İhale komisyonu oluşturulurken üye seçiminin nasıl yapılacağına ilişkin örnek karar (KİK)

05.02.2009 tarih ve H.54.98.0092/2008-107E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Artvin Devlet Hastanesi Baştabipliği tarafından 01.12.2008 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Tam Otomasyon Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Promer Bilgisayar İmalat ve Yazılım Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin 22.12.2008 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 23.12.2008 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  29.12.2008 tarih ve 37407 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.12.2008 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun uygun bulunmadığına,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin teknik şartnamede yer alan bazı maddeleri karşılamadığı, iki idare tarafından yetersiz görülen ilgili firmanın, bu ihalede yeterli görülmesinin nedeninin demo işlemi sırasında gerekli hassasiyetin gösterilmemesi ve teknik şartname ile demoyu sorgulayacak uzman üyelerin bulunmaması olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Şikayet konusu edilen ihalenin; 2009-2010 yılları arasında 24 aylık 2 destek elemanı ile tam otomasyon hizmet alımı işini kapsadığı, başvuru sahibi tarafından yapılan itirazen şikayet başvurusunda, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif edilen yazılımın, ihaleye ilişkin teknik şartnamenin 3.1.16, 12.16, 3.2.2, 3.3.3, 3.3.6, 3.3.8, 3.9.1, 12.3.1.11, 12.5.11, 12.6.1.19, 12.13.5.17, 12.14.1.4, 12.11.1.2, 12.16.15, 12.18.3, 12.18.6, 12.2.4.11 ve 12.14.2.2 sayılı maddeleri olmak üzere, toplam 18 ayrı maddesini karşılamadığının iddia edildiği anlaşılmıştır.

Ayrıca, daha önce Kamu İhale Kurulu tarafından alınmış bulunan 2008/UH.I-3877 ve 2008/UH.Z-3040 sayılı Kararlar dayanak yapılmak suretiyle; söz konusu Kararlar ile ihale üzerinde bırakılan firmanın hazırladığı yazılımların yetersiz olduğunun daha önce ortaya konulmasına rağmen, yapılan demoda gerekli hassasiyetin gösterilmemesi veya ihale komisyonunda tüm teknik şartnameyi demoda sorgulayacak uzman üyelerin bulunmaması hususlarının da teknik şartnamede belirtilen uyumsuzlukların belirlenememesine neden olduğunun belirtildiği görülmüştür.

Kurulun, 15.07.2008 tarih ve 2008/UH.Z-3040 sayılı Kararı ile 16.09.2008 tarih ve 2008/UH.I-3877 sayılı Kararı birlikte incelendiğinde; kararlara mesnet teşkil eden ihalelerin Kars Devlet Hastanesine ve Trabzon Fatih Devlet hastanesine ait olduğu, söz konusu ihalelerin konularının ise sırasıyla, “Hastane bilgi sistemleri ve 80 kişi ile veri girişi hizmeti alımı” ile “5 kişilik otomasyon hizmeti alımı” olduğu, buna karşılık belirtilen Kurul Kararlarının her ikisinde de hastane tarafından yapılan demonstrasyon işlemi sonucunda, teklif edilmiş bulunan yazılımda teknik şartname hükümlerine göre tespit edilen uyumsuzluklar/eksiklikler nedeniyle Akgün Bilgisayar Prog. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin ihale dışı bırakılması yönünde alınmış bulunan ihale kararının yerinde olduğuna karar verildiği belirlenmiştir.

Şikayet konusu edilen ihaleyi gerçekleştiren idare ile Kurul Kararlarında yer alan idarelerin her birinin kendi yapısına özgü yazılım ihtiyacı olacağı gibi, bu ihtiyacı karşılayan yazılımların niteliklerinin de birbirinin aynısının olmasının mümkün olmayacağı, diğer taraftan ilgili ihalelerde idarelerce ortaya konulan uyumsuzluklar/eksiklikler ile bahse konu ihalede başvuru sahibince iddia edilen eksikliklerin de aynı nitelikte olmadığı görüldüğünden, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif ettiği yazılımın yetersizliğinin öne sürülmesinde, daha önce alınan söz konusu Kurul kararlarının dayanak yapılmasının yerinde olmadığı belirlenmiştir.

Diğer taraftan, ihale yetkilisi tarafından ihale komisyonu üyesi olarak, 5 asil 5 de yedek üyenin belirlendiği, asil üyelerin baştabip yardımcısı başkanlığında, 1 baştabip yardımcısı, 2 hastane müdür yardımcısı ve 1 bilgisayar öğretmeninden, yedek üyelerin ise yine baştabip yardımcısı başkanlığında, 1 hastane müdür yardımcısı, 1 ayniyat sayman vekili ve 2 memurdan oluşturulduğu belirlenmiştir.

4734 sayılı Kanunun “İhale Komisyonu” başlıklı 6 ncı maddesinde; “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir. İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir. …” hükmü yer almaktadır.

İhale konusu edilen işin niteliğinin “Tam Otomasyon Hizmeti” alımı işi olduğu hususu göz önüne alındığında, ihale komisyonunun görevleri arasında, hazırlanmış bulunan yazılımın teknik şartname hükümlerini karşılayıp karşılamadığı hususunun tespit edilmesi de bulunmaktadır. Bu yönde tespit yapılabilmesi için, bir başka deyişle hazırlanmış bulunan yazılımın hastanenin ihtiyaçlarını giderip gidermediğini ölçebilmek için öncelikle bilgisayar programcısı olmak yerine, hastane işlerini uygulama ve mevzuat açısından çok daha iyi bilmek gerektiğinden, hastanenin işleyişinde yetki ve sorumluluğu bulunun personelin ihale komisyonunda görevlendirilmesinin gerekli/yeterli olduğu, ayrıca ihale komisyonu üyeleri arasında  teknik yönden bir bilgisayar öğretmeni de bulundurulduğu anlaşıldığından, oluşturulan ihale komisyonu üyelerinin sayı ve niteliğinin ilgili Kanun hükmüne uygun olduğu, demonstrasyon işleminde üyelerin yetersizliği yönündeki iddianın yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

İhaleye ilişkin idari şartnamenin “Diğer Hususlar” başlıklı 1 inci maddesinde ve aynı şekilde olmak üzere de teknik şartnamenin 2.1.28 inci maddesinde; “Firmanın yapacağı tanıtım (DEMO) sonunda ihale komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Tekliflerin değerlendirilmesinde, önerilen yazılım ve/veya donanımın teknik nitelik ve hastane ihtiyaçlarını karşılama düzeyi (Demonstrasyon) ele alınacaktır. Belge değerlendirmeleri sonucunda eksik belgesi bulunmayan ve en düşük fiyat veren yüklenici firmadan başlamak üzere demo yapılacaktır. Demo, Hastanemiz toplantı salonunda, komisyon huzurunda, en düşük fiyat avantajına göre firmalar sıralanarak ihaleden sonraki ilk iş gününden itibaren saat 10.00 da başlamak üzere her demoya bir gün verilecektir. Demoya katılacak firmalara günleri tebliğ edilecektir. Demo için gelen istekliler teknik şartnamede istenilen tüm özellikleri gösterebilmek amacı ile tam teçhizatı olarak hazır bulunmak zorundadır. İdare demo için ihale komisyonu üyelerinden oluşan teknik bir heyet kuracak bu heyet tüm modüllerin işlevlerini kontrol edecektir. Bu demo sonunda teknik şartnamede yer alan tüm yazılım modüllerinin içeriklerinin teklif edilen yazılım tarafından karşılanıp karşılanmadığını tespit amacıyla; her modülün işlevleri ve bu işlevlerin yerine getirilmesinden sonra o modülden alınması gereken (defter çıktıları, istatistiki raporlar, standart formlar, personel listeleri, faturalar, maaş bordroları ve listeleri, demirbaş listeleri, rasyo ve iaşe listeleri vb. listeler ve raporlar olup bu rapor ve listeler her modülün  içinde en ufak ayrıntısına  kadar açıklanmıştır) çıktılar kontrol edilecek, ihale komisyonunun onayladığı firmanın teklifi ihale komisyonunca değerlendirmeye alınacaktır. Demo yapılması neticesinde teklifte sunulan tüm modüllerin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır.” düzenlemesine yer verilmiştir.

4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinde, doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numunelerinin, katalogları ve/veya fotoğraflarının istenebileceği hükmü yer almaktadır. Ayrıca ihale mevzuatında, idarelerin ihalelerde teklif edilecek ürünler ile ilgili demonstrasyon yapılmasını talep etmesine engel bir düzenleme yer almamaktadır. İhale süreci içerisinde ihale dokümanına yönelik her hangi bir şikayet başvurusunda da bulunulmamıştır. Bu durumda istekliler ihaleye teklif vermekle, istenilmesi halinde teklif edilen ürün ile ilgili olarak demonstrasyon yapmayı kabul etmişlerdir.

İdare tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ihale dokümanında yer verilen düzenleme gereği 03.12.2008 tarihli yazı ile ihale üzerinde bırakılan istekliden satın alınacak yazılım ile ilgili olarak demo yapmasını istemiştir. Buradan idarenin tekliflerin değerlendirilmesinde, teklif edilen ürünle ile ilgili olarak yapılan demonstrasyon  işleminin sonucunun dikkate alınması gerektiği belirlenmiştir.

Teklifi geçerli kabul edilen diğer iki istekliden de demonstrasyon işlemini yapmasının istendiği, başvuru sahibi isteklinin 04.12.2008 tarihinde demonstrasyon işlemini yaptığı ve yapılan bu demonstrasyon işlemi neticesinde teklif ettikleri yazılımın yeterli olduğuna karar verildiği, buna karşılık Çözüm Bilgisayar firmasının ise demonstrasyon yapmaya gelmediği görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan istekli ile yapılan demonstrasyon sonucunda, teklif edilen yazılımın teknik şartnamede istenen koşulları karşıladığına ve söz konusu yazılımın yeterli olduğuna karar verilmiştir. Bu durumda ihalenin, Akgün Bilgisayar Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakılmasında ihale dokümanı ve ihale mevzuatına aykırılık bulunmamaktadır. Bu nedenle başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun uygun bulunmadığına,

   Oybirliği ile karar verildi.