük dosyasında, başvuranın görevden uzaklaştırılmasına ve iadesine ilişkin bilgi ve belgelere yer verilmesinde hukuka ve hakkaniyete aykırılık olmadığı değerlendirilmiştir.

12. Diğer yandan, İdarenin başvuranın talebini reddetme gerekçesi olarak gösterdiği Sosyal Güvenlik

Kurumu Başkanlığı yazısında Başkanlıkça kurumların yetki ve sorumluluğunda olan bir konunun kendilerine hatırlatılmakta olduğunu, hangi personelin durumunun duyuru kapsamına gireceği hususunda kurumların Devlet Personel Başkanlığının görüşleri ile ilgili mahkeme kararlarında yer alan hükümler doğrultusunda tasarrufta bulunmaları gerektiğini, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği uyarınca HİTAP ‘a elektronik ortamda aktarılan bilgilerin doğruluğundan kamu idarelerinin sorumlu olup, SGK’nın bu husustaki sorumluluğunun hangi sürelerin hizmet sayılacağının tespiti ve kesenek karşılıkların ödenmesinin takibi ile sınırlı olduğunu belirtmiştir.

13. Ayrıca, görevden uzaklaşma tedbirine ilişkin bilgiler ile kamu görevinden çıkarılma bilgisinin HİTAP ve personel bilgi sistemi gibi platformlarda tutulmasının ilgili/ilgisiz kişilerin bu bilgilere ulaşmasını mümkün kılabileceği, bu durumun başvuran ve benzer durumdakiler hakkında olumsuz algılara yol açarak başvuranın işyeri huzurunu olumsuz yönde etkileyebileceği ile kişinin maddi ve manevi zararına yol açabileceği de değerlendirilmektedir.

14. Kurumumuzca yapılan değerlendirme neticesinde; başvuranın talebinin İdare tarafından reddedilmesi işleminin hukuka ve hakkaniyete aykırı olduğu, özlük dosyası haricinde tutulan, hizmet belgeleri, HİTAP bilgileri vb. sistemlerde görevden uzaklaştırıldığına ve iade edildiğine dair kayıtların silinmesi gerektiği sonuç ve kanaatine varılmıştır.

B. İyi Yönetim İlkeleri Yönünden Değerlendirme 15. İyi yönetim ilkelerine 28/03/2013 tarihli ve 28601 mükerrer sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu

Denetçiliği Kurumu Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin “İyi yönetim ilkeleri” başlıklı 6 ncı maddesinde yer verilmiş olup; İdarenin ‘karara karşı başvuru yollarının gösterilmesi” ilkesine uymadığı tespit edildiğinden, İdarenin bahse konu ilkelere uygun davranması önerilmektedir.

/

VI. HAK ARAMA ÖZGÜRLÜĞÜNE İLİŞKİN AÇIKLAMA

16. 6328 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, bu Tavsiye Kararının idareye tebliğ tarihinden itibaren 30 gün içinde idare tarafından herhangi bir eylem ya da işlem tesis edilmezse (varsa)

dava açma süresinden kalan süre işlemeye devam edecek olup İdare Mahkemelerinde yargı yolu açıktır.

VII. KARAR

Açıklanan gerekçelerle BAŞVURUNUN KABULÜNE;

Başvuranın personel özlük dosyası haricinde tutulan, Sosyal Güvenlik Kurumu Hizmet Takip Programı (HİTAP) ve benzeri elektronik veri tabanlarında tutulan görevden uzaklaştırılmaya ve göreve başlamasına ilişkin kayıtların silinmesi hususunda MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA TAVSİYEDE

BULUNULMASINA;

6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun 20 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca, Milli

Eğitim Bakanlığı tarafından bu karar üzerine tesis edilecek işlemlerin otuz gün içinde Kurumumuza bildirilmesinin zorunlu olduğuna, Kararın Başvurana ve MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA tebliğine, Türkiye Cumhuriyeti Kamu Başdenetçisince karar verildi.

Şeref MALKOÇ

Kamu Başdenetçisi