İhale sürecinde yetkili satıcı belgelerinin orijinal imzalı ve kaşeli olması zorunluluğu var mı (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle;idari şartnamenin 7.5’nci maddesinde yer alan teklif dosyasında sunulması gerekli belgelerin asıllarını ıslak imzalı olarak sundukları, ihale komisyonu tarafından sunulan belgelerin fotokopi olduğu gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğuiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdarî şartnamenin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde;

“2.1.İhale konusu malın;

a) Adı: 8 Kalem İş Kıyafeti” düzenlemesi,

İdarî şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde; “7.5.2. İsteklinin alım konusu malı teklif etmeye yetkisinin bulunup bulunmadığını belgelendirmesi gerekir. Bu çerçevede istekli aşağıdaki bentlerde yer alan belgelerden kendi durumuna uygun olan belge veya belgeleri sunabilir:

a) İstekli imalatçı ise imalatçı olduğunu gösteren belge veya belgeler,

b) İstekli yetkili satıcı veya yetkili temsilci ise yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgeler,

c) İstekli Türkiye’de serbest bölgelerde faaliyet gösteriyor ise yukarıdaki belgelerden biriyle birlikte sunduğu serbest bölge faaliyet belgesi.

İş ortaklığında ortaklardan birinin, teklif edilen mala veya mallara ilişkin imalatçı veya yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belgelerden birini sunması yeterlidir.

İsteklinin imalatçı olduğunu gösteren belge veya belgeler ise şunlardır:

– Aday veya istekli adına düzenlenen Sanayi Sicil Belgesi,

– Adayın veya isteklinin üyesi olduğu meslek odası tarafından aday veya istekli adına düzenlenen Kapasite Raporu,

– Adayın veya isteklinin kayıtlı olduğu meslek odası tarafından aday veya istekli adına düzenlenen İmalat Yeterlik Belgesi,

– Adayın veya isteklinin kayıtlı olduğu meslek odası tarafından aday veya istekli adına düzenlenmiş ve teklif ettiği mala ilişkin Yerli Malı Belgesi,

İstekliler İdare Elbisesi ( Ceket, pantolon, hırka ve gömlek ), Yazlık Pantolon, Parka, Kışlık Ayakkabı, Yazlık Ayakkabı, Kışlık Gömlek ve Yazlık Gömlek için belge sunacaklardır. Kravat için belge istenmemektedir.

…

7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca ?aslının aynıdır? şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.

7.7.2.Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile ?ibraz edilenin aynıdır? veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3.İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından ?aslı idarece görülmüştür? veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler…” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer alan düzenlemeler gereği, ihaleye teklif veren isteklilerin, alım konusu kıyafetlere ilişkin olarak yetkili satıcı veya yetkili temsilci ise yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgelerisunmaları gerektiği anlaşılmıştır.

Yapılan inceleme sonucu başvuru sahibi tarafından, alım konusu ürünlere ilişkin olarak çeşitli firmalardan alınmış 7 adet yetkili satıcı olunduğuna dair belgenin sunulduğu, imalatçı olduğunu gösteren belge veya serbest bölge faaliyet belgesi sunulmadığı görülmüştür.

17.10.2012 tarihli ihale komisyon kararı ve ekleri incelendiğinde, başvuru sahibi isteklinin, yazlık ve kışlık ayakkabı için sunmuş olduğu belgelerin uygun görüldüğü; ancak ceket, pantolon, hırka, gömlek, yazlık pantolon, parka, kışlık gömlek ve yazlık gömlek için sunmuş olduğu belgelerin fotokopi olduğu gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin itirazen şikâyet dilekçesinde; sunmuş olduğu belgelerin orijinal ve ıslak imzalı olduğu iddia edildiğinden, 27.11.2012 tarih ve 3065 sayılı yazı ile İETT Genel Müdürlüğü Satınalma Daire Başkanlığı’ndan, Donan Bilgisayar Dış Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından teklif zarfı içerisinde sunulan tüm belgelerin asılları istenilmiştir. Anılan kurum tarafından 28.11.2012 tarihli ve 7972 sayılı cevabi yazı ile istenilen belgelerin asılları Kurumumuza gönderilmiştir.

Başvuru sahibinin teklif zarfı içerisinde yer alan ve asılları gönderilen belgelerin incelenmesi sonucu; hırka, yelek, kazak ve tüm triko ürünleri için DRN Tekstil Ürünleri San. Tic. Ltd. Şti.’den alınan 09.10.2012 tarihli yetkili satıcı olduğunu gösterir belgenin, ayakkabı için Polat Ayakkabı Saraciye Ür. San. Tic. Ltd. Şti. ‘den alınan 02.10.2012 tarihli yetkili satıcı olduğunu gösterir belgenin, yazlık ve kışlık gömlek için Arı Giyim Teks. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.’den alınan yetkili satıcı olduğunu gösterir belgenin, ceket, pantolon, hırka, gömlek, parka, ayakkabı ve kravat için Sevinç Teks. Kon. San. Paz. Ltd. Şti. ‘den alınan 06.10.2012 tarihli yetkili satıcı olduğunu gösterir belgenin ve Emiroğlu Giyim İnş. Teks. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.’den alınan 08.10.2012 tarihli yetkili satıcı olduğunu gösterir belgenin, yazlık ve kışlık ayakkabı ve bot için Serka Ayakkabı San. Tic. Ltd. Şti.’den alınan yetkili satıcı olduğunu gösterir belgenin, parka, kaban, ceket, pantolon ve üretimi olan diğer ürünler için, Donan Mağazacılık Tek. İm. Taş. San. Tic. Ltd. Şti.’den alınan yetkili satıcı olduğunu gösterir belgenin sunulduğu, söz konusu belgelerin tamamının kaşeli ve ıslak imzalı olduğu görülmüştür.

Teklif zarfı içerisinde yetkili satıcılık belgesi düzenleyen firmaların, imza sirküleri ve kapasite raporlarının da ek olarak sunulduğu, sunulan bu belgelerden Serka Ayakkabı San. Tic. Ltd. Şti.’ye ait kapasite raporunun TOBB İstanbul Sanayi Odası tarafından onaylı örneği olduğu, diğer kapasite raporlarının ve imza sirkülerlerinin ise fotokopi olarak sunulduğu, ancak ihale dokümanı gereği yetkili satıcılık belgesi veren firmaların imza sirkülerinin ve kapasite raporlarının sunulmasına gerek olmadığı anlaşılmıştır.

Yapılan inceleme ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibi istekli Donan Bilgisayar Dış Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından teklif zarfı içerisinde sunulması gerekli belgelere yer verildiği, sunulan yetkili satıcı olduğuna dair belgelerin orijinal imzalı ve kaşeli asıl nüshalar olduğu, sunulan belgeler fotokopi olduğu gerekçesiyle idarece teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işlemi ihale dokümanına aykırı olduğundan başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmüştür.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Donan Bilgisayar Dış Tic. ve San. Ltd. Şti.’nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmekle birlikte incelemeye konu ihale, Kurulun 05.12.2012 tarih ve 2012/UM.III-4680 sayılı kararı ile iptal edildiğinden karar verilmesine gerek bulunmamaktadır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Karar verilmesine yer olmadığına,

Oybirliği ile karar verildi.