İdareler, aşırı düşük olarak belirledikleri tekliflere ilişkin açıklamaları değerlendirirken, değerlendirmede hangi ölçütleri baz aldıklarını ve teklifleri hangi objektif kriterlere göre yeterli görmediklerini açıklamak zorundalar mıdır (KİK)

09.06.2009 tarih ve II.Y.11.19.0229/2009-21E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Karayolları 8. Bölge Müdürlügü tarafından 16.04.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Gölbaşı  – Adıyaman Devlet Yolu Üstyapı İşleri (Pmt ve Pmat Yapılması) (Sari İhale)” ihalesine ilişkin olarak İsmert İnş. ve Malz. Nak. Mad. Oto. San. Tic. Ltd. Şti.’nin 14.05.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 18.05.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  27.05.2009 tarih ve 12254 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.05.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; söz konusu yapım işine vermiş oldukları teklifin ekonomik açıdan en avantajlı ve yapılabilir teklif olduğu, teklifleri ile ilgili olarak verdikleri aşırı düşük teklif açıklamasında yeterince bilgi ve belgeye yer verdikleri, idarece aşırı düşük teklif sorgulamasının usule uygun yapılmadığı ve eşitlik ilkesine aykırı hareket edildiği iddia edilmektedir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdari Şartnamenin, “İhale Konusu İşe İlişkin Bilgiler” başlıklı 2 nci maddesinde, işin adı: “Gölbaşı – Adıyaman Devlet Yolu Üstyapı İşleri (Pmt ve Pmat Yapılması) (Sari İhale) Yapım İşi”, işin miktarı ve türü ise; “Üstyapı İşleri; Plent-miks temel yapılması (Kırılmış ve elenmiş ocak taşı ile) = 498 000 ton; Plent-miks alt temel yapılması (Kırılmış ocak taşı ile) = 660 000 ton vs. işleri” olarak belirtilmiştir.

İdarece söz konusu ihaleye ait aşırı düşük teklif sınır değerinin ise 13.966.067,35 TL olarak hesaplandığı görülmüştür.

Kamu İhale Genel Tebliğinin, “Tekliflerin Alınması ve Değerlendirilmesi” başlıklı  XIII üncü maddesinin, “Aşırı Düşük Teklif Değerlendirilmesi” başlıklı (H) bendinin (a) fıkrasında yer alan; “…Bu çerçevede ihale komisyonu; bir yapım işinin ihalesinde geçerli teklifleri tespit ettikten sonra;

a) Yaklaşık maliyetin % 120’sinin üzerindeki ve % 40’ının altındaki, yani yaklaşık maliyeti = 100 olan bir ihalede, 120 nin üzerindeki tekliflerle 40 ın altındaki teklifleri dikkate almaksızın, diğer tekliflerin aritmetik ortalamasını bulur ve bu değeri yaklaşık maliyete bölmek suretiyle (C) değerini elde eder.

b) Ekteki tablodan (C) değerine karşılık gelen (K) değerini bulur.

c) Bu (K) değerini yaklaşık maliyetle çarpmak suretiyle sınır değeri tespit eder ve bu sınır değerin altındaki (yaklaşık maliyetin % 40’ının altındakilerde dahil)  tekliflerin sahiplerinden, teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

Bileşenler, teklifin maliyet bileşenlerini, ayrıntılar ise bunlara ait fiyat analizlerini ifade ettiğinden,

İhale komisyonu, aşırı düşük teklifin maliyet bileşenlerini ve/veya bunlara ait fiyat analizlerini;

a)      Yapım yönteminin ekonomik olması,

b)      Seçilen teknik çözümler veya yapım işinde kullanılacak avantajlı şartlar,

c) Teklif edilen yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları dikkate almak suretiyle değerlendirir ve ihaleyi sonuçlandırır…” düzenlemesi gereğince ihale komisyonunun geçerli teklifleri tespit ettikten sonra aşırı düşük sorgulamasında kullanacağı sınır değeri tespit etmesi ve buna göre tespit edilen sınır değerin altında kalan tekliflere ilişkin aşırı düşük teklif değerlendirmesi yapması gerektiği hüküm altına alınmıştır.

06.05.2009 tarihli ihale komisyonu kararında; söz konusu ihaleye teklif veren isteklilerden Özdoğanlar Taah. İnş. Teks. ve Tic. Ltd. Şti.-Topalan İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişimi’nin teklif mektubunun standart forma uygun olmaması nedeni ile, başvuru sahibi İsmert İnş. ve Malz. Nak. Mad. Oto. San. Tic. Ltd. Şti. ile Özkardeşler İnş. Hafr. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin yapılan aşırı düşük teklif sorgulamasında verdikleri cevapların yeterli görülmemesi üzerine tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, İntel Yapı Turz. Elekt. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin verdiği teklifin ekonomik açıdan ikinci en avantajlı teklif olarak tespit edildiği belirtilmiş olup, ihale komisyon kararının ihale yetkilisi tarafından 07.05.2009 tarihinde onaylandığı anlaşılmıştır.

İhale komisyonunun 06.05.2009 tarihli kararı ve idarece aşırı düşük sınır değerinin hesaplanmasına ilişkin olarak düzenlenen tablo incelendiğinde; ihaleye katılan 9 istekliden 8 tanesinin geçerli teklif olarak kabul edildiği, Özdoğanlar Taah. İnş. Teks. ve Tic. Ltd. Şti.-Topalan İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişimi’nin teklifinin geçerli bulunmaması ve başvuru sahibi İsmert İnş. ve Malz. Nak. Mad. Oto. San. Tic. Ltd. Şti. ile Özkardeşler İnş. Hafr. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin tekliflerinin ise yaklaşık maliyetin %40’ının altında olması nedeniyle sınır değerin hesaplanmasında dikkate alınmadığı anlaşılmış olup, bu çerçevede hesaplanan sınır değerin 13.966.067,35 TL olduğu tespit edilmiştir.

Söz konusu ihalede; başvuru sahibi İsmert İnş. ve Malz. Nak. Mad. Oto. San. Tic. Ltd. Şti.’nin 11.865.484,60 TL; Özkardeşler İnş. Hafr. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 12.068.091,80 TL ve ihale üzerinde bırakılan istekli Özarslanlar İnş. Tes. Tic. A.Ş.’nin 12.793.876,50 olan teklif fiyatlarının sınır değerin altında kaldığının belirlenmesi sonucunda idarenin 27.04.2009 tarihli yazıları ile söz konusu firmalardan 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi çerçevesinde, teklifin bileşenleri (teklifin maliyet bileşenleri iş kalemleri ve iş gruplarına ait miktarlar ve birim fiyatlar) ile ayrıntısı (idarenin tanımladığı yapım şartlarına uygun fiyat analizleri), yapım yönteminin ekonomikliği, seçilen teknik çözümler, yapım işinde kullanılacak avantajlı şartlar ve teklif edilen yapım işinin özgünlüğü hususlarında aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, anılan isteklilerin 04.05.2009 tarihli yazıları ile birlikte aşırı düşük teklif açıklamalarını idareye sundukları,

 Özkardeşler İnş. Hafr. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında, birim fiyat teklif cetveline, analizler ile ilgili açıklamalara, birim fiyat analizlerine, nakliye analizine, alt analizlere, rayiçler ile ilgili belgelere ve makine-ekipman belgelerine; Özarslanlar İnş. Tes. Tic. A.Ş.’nin aşırı düşük teklif açıklaması ekinde; teknik yaklaşım raporuna, iş programına, maliyet sınıflandırmasına, birim fiyat cetveli, rayiçler ve analizlere, proforma faturalara, demir ve amortisman defterine yer verdiği, İsmert İnş. ve Malz. Nak. Mad. Oto. San. Tic. Ltd. Şti.’nin de tek sayfa halinde açıklamada bulunduğu, söz konusu açıklamasında, ihale sırasında verdikleri teklifleri kapsamında birim fiyatlara ait analizleri de verdikleri, teklif içindeki amortisman defterinde de görüleceği üzere kullanılacak iş makinelerinin tamamının kendi malları olduğu, sözleşme yapıldıktan itibaren malzeme üretimine başlanacağı, 2004 yılından itibaren 4 madde halinde saydıkları aynı nitelikteki işleri başarıyla yaptıkları ve sorunsuz idareye teslim ettikleri hususlarına yer verdiği görülmüştür.

İdarenin 08.05.2009 tarih ve 793-08827 sayılı yazısı ile İsmert İnş. ve Malz. Nak. Mad. Oto. San. Tic. Ltd. Şti.’ye gönderilen kesinleşen ihale kararında; teklif fiyatının aşırı düşük olarak tespit edildiği ve yapılan aşırı düşük sorgulaması için verdikleri analizler ve işin yapımı ile ilgili çözüm önerileri yeterli görülmediğinden tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı belirtilmiş olup aynı ifadelere aşırı düşük teklif açıklaması yeterli görülmeyen diğer istekli Özkardeşler İnş. Hafr. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.’ne gönderilen 08.05.2009 tarih ve 793-08834 sayılı kesinleşen ihale kararında da yer verildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi İsmert İnş. ve Malz. Nak. Mad. Oto. San. Tic. Ltd. Şti. ile Özkardeşler İnş. Hafr. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin kesinleşen ihale kararına karşı şikayet başvurusunda bulunmaları üzerine idarece söz konusu isteklilere gönderilen 18.05.2009 tarihli, 793-09532 ve 793-09533 sayılı cevaplarda; Kamu İhale Kanunu’nun 38 inci maddesi gereği yapılan hesaplamaya göre verilen teklifin aşırı düşük sınır değerinin altında kaldığı ve yapılan aşırı düşük sorgusu için idareye verilen analizler ve işin yapımı ile ilgili çözüm önerilerinin yeterli görülmemesi nedeniyle tekliflerin değerlendirme dışı bırakıldığı, söz konusu ihalede üç firmanın aşırı düşük sınır değerinin altında kaldığı, fiyatların çoğunluğunun düşük değerlerde olduğu, işin yapılabilirliği göz önüne alındığında aşırı düşük sınırının altında kalan firmalardan en yüksek fiyatı veren firma üzerinde ihale bırakılarak ihalenin sonuçlandırıldığı, bu nedenlerden dolayı şikayetlerin reddine karar verildiği ifade edilmiştir.

          Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 60 ıncı maddesinde; “(1) İhale komisyonu verilen tekliflerden, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

          (2) İhale komisyonu;

a)      Yapım yönteminin ekonomik olması,

b)      Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

          c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

          hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları, isteklinin teklifinin hesaplanmasına dayanak teşkil eden bütün bilgi ve belgeleri de dikkate almak suretiyle değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır.

          (3) Aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde; Kamu İhale Kurumu tarafından aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlenmiş ise ihale komisyonu bu düzenlemeyi esas alır.” hükmüne yer verilmiştir.

            4734 sayılı Kanunun “Temel ilkeler” başlıklı 5 inci maddesinde; “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü yer almaktadır.

            Yapılan incelemede; söz konusu ihalede başvuru sahibi İsmert İnş. ve Malz. Nak. Mad. Oto. San. Tic. Ltd. Şti., Özkardeşler İnş. Hafr. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve ihale üzerinde bırakılan istekli Özarslanlar İnş. Tes. Tic. A.Ş. olmak üzere 3 isteklinin aşırı düşük teklif sınır değerinin altında kaldığı, kesinleşen ihale kararı ve idarenin şikayete verdiği cevap göz önüne alındığında, idarece sınır değerin altında teklif veren başvuru sahibi İsmert İnş. ve Malz. Nak. Mad. Oto. San. Tic. Ltd. Şti. ile Özkardeşler İnş. Hafr. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklamalarının yeterli bulunmadığının belirtildiği, ancak idarece açıklamaların yeterli bulunmamasına ilişkin somut bir gerekçeye yer verilmeyerek işin yapılabilirliği açısından sınır değerin altında kalan tekliflerden en yüksek teklif fiyatını veren istekli üzerinde ihalenin bırakıldığı, şeklinde genel bir açıklamada bulunulduğu görülmüştür.

            Bu çerçevede, başvuru sahibi İsmert İnş. ve Malz. Nak. Mad. Oto. San. Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklamasının objektif kriterlere göre, somut gerekçeler belirtilmek suretiyle değerlendirilmesi gerekmesine karşın, bu çerçevede idarece herhangi bir değerlendirmenin yapılmadığı görülmüştür.

            Söz konusu ihalede aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan isteklilerden en yüksek teklifi veren istekli üzerinde ihalenin bırakıldığı, başvuru sahibinin yapılan aşırı düşük teklif sorgulaması sonucu somut bir gerekçe olmadan değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

          İdareler, aşırı düşük olarak belirledikleri tekliflere ilişkin açıklamaları değerlendirirken, aşırı düşük teklif sahiplerini tereddütte bırakmayacak nitelikte, değerlendirmede hangi ölçütleri baz aldıklarını ve teklifleri ile ilgili açıklamalarını hangi objektif kriterlere göre yeterli görmediklerini açıkça belirtmek zorunda olup gerekçesiz olarak aşırı düşük teklif açıklamasının yeterli görülmemesi 4734 sayılı Kanunun 5 inci maddesinde yer alan; “saydamlık, eşit muamele ve güvenirlik” ilkelerine ve anılan Kanunun 38 inci maddesine aykırılık teşkil etmektedir.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

            Eşit muamele ilkesi yönünden yapılan incelemede; yukarıda yapılan tespitler çerçevesinde, aşırı düşük teklif açıklaması yeterli görülmeyen diğer istekli Özkardeşler İnş. Hafr. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklamasının idarece objektif kriterlere göre, somut gerekçeler belirtilmeden değerlendirildiği, gerekçesiz olarak aşırı düşük teklif açıklamasının yeterli görülmediği anlaşılmış olup idare tarafından yapılan söz konusu değerlendirmenin 4734 sayılı Kanunun 5 inci maddesinde yer alan; “saydamlık, eşit muamele ve güvenirlik” ilkelerine ve anılan Kanunun 38 inci maddesine aykırılık teşkil ettiği sonucuna varılmıştır.

          Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, İsmert İnş. ve Malz. Nak. Mad. Oto. San. Tic. Ltd. Şti. ile Özkardeşler İnş. Hafr. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin tekliflerinin yeniden değerlendirmeye alınarak yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda aşırı düşük teklif açıklamalarının değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.