|
ÖZET: Arşivde yer kalmaması nedeniyle, 1993 yılı öncesi denetimi tamamlanmış ve 10 yıllık saklama süresi dolmuş resmi evrakların imha edilmesi gerekmektedir. Bu süreçte, 1050 sayılı Kanun’un 138. maddesi ve Belgelerin Saklanma Süreleri ve Yokedilme Usulleri Hakkında Tüzük hükümleri doğrultusunda hareket edilmesi önem taşımaktadır. Uzun süre saklanan evrakların yok edilmesi sırasında hata yapılmaması için gerekli esaslar ve usuller hakkında bilgi talep edilmektedir.
3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun ile ilgili yönetmeliklerin yürürlükten kaldırılmasıyla birlikte, İl Özel İdareleri ve belediyelerde bulunan arşiv malzemelerinin tespiti ve korunması için yeni düzenlemelere ihtiyaç duyulmaktadır. Gelecekte arşiv malzemesi haline gelecek belgelerin kaybını önlemek amacıyla gerekli şartların sağlanması ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerin ayıklanarak imha edilmesi gerekmektedir. Bu süreçte, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda hareket edilecektir. Ayrıca, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün internet sitesinde, arşiv malzemesi tespit çalışmalarıyla ilgili detaylı bilgilere ulaşmak mümkündür. |
T.C.
İÇİşLERİ BAKANLIĞI
Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü
SAYI : B050MAH0650002/9864-82564 6.10.2005 (300)(308)45
KONU : ArŞiv
ALAşEHİR BELEDİYE BAşKANLIĞINA/MANİSA
İLGİ : 28.06.2005 tarihli ve Hsp.İŞl./1011 sayılı yazınız..
İlgi yazıda; arŞivde yeni evrak koyacak yer kalmadığı, 1993 yılı öncesi teftiŞ ve denetimi sonuçlanan ve 10 yıl saklama süresi dolan genel iŞ yürütümü, hesap iŞ ve iŞlemlerine ait resmi evrak ve defterlerden lüzumsuz olanların 1050 sayılı Kanunun 138 inci maddesi ve Belgelerin Saklanma Süreleri ve Yokedilme Usulleri Hakkında Tüzük maddeleri uyarınca imhası gerektiğinden, uzun süredir muhafaza edilen evrakların yokedilmesi görevinde hata yapılmaması için esas ve usuller hakkında görüŞ sorulmaktadır.
3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanunun ve 16 Mayıs 1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet ArŞiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin, 22.02.2005 gün ve 25735 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet ArŞiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte DeğiŞiklik Yapılmasına Dair Yönetmeliğin ilgi maddeleri uyarınca İl Özel İdareleri ve Belediyeler ArŞiv Yönetmeliği yürürlükten kaldırıldığından İl Özel İdareleri ve belediyelerle bunlara bağlı kuruluŞlarda bulunan arŞiv malzemesi ile ileride arŞiv malzemesi haline gelecek arŞivlik malzemenin tespit edilmesi, bunların kayba uğramaması için gerekli Şartlar altında korunmalarının temini ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ise, ayıklanarak imha edilmesine dair esas ve usuller ile ilgili olarak, Devlet ArŞiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre hareket edilecektir.
BaŞbakanlık Devlet ArŞivleri Genel Müdürlüğünün İnternet adresinin ana sayfasında ArŞiv Malzemesi Tespit ÇalıŞmaları baŞlığı altında genel açıklama ve belediyelerin statülerine göre yapmaları gereken çalıŞmalar ayrıntılı Şekilde açıklanmıŞtır.
Bilgilerinizi rica ederim.
Mevlüt ATBAş
Bakan a.
Genel Müdür V.