İhale dokümanında, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında demonstrasyon yapılması hususu düzenlenmediği durumda, ihtiyaç duyulması halinde yine de demo incelemesi yapılıp yapılamayacağı (KİK)

15.10.2009 tarih ve I.M.19.87.0203/2009-29E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Adnan Menderes Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 24.06.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Hastabaşı Monitörü Alımı” ihalesine ilişkin olarak Draeger Medikal Tic. ve Servis Ltd. Şti.’nin 01.09.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 10.09.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 23.09.2009 tarih ve 20695 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 23.09.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; idare tarafından talep edilen demonun yapılmasına karşın idare tarafından demonun yapıldığına ilişkin kendilerine bir belge verilmediği, yapılan demoda teknik şartnamede istenilen tüm özelliklerin cihaz üzerinden ve orijinal broşür-kullanıcı kitabından gösterildiği,

a) Teknik şartnamenin 21 inci maddesinde belirtilen özelliklerin cihaza ait broşürde görülebildiği, disposable probların kullanılması için şifre girilmesi gerekmediği, bu gerekçeyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının yanlı bir işlem olduğu,

b) Teknik şartnamenin 27 ve 28 inci maddelerinde istenilen invaziv basınç ölçümünün teklif etmiş oldukları cihazların standart özelliği olduğu,

c) Teknik şartnamenin 31 inci maddesinde istenilen BIS modülünün teklif ettikleri cihazda bulunduğu, söz konusu modülün istenildiğinde cihaza takılabileceği,

iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

            18.08.2009 tarihli ihale komisyon kararında; istekliler tarafından sunulan belgelerin incelenmesi sonucunda, bazı istekliler tarafından sunulan kataloglar üzerinden kesin bir kanaate varılamadığı, bazı istekliler tarafından sunulan katalogların farklı sayfalarında farklı bilgiler bulunduğunun görülmesi nedeniyle teklif edilen cihazların teknik şartnameye uygunluğu konusunda tereddütlerin oluştuğu, bu nedenle teknik şartnamedeki özellikleri teyit etmek için demonstrasyon yapılmasına karar verildiği,  yapılan ilk demonstrasyon uygulamasında teknik şartnamede yer alan bazı özelliklerin aksesuar ve donanım eksikliği yüzünden gösterilemediği, teklif edilen cihazların teknik şartnamenin 8, 12, 21, 23, 26 ve 31 inci maddelerine uygunluğunun teyit edilmesi amacıyla 11.08.2009 tarihinde yeniden demonstrasyon yapılmasına karar verildiği, bu tarihte yapılan demonstrasyon sonucunda ihaleye teklif veren 5 istekliden 3 ünün teklif ettiği cihazların teknik şartnameye uygun olmadığın tespit edildiği, başvuru sahibinin demonstrasyona gelmediği, sonuçta ihalenin Özay Anestezi Tıb. Lab. Cih. San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakılmasına karar verildiği görülmüştür.

            Başvuru sahibinin teklif ettiği cihazın, ilk demonstrasyonda yapılan;

            a) Teknik şartnamenin 21 inci maddesinde “Monitör disposable SpO2 probları ile de uygun olmalıdır.” düzenlemesinin yer aldığı, teklif edilen cihazın Nellcor probları ile uyumlu olduğunun beyan edilmesine karşın, demonstrasyon esnasında cihazın servis ayarları değiştirilemediğinden bu özelliğin izlenemediği,

            b) Teknik şartnamenin 27 ve 28 inci maddelerinde yapılan düzenleme ile cihazın invaziv basınç ölçümü yapabilmesinin istendiği, ancak demonstrasyon esnasında getirilen cihazın invaziv basınç giriş kapağı açılamadığından invaziv ölçüm özelliklerinin incelenemediği,

            c) Teknik şartnamenin 31 inci maddesinde yapılan düzenleme ile ileride istenildiğinde eklenebilmesi istenilen BIS girişlerinin gösterildiği, fakat BIS monitörizasyonu yapılamadığı,

            Tespitlerine dayanılarak değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüşütr.

            İdari şartnamenin “Teklif edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları” başlıklı 7.5.3 maddesinde; “a) Teklif edilen cihazların dokümanında belirtilen şartlara uygunluğunu teyit etmek için ayrıntılı teknik bilgilerin yer aldığı katalogların verilmesi gerekmektedir.

          b) Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesi; İstekliler Teklif ettikleri cihazın marka ve modelini belirteceklerdir. İstekliler teklif ettikleri cihazların teknik şartnameye uygunluğunu teyit etmek için “Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesi” vereceklerdir. İstekliler, teknik şartnamenin tüm maddelerini, teklif edilen cihazı tanımlayacak şekilde madde sıra numarasına göre birebir cevaplandıracaklardır. Bu belge şirket yetkililerince imzalanacaktır.” düzenlemesine yer verilmiştir.  

            Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43 üncü maddesinde; “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

            (2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir.” hükmü yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükmünden, teklif edilen malın teknik şartnameye uygunluğunu belirlemek amacıyla katalog, fotoğraf veya teknik şartnameye uygunluk beyanı gibi belgelerin yanı sıra numune de istenebileceği, ancak numunenin sunulma ve değerlendirilme yöntemine yönelik düzenlemelerin, ayrıntılı bir şekilde idari şartnamede yapılması gerektiği anlaşılmaktadır.

            İdari şartnamede 7.5.3 üncü maddesinde ise teklif edilen cihazların, yalnızca istekliler tarafından sunulacak kataloglar ve teknik şartnameye uygunluk beyanı esas alınarak değerlendirileceğinin belirtildiği, tekliflerin değerlendirilmesi amacıyla demonstrasyon yapılacağına ilişkin herhangi bir ifadeye yer verilmediği görülmüştür.

İhale dokümanında tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında demonstrasyon yapılması hususu yeterlik kriteri olarak belirlenmediğinden, ihale komisyonunun isteklilerin teklif ettiği cihazlarla ilgili olarak demonstrasyon yapması ve sonucuna göre 4 isteklinin teklifinin, teklif ettikleri cihazlar teknik şartnamede belirlenen kriterleri karşılamadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakması mevzuata aykırılık teşkil etmektedir.

            İhale komisyon kararı ve başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri birlikte değerlendirildiğinde, idarenin teklif edilen cihazların teknik şartnameye uygunluğunu tespit edebilmek için demonstrasyon uygulaması yapmaya gereksinim duyduğu görülmektedir. Bu nedenle, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında demonstrasyon yapılması hususunun da yeterlik kriteri olarak belirlendiği,  demonstrasyon uygulamasının yapılma ve değerlendirilme şartlarının ayrıntılı şekilde düzenlendiği yeni bir ihale dokümanı ile ihalenin gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

   Oybirliği ile karar verildi.