|
ÖZET: Başvuran, Uşak Üniversitesi Rektörlüğü tarafından disiplin soruşturması kapsamında görevden uzaklaştırılmış, ardından suç unsuru bulunmadığı gerekçesiyle göreve iade edilmiştir. Ancak, görevden uzaklaştırma sürecinin SGK Hizmet Takip Programı (HİTAP) kayıtlarına işlendiğini belirterek, bu kaydın silinmesini talep etmiştir. Başvuru, 27 Şubat 2024 tarihinde yapılmış olup, Kamu Denetçiliği Kurumu tarafından incelenmiştir.
Uşak Üniversitesi Rektörlüğü, HİTAP sisteminde görevden uzaklaştırma ve göreve iade bilgilerini silmenin uygun olmadığını ifade etmiştir. Bu açıklama, Sosyal Güvenlik Kurumu ve Devlet Personel Başkanlığı’nın görüşlerine dayanmaktadır. İlgili mevzuat gereği, disiplin soruşturmaları ve görevden uzaklaştırma işlemleri hakkında kayıtların saklanması gerektiği belirtilmiştir. Başvuranın talebi, mevzuat çerçevesinde hukuka uygun bulunmamıştır. Sonuç olarak, Kamu Denetçiliği Kurumu, başvurunun reddine karar vermiştir. Başvuran, bu karara karşı yargı yoluna başvurma hakkına sahiptir. Karar, Uşak Üniversitesi Rektörlüğü ve başvurana tebliğ edilmiştir. |
T.C. TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ KAMU DENETÇİLİĞİ KURUMU
(OMBUDSMANLIK)
SAYI : 2024/7971-S.24.12513
BAŞVURU NO : 2024/3067
KARAR TARİHİ : 01.08.2024
RET KARARI
BAŞVURUYA KONU İDARE : UŞAK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Disiplin soruşturması kapsamında görevden uzaklaştırılan ve daha
BAŞVURUNUN KONUSU :
sonra göreve iade edilen başvuranın, bahsi geçen işlemlere dair HİTAP kaydının silinmesi talebine ilişkindir.
BAŞVURU TARİHİ : 27.02.2024
I. BAŞVURANIN İDDİA VE TALEPLERİ
1. Başvuran özetle; Uşak Üniversitesi Rektörlüğü Personel Daire Başkanlığının 28.12.2020 tarihli ve E– – sayılı işlemi ile açılan soruşturma kapsamında açığa alındığını, hakkında yürütülen soruşturma sonucunda suç unsuru bulunmadığından soruşturmanın kapandığını, 28.05.2021 tarihli ve – – sayılı, sayılı olur ile göreve iade edildiğini, fakat görevden uzaklaştırma işlemi ve açıkta kaldığı sürenin SGK Hizmet Takip Programı (HİTAP) kayıtlarına işlendiğini ifade etmiş olup açığa alınmasına ilişkin HİTAP kaydının silinmesini talep etmektedir.
II. İDARENİN BAŞVURUYA İLİŞKİN AÇIKLAMALARI
2. Kamu Denetçiliği Kurumunun 18.03.2024 tarihli ve – sayılı yazısına istinaden Uşak
Üniversitesi Rektörlüğü Hukuk Müşavirliği tarafından gönderilen 04.04.2024 tarihli ve – – sayılı yazı ve eklerinde özetle; kişilerin maaş unsurlarını ve keseneklerini etkileyen tüm unsurların HİTAP kaydında yer alması gerektiği, görevden uzaklaştırılma ve göreve iade edilme ile ilgili bilgilerin silinip silinmeyeceği konusunda Sosyal Güvenlik Kurumuna görüş sorulduğu ve kararın kurumlarına bırakıldığı, ayrıca yazıda silinecektir gibi herhangi bir ibarenin olmadığı, Sosyal Güvenlik
Kurumunun görüş yazısında ve Devlet Personel Başkanlığının aynı konu hakkındaki ilgili bilgilerin silinmemesi yönündeki 19.04.2019 tarihli ve 2422 sayılı görüş yazısında belirtilen “Gerek 657 sayılı
Kanun’un gerekse 2547 sayılı Yükseköğretim Kanun’un görevden uzaklaştırma tedbiri kaldırılanlar hakkında uygulanan ihtiyati tedbiri tüm hüküm ve sonuçları ile ortadan kaldırmaması sebebiyle görevden uzaklaştırılan ve Kanun Hükmünde Kararnameler ile kamu görevinden çıkarılmadan göreve iade edilen
ilgililerin hizmet cetvellerinde bulunan açığa alınma ve Kamu görevine iade satırlarının silinmesinin uygun olmadığı mütalaa edilmiştir.” yönündeki açıklamalara göre söz konusu kaydın silinmesinin uygun görülmediği belirtilmiş ve talep edilen belgeler yazı ekinde gönderilmiştir.
III. İLGİLİ MEVZUAT
3. 2709 sayılı T.C. Anayasası’nın “Dilekçe, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkı” başlıklı 74 üncü maddesinde “…Herkes, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkına sahiptir.
Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına bağlı olarak kurulan Kamu Denetçiliği Kurumu idarenin işleyişiyle ilgili şikâyetleri inceler…”,
4. 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun “Kurumun Görevi” başlıklı 5 inci maddesinin birinci fıkrasında “Kurum, idarenin işleyişi ile ilgili şikâyet üzerine, idarenin her türlü eylem ve işlemleri ile tutum ve davranışlarını; insan haklarına dayalı adalet anlayışı içinde, hukuka ve hakkaniyete uygunluk yönlerinden incelemek, araştırmak ve idareye önerilerde bulunmakla görevlidir.”,
5. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun “Memur bilgi sistemi, özlük dosyası” başlıklı 109 uncu maddesinde (Değişik: 13/2/2011 – 6111/109 md.) “Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Her memur için bir özlük dosyası tutulur.
Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur.
Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur.
Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar Devlet
Personel Başkanlığınca belirlenir.”,
6. 12.05.2010 tarihli ve 27579 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Sosyal Sigorta İşlemleri
Yönetmeliğinin “Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamındaki sigortalıların hizmet bilgilerinin alınması” başlıklı Ek 6 ncı maddesinde (Ek:RG-5/12/2017-30261)
“(1) Kanunun geçici 4 üncü maddesi uyarınca haklarında 8/6/1949 tarihli ve 5434 sayılı Türkiye
Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanunu hükümleri uygulananlar ile ilk defa Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamına tabi olan sigortalıların hizmet başlangıcından itibaren hizmet belgesinin düzenlenmesine esas olan ve “https://hitap.sgk.gov.tr/HitapWeb/” adresindeki Hizmet Takip
Programında (HİTAP) yer alan; a) Özlük ve nüfus, b) Hizmet belgesi, c) Öğrenim durumu, ç) Lisansüstü öğrenim/kurs, j) Emeklilik belgesi, bilgi formatları kamu idareleri tarafından web sitesi üzerinden kişi bazında, toplu veri veya internet servisi yöntemlerinden biri kullanılarak Kuruma gönderilir. Bu kapsamda gönderilecek belge ve bilgiler için kurum ve kuruluşlar ile Kanunun 100 üncü maddesi kapsamında protokol yapılması gerekmez.
(5) Birinci fıkranın (a), (b), (c), (ç), (e), (f), (ğ), (h) ve (ı) bentlerinde belirtilen kayıt deseninde yer alan bilgilerin mücbir sebepler veya Kurumca uygun görülen teknik nedenlerle Kuruma aktarılamaması durumu ile kayıt deseninde istenilen bilgi ve belgelerde yapılan hatalı işlemlerin düzeltilmesi hariç olmak üzere üçüncü fıkrada belirtilen sürelerde, birinci fıkranın (d), (g) ve (i) bentlerinde istenilen bilgilerin üçüncü
fıkrada belirtilen sürelerde girilmediğinin Kurumca tespiti üzerine gerekli bilginin programa aktarılması ilgili kurumdan talep edilir ve talebin ilgili kurum kayıtlarına geçtiği tarihten itibaren 30 gün içinde, bilginin aktarılmaması veya geç aktarılması halinde Kanunun 102 nci maddesinin birinci fıkrasının (i) bendi uyarınca idari para cezası uygulanır. Bu maddenin yayımı tarihini takip eden yılbaşından itibaren birinci fıkranın (ğ) bendinde belirtilen kayıt deseninde yer alan bilgilerin programa aktarılması ilgili kurumdan talep edilir ve talebin ilgili kurum kayıtlarına geçtiği tarihten itibaren 30 gün içinde aktarılmaması veya geç aktarılması halinde Kanunun 102 nci maddesinin birinci fıkrasının (i) bendi uyarınca idari para cezası uygulanır.”,
7. 15.04.2011 tarihli ve 27906 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2 Seri No.lu Kamu Personeli Genel
Tebliğinin “D) Özlük Dosyası Tutulmasına İlişkin Usul ve Esaslar” başlığı altında “657 sayılı
Kanunun 6111 sayılı Kanunla değiştirilen “Memur bilgi sistemi, özlük dosyası” başlıklı 109 uncu maddesinin son fıkrasında, “Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir.” denilmektedir. Mezkur hükme istinaden aşağıdaki usul ve esaslara göre işlem yapılması gerekli görülmüştür.
1- Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Burada memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadro unvanı ve derecesi, memuriyete başlama tarihi, memuriyetten ayrılma tarihi ve sebebi, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler ile gerekli görülecek diğer mesleki bilgiler kaydedilir.
2- Kurumlarca her memura üzerinde memurun kurumu, adı, soyadı, unvanı, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, fotoğrafı ve gerekli görülen diğer bilgilerin yer aldığı bir kurum kimlik belgesi verilir.
657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 4/B ve 4/C maddelerine göre istihdam edilenler, personel bilgi
sistemine kaydolunur ve bunlara kurum kimlik belgesi verilir. Söz konusu personel için personel bilgi dosyası tutulur.
3- Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyalarının itina ile doğru ve tarafsız bir şekilde tutulmasından personel birimleri sorumludur.
4- Özlük dosyaları memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde göz önünde bulundurulur.
5- Özlük dosyası sekiz bölümden oluşur:
Birinci bölümde; ilk-yeniden-naklen atamaya ilişkin belgeler, İkinci bölümde; öğrenim durumu, bildiği yabancı diller ve derecesi, yaptığı lisansüstü eğitim-staj ve incelemeleri ile ilgili belgeler, katıldığı her türlü eğitim faaliyetine ilişkin belgeler, kendisi tarafından verilen yayın ve eserlerine ilişkin bilgiler, Üçüncü bölümde; memurun kullandığı izinlere ilişkin belgeler, Dördüncü bölümde; memur hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına ilişkin evraklar ile verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları, Beşinci bölümde; kurumlarca gerekli görülmesi halinde memurun maaş, ücret, harcırah ve sair parasal haklarına ilişkin belgeler, emeklilik durumuna ilişkin belgeler, bakmakla yükümlü olduğu kişilere ilişkin bildirimler, mal beyannameleri ile sendika üyeliğine ilişkin belgeler, Altıncı bölümde; memurun adaylık ve asli memurluğa atanmasına ilişkin belgeler, derece ve kademe ilerlemeleri, sınıf, yer, unvan, görev değişiklikleri ile ilgili belgeler, geçici görevlendirilmesine ilişkin belgeler, Yedinci bölümde; ödül, başarı ve üstün başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler, Sekizinci bölümde; askerlik durumu, mecburi hizmet yükümlülüğü ve özürlülük durumuna ilişkin belgeler ile yukarıdaki bölümler kapsamına girmeyen memurun hizmet durumuna ilişkin diğer mesleki bilgi ve belgeler,
Saklanır.
6- Belgeler özlük dosyasının ilgili bölümüne, eski tarihli olan altta olacak şekilde, kronolojik sıraya göre yerleştirilir.
7- Bakanlıklar ve diğer kamu kurum ve kuruluşları, özlük dosyasında yer alan bilgilerden istihdam politikalarının tespiti ve uygulanmasında gerekli gördüklerini merkezde elektronik ortamda tutarlar.
8- Görevi herhangi bir şekilde sona eren memurların özlük dosyaları kurumlarınca saklanır.
9- Özlük dosyalarının tutulması ve muhafazasında özel hayatın gizliliği ilkesine riayet edilir. Özlük dosyası içeriği hakkında soruşturma ve kovuşturmaya yetkili merciler dışındakilere açıklama yapılamaz, bilgi verilemez. Ayrıca kişinin rızası olmaksızın özlük dosyasındaki bilgiler ve kayıtlar esas alınarak kişi hakkında yayında bulunulamaz.
10- 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 4/B ve 4/C maddelerine göre istihdam edilen personelin personel bilgi dosyasında; kronolojik sıraya göre sözleşmeler, öğrenim durumuna ilişkin belgeler, kurum içi yer ve unvan değişikliklerine ilişkin belgeler, izinler, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler, sözleşme feshi ve hizmete yönelik diğer belgeler tutulur.” düzenlemelerine yer verilmiştir.
IV. KAMU DENETÇİSİ SN. SADETTİN KALKAN’IN KAMU BAŞDENETÇİSİ’NE ÖNERİSİ
8. Kamu Denetçisi tarafından yapılan inceleme ve araştırma neticesinde hazırlanan ‘Ret Karar Önerisi’
Kamu Başdenetçisine sunulmuştur.
V. DEĞERLENDİRME VE GEREKÇE
A. Hukuka, Hakkaniyete ve İnsan Haklarına Uygunluk Yönünden Değerlendirme
9. Uşak Üniversitesi Rektörlüğü Personel Daire Başkanlığının 28.12.2020 tarihli işlemi ile açılan soruşturma kapsamında açığa alındığını ve 28.05.2021 tarihli ve sayılı olur ile göreve iade edildiğini belirten başvuran tarafından, HİTAP sisteminde görevden uzaklaştırılmasına ve göreve iadesine ilişkin yer alan kayıtların silinmesi talep edilmektedir.
10. 657 sayılı Kanunun 109 uncu maddesinde; memurların Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolacağı, her memur için bir özlük dosyası tutulacağı, özlük dosyasına; memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulacağı, memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyalarının göz önünde bulundurulacağı, özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esasların Devlet Personel Başkanlığınca belirleneceği hüküm altına alınmıştır. Söz konusu düzenleme uyarınca özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar, Devlet Personel Başkanlığı tarafından belirlenmiş olup 2 Seri No.lu
Kamu Personeli Genel Tebliğinde; 657 sayılı Kanunun 109 uncu maddesinin son fıkrası hükmüne istinaden belirlenen usul ve esaslara göre işlem yapılmasının gerekli olduğu, memurların kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolacağı, burada memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadro unvanı ve derecesi, memuriyete başlama tarihi, memuriyetten ayrılma tarihi ve sebebi, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler ile gerekli görülecek diğer mesleki bilgilerin kaydedileceği, özlük dosyalarının memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde göz önünde bulundurulacağı düzenlemelerine yer verilmiştir.
11. Devlet Personel Başkanlığının 21.04.2019 tarihli ve 31292642-622.02-E.2675 sayılı görüş yazısında; söz konusu Kanunun görevden uzaklaştırma tedbiri kaldırılanlar hakkında uygulanan ihtiyati tedbiri tüm hüküm ve sonuçları ile ortadan kaldırmaması sebebiyle Olağanüstü Hal Dönemi içerisinde görevden uzaklaştırılan ve Kanun Hükmünde Kararnameler ile kamu görevinden çıkarılmadan göreve iade edilen
Devlet memurlarının hizmet cetveline (ilgi yazıda belirtilen söz konusu işlemler sebebiyle) girilen bilgilerin silinmesinin uygun olmadığı belirtilmiştir.
12. Dosya kapsamında yer alan başvurana ait Hizmet Belgesinde; başvuranın 28.12.2020 tarihinde görevden uzaklaştırıldığı, 28.05.2021 tarihinde açık süresi sonunda göreve iade edildiği kaydının yer aldığı görülmektedir. Devlet Personel Başkanlığının 27.07.2018 ve 02.11.2018 tarihli görüş yazıları, Olağanüstü
Hal Kanun Hükmünde Kararnameleri üzerine görevine son verilen kamu görevlilerinden daha sonra
Olağanüstü Hal İşlemleri İnceleme Komisyonu kararı veya yargı kararı üzerine görevine iade edilenleri kapsamakta iken 21.04.2019 tarihli görüş yazısının, OHAL dönemi içerisinde görevden uzaklaştırılan ve kurumlarca idari soruşturma gereğince görevine iade edilenleri kapsamaktadır. Başvuran, Kurumunca yürütülen idari soruşturma sonucunda 657 sayılı Kanunun 137 nci maddesi uyarınca görevinden uzaklaştırılması sonrası yine 657 sayılı Kanunun 144 üncü maddesi gereğince görevine başlatıldığından
Devlet Personel Başkanlığının 21.04.2019 tarihli görüş yazısı kapsamında olduğu değerlendirilmekte olup, idare tarafından da Sosyal Güvenlik Kurumunun 23.09.2021 tarihli, Devlet Personel Başkanlığının
19.04.2019 tarihli görüş yazılarına istinaden söz konusu kaydın silinmesinin uygun görülmediği ifade
edilmiştir.
13. Buna göre; başvuranın Uşak Üniversitesi Eğitim Fakültesi bünyesinde Doktor Öğretim Üyesi olarak görev yapmakta iken hakkında açılan disiplin soruşturması kapsamında açığa alındığı, yaklaşık 5 ay sonra görevine iade edildiği, idareden açıkta geçen sürenin HİTAP sisteminden silinmesini talep ettiği, konu ile benzer şekilde OHAL kapsamında kamu görevinden çıkarılan ve sonrasında kamu görevine iade edilenlerin çıkarılma ve iadeye dair işlem bilgi/belge/kayıtların, kanun hükmünde kararnameler gereğince tüm hüküm ve sonuçlarıyla ortadan kalkmış sayıldığı, dolayısıyla bahse konu bilgilerin elektronik ortamda özlük modülleri üzerinde ya da hizmet cetvelinde yer verilmemesine yönelik Devlet Personel Başkanlığının görüşü bulunduğu, bununla birlikte başvurana OHAL kapsamında veya KHK uyarınca işlem tesis edilmediği, başvuranın disiplin soruşturması kapsamında idarece açığa alındığı, başvuranın açığa alınması işlemi hakkında belgelerin mevzuata göre memurun özlük dosyasında bulunması gereken belgeler kapsamında olduğu ve sistem üzerinde saklanması gerektiği ile hakkında açılan disiplin soruşturması kapsamında açığa alınan ve daha sonra görevine iade edilenlerin buna dair oluşturulmuş olan HİTAP kayıtlarının silinmesine ilişkin herhangi bir düzenlemeye de rastlanmadığı hususları gözetilerek başvuruya konu işlemin mevzuat çerçevesinde tesis edilmiş olduğu değerlendirilmiştir.
14. Kurumumuzca yapılan değerlendirme neticesinde; hukuka ve hakkaniyete aykırılık tespit edilemeyen başvuruya konu işleme ilişkin talebin reddedilmesi gerektiği sonuç ve kanaatine varılmıştır.
B. İyi Yönetim İlkeleri Yönünden Değerlendirme
15. İyi yönetim ilkelerine 28.03.2013 tarihli ve 28601 mükerrer sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu
Denetçiliği Kurumu Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin “İyi
Yönetim İlkeleri” başlıklı 6 ncı maddesinde yer verilmiştir. Söz konusu ilkeler yönünden yapılan değerlendirme neticesinde, Kurumumuzca istenilen bilgi ve belgelerin idare tarafından süresi içerisinde ve gerekçeli olarak gönderildiği anlaşılmış, ancak Uşak Üniversitesi Rektörlüğü Personel Daire Başkanlığının başvurana hitaplı 11.02.2022 tarihli ve sayılı yazısında idari işleme karşı hangi sürede hangi mercie
başvurabileceğinin gösterilmediği ve bu nedenle de “karara karşı başvuru yollarının gösterilmesi” ilkesine uyulmadığı tespitiyle idarenin bahse konu ilkeye uygun davranması önerilmektedir.
VI. HAK ARAMA ÖZGÜRLÜĞÜNE İLİŞKİN YASAL MEVZUAT
16. 6328 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca, bu Ret Kararının başvurana tebliğ tarihinden itibaren, ilgili idarenin işlemine karşı (varsa) dava açma süresinden kalan süre kaldığı yerden işlemeye devam edecek olup Uşak İdare Mahkemesine yargı yolu açıktır.
VII. KARAR
Açıklanan gerekçelerle BAŞVURUNUN REDDİNE,
Kararın BAŞVURAN ile UŞAK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE tebliğine,
Türkiye Cumhuriyeti Kamu Başdenetçisince karar verildi.
Şeref MALKOÇ
Kamu Başdenetçisi