İhale komisyonu üyesi olmayan kişilerin Demonstrasyon ve numune inceleme işleminde görevlendirilip görevlendirilemeyeceği (KİK)

17.05.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.08.00.00-101.04-.M.[13.82].(0221)./2011-21E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Bayrampaşa Devlet Hastanesi Başhekimliği tarafından 23.02.2011 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “2011 Yılı 36 Kalem Tıbbi Cihaz ve Tıbbi El Aletleri Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Ramiz Bektaş / Umut Medikal’in 13.04.2011 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 20.04.2011 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  29.04.2011 tarih ve 21960 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.04.2011 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

           
1 ) Başvuru konusu ihaleye ait teknik şartnamenin 4 üncü maddesini karşılamadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, teknik şartnamenin 4 üncü maddesinde cihazın alt alta 3, 4, 6, 12 kanal kayıt yapmasının istendiği, alt alta kayıt yapılacak kağıt ebatının ise belirtilmediği, teklif ettikleri cihazın katlamalı sürekli form termal kağıda alt alta kayıt yapabildiği, diğer tüm cihazların A4 ve A5 kağıda kayıt yapabildiği teknik şartnamenin 4 üncü maddesine uygun olduğu,

           
2 ) Başvuru konusu ihaleye teklif ettikleri cihazın teknik şartnamenin 13 üncü maddesine uygun olduğu, tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılma işleminde mevzuata uyarlık bulunmadığı,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

           
1 ) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

            Başvuru konusu ihaleye ait idari şartnamenin 2 nci maddesinde ihale konusu işin adı; “2011 Yılı 36 Kalem Tıbbi Cihaz ve Tıbbi El Aletleri Alımı İşi” olarak belirtilmiş olup, inceleme konusu şikayet ise 1. kalem “monitörlü ekg cihazı (12 kanallı)”na ilişkindir.

            İdari şartnamenin 7.5.6 ncı maddesinde; “İstekliler, Tıbbi Cihaz/Tıbbi El Aletlerine ait idarece hazırlanan teknik şartnameye madde madde cevaplandırılmış imzalı uygunluk belgesi vereceklerdir. Teknik şartnameye uygunluk belgesi sunmayan istekli ihale dışı kalacaktır. Tedarik edilecek malların katalogları, fotoğrafları ihale dosyasında sunulacaktır. Katalog üzerindeki açıklamaların Teknik şartnamenin hangi maddesini/maddelerini karşıladığı ayrı ayrı katalog üzerinde gösterilecektir.

            Teklif edilen Tıbbi cihazların teknik şartnamede istenilen özellikleri taşıyıp taşımadığını belirlemek amacıyla teklif değerlendirilmesi sırasında işin uzmanlarınca cihazın demostrasyonu istenebilir. Demo uygulanması sırasında firma yetkilisi hazır bulunacak ve bu hususta her türlü işlem tutanağa geçirilecektir. Demo uygulaması yazılı olarak firmalara bildirilecek ve tüm sorumluluk firmaya ait olacaktır.(Demo masrafları..vs) Demonun uygulanacağı yer idare tarafından belirlenecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

            Monitörlü EKG Cihazına ait teknik şartnamenin 4 üncü maddesinde; “Kaydedici alt alta 3, 4, 6 ve 12 kanal kayıt yapabilmelidir ve kayıt hızı 10, 25, 50 mm/sn olarak seçilebilmelidir.” düzenlemesi yer almaktadır.

            İnceleme konusu ihalede idari şartnamenin 7.5.6 ncı maddesi çerçevesinde 03.03.2011 tarihinde başvuru sahibi Ramiz Bektaş tarafından teklif edilen cihaz için, 07.03.2011 tarihinde ise ihale üzerinde bırakılan istekli Medilife Med. Ürn. Tic. Ltd. Şti.’nin teklif ettiği cihaz için demonstrasyon yapıldığı görülmüştür.  03.03.2011 tarihinde başvuru sahibi Ramiz Bektaş tarafından teklif edilen cihaz için yapılan demonstrasyon tutanağında; “Hastanemiz Baştabipliğince 23.02.2011 tarihinde yapılan 2011 Yılı 36 Kalem Tıbbi Cihaz ve Tıbbi El Aletleri Alımı İhalesinin 1. Kaleminde yer alan “Monitörlü Ekg Cihazı (12 Kanallı)” cihazına teklif vermiş olan UMUT Medikal Tıbbi Lab. Cih. Paz. İth. İhr. San. Tic. (Ramiz Bektaş)firmasının MONİTÖR Marka EC12T RD Model Monitörlü EKG Cihazının demostrasyonu 03.03.2011Tarihinde Perşembe günü saat:10:30’da hastanemiz personellerinden Baştabip Yard. Gen. Cer. Uzm. Op. Dr. Ali Özer, Baştabip Yard. Dah. Uzm. Dr. F. Mehmet Velibeyoğlu , Kardiyoloji Uzm. Dr. Turgun Hamit ve ilgili firmanın görevlisi Biomedikai Teknikeri Ercan DEMİR’ in de katılımıyla hastanemizin kardiyoloji polikliniğinde yapılmıştır. Yapılan demostrasyon neticesinde;

            Teknik şartnamenin 4. maddesinde “Kaydedici alt alta 3, 4, 6 ve 12 kanal kayıt yapabilmelidir” hükmü mevcuttur. Şartnamenin bu maddesinde 3, 4, 6ve l2 kanalın alt alta kaydedilmesi istenmiştir.Ancak demostrasyonu yapılan cihazın 3,4 ve 6 kanalı alt alta kaydettiği fakat 12 kanalı alta alta kaydetmediği görülmüş olup teknik şartnamenin 4. maddesine uygun olmadığı tarafımızca tespit edilmiştir.” ifadelerine yer verilmiştir.

Umut Medikal – Ramiz Bektaş’ın teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi 30.03.2011 tarihli ihale komisyon kararında; “İhalenin 1. kaleminde yer alan Monitörlü EKG Cihazı için UMUT Medikal Tıbbi Lab. Cih. Paz. İth. İhr. San. Tic. –Ramiz Bektaş  firmasının teklif etmiş olduğu MONİTÖR marka EC12T RD model cihazının demostrasyonu (Demo) firma görevlisi Biomedikal Teknikeri Ercan Demir ve Hastane Baştabipliği tarafından görevlendirilmiş olan Op.Dr. Ali Özer (Komisyon Başkanı -Genel Cerrahi Uzmanı), Uz. Dr. Turgun Hamit (Kardiyoloji Uzmanı), Uz. Dr. F. Mehmet Velibeyoğlu’nun (Dahiliye Uzmanı) katılımları ile birlikte 03.03.2011 tarihinde yapılmıştır. Yapılmış olan Demostrasyon değerlendirilmesi sonucunda; Teknik şartnamenin 4. maddesinde “Kaydedici alt alta 3, 4 ,6 ve 12 kanal kayıt yapabilmelidir” hükmü mevcuttur. Şartnamenin bu maddesinde 3,4,6 ve 12 kanalın alt alta kaydedilmesi istenmiştir. Ancak demostrasyonu yapılan cihazın 3, 4 ve 6 kanalı alt alta kaydettiği fakat 12 kanalı alta alta kaydetmediği tespit edilmiş ve bununda teknik şartnamenin 4 .maddesini karşılamadığı görülmüştür. Bu nedenle UMUT Medikal Tıbbi Lab. Cih. Paz. İth. İhr. San. Tic. – Ramiz Bektaş firmasının teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına
   Oybirliği ile karar verilmiştir.” şeklinde ifade edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43 üncü maddesinde; “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.”hükmü,

                Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliğin 13 üncü maddesinde; “Muayenede aranacak hususlar; ihale dokümanında yazılı şartlardır…”hükmü,

Yer almaktadır.

Teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu, idareler tarafından, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında  demonstrasyon  ya da numune değerlendirmesi yoluyla yapılabileceği gibi, bu değerlendirme ürünün teslimini müteakip muayene ve kabul aşamasında da gerçekleştirilebilir. Bu konudaki takdir yetkisi idarelere ait olup, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin de yapılmasının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesi gerekmektedir. Bununla birlikte, teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu ister belgeler üzerinden, ister numuneler üzerinden isterse  demonstrasyon yoluyla tespit edilsin, idarenin teklif edilen ürünün teknik şartnameyi karşılayıp karşılamadığına muayene ve kabul aşamasında da bakması mevzuat gereğidir. Ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın, ürünün teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu açık olup, bu aşamaya ilişkin Kurum tarafından ihale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemede herhangi bir tespitin yapılması mümkün bulunmamaktadır.

     Başvuru konusu ihaleye ait idari şartnamenin 7.5.6 ncı maddesinde, ihale komisyonunun gerekli gördüğü takdirde demonstrasyon isteyebileceğinin öngörüldüğü, bu çerçevedeidare tarafından ihaleye teklif veren isteklilerin demonstrasyona davet edildiği, başvuru sahibi tarafından teklif edilen cihazın, yapılan demonstrasyon sonucunda teknik şartnameye uygun olmadığının tespit edilmesi üzerine, yapılan demonstrasyon sonucunda teklif ettiği cihaz teknik şartnameye uygun olduğu sonucuna ulaşılan Medilife Med. Ürn. Tic. Ltd. Şti. üzerinde ihalenin bırakılmasına karar verildiği anlaşılmaktadır.

Söz konusu ihalede, demonstrasyona ilişkin değerlendirmenin, ihale komisyonu üyeleri arasından idarece görevlendirilen 2 kişi (kardiyoloji uzmanı ile genel cerrahi uzmanı) ve ihale komisyonu üyesi olmayan 1 kişi (dahiliye uzmanı) olmak üzere toplam 3 kişilik uzman bir teknik heyetçe yapıldığı görülmüştür.

          İheleye ait idari şartnamenin 7.5.2 nci maddesindeihale komisyonunun gerekli gördüğü takdirde demonstrasyon isteyebileceğine yönelik düzenleme bulunduğu görülmekte olup, bu düzenleme göz önünde bulundurularak, isteklilerin ihaleye teklif vermekle, istenilmesi halinde teklif edilen ürün ile ilgili olarak demostrasyon yapmayı ve demostrasyon sonucunda idarece yapılan değerlendirmeyi kabul etmiş oldukları varsayılmaktadır. Ayrıca Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin“İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17 nci maddesinin dördüncü fıkrasında; “İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.” hükmü yer almakta olup, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını belirleme yetki ve sorumluluğu sadece ihale komisyonuna aittir. Bu doğrultuda, demonstrasyonun, ihale komisyonunda yer alan uzman üyelerce yapılarak imza altına alınması gerekmekte iken ihale komisyonu üyesi olmayan dahiliye uzmanına demonstrasyon komisyonunda yer verilmesinin anılan Yönetmelik hükmüne uygun olmadığı anlaşılmıştır.  Bununla birlikte demonstrasyon tutanağında ihale komisyonunda görevli olan iki uzman üyenin de (kardiyoloji uzmanı ve genel cerrahi uzmanı) imzasının bulunuyor olması nedeniyle, söz konusu aykırılığın esasa etkili bir hal almadığı, zira ihale komisyonunda görevli iki uzman üyenin demostrasyon için görevlendirilmesinin yeterli olduğu sonucuna varılmıştır.

Söz konusu heyetin ihale komisyonunun ihale konusu işin uzmanı üyelerini de barındırdığı, yapılan demonstrasyon sonunda başvuru sahibi tarafından teklif edilen cihazın teknik şartnameye aykırılıklarının ve ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif edilen cihazın teknik şartnameye uygunluğunun tutanak altına alındığı, bu tutanağın ihale komisyonunda yer alan uzman üyelerce imzalandığı ve demonstrasyon sonucuna ihale komisyon kararı tutanağında da yer verildiği tespit edilmiştir.

Netice itibariyle, teklif edilen cihazların ihale dokümanına uygunluğunun, yapılan demonstrasyon sonucuna göre belirlendiği söz konusu ihalede, idare tarafından yapılan demonstrasyon sonucuna göre başvuru sahibinin teklif ettiği cihazın teknik şartnamenin 4 üncü maddesini karşılamadığı gerekçesiyle 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesi uyarınca teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığından, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

           
2 ) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

          Başvuru sahibi tarafından teklif edilen cihazın teknik şartnamenin 13 üncü maddesine uygun olmadığı yönündeki tespit ihale komisyon kararında yer almamakla birlikte, idareye sunulan şikayet dilekçesi üzerine idarece verilen cevap yazısında; “Ayrıca cihaza ait katalogun ve kullanma kılavuzunun raportörlerce yapılmış olan incelemeleri ve değerlendirmeleri neticesinde;

          Teknik şartnamenin 13. Maddesinde “Cihazın giriş empedansı 20MQ’dan büyük olmalıdır.” hükmü mevcuttur.Teklif edilen cihazın katalog ve kullanma kılavuzundaki empedans girişi ise >10 MOhm olarak belirtilmiştir. Bunun da teknik şartnamenin 13.Maddesini karşılamadığı görülmüştür.

          Yukarıda açıklanan nedenlerle teklif etmiş olduğunuz Monitör Marka EC12T RD Model EKG cihazınız Teknik şartnamenin 4. ve 13. maddelerini karşılamadığı tespit edilmiştir.” ifadelerine yer verilmiştir.

            Başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan katalogda “Empedans girişi >10 MOhm” ibaresinin açıkça yer aldığı görüldüğünden başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

   Oybirliği  ile karar verildi.