İhale komisyonunun eksik üye ile toplanıp karar vermesi mümkün müdür (KİK)

Şile Devlet HastanesiBaştabipliği tarafından 27.12.2012 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “2013 Yılı 11 Aylık 17 Kişi İle Malzemeli Genel Temizlik Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Referans Temizlik Otomasyon Medikal Danışmanlık San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 17.01.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 18.01.2013 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 25.01.2013 tarih ve 3263 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.01.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

            Başvuruya ilişkin olarak 2013/478 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. Teklif mektubunda faks yoluyla tebligat yapılması kabul edilmesine rağmen, 03.01.2013 tarihli kesinleşen ihale kararının, kendilerine posta yoluyla 09.01.2013 tarihinde ulaştığı, idare ile yapılan görüşme üzerine aynı faks yoluyla bildirimin de yapıldığı, faks yoluyla bildirim yapılmasına ilişkin taahhüt dikkate alınmaksızın kendilerine posta yoluyla yapılan tebligatın usulüne uygun olmadığı,

1. Kendilerine tebliğ edilen kesinleşen ihale kararında komisyon üyesi Ayla GÜNGÖRDÜ’nün imzasının yer almadığı, kendilerine hem posta hem de faks yoluyla ulaştırılan her 2 komisyon kararında da bu eksikliğin mevcut olduğu, söz konusu kararlardaki komisyon üyelerinin imzaları arasında da farklılıklar olduğu, usule aykırı şekilde, eksik imzalı olarak, düzenlenmiş olan komisyon kararının ihale yetkilisi tarafından onaylanarak kesinleştiği, bu komisyon kararının geçersiz olduğu ve ihalenin bu nedenle iptal edilmesi gerektiği,

1. İhalede iş hacmini göstermek üzere sunulması gereken belgelerin sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, söz konusu belgelerin kendileri tarafından teklif dosyası kapsamında sunulduğu, ihalenin 1’inci oturumunda idarenin hiçbir açıklamada bulunmadan tutanakları düzenlendiği, öte yandan anılan yeterlik kriterine ilişkin düzenlemenin İdari Şartname’nin 7.4.2’nci maddesinde düzenlenmesi gerekirken bu maddenin boş bırakıldığı, düzenlemenin İdari Şartname’nin 7.4.3’üncü maddesinde yapıldığı, anılan düzenlemede iş hacmini gösterir belgelerden bahsedilmediği yalnızca gelir tablosu ile faturaların istendiği, iş hacmine ilişkin herhangi bir belirleme yapılmadığı, ihale dokümanına ek olarak sunulması gereken bilanço bilgileri tablosuna ilişkin standart formun doküman kapsamında yer almadığı, idarenin iddiasının aksine ihale aşamasında kendilerine zarf açma ve belge kontrol tutanağının verilmediği,

1. İhale üzerinde kalan istekli tarafından, teklif vermeye yetkili olunduğunu gösterir belgelerin aynen “ilgisine göre ortaklarını üyelerini veya kurucularını gösteren ticaret sicil gazetelerinin yada başka belgeleri hususunu karşılamadığı” ve yine bu belgelerde aynen “ortaklık oranlarının gösterilmediği” kanaatinde olduklarını, anılan hususa yönelik olarak yeniden inceleme yapılması gerektiği,  

1. İhale üzerinde kalan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasında birçok hususta eksiklikler olduğu kanaatinde olduklarını, bu hususların yeniden incelenmesi gerektiği öte yandan anılan istekli tarafından teklif edilen bedelden teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyeti düşüldüğünde kalan tutar ile Şartnameler’de öngörülen kıyafet, temizlik malzemeleri ve temizlik ekipmanlarının karşılanmasının mümkün olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

           
1 ) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 65’inci maddesinde “Aday, istekliler ve istekli olabileceklere yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlarda aşağıdaki hususlara uyulması zorunludur:

            a) Tebligatlar idareler veya Kurum tarafından aşağıdaki yöntemler kullanılarak yapılabilir:

           
1 ) İmza karşılığı elden.

           
2 ) İadeli taahhütlü mektupla.

           
3 ) Elektronik ortamda.

           
4 ) Faksla.

            İadeli taahhütlü mektupla yapılan tebligatlarda mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün, yabancı isteklilerde ise ondokuzuncu gün kararın istekliye tebliğ tarihi sayılır. Tebligatın bu tarihten önce muhataba ulaşması halinde ise fiili tebliğ tarihi esas alınır.

            b) İdareler veya Kurum tarafından elektronik ortamda veya faks ile yapılan tebligatlar ile çerçeve anlaşmaya dahil olan istekliler tarafından elektronik ortamda sunulan fiyat tekliflerinin aynı gün teyit edilmesi zorunludur. Elektronik ortamda veya faks ile yapılan bildirimlerde bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. …” hükmü,

            Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) Bildirim ve tebligat, iadeli taahhütlü posta yoluyla veya imza karşılığı elden yapılır. Ancak, dokümanın satın alındığına veya EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirildiğine ilişkin formda ya da başvuru veya teklif mektubunda elektronik posta adresinin ve/veya faks numarasının belirtilmesi ve bu adrese veya faks numarasına yapılacak bildirimlerin kabul edileceğinin taahhüt edilmesi kaydıyla, idare tarafından elektronik posta yoluyla veya faksla bildirim de yapılabilir.

          (2) İadeli taahhütlü mektupla yapılan tebligatta mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün, yabancı isteklilerde ise ondokuzuncu gün tebliğ tarihi sayılır. Tebligatın bu tarihten önce muhataba ulaşması halinde ise fiili tebliğ tarihi esas alınır.

          (3) Elektronik posta yoluyla veya faksla yapılan bildirimlerde, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Bu şekilde yapılan bildirimlerin aynı gün idare tarafından teyit edilmesi zorunludur. Aksi takdirde bildirim yapılmamış sayılır. Teyit işleminin gerçekleşmiş kabul edilmesi için tebligatın iadeli taahhütlü mektupla bildirime çıkarılmış olması yeterlidir. Elektronik posta yoluyla veya faksla yapılan bildirimler, bildirim tarihi ve içeriğini de kapsayacak şekilde ayrıca belgelenir. …” hükmü,

            İdari Şartname’nin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 6’ncı maddesinde “6.1.Bildirim ve tebligat iadeli taahhütlü posta yoluyla veya imza karşılığı elden yapılır. Ancak, ihale dokümanının satın alındığına ya da EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirildiğine ilişkin formda ve/veya teklif mektubunda elektronik posta adresinin ve/veya faks numarasının belirtilmesi ve bu adrese veya faks numarasına yapılacak bildirimlerin kabul edileceğinin taahhüt edilmesi kaydıyla, İdare tarafından elektronik posta yoluyla veya faksla bildirim de yapılabilir.

6.2.İadeli taahhütlü mektupla yapılan tebligatta mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün, yabancı isteklilerde ise ondokuzuncu gün tebliğ tarihi sayılır. Tebligatın bu tarihten önce muhataba ulaşması halinde ise fiili tebliğ tarihi esas alınır.

6.3.Elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimlerde, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Bu şekilde yapılan bildirimlerin aynı gün İdare tarafından teyit edilmesi zorunludur. Aksi takdirde bildirim yapılmamış sayılır. Teyit işleminin gerçekleşmiş kabul edilmesi için tebligatın iadeli taahhütlü mektupla bildirime çıkarılmış olması yeterlidir. Elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimler, bildirim tarihi ve içeriğini de kapsayacak şekilde ayrıca belgelenir. …”düzenlemesi yer almaktadır.

İlgili mevzuat hükümleri ve ihale dokümanı düzenlemeleri incelendiğinde, idarece yapılacak bildirim ve tebligatların, kural olarak, iadeli taahhütlü posta yoluyla veya imza karşılığı elden yapılacağı ancak belirli koşullarda idare tarafından faksla yoluyla da bildirim yapılabileceğinin hüküm altına alındığı görülmüştür. 

            İhaleye katılan istekliler tarafından sunulan teklif mektupları incelendiğinde, ihale üzerinde kalan isteklinin elektronik posta adresine ve faks numarasına tebligat yapılmasını kabul etmediği ancak başvuru sahibi istekli ile Şenkaya Sosy. Hizm. Elek. Bilg. Öz. Güv. Sağ. Hizm. San. Tic. Ltd. Şti.nin faks numaralarına tebligat yapılmasını kabul ettikleri görülmüştür.

            Başvuruya konu hususa ilişkin olarak 19.02.2013 tarihli ve 454 sayılı yazı ile idareden bilgi ve belge istenilmiş olup, idarenin 20.02.2013 tarihli ve 498 sayılı cevabi yazısı ve ekleri incelendiğinde, evrak kayıt defteri ve posta zimmet defterine göre, idarece ihale komisyonu kararının ihaleye katılan tüm isteklilere iadeli taahhütlü posta yoluyla bildirildiği, 03.01.2013 tarihli ihale komisyon kararının 04.01.2013 tarihinde RR01334518681 barkod numarasıyla başvuru sahibi istekliye iadeli taahhütlü posta yoluyla gönderildiği, söz konusu kararın başvuru sahibine 09.01.2013 tarihinde tebliğ edildiği, bu durumda başvuru sahibinin, iddia konu hususların farkına vardığı tarihin 09.01.2013 olduğu tespit edilmiştir.

Yapılan inceleme ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibi isteklinin birim fiyat teklif mektubunda faks yoluyla tebligat yapılmasını kabul ettiği ancak idarece ihale komisyon kararının iadeli taahhütlü posta yoluyla gönderildiği öte yandan ilgili mevzuat hükümlerinde, idarelerin belirli koşullarda isteklilere yapacakları bildirim ve tebligatları faksla yoluyla da gönderebileceğinin belirtildiği öte yandan asıl olan tebliğ yönteminin iadeli taahhütlü posta yoluyla veya imza karşılığı elden yapılacak tebligat usulü olduğu, bu nedenle de başvuru sahibine yapılan tebligatın usule uygun olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin 1’inci iddiası yerinde bulunmamıştır.

           
2 ) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

             Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

             İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

             İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.”hükmü,

            Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

            (2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

            (3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

            (4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

            (5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

            (6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.”hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’inci maddesinde “… 5.9. İhale komisyonu başkan ve üyeleri çekimser oy kullanamazlar ve verdikleri oy ve kararlardan sorumludurlar. Bu nedenle, çoğunluk görüşüne katılmayanların karşı oylarını ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalamaları gerekmektedir. İhale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiğinden, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamaz. …” açıklaması yer almaktadır.

            İlgili mevzuat hükümleri incelendiğinde, ihale komisyonu başkan ve üyelerinin çekimser oy kullanamayacakları, verdikleri oy ve kararlardan sorumlu oldukları, çoğunluk görüşüne katılmayan üyelerin karşı oylarını ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalamaları gerektiği, ihale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiğinden, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamayacağı belirtilmiştir.

            Başvuruya konu hususa ilişkin olarak 19.02.2013 tarihli ve 454 sayılı yazı ve 21.02.2013 tarihli ve 475 sayılı yazılar ile idareden bilgi ve belgeler istenilmiş olup, idarenin 20.02.2013 tarihli ve 498 sayılı ile 22.02.2013 tarihli ve 509 sayılı yazıları cevabi yazıları ve ekleri incelendiğinde, 27.12.2012 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye ilişkin olarak, 03.01.2013 tarihinde saat.09.00’da 2 asıl nüsha halinde ihale komisyonu kararı düzenlendiği, düzenlenen kararların birinde tüm komisyon üyelerinin imzalarının eksiksiz olarak yer aldığı, diğer komisyon kararında ise Hemşire Ayla Güngördü’nün imzasının sehven unutulduğu, her 2 komisyon kararının da ihale yetkilisi tarafından onaylanarak imzalandığı, ihaleye katılan tüm isteklilere sehven eksik imzalı olarak tanzim edilen komisyon kararının gönderildiği, anılan eksikliğin fark edilmesi üzerine eksik imzanın tamamlatıldığı ifade edilmiştir.

İdarece, söz konusu hususları tevsik etmesi amacıyla düzenlenen her 2 komisyon kararının asıl nüshaları ile ihale tarih ve saatinde düzenlenen “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar” tutanağı, “Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı”  ve “Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı Ve/Veya Teklif Edilen Fiyatlara Ve [Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına] İlişkin Tutanağın Hazır Bulunanlar Önünde Yapılan İlk Oturumda Talep Edenlere Verildiğine İlişkin Tutanak” gönderilmiştir.

Anılan komisyon kararları incelendiğinde, her 2 komisyon kararında da tüm komisyon üyelerinin imzalarının yer aldığı ve ihale yetkilisi tarafından onaylı olduğu, komisyon kararlarına karşı oy konulmadığı ve şerh düşülmediği, bir başka deyişle kararların
   Oybirliği ile alındığı, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına gerekçe olarak gösterilen iş hacmini göstermek üzere sunulması gereken belgelerin sunulmaması hususuna ilişkin ihale tarih ve saatinde düzenlenen “Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı”nda bütün komisyon üyelerinin tam ve eksiksiz olduğu, her 2 komisyon kararında yer alan üye imzalarının arasında bariz bir farklılığın olmadığı değerlendirilmiştir.

Yapılan inceleme ve değerlendirmeler neticesinde, ilgili mevzuat hükümleri gereğince ihale komisyon kararlarında bütün komisyon üyelerinin imzalarının tam ve eksiksiz olarak yer alması gerektiği, idarece komisyon kararının 2 asıl nüsha halinde düzenlendiği, söz konusu kararlardan başvuru sahibine ve ihaleye katılan tüm isteklilere gönderilen kesinleşen ihale kararında komisyon üyelerinden Hemşire Ayla Güngördü’nün imzasının sehven eksik kaldığının idarece de kabul edildiği bununla birlikte incelemeye konu ihalede belirtilen eksikliğin idarece tamamlandığı, her 2 komisyon kararının da ihale yetkilisi tarafından imzalanarak onaylandığı, her 2 komisyon kararının birbiri ile aynı olduğu, komisyon kararlarına karşı oy konulmadığı ve şerh düşülmediği, başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına gerekçe olan hususa ilişkin ihale tarih ve saatinde düzenlenen “Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı”nda bütün komisyon üyelerinin imzalarının tam ve eksiksiz olduğu görüldüğünden başvuru sahibinin 2’nci iddiası yerinde bulunmamıştır.

           
3 ) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “… Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.”hükmü,

            Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “… Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.”hükmü,

            Yine aynı Kanun’un “İdareye şikâyet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinde “… Şikâyet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu  işlem  veya  eylemlerin  farkına  varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.

            İlan, ön yeterlik veya ihale dokümanına ilişkin şikâyetler birinci fıkradaki süreleri aşmamak üzere en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir.”hükmü,

          Tip İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “… 7.4. Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:¹²

           7.4.1……………………………………………………………………………………………………………………

           7.4.2……………………………………………………………………………………………………………………

           7.4.3.……………………………………………………………………………………………”düzenlemesi,                                 

            Yine Tip İdari Şartname’nin 12 numaralı dipnotunda “İdare, isteklilerin ekonomik ve mali yeterliğinin belirlenmesine ilişkin olarak Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen belgelerden ihale konusu işin yaklaşık maliyeti ve özelliğine uygun olarak isteyeceği belgeler ile bu belgelerin taşıması gereken kriterleri belirleyerek 7.4. maddesine yazacaktır.”düzenlemesi,       

            İdari Şartname’nin “İhale dokümanının kapsamı” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1.İhale dokümanı aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır:

a) İdari Şartname.

b) Teknik Şartname.

c) Sözleşme Tasarısı.

ç) Hizmet İşleri Genel Şartnamesi (İhale dokümanı kapsamında verilmemiştir.)

d) Standart formlar: Standart Form-KİK_0015.3/H: Birim Fiyat Teklif cetveli, Standart Form-KİK015.3/H: Birim Fiyat Teklif Mektubu, Standart Form-KİK022.0/H: İş Ortaklığı Beyannamesi, Standart Form-KİK024.1/H: Geçici Teminat Mektubu, Standart Form-KİK024.2/H: Kesin Teminat Mektubu, Standart Form-KİK025.0/H: Banka Referans Mektubu, Standart Form-KİK026.1/H: İş Bitirme Belgesi, Standart Form-KİK026.2/H: Alt yüklenici İş Bitirme Belgesi, Standart Form-KİK027.0/H: Ortaklık Durum Belgesi

e) Bu madde boş bırakılmıştır.”düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.4.3. İsteklinin;

a) İhalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait toplam ciroyu gösteren gelir tablosunun,

b) Taahhüt altında devam eden hizmet işlerinin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen hizmet işlerinin parasal tutarını gösteren ihalenin yapıldığı yıldan önceki yılda düzenlenmiş faturaların,

İsteklinin birinci fıkrada belirtilen belgelerden birini sunması yeterlidir.

Taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen işlerin parasal tutarının hesabında, yurt içinde ve yurt dışında gerçekleştirilen işlerden elde edilen gelirlerin toplamı dikkate alınır.

Toplam cironun teklif edilen bedelin % 25’inden, taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen işlerin parasal tutarının ise teklif edilen bedelin % 15’inden az olmaması gerekir. Bu kriterlerden herhangi birini sağlayan ve sağladığı kritere ilişkin belgeyi sunan istekli yeterli kabul edilir.

Bu kriterleri bir önceki yılda sağlayamayanlar, son iki yıla ait belgelerini sunabilirler. Bu takdirde, son iki yılın parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanmadığına bakılır.

İhale veya son başvuru tarihi yılın ilk dört ayında olan ihalelerde, bir önceki yıla ait gelir tablosunu sunmayanlar, iki önceki yılın gelir tablosunu sunabilirler. Bu gelir tablosunun yeterlik kriterini sağlayamaması halinde, iki önceki yılın ve üç önceki yılın gelir tabloları sunulabilir. Bu durumda, gelir tabloları sunulan yılların parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanmadığına bakılır.

Gelir tablosunun, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylı olması zorunludur. Yabancı ülkede düzenlenen gelir tablosunun o ülke mevzuatına göre düzenlenmesi ve bu belgeyi düzenlemeye yetkili merci tarafından onaylanmış olması gereklidir.

İş ortaklığı olarak ihaleye katılan isteklilerde; iş hacmine ilişkin kriterlerin, her bir ortak tarafından iş ortaklığındaki hissesi oranında sağlanması zorunludur.” düzenlemesi,

            İhale İlanının “İş hacmini gösteren belgeler” başlıklı 4.2.2’nci maddesinde “a) İhalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait toplam ciroyu gösteren gelir tablosu,

 
            b) Taahhüt altında devam eden hizmet işlerinin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen hizmet işlerinin parasal tutarını gösteren, ihalenin yapıldığı yıldan önceki yılda düzenlenmiş faturalar,
 

Bu belgelerden birinin sunulması yeterlidir.

            Toplam cironun teklif edilen bedelin %25’inden, taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen işlerin parasal tutarının ise teklif edilen bedelin %15’inden az olmaması gerekir. Bu kriterlerden herhangi birini sağlayan ve sağladığı kritere ilişkin belgeyi sunan istekli yeterli kabul edilir.

            Bu kriterleri bir önceki yılda sağlayamayanlar, son iki yıla ait belgelerini sunabilirler. Bu takdirde son iki yılın parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanamadığına bakılır.”düzenlemesi yer almaktadır.

            İddiaya konu hususlara ilişkin olarak 19.02.2013 tarihli ve 454 sayılı yazı ve 21.02.2013 tarihli ve 475 sayılı yazılar ile idareden bilgi ve belgeler istenilmiş olup, idarenin 20.02.2013 tarihli ve 498 sayılı ile 22.02.2013 tarihli ve 509 sayılı yazıları cevabi yazıları ve ekleri incelendiğinde, 27.12.2012 tarihinde gerçekleştirilen ihalede başvuru sahibi istekli tarafından sunulan teklif dosyasında toplam 17 sayfadan oluşan 12 adet belgenin yer aldığı, söz konusu belgeler arasında iş hacmine ilişkin herhangi bir belgenin sunulmadığı, bu durumun ihale tarih ve saatinde düzenlenen “Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı”nda belirtildiği, söz konusu tutanak ile birlikte “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar” tutanağının da başvuru sahibine verildiği, bu hususa ilişkin olarak “Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı Ve/Veya Teklif Edilen Fiyatlara Ve [Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına] İlişkin Tutanağın Hazır Bulunanlar Önünde Yapılan İlk Oturumda Talep Edenlere Verildiğine İlişkin Tutanak”ın düzenlendiği belirtilmiştir. İhale işlem dosyasında yer alan başvuru sahibi istekliye ait teklif dosyasında, iş hacmine ilişkin herhangi bir belgenin yer almadığı görülmüştür.   

            Tip İdari Şartname’de, idarelerin, isteklilerin ekonomik ve mali yeterliğinin belirlenmesine ilişkin olarak Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen belgelerden ihale konusu işin yaklaşık maliyeti ve özelliğine uygun olarak isteyeceği belgeler ile bu belgelerin taşıması gereken kriterleri belirleyerek Şartname’nin 7.4’üncü maddesine yazacaklarının belirtildiği ancak başvuru sahibinin iddiasının aksine iş hacmine ilişkin yeterlik kriterinin Şartname’nin 7.4.2’nci maddesinde yer alması gibi bir belirleme yapılmadığı görülmüştür.

            İdari Şartname’de iş hacmine ilişkin düzenlemeler incelendiğinde, idarece toplam cironun veya ilgili işlerin parasal tutarlarının teklif edilen bedele göre olması gereken asgari oransal sınırın belirtildiği bir başka deyişle idarece iş hacmine ilişkin düzenlemelerin ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yapıldığı tespit edilmiştir. 

            Öte yandan yapılan incelemede başvuru sahibinin 3’üncü iddiasında yer alan hususların bir kısmının ihale dokümanına yönelik olduğu, diğer kısmının ihalenin ilk oturumunda eksikliği belirlenen iş hacmine ilişkin belgelere yönelik olduğu görülmüştür.

            İlgili mevzuat hükümleri gereğince, ihale dokümanına yönelik iddialara ilişkin idareye yapılacak şikâyet başvurularının, ihale dokümanının satın alındığı tarihi izleyen 10 gün içerisinde ve her halükarda ihale tarihinden 3 iş günü öncesine kadar yapılabileceği, başvuru sahibi tarafından ihale dokümanının 27.12.2012 tarihinde e-imza kullanılarak indirildiği dikkate alındığında, ihale dokümanının satın alındığı tarihi izleyen 10 gün içerisinde ve her halükarda ihale tarihinden 3 iş günü öncesine kadar idareye şikâyet başvurusunda bulunulması gerekirken, başvuru sahibi tarafından idareye daha sonraki bir tarih olan 17.01.2013 tarihinde şikâyet başvurusunda bulunulduğu tespit edildiğinden, anılan iddialara ilişkin olarak başvurunun süre yönünden reddine karar verilmesi gerekmektedir.

            Ayrıca, ilgili mevzuat hükümleri gereğince, idareye yapılacak şikâyet başvurularının şikâyet edilen hususun farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği izleyen 10 gün içerisinde yapılması gerektiği, incelenmekte olan ihalenin 27.12.2012 tarihinde saat 15:00’te gerçekleştirildiği, ihalenin ilk oturumunda başvuru sahibinin teklif dosyasında iş hacmine ilişkin gerekli belgeleri sunmamış olduğunun tespit edildiği, bu hususa ilişkin olarak “Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı” düzenlendiği, “Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı Ve/Veya Teklif Edilen Fiyatlara Ve [Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına] İlişkin Tutanağın Hazır Bulunanlar Önünde Yapılan İlk Oturumda Talep Edenlere Verildiğine İlişkin Tutanak”a ve idarenin 22.02.2013 tarihli ve 509 sayılı cevabi yazısına göre bu tutanağın bir örneğinin başvuru sahibine verildiği görüldüğünden, başvuru sahibince anılan hususun 27.12.2012 tarihinde farkına varıldığı anlaşılmış olup, bu durumda istekli tarafından mevzuata aykırılığı belirtilen hususa yönelik olarak idareye yapılacak şikâyet başvurusunun 27.12.2012 tarihini izleyen 10 gün içerisinde idareye yapılması gerekirken, başvuru sahibi tarafından idareye daha sonraki bir tarih olan 17.01.2013 tarihinde şikâyet başvurusunda bunulduğu tespit edildiğinden, anılan iddialara ilişkin olarak başvurunun süre yönünden reddine karar verilmesi gerekmektedir.     

            Yapılan inceleme ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibi 3’üncü iddiasında yer alan hususların tümüne yönelik olarak idareye yapılan şikâyet başvurusunun süresinde olmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin başvurunun 4734 sayılı Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu maddesinin (c) bendi gereğince süre yönünden reddi gerekmektedir.

4) Başvuru sahibinin 4’üncü ve 5’inci iddialarına ilişkin olarak:

İncelenen ihalede ihale komisyonu tarafından başvuru sahibinin yukarıda belirtilen gerekçeyle değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olduğu, buna rağmen tekliflerin değerlendirilmesi ve ihalenin sonuçlandırılmasına yönelik tesis edilen işlemlerin mevzuata uygun olmadığı iddiasıyla da itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu anlaşılmaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinde “İhale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabilecekler, bu Kanunda belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunabilirler.

…

Başvurular üzerine ihaleyi yapan idare veya Kurum tarafından gerekçeli olarak;

a) İhale sürecinin devam etmesine engel oluşturacak ve düzeltici işlemle giderilemeyecek hukuka aykırılığın tespit edilmesi halinde ihalenin iptaline,

b) İdare tarafından düzeltme yapılması yoluyla giderilebilecek ve ihale sürecinin kesintiye uğratılmasına gerek bulunmayan durumlarda, düzeltici işlem belirlenmesine,

c) Başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun olmaması, usulüne uygun olarak sözleşme imzalanmış olması veya şikâyete konu işlemlerde hukuka aykırılığın tespit edilememesi veya itirazen şikâyet başvurusuna konu hususun Kurumun görev alanında bulunmaması hallerinde başvurunun reddine,

karar verilir…”hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibinin şikâyet veya itirazen şikâyet başvurusunda bulunabilmesinin ön koşulu ihale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğraması veya zarara uğramasının muhtemel olması gerekmektedir. Bahse konu ihalede ihale komisyonu tarafından belirtilen gerekçeyle teklifi değerlendirme dışı bırakılan başvuru sahibinin bir hak kaybının olmadığı, bu nedenle tekliflerin değerlendirilmesi ve ihalenin sonuçlandırılmasına ilişkin süreçte korunması gereken herhangi bir hak veya menfaatinin bulunmadığı, dolayısıyla başvuru ehliyetinin olmadığı sonucuna varılmıştır. Bu itibarla, başvuru sahibinin 4’üncü ve 5’inci iddiasına ilişkin olarak başvurunun 4734 sayılı Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince ehliyet yönünden reddi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

   Oybirliği ile karar verildi.