İhale dokümanında makine ve ekipmanın isteklinin kendi malı olacağına ilişkin bir düzenlemenin yer almaması durumunda, idari şartname ve teknik şartnamede yer alan makine ve ekipmana ilişkin istekliler tarafından herhangi bir belge sunulması gerekli midir (KİK)

10.06.2009 tarih ve I.H.11.43.0063/2009-23E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Samandağ Devlet Hastenesi Baştabipliği tarafından 04.05.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Malzemeli Genel Temizlik Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak CNS Müteahhitlik Temz. Yemek Ürt. ve Otomasyon Hizm. Tic. Ltd. Şti.’nin 25.05.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 26.05.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 01.06.2009 tarih ve 12578 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 27.05.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

14.05.2009 tarihinde tebliğ edilen kesinleşen ihale kararında malzeme ve teçhizat için noter onaylı taahhütname konulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığının belirtildiği, firmalarınca sunulan teklif dosyasında Bucak Noterliğinin onayladığı taahhütnamenin bulunduğu, bu taahhütnamenin bahse konu malzemelerin kendi malı olmaması halinde ihale konusu iş uhdelerinde kaldığı takdirde malzeme ve ekipmanları tamamlayacağına ilişkin olduğu, komisyon huzurunda teklif dosyalarının açılması aşamasında bahse konu eksiklikten bahsedilmediği iddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdari Şartnamenin “makine ve diğer ekipmana ilişkin belgeler” başlıklı 7.5.2 maddesi;

“İdari ve Teknik Şartnamede bulundurulması gereken makine, tesis ve ekipman için kendi malı olma şartı aranmayacaktır. İsteklinin kendi malı olan makine, teçhizat ve diğer ekipman; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilecektir.

Geçici ithalle getirilmiş veya finansal kiralama yoluyla edinilmiş makine ve ekipman, kira sözleşmesinin sunulması ve ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar olan kiralarının ödendiğinin belgelenmesi şartı ile adayın veya isteklinin kendi malı sayılacaktır.

İş ortaklıklarında pilot veya diğer ortaklara ait makine ve ekipman, ortaklık oranına bakılmaksızın tam olarak değerlendirilir” düzenlemesini içermektedir. Aynı düzenlemeye ihale ilanının 4.3.2 maddesinde de yer verilmiştir.

Bununla birlikte, makine ekipmana ilişkin düzenlemeye İdari Şartnamenin “teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25.3.3 maddesinde de yer verilmiş, söz konusu Şartnamenin 24.04.2009 tarihinde zeyilname ile değiştirilen “makine ve ekipman amortismanı ile malzeme giderleri” başlıklı 25.3.3 maddesinde;

“1-Sanayi tipi elektrik süpürgesi:                                          1 adet

 2-Endüstriyel yıkayıcı ve temizleyici makine:                       1 adet

  (Halı, koltuk, sert zemin)

  (Kombine yer yıkama makinesi)

 3-Cila makinesi:                                                                   1 adet

 4-Kat arabası (genel amaçlı)                                               9 adet

  (Raflı, çift kovalı, brandalı)” düzenlemesine yer verilmiştir.

            Teknik Şartnamenin “iş makinelerinin teknik özellikleri” başlıklı maddesinin İdari Şartnamenin 25.3.3 maddesi gibi düzenlendiği, söz konusu maddesinin devamına “makinelerin 5 yaşından büyük olamayacağı” ibaresinin eklendiği, Teknik Şartnamenin son bölümünde de kullanılacak makinelerin cinsi ve sayısı ile, söz konusu ihalede kullanılacak olan ekipman ve temizlik malzemeleri miktarlarının belirtildiği görülmüştür.

Gerek İdari Şartnamede gerekse Teknik Şartnamede bahse konu ihalede istenilen makine ekipmanının cinsi, sayısı ve yaşı belirtilmesine rağmen istenilen makine ekipmandan hangilerinin isteklinin kendi malı olacağına ilişkin bir düzenlemeye yer verilmemiş, aksine gerek ihale ilanının 4.3.2 maddesinde gerekse İdari Şartnamenin 7.5.2 maddesinde açıkça “İdari ve Teknik Şartnamede bulundurulması gereken makine, tesis ve ekipman için kendi malı olma şartı aranmayacaktır” ibaresine yer verilmiştir.

Bununla birlikte başvuru sahibi tarafından “malzemeli genel temizlik hizmeti alımı işinin şirketleri uhdesinde kaldığı takdirde, söz konusu işi eksiksiz yerine getirecekleri, idare tarafından teslim edilen demirbaş malzemeleri veya mahalli aynen muhafaza ederek aynı sayıda ve özellikte geri teslim edecekleri, İdari ve Teknik Şartnamedeki tüm hususlara uyacakları, idarenin istediği malzemeleri işin başında bulunduracaklarına” ilişkin Bucak Noterliği tarafından onaylı 04.05.2009 tarihli Taahhütnamenin teklif dosyası içerisinde sunulduğu ancak ihale komisyonunca İdari Şartnamenin 7.5.2 maddesinde istenilen makine ve ekipmana ilişkin belgenin eksik olması nedeniyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporu” başlıklı 41 inci maddesinde; 

“(1) İşin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın sayısına ve niteliğine dokümanda yer verilir. Makine, teçhizat ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır. Ancak idare, işin niteliğinin gerektirdiği hallerde, ihale konusu işin yapılabilmesi için adaya veya istekliye ait olmasını gerekli gördüğü makine, teçhizat ve diğer ekipmanı yeterlik kriteri olarak belirleyebilir. Bu durumda, makine, teçhizat ve diğer ekipmanın, teknik kriterlerine yönelik olarak dokümanda düzenleme yapılmış ise, bu niteliğe yönelik belgelerin de başvuru veya teklif kapsamında sunulması zorunludur.

(2) Adayın veya isteklinin kendi malı olan makine, teçhizat ve diğer ekipman; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir.

(3) Geçici ithalle getirilmiş veya finansal kiralama yoluyla edinilmiş makine ve ekipman, kira sözleşmesinin sunulması ve ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar olan kiralarının ödendiğinin belgelenmesi şartı ile adayın veya isteklinin kendi malı sayılır.

(4)  İş ortaklığında makine, teçhizat ve ekipman ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından sağlanabilir. Konsorsiyumda, makine, teçhizat ve ekipmana ilişkin belgeler, her bir ortağın kendi kısmı göz önünde bulundurularak, ortaklardan ayrı ayrı istenir ve değerlendirilir…” hükmü yer almaktadır.

Anılan Yönetmelik hükmü uyarınca ihalelerde işin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın sayısına ve niteliğine dokümanda yer verilecek, makine, teçhizat ve ekipman için kendi malı olma şartı aranmayacaktır. Ancak söz konusu düzenlemeye bir istisna getirilerek idare, işin niteliğinin gerektirdiği hallerde, ihale konusu işin yapılabilmesi için adaya veya istekliye ait olmasını gerekli gördüğü makine, teçhizat ve diğer ekipmanın kendi malı olmasını isteyebilecek ve bu hususları yeterlik kriteri olarak belirleyebilecektir. Bu durumda aday veya isteklinin kendi malı olmasının istenildiği makine, teçhizat ve diğer ekipmanın kendi malı olduğu anılan Yönetmelik hükmünün 2 ve 3 üncü fıkrasında belirtildiği şekilde belgelendirilecek ve söz konusu belgeler başvuru veya teklif kapsamında sunulacaktır.

Bahse konu ihalede İdari Şartnamenin 7.5.2, 25.3.3 maddesi ile Teknik Şartnamede makine ve ekipmanın cinsi, sayısı ve yaşına ilişkin düzenleme yapılmasına rağmen makine ve ekipmanın isteklinin kendi malı olacağına ilişkin bir düzenlemeye yer verilmediği görülmüştür. Söz konusu dokümanlarda makine ve ekipmanın isteklinin kendi malı olacağına ilişkin bir düzenlemenin yer almaması nedeniyle İdari Şartname ve Teknik Şartnamede belirtilen makine ve ekipmana ilişkin istekliler tarafından herhangi bir belge sunulmasına gerek bulunmamaktadır. Bu nedenle başvuru sahibinin teklifinin “makine, teçhizat ve ekipmanla ilgili İdari Şartname madde 7.5.2’ de istenen belgenin bulunmadığı” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının anılan Yönetmelik hükmüne aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

04.05.2009 tarihli Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının “makine ekipmanların demirbaş olduğunu yada temin edildiğini gösterir belge” başlıklı 6 ncı sütunda Ahçe Ltd. Şti., Gürcan-Alaçay iş ortaklığı, Saydam Ltd. Şti, Ulusal Ltd. Şti. ve CNS Ltd. Şti.’nin söz konusu belgelerinin olmadığı belirtilmiştir.

Bahse konu ihalede başvuru sahibi dışında Saydam Temizlik Bilgi İşl. San. Tic. Ltd. Şti, Gürcan Gen. Hiz. Yem. Tem. Tr. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.-Alaçay Medikal – HFS Yem. Tem. Tic. ve San. Tic. Ltd. Şti. iş ortaklığı, Ahçe Yolcu ve Yük Taş. Tem. Gıda İnş. Tic. Ltd. Şti.’nin İdari şartnamenin 7.5.2 maddesinde istenilen makine ve ekipmana ilişkin belgenin eksik olması nedeniyle teklifleri değerlendirme dışı bırakılmış, söz konusu husus Ulusal Tem. Öz. Sağ. Hiz. Gıda San ve Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri arasında sayılmıştır.

Yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda bahse konu ihalede İdari Şartnamenin 7.5.2, 25.3.3 maddesi ile Teknik Şartnamede makine ve ekipmanın cinsi, sayısı ve yaşına ilişkin düzenleme yapılmasına rağmen makine ve ekipmanın isteklinin kendi malı olacağına ilişkin bir düzenlemeye yer verilmediği görülmüştür. Söz konusu dokümanlarda makine ve ekipmanın isteklinin kendi malı olacağına ilişkin bir düzenlemenin yer almaması nedeniyle İdari Şartname ve Teknik Şartnamede yer alan makine ve ekipmana ilişkin istekliler tarafından herhangi bir belge sunulmasına gerek bulunmamaktadır. Bu nedenle anılan isteklilerin “ İdari şartnamenin 7.5.2 maddesinde istenen makine ve diğer ekipmana ilişkin belgenin eksik olması nedeniyle” tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının anılan Yönetmelik hükmüne aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

Bununla birlikte; Ulusal Tem. Öz. Sağ. Hiz. Gıda San ve Tic. Ltd. Şti.’nin İdari Şartnamenin 7.5.2 maddesinde istenilen makine ve ekipmana ilişkin belgenin eksik olması dışında ayrıca İdari Şartnamenin 7.1.ğ maddesine göre sunmuş olduğu ortaklık durum belgesi, iş deneyimini gösteren ortağa ilişkin bilgi içermediğinden standart forma uygun bulunmadığı gerekçesi ile teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, CNS Müteahhitlik Temz. Yemek Ürt. ve Otomasyon Hizm. Tic. Ltd. Şti., Saydam Temizlik Bilgi İşl. San. Tic. Ltd. Şti, Gürcan Gen. Hiz. Yem. Tem. Tr. İnş. Sen. ve Tic. Ltd. Şti.-Alaçay Medikal – HFS Yem. Tem. Tic. ve San. Tic. Ltd. Şti. iş ortaklığı, Ahçe Yolcu ve Yük Taş. Tem. Gıda İnş. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.