KDV iadesinde iade hakkının doğması kadar, bu hakkın doğru belge ve elektronik listelerle tevsik edilmesi de önemlidir. Eksik veya uyumsuz belge, iade hakkını maddi olarak ortadan kaldırmasa bile talebin sonuçlandırılmasını geciktirebilir veya incelemeye sevk edilmesine neden olabilir.
Temel elektronik listeler
İşlem türüne göre indirilecek KDV listesi, yüklenilen KDV listesi, satış faturaları listesi ve iade hesaplama tablosu elektronik ortamda verilir. Listelerde fatura numarası, tarih, satıcı/alıcı bilgileri, matrah ve KDV tutarları muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır.
Yüklenilen KDV listesi
İade hakkı doğuran işlemle doğrudan veya dolaylı ekonomik bağı bulunan girdiler bu listede gösterilir. Genel gider ve ATİK paylarının hangi yöntemle hesaplandığı açıklanabilir olmalıdır.
İhracat belgeleri
Mal ihracatında gümrük beyannamesi/fiili çıkış kayıtları; hizmet ihracatında sözleşme, fatura ve hizmetten yurt dışında faydalanıldığını gösteren belgeler önemlidir.
İstisna belgesi
Yatırım teşviki, diplomatik işlem, deniz-hava aracı veya benzeri özel istisnalarda vergi dairesi/ilgili idare tarafından verilen istisna belgeleri ve listeler iade dosyasının temel unsurudur.
YMM ve inceleme raporu
İade yöntemine göre YMM tasdik raporu veya vergi inceleme raporu gerekebilir. Raporun yalnız sonuç bölümü değil, yüklenim hesapları ve belge kontrolü de iadenin doğruluğunu desteklemelidir.
Belge uyumsuzlukları
Fatura listesi ile BA/BS veya elektronik belge verileri, gümrük kayıtları, KDV beyannamesi ve muhasebe arasında farklılık bulunması ek izahat talebine yol açabilir. İade öncesi çapraz kontrol yapılması önemlidir.