Demonstrasyon uygulaması ve teknik şartname düzenine ilişkin (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kütahya İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/385484 İhale Kayıt Numaralı “İl Sağlık Müdürlüğü ve Sağlık Tesislerine Ait 3 Grup Hbys Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kütahya İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 24.09.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “İl Sağlık Müdürlüğü ve Sağlık Tesislerine Ait 3 Grup Hbys Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şirketi’nin 21.11.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 21.11.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 29.11.2019 tarih ve 51255 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.11.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/1524 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İhalenin birinci kısmında yapılan demonstrasyon (demo) işleminin (birinci aşama veri aktarım) Teknik Şartname’nin ilgili hükümleri ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na aykırı olarak gerçekleştirildiği, demo sonucunda veri aktarım işlemlerinin yapılmadığı veya hatalı olarak aktarıldığına ilişkin tespitlerin tek tarafları olarak yapıldığı, tutanak altına alınan durumun karşılıklı imzaları içermediği, söz konusu hatalı demo işlemlerine dayalı olarak tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin mevzuata aykırı olduğu, demo kapsamında sorulan soruların VEM dışındaki verilerden seçildiği, kendilerine teslim edilen verilerin önceki firmaya ait veri yapılarını belirten dokümanlara ilişkin olduğu, demo kapsamında sorulan soruların VEM’de yer almayan görüntülerin yer aldığı, idare tarafından verilen cevapta VEM’de yer almayan görüntüler için tablo yapılarının verildiği belirtildiği, ancak teslim edilen verilere ilişkin tutanakta bu hususa ilişkin herhangi bir bilginin bulunmadığı, dolayısıyla demoda sadece VEM’de yer alan görüntülerin sorgulanacağı kabulüyle hareket edildiği, ayrıca demo kapsamında veri aktarım işlemlerinin hangi yönden hatalı olduğu hususunun ne şekilde belirlendiğinin taraflarına bildirilmediği, öte yandan, demonun birinci aşaması olan veri aktarımına ilişkin ihale üzerinde bırakılan isteklinin yeterli deneyime sahip olmadığı, aynı sektörde faaliyet göstermeleri nedeniyle söz konusu isteklinin yetenekleri hakkında bilgi sahibi oldukları ve hangi kurumlar ile çalıştıklarının taraflarından bilindiği, bu itibarla söz konusu firmanın demoyu başarı ile tamamlamasının mümkün olmadığı,

2) İhalenin ikinci ve üçüncü kısımlarında ihale üzerinde bırakılan isteklilerin tekliflerin aşırı düşük olduğu (TRTEK Teknolojik Ürünler Bilgisayar Yazılım Donanım San. Tic. Ltd. Şti., Egesoft Bilgi Teknolojileri Sanayi ve Tic. Ltd. Şti.) ve  yapılan sorgulama sonucunda yaptıkları açıklamalarının uygun bulunduğu, idare tarafından teklifte önemli görülen maliyet bileşenlerinin belirlenerek bu maliyetlerinin açıklanmasının istenildiği, ancak bu maliyet bileşenlerinin (personel  ve demonstrasyon gideri ile kurulum, yazılım, lisans ve eğitim maliyeti) mevzuata uygun şekilde ve belgelere dayalı olarak açıklanmadığı,

3) İhalenin birinci, ikinci ve üçüncü kısımlarında ihale üzerinde bırakılan isteklilerin teklif dosyası kapsamında, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 10/A maddesi ile İdari Şartname’nin 7’nci maddesi uyarınca istenilen tüzel kişiliğin son ortaklık durumunu gösteren belgeler ile ilgilerin TC kimlik numaralarının sunulmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu hizmet işinin adının “İl Sağlık Müdürlüğü ve Sağlık Tesislerine Ait 3 Grup HBYS Hizmet Alımı” olarak belirtildiği, aynı Şartname’nin 19’uncu maddesinde teklif ve sözleşme türünün birim fiyat teklif ve sözleşme olarak belirlendiği görülmüştür.

Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Kısmi teklife ilişkin açıklamalar

20.2.1.  3 Grup” düzenlemesi,  

Anılan Şartname’nin “Diğer Hususlar”  başlıklı 47’nci maddesinde “47.1. İdare ihaleye giren firmalardan ekonomik açıdan en avantajlı fiyat teklifi veren firmadan başlamak üzere demontrasyon yapılacaktır. Demontrasyon teknik şartnamede istenilen kriterlere göre gerçekleştirilecektir.

Belge Kontrolden geçen ve yaklaşık maliyet altı olan bütün firmalar Demoya çağrılacaktır. Demoya katılan bütün firmalar demo için idarece belirlenen sürede veri aktarımlarını tamamlayıp demoya gelecektir.

Yüklenici firma işçi alınması, işçilere İş Kanunu’ndan doğan haklarının ödenmesi, işçi çıkartılması ve sair konularda tüm sorumluluk yüklenici firmaya ait olup, idare bu konuda sorumlu sayılmayacaktır. İdarenin bu konuda yapacağı her türlü ödeme yükleniciye rücu edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Genel Hususlar” başlıklı 1’inci maddesinde “Demonstrasyon sırasında yazılımın çalışma sistemi ile altyapısı incelenecek olup, istenen yapıya uygun olmayan yazılıma sahip olmayan istekliler değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi,

“Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. Demonstrasyon işlemleri (demo) İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

2.2. Demo, İdarenin sağlayacağı mekanda yapılacaktır.

2.3. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya İdareden gerek görülen tüm personel katılabilir ancak karara katılamaz.

2.4. Demoya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılacaktır.

2.5. Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporu tutulacaktır. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanakta imzadan imtina edilirse bu durum tutanakta açıkça belirtilecektir.

2.6. İsteklinin yapacağı yeterlilik demosu sonunda ihale komisyonundan yeterlik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük;/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir.

2.7 Teknik Şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeleri İsteklilerce karşılanacaktır.

2.8 MKYS, MEDULA,TİG, Sağlı.Net Online, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar İstekli tarafından önceden hazırlanacaktır.

2.9. Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonu geçersiz sayılacaktır.

2.10. İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite çalışması esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

2.11. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.

…

1. 1. Birinci Aşama-Veri Aktarım Yeteneği

1.1.1. Genel Müdürlük tarafından verilen “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Belgesi” sahibi olan İstekliler ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonstrasyonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacak ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir.

1.1.2. Veri aktarımı için ihaleden belge uygunluğunu sağlayan ve yaklaşık maliyetin altında kalan firma temsilcilerine tebligat yapılacaktır. Katılım sağlamayan ancak dosya gönderen isteklilere telefon, eposta ve EKAP üzerinden bildirim yapılacaktır. Bildirim tarihinden itibaren  3. gün (tatil gününe denk gelirse takip eden ilk iş günü) istekliler data aktarımı için gerekli cihaz ve malzemeleri ile idare tarafından gösterilen binada veri aktarımı için hazır bulunacaktır. Bu aktarımlar sağlaması için istekli yeterli kapasitedeki sunucu, enerji kablosu ve ek malzemeleri tedarik etmek zorundadır. İdare isteklilere 2019 yılının 2 aylık verilerini gizlilik sözleşmesini imzalamasına müteakip teslim edecektir. İsteklinin getirmiş olduğu cihazlar hiçbir suretle internet bağlantısı yapılmayacak olup, aktarımları idarenin belirlemiş olduğu lokasyonda yapacaktır. Bu iş ve işlemler için en fazla 7 takvim günü verilecektir. Bu işlem için istekliler 7 gün süresince 24 saat çalışma imkanı bulabilecektir. İsteklinin kendisinden kaynaklanmayan (elektrik kesintisi vb.) durumlarda tüm isteklilerin etkilenmesi sonucunda kaybedilen süre komisyon tarafından tüm isteklilere tanınacaktır. Aktarım demonstrasyonun bir parçası olduğundan 7 takvim günü içerisinde aktarımları sağlamayan istekliler demonstrasyondan geçmemiş sayılacaktır. İsteklinin getirmiş olduğu cihaz ihale demo süresi boyunca idarede saklanacak olup ihale sürecinin tamamlanmasına müteakip sunucu içerisindeki veriler silindikten sonra teslim alacaktır…” düzenlemesi yer almaktadır.

İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde istekliler tarafından teklif edilen yazılımların teknik değerlendirmesinin demonstrasyon (demo) yoluyla yapılacağı düzenlenmiş, Teknik Şartname’de demo işlemlerinin detaylarına yer verilmiştir. Buna göre demo işleminin üç aşamalı olarak yapılacağı, ilk aşama demo işleminin veri aktarımına ilişkin olduğu, veri aktarım demosu için idare tarafından 2019 yılına ilişkin 2 aylık verinin isteklilere teslim edileceği, demonun bu veriler üzerinden yapılacağı, birinci aşama veri aktarım demosunu tamamlayanların sonraki aşama demolara davet edileceği, yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve ilgili istekli tarafından imzalanmış demo raporunun tutulacağı, istekli tarafından herhangi bir sebepten dolayı tutanakta imzadan imtina edilirse bu durumun tutanakta açıkça belirtileceği düzenlemiştir.  

Alımı yapılacak ürünlerin/yazılımların istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi mümkün bulunmamaktadır. Bu nedenle idarece demonstrasyon ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmaktadır.

Yapılan incelemede, başvuruya konu ihalenin birinci kısmına beş isteklinin teklif verdiği başvuru sahibi istekli dahil üç isteklinin teklifinin yapılan veri aktarımına ilişkin demo sonucunda teklif edilen yazılımın teknik şartnameyi karşılamadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasında yer alan ihalenin birinci kısmına ait “Data Aktarım Sonucu Teknik Rapor” başlıklı tutanakta, ihalenin birinci kısmına ilişkin data aktarım demosunun 10-18 Ekim 2019 tarihleri arasında ses ve görüntü kaydı yapılarak tamamlandığı belirtilmiş, demo sonucunun 21.10.2019 tarihinde teknik üyeler tarafından değerlendirildiği hususuna yer verilmiş ve söz konusu raporun ihale komisyonun uzman üyeleri (üç kişi) tarafından imzalandığı görülmüştür.

Söz konusu raporun; ihalenin birinci kısmında ihale üzerinde bırakılan Panates Bilişim ve Teknik San. Ltd. Şti’ye ilişkin kısmında “… İsteklisine toplamda 90 soru (Ek:-7 Panates isteklisine sorulan sorular) yöneltilmiştir. Bu soruların cevapları Ek-8’de mevcut olup, istekliden cevapları kaşeli ve imzalı şekilde alınmıştır. Komisyonumuzca yapılan değerlendirmede 2 sorunun (rasyon ve tomografi sorular) hatalı olduğu tespit edildiğinden dolayı bu sorular iptal edilmiştir. Panates isteklisine toplamda 88 soru yöneltilmiş olup, bu soruların 88’ine doğru cevap verilmiştir. İsteklinin data aktarım oranı ölçeklendirildiğinde % 100 başarı (Ek-9) sağladığı görülmüştür.” hususuna,

Başvuru sahibine ilişkin kısmında “… Akgün isteklisi değerlendirme sırasında hasta order verilerini, hemodiyaliz hasta verilerini, cep depo listelerini, acil servis müşahede hasta bilgilerini hiç aktarmadığını beyan ettiği için aktarmadığı konulardaki 2. ve/veya sonrasındaki sorular istekliye sorulmamış olup, bu sebeple firmaya toplamda 74 soru (Ek-4 Akgün isteklisine sorulan sorular) yöneltilmiştir. Bu soruların cevapları Ek-5’te mevcut olup istekliden cevapları kaşe ve imzalı şeklinde alınmıştır. Komisyonumuzca yapılan değerlendirmelerde 2 sorunun (rasyon ve tomografi sorular) hatalı olduğu tespit edildiğinden dolayı bu sorular iptal edilmiştir. Akgün isteklisine toplamda 72 soru yöneltilmiş olup, bu sorulardan 30’una doğru cevap vermiştir. İsteklinin data aktarım oranı ölçeklendirildiğinde, % 41,67 (Ek-6) başarı sağladığı görülmüştür. İstekli bunlara ek olarak fatura bilgilerini, epikriz bilgilerini, performans puan bilgilerini, radyoloji istem bilgilerini, ilaç bilgeleri, sarf malzeme bilgileri, order bilgileri, e-reçete bilgileri, hemodiyaliz bilgileri, personel özlük ve kimlik bilgilerini, hasta muayene sayıları, makbuz listeleri, konsültasyon sayıları, triaj hasta sayıları, hizmet sayıları, ameliyat sayıları, sezaryen sayıları, hasta sevk sayıları, ilaç kullanım adetleri, yatış yapılan hasta listeleri, taahhütname listeleri, fatura istatistiği bilgilerini hatalı aktardığı tespit edilmiştir.” hususuna yer verilmiş, söz konusu rapora demoya katılan her bir istekliye sorulan sorular ile istekli tarafından verilen cevaplara ilişkin ekran görüntülerinin eklendiği görülmüştür. Söz konusu rapor esas alınarak hazırlanan tutanakta, raporda yer alan tespitler çerçevesinde başvuru sahibi isteklinin data aktarımın hatalı olduğu, demonun ikinci aşamasına Panates Bilişim ve Teknik San. Ltd. Şti. ve Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti. ile devam edileceği belirtilmiş ve söz konusu tutanak ihale komisyonu üyelerince imzalanmıştır.

İhale komisyonu tarafından yapılan demoya ilişkin raporun ihale komisyonu uzman üyeleri tarafından imzalandığı, her bir soruya ilişkin ekran çıktılarının ilgili rapor ekine konulduğu, veri aktarımına ilişkin tutanakta isteklilerin imzasının bulunmadığı görülmüştür. Şikâyete verilen cevapta ilgili tutanakların istekli tarafından imzalandığı belirtilmişse de, yapılan incelemede isteklinin yapılan sorgulara ilişkin ekran görüntülerinde imzasının bulunduğu, bu belgelerdeki imzanın söz konusu imzanın ekran görüntülerinin kendisine ait olduğuna yönelik olduğu, bu belgelerin değerlendirilmesine ilişkin bir irade açıklaması niteliğinde olmadığı anlaşılmıştır. Öte yandan, Teknik Şartname’nin 2.5’inci maddesinde demo sonucunda hazırlanacak raporun, ihale komisyon üyelerinin yanı sıra ilgili istekli tarafından da imzalanacağı, isteklilerin söz konusu raporu imzalamaktan imtina etmesi durumunda bu hususun demo raporunda belirtileceği düzenlenmiştir. Nitekim ihale komisyonu tarafından veri aktarımını geçen isteklilere yapılan ikinci ve üçüncü aşamalara ilişkin hazırlanan demo tutanakları incelendiğinde, söz konusu tutanakların ihale komisyonunun uzman üyelerinin yanı sıra Teknik Şartname’de belirtilen düzenlemeye uygun olarak ilgili istekliler tarafından imzalandığı görülmüştür.

Ayrıca, Teknik Şartname’nin 2’nci maddesinde idarenin demo amacıyla 2 aylık veri isteklilere teslim edileceği düzenlemiştir. İdarece başvuru sahibine verilen cevapta “… ihaleye iştirak eden tüm isteklilere sadece vem görüntüleri değil tüm verileri ve kodları içeren data ham hali ile vem görüntüleri 2 aylık olarak kısıtlanarak teslim edilmiştir. İsteklere kontrol etme şansı idaremizce tanınmıştır. İsteklilere tanınan kontrol ve aktarım süresince herhangi bir istekliden itiraz başvurusu gelmemiştir. Tüm isteklilere aynı veri teslim edilmiş olup, eşit imkanlar ve süre tanınmıştır. Aktarımı teslim edilen data ile başarılı yapan istekli mevcuttur…” denilmiştir. İdarenin cevap yazısında yer alan hususlar dikkate alındığında, VEM görüntülerinin 2 aylık olarak kısıtlanmasına karşın, ham datanın herhangi bir kısıtlamaya tabi tutulmadan isteklilere teslim edildiği sonucuna varılmıştır.

İhale komisyonu tarafından tekliflerin değerlendirilmesi işlemlerinin, 4734 sayılı Kanun ile ikincil mevzuatta yer alan kurallar ile ihale dokümanında yer alan düzenlemelere göre yapılması gerekmekte olup, ihale dokümanın bir parçası olan Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere aykırı olarak, demo raporunun ilgili isteklinin imzasını taşımadığı veya raporda isteklinin imzadan imtina ettiğine dair herhangi bir şerhin bulunmadığı, ayrıca Teknik Şartname’de yer alan düzenlemeye aykırı olarak demo için ham datanın herhangi bir kısıtlamaya tabi tutulmadan isteklilere teslim edildiği, sadece VEM görüntülerinin iki aylık kısıtlanarak verildiği, demo raporundan da anlaşıldığı üzere her bir istekliye farklı sayıda soru sorulduğu ve bu durumun Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelerden eşit muamele ilkesine aykırılık teşkil ettiği, isteklilerin eşit şartlarda değerlendirilmediği anlaşıldığından, bu haliyle yapılan demo işlemine dayalı olarak ihalenin sonuçlandırılmasının mevzuata aykırı olduğu, ihalenin 1’inci kısmında veri aktarımına ilişkin demonstrasyon işleminin Teknik Şartname’ye uygun olarak yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

b) İhale, aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemleri yapılmaksızın sonuçlandırır.

c) Aşırı düşük teklif sınır değerinin altında teklif sunan isteklilerin teklifi açıklama istenmeksizin reddedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.

79.1.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı sınır değer olarak kabul edilir.

79.1.2. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer;

SD: Sınır değeri,

YM: Yaklaşık maliyeti,

n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan (Ek ibare: 29.06.2017-30109 R.G./2. md.) ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,

T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan (Ek ibare: 29.06.2017-30109 R.G./2. md.) ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini,

R: Sınır Değer Tespit Katsayısını

79.1.3. 79.1.2 nci maddede yer alan R değeri her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere Kurum tarafından belirlenir ve ilan edilir. İhalenin konusu veya işin niteliğine göre Kurum tarafından farklı R değerleri belirlenebilir.

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.2.2.2. (Değişik madde: 25/01/2017-29959 R.G./11. md.) Merkezi Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından Ülke Çapında Sunulan Mal ve Hizmetlere İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin merkezi kamu kurum ve kuruluşları tarafından ülke çapında sunulan mal ve hizmetlere ilişkin fiyat tarifeleri veya istekliye verilmiş fiyat teklifleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu yöntemle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için kullanılan fiyatların ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.3.  Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından İlan Edilen Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilmiş fiyat tarifeleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için ilan edilen fiyatların ihalenin ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.4.  Ticaret Borsası Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününde gerçekleşen ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

79.2.2.5.  Toptancı Hal Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 11/3/2010 tarihli ve 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

…79.2.2.7.  İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) ile açıklama yapılabilir.

Maliyetler dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması gerekir.

Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir.  

İsteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) sunulmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, (Ek ibare: 12/06/2015-29384 R.G./3. md.) SM, YMM, SMMM ya da vergi dairesince onaylı suretleri ile de belgelendirme yapılabilir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez. …” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Kısmi teklife ilişkin açıklamalar

20.2.1.  3 Grup” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler”  başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Sözleşmenin Uygulaması sırasında İlgili mevzuat gereğince ödenecek vergi (kdv) hariç, her türlü ulaşım, sigorta, sigorta, vergi, resim, harç vb. gibi giderleri teklif fiyata edilecektir

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

SBÜ.Evliya Çelebi Eğitim ve Araştırma Hastenesi ulusal bayram ve tatil günleri ; bir işçinin bir yılda çalışacağı gün sayısı 15,5 gündür. toplam çalışılacak gün sayısı 15,5 x2x3=93 gün olup nitelikleri ve dağılım listesi;birim fiyat teklif cetvelinde ayrıntılı olarak yer verilmiştir. verilecek ücret asgari ücret %45 fazlasıdır.

Doç.Dr.İsmail KARAKUYU Simav Devlet Hastanesi . ulusal bayram ve tatil günleri ; bir işçinin bir yılda çalışacağı gün sayısı 15,5 gündür. toplam çalışılacak gün sayısı 46,5 gün olup nitelikleri ve dağılım listesi; birim fiyat teklif cetvelinde ayrıntılı olarak yer verilmiştir. verilecek ücret asgari ücret %45 fazlasıdır.

Gediz Devlet Hastanesi  ulusal bayram ve tatil günleri ; bir işçinin bir yılda çalışacağı gün sayısı 15,5 gündür. toplam çalışılacak gün sayısı 46,5 gün olup nitelikleri ve dağılım listesi; birim fiyat teklif cetvelinde ayrıntılı olarak yer verilmiştir. verilecek ücret asgari ücret %45 fazlasıdır.

Doç.Dr.Mustafa KALEMLİ Devlet Hastanesi ulusal bayram ve tatil günleri ; bir işçinin bir yılda çalışacağı gün sayısı 15,5 gündür. toplam çalışılacak gün sayısı 46,5 gün olup nitelikleri ve dağılım listesi; birim fiyat teklif cetvelinde ayrıntılı olarak yer verilmiştir. verilecek ücret asgari ücret %45 fazlasıdır.

g. 1 ayda çalışılacak gün sayısı 26 dir. (1 ve 2.grup için)

h. 1 ayda çalışılacak gün sayısı 22 dir. (3. grup için)

Her bir işçi için (Yıllık) 270 saate kadar fazla saate kadar fazla çalışma yaptırılacaktır. İdarece yüklenicinin iş yükü planlamasına göre belirlenen zaman dilimlerinde çalıştırılacak ve maksimum 270 saati geçmemek üzere fazla mesai ödemesi yapılan aylarda yükleniciye ödenecektir.

*Yemek ve yol giderleri:

a) 1.Grup İçin bu ihale kapsamında çalıştırılacak işçilerin, yemek ihtiyaçları idare tarafından karşılanacaktır ve teklif fiyata dahil edilmeyecektir.

b) ödenecek yol ücreti ;

S.B.Ü. Kütahya Evliya Çelebi Eğitim Ve Araştırma Hastanesi 7,01 TL. (1 Günlük)

Kütahya Ağız Diş Sağlığı Merkezi 7,01 TL (1 Günlük)

Tavşanlı Doç. Dr. Mustafa Kalemli Devlet Hastanesi 6,31TL (1 Günlük)

Gediz Devlet Hastanesi  7,01 TL (1 Günlük)

Yoncalı FTR Hastanesi 16,83 TL (1 Günlük)

Simav Doç. Dr. İsmail KARAKUYU Devlet Hastanesi 5,61 TL (1 GÜNLÜK)

Kütahya İl Sağlık Müdürlüğü: 7,01 TL (1 Günlük)

olarak hesaplanmış, teklif fiyata dahil edilecektir. Ayrıca yol bedellerini yüklenici ücret bordrolarında gösterecektir.

*Teknik şartnamede listesi bulunan cihazların entegrasyonları firma tarafından karşılanacak olup,teklif fiyata dahil edilecektir.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Kısa vadeli sigorta prim oranı 2’dir.”  düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Fiyat farkı” başlıklı 46’ncı maddesinde “46.1. İhale konusu iş için sözleşmenin uygulanması sırasında aşağıdaki esaslara göre fiyat farkı hesaplanacaktır.

46.1.1. 31.08.2013 tarihli 28751 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan 27.06.2013 tarihli 2013/5215 no’lu Bakanlar Kurulu Kararı gereğince 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa Göre İhale Edilen Hizmet Alımlarında Uygulanacak Fiyat Farkına İlişkin Esaslar çerçevesinde fiyat farkı ödenecektir. Hastane Bilgi Yönetim sistemi için herhangi bir fiyat farkı ödenmeyecektir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Birim fiyat teklif cetvelinin ilgili kısmı aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir:

1.GRUP SAĞLIK TESİSLERİ

2.GRUP AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MERKEZİ

3.GRUP 1.BASAMAK SAĞLIK TESİSLERİ

İhale konusu hizmet alımı kısmi teklife açık olup üç kısımdan oluşmaktadır. Başvuru sahibi tarafından ihalenin üç kısmına da teklif verilmiştir. İhalenin birinci kısmında sınır değerin altında teklif veren istekli bulunmadığından herhangi bir istekliye yönelik aşırı düşük teklif sorgulamasının yapılmadığı,

İhalenin ikinci kısmında sınır değerin, 802.162,62 TL olarak hesaplandığı ve bu değerin altında teklif veren başvuru sahibi Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret Ltd. Şti. ile TRTEK Teknolojik Ürünler Bilgisayar Yazılım Donanım San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin aşırı düşük olarak tespit edildiği ve sorgulamaya tabi tutulduğu, söz konusu istekliler tarafından yapılan açıklamaların uygun bulunduğu,

İhalenin üçüncü kısmında sınır değerin 697.529,42 TL olarak hesaplandığı ve bu değerin altında teklif veren Egesoft Bilgi Teknolojileri Sanayi ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin aşırı düşük olarak tespit edildiği ve sorgulamaya tabi tutulduğu, söz konusu istekli tarafından yapılan açıklamanın uygun bulunduğu görülmüştür.

1. İhalenin ikinci kısmına yönelik yapılan inceleme aşağıdadır:

İhalenin ikinci kısmında aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan isteklilere  gönderilen aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin yazıda “… Sınır değerin altında kalan aşağıda unvanları bulunan firmalardan Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesine göre açıklama istenilecektir.

…Bu itibarla;

1-Personel giderleri

2-Kurulum maliyetleri,

3-Yazılım maliyetleri,

4- Lisans maliyetleri,

5- Eğitim maliyetleri,

6-Demonstrasyon giderleri,

7-Sözleşme ve genel giderler maliyeti, firma karı vb. kalemlerine ait giderler ile ilgili ayrıntılı maliyet bileşenlerini içeren açıklamanızı ve açıklamanızı tevsik eden bilgi ve belgelerinizi 04/10/2019 tarihi mesai bitimine kadar idaremize teslim etmemiz gerekmekte olup, teslim etmemeniz halinde teklifinizin reddedileceği…” hususuna yer verilerek teklifte önemli görülen maliyet bileşenlerinin belirlendiği ve bu bileşenlere ilişkin açıklama istenildiği anlaşılmıştır.

İhalenin incelenen kısmında ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından yapılan açıklama incelendiğinde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Söz konusu istekli açıklamasında;

İşçilik giderine ilişkin 197.281,26 TL bedel öngörüldüğü, kurulum ve demonstrasyon giderine ilişkin 15.000 TL bedel öngörüldüğü ve bu bedeli tevsiken fiyat teklifi sunulduğu,

Yazılımın kendilerine ait olduğu ve bu hususu tevsiken Kültür ve Turizm Bakanlığı Telif Hakları ve Sinema Genel Müdürlüğü tarafından düzenlenen ve kayıt tescil tarihi 8/07/2010 tarihi olan bir adet “Bilgisayar Programları ve Veritabanlarına İlişkin Kayıt-Tescil Belgesi”nin sunulduğu, söz konusu belgede eser sahibinin TRtek Teknolojik Ürünler Bilgisayar Yazılım Donanım San. Tic. Ltd. Şti. olarak, eserin üretim tarihinin 11/09/2008 tarihi olarak, ilk aleniyet tarihinin 01/04/2009 olarak belirtildiği, ayrıca bu kapsamda Türk Patent Enstitüsü tarafından düzenlenen Marka Tescil Belgesinin de sunulduğu, söz konusu yazılımın amortisman süresinin ilgili mevzuatına göre 5 yıl olduğu ve bu süresinin de dolduğu ifade edilerek yazılım giderine ilişkin herhangi bir maliyetin öngörülmediği,

Lisans giderine ilişkin, Teknik Şartname’nin “Veri Tabanı Yönetim Sistemi” başlıklı 15’inci maddesinde yer alan “15.1 Yüklenici Kurumun envanterinde bulunan oracle/mssql lisansı kullanabilecektir. Yüklenicinin sahip olduğu şartname gereksinimlerini karşılayabilmesi vb. durumlar için farklı ve ilave lisanslara ihtiyaç duyması halinde idarenin onayı (2 sunucu/24 core) sorumluluğu ve maliyeti yükleniciye ait olmak üzere başka lisanslar kullanabilecektir. Bu lisanslar Kütahya İl Sağlık Müdürlüğü adına 1 sağlık tesisi yüklenicisi lisanslayacaktır…” düzenlemesi uyarınca idarede bulunan lisansların kullanılacağı belirtilerek lisans maliyetine ilişkin herhangi bir maliyetin öngörülmediği,

Eğitim giderine ilişkin 4.688,30 TL bedel öngörüldüğü, bu bedelin 3.009 TL’lik kısmının eğitim dokümanı ile katılım belgesine ilişkin olduğu ve bu gideri tevsiken bir adet fiyat teklifinin sunulduğu; fotokopi kağıdı ve sürekli form kağıdı ve 50’lik CD gideri için öngörülen 679,00 TL’lik bedeli tevsiken bir adet fiyat teklifi sunulduğu, eğitim bedeli kısmına ilişkin 1.000,00 TL bedel öngörüldüğü ve bu bedeli tevsiken bir adet fiyat teklifi sunulduğu,

Sözleşme ve genel giderlere ilişkin olarak teklif bedeli üzerinden binde 9,48 oranında sözleşme damga vergisi, binde 5,69 oranında ihale karar pulu ve on binde beş oranında Kamu İhale Kurumu pay giderine ilişkin 9.973,66 TL bedel öngörüldüğü, firma karı olarak 409.538,04 TL bedel öngörülerek 636.481,26 TL’lik teklif bedelinin açıklandığı anlaşılmıştır.

İhalenin ikinci kısmında ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından yukarıda detaylarına yer verilen açıklamaları incelendiğinde, söz konusu isteklinin teklifini maliyet bileşenleri bazında  ayrıştırdığı, her bir maliyet bileşeni için öngördüğü bedeli tevsik etmek amacıyla mevzuatta öngörülen yöntemler ile açıklama yaptığı, bu kapsamda, işçilik maliyetinin İdari Şartname’nin 25’inci maddesi ile birim fiyat teklif cetvelinin ilgili kalemlerinde belirtilen personel sayısı ve ücret tutarı ile fazla çalışmalar dikkate alınarak açıklandığı, yazılımın kendilerine ait olduğuna dair belgenin sunulduğu ve söz konusu yazılımın amortisman ömrünü tamamlaması nedeniyle bu maliyet için herhangi bir maliyet öngörmemesinin mevzuata uygun olduğu, Teknik Şartname’de belirtilen düzenleme çerçevesinde lisans maliyeti için de herhangi bir maliyet öngörülmediği, kurulum, eğitim ve demonstrasyon için öngörülen maliyeti tevsiken sunulan fiyat tekliflerinin mevzuatta aranılan şartları taşıdığı anlaşıldığından, söz konusu istekli tarafından yapılan açıklamanın uygun olduğu sonucuna varılmıştır.

2. İhalenin üçüncü kısmına yönelik yapılan inceleme aşağıdadır:

İhalenin üçüncü kısmında aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan Egesoft Bilgi Teknolojileri Sanayi ve Tic. Ltd. Şti.’ye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin yazıda “… Sınır değerin altında kalan aşağıda unvanları bulunan firmalardan Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesine göre açıklama istenilecektir.

…Bu itibarla;

1-Personel giderleri

2-Kurulum maliyetleri,

3-Yazılım maliyetleri,

4- Lisans maliyetleri,

5- Eğitim maliyetleri,

6-Demonstrasyon giderleri,

7-Sözleşme ve genel giderler maliyeti, firma karı vb. kalemlerine ait giderler ile ilgili ayrıntılı maliyet bileşenlerini içeren açıklamanızı ve açıklamanızı tevsik eden bilgi ve belgelerinizi 04/10/2019 tarihi mesai bitimine kadar idaremize teslim etmemiz gerekmekte olup, teslim etmemeniz halinde teklifinizin reddedileceği…” hususuna yer verilerek teklifte önemli görülen maliyet bileşenlerinin belirlendiği ve bu bileşenlere ilişkin açıklama istenildiği anlaşılmıştır.

İhalenin incelenen kısmında ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından yapılan açıklama incelendiğinde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Söz konusu isteklinin teklif bedeli 356.814,00 TL olup, açıklamasında;

İşçilik giderine ilişkin 229.519,88 TL bedel öngörüldüğü, personel gideri kapsamında asgari ücretin % 40 fazlası üzerinden 810 saatlik fazla çalışma ile 1 personelin 36 aylık ücretinin yanı sıra, kurulum, demo ve eğitim işlerinde çalıştırılması öngörülen 5 adet personelin asgari ücretin % 100 fazlası üzerinden ödenecek ücretin de dahil edildiği,

Kurulum giderine ilişkin 6.589,35 TL bedel öngörüldüğü, yazılım ve lisanslama bedeli için herhangi bir bedel öngörülmediği, yazılımın kendilerine ait olduğunun belirtildiği ancak bu hususu tevsiken herhangi bir belgenin sunulmadığı, ayrıca veri tabanı yönetim lisansının idarede mevcut olması nedeniyle lisans maliyetlerine ilişkin herhangi bir bedel öngörülmediğinin belirtildiği,

Eğitim giderine ilişkin 14.239,35 TL’lik bedel öngörüldüğü, demonstrasyon giderine ilişkin 12.589,35 TL bedel öngörüldüğü, söz konusu giderlerin bileşenlerine ayrıştırıldığı ve her bir bileşenin belgelere dayalı olarak açıklandığı,

Sözleşme ve genel giderler için teklif bedelinin % 4’ü olan 14.272,56 TL bedel öngörüldüğü, kâr olarak 79.603,51 TL bedel öngörülerek teklif bedelinin açıklandığı görülmüştür.  

İhalenin üçüncü kısmında ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından yukarıda detaylarına yer verilen açıklamaları incelendiğinde, söz konusu isteklinin teklifini maliyet bileşenleri bazında  ayrıştırıldığı, her bir maliyet bileşeni için öngördüğü bedeli tevsik etmek amacıyla mevzuatta öngörülen yöntemler ile açıklama yaptığı, bu kapsamda, işçilik maliyetinin ihale dokümanında belirtilen personel sayısı ve ücret tutarı ile fazla çalışmalar dikkate alınarak açıklandığı, Teknik Şartname’de belirtilen düzenleme çerçevesinde lisans maliyeti için de herhangi bir maliyet öngörülmediği, kurulum, eğitim ve demonstrasyon için öngörülen maliyeti tevsiken sunulan fiyat tekliflerinin mevzuatta aranılan şartları taşıdığı, ihale konusu işte kullanılacak yazılımın kendilerine ait olduğunun ve söz konusu yazılımın amortisman ömrünü tamamlaması nedeniyle bu maliyet için herhangi bir maliyet oluşturmadığının belirtilmesine karşın, teklif ettikleri yazılım sisteminin kendilerine ait olduğuna dair herhangi bir belgenin sunulmadığı, söz konusu yazılımın tescil edilmiş bir yazılım olması ve bu durumun tevsik edilerek aşırı düşük teklif açıklamalarının belgeye dayalı olarak yapılması gerektiği, bu itibarla yazılıma ilişkin yapılan açıklamanın mevzuata aykırı olduğu anlaşıldığından, anılan isteklinin açıklamasının reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir.

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur.

…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tüzel kişilerin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 10/A maddesinin birinci fıkrasında “İhaleye katılabilmek için başvuru veya teklif dosyasında sunulması gereken, tüzel kişi aday ve isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğu hususunda son durumu gösterir belgelere ilişkin mevzuatta geçen “tüzel kişi ortakları” ifadesinden, bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç); “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinden ise, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşmeyi imzalayanlar da dahil olmak üzere tüzel kişilikteki yönetim, temsil ve ilzama yetkili kişiler anlaşılır…” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin 20’inci maddesinde kısmi teklif verilebileceği düzenlenmiş olup, aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

a) Mülga : RG: 25/1/2017-29959

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

c) Bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun teklif mektubu,

…”  düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen mevzuata göre, tüzel kişi isteklilerin ihaleye katılabilmeleri için ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesi’nde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerini sunmaları gerektiği, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 10/A maddesinde tüzel kişi isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğu hususunda son durumu gösterir belgelere ilişkin mevzuatta geçen “tüzel kişi ortakları” ifadesinden bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranlarının (halka arz edilen hisseler hariç), “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinden ise, tüzel kişilikteki yönetim, temsil ve ilzama yetkili kişilerin anlaşılması gerektiği açıklanmıştır.

1. İhalenin birinci kısmına ilişkin olarak:  

Yapılan inceleme sonucunda birinci kısımda ihale üzerinde kalan istekli tarafından İdari Şartname’nin 7.1.b maddesinde istenilen teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler kapsamında; 22.08.2008 tarihli ve 7133 sayılı, 19.07.2011 tarihli ve 7861 sayılı, 26.01.2016 tarihli ve 8997 sayılı, 19.01.2018 tarihli ve 9498 sayılı, 22.04.2019 tarihli ve 9814 sayılı ticaret sicil gazetelerinin sunulduğu görülmüştür.

Teklif zarfı kapsamında sunulan ticaret sicili gazeteleri incelendiğinde, 19.01.2018 tarihli ve 9498 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’nde şirket ortaklarının ad, soyad, ortaklık pay tutarları ve hisse miktarlarına yer verildiği, buna göre şirketin son sermaye tutarının 2.000.000,00 TL olduğu, bu tutarın 1000 adet paya ayrıldığı, bu paylardan 600 adedinin Eray Hanoğlu’na, 100 adedinin Funda Paslı’ya, geri kalan 300 adedin ise Hüsamettin Erciyes’e ait olduğu, bundan sonraki tarihlerde yayımlanan 14.03.2018 tarihli ve 9536 sayılı, 27.06.2018 tarihli ve 9608 sayılı, 22.04.2019 tarihli ve 9814 sayılı ticaret sicili gazetelerinde bahse konu şirketin sermaye ve ortaklık yapısına ilişkin herhangi bir değişikliğe yer verilmediği, ayrıca teklif zarfı kapsamında sunulan imza sirkülerinde, şirketi temsile yetkili ortak Eray Hanoğlu’nun T.C. kimlik numarasının, teklif kapsamında sunulan Bilanço Bilgileri Tablosu’nda diğer ortaklar olan Funda Paslı ve Hüsamettin Erciyes dahil tüm ortakların T.C. kimlik numaralarının ve ortaklık oranlarının yer aldığı tespit edilmiş olup, başvuru sahibi isteklinin iddiası yerinde görülmemiştir.

2. İhalenin ikinci kısmına ilişkin olarak:  

İkinci kısımda ihale üzerinde kalan istekli tarafından İdari Şartname’nin 7.1.b maddesinde istenilen teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler kapsamında; 18.09.2008 tarihli ve 7152 sayılı ve 10.07.2015 tarihli ve 8860 sayılı, ticaret sicil gazetelerinin sunulduğu görülmüştür.

Teklif zarfı kapsamında sunulan ticaret sicili gazeteleri incelendiğinde, 10.07.2015 tarihli ve 8860 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’nde şirketin tek ortağının ad, soyad ve hisse miktarına yer verildiği, buna göre şirketin son sermaye tutarının 50.000,00 TL olduğu, bu tutarın 2000 adet paya ayrıldığı, bu payların tamamının Orhan Dışbudak’a ait olduğu, bundan sonraki tarihlerde bahse konu şirket ile ilgili yayımlanan herhangi bir ticaret sicili gazetesinin bulunmadığı, ayrıca teklif zarfı kapsamında sunulan imza sirkülerinde, şirketi temsile yetkili ortak Orhan Dışbudak’ın T.C. kimlik numarasının yer aldığı tespit edilmiş olup, başvuru sahibi isteklinin iddiası yerinde görülmemiştir.

3. İhalenin üçüncü kısmına ilişkin olarak:  

Üçüncü kısımda ihale üzerinde kalan istekli tarafından İdari Şartname’nin 7.1.b maddesinde istenilen teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler kapsamında; 16.05.2018 tarihli ve 9579 sayılı ve 14.12.2018 tarihli ve 9724 sayılı ticaret sicil gazetelerinin sunulduğu görülmüştür.

Teklif zarfı kapsamında sunulan ticaret sicili gazeteleri incelendiğinde, 16.05.2018 tarihli ve 9579 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’nde şirketin tek ortağının ad, soyad ve hisse miktarlarına yer verildiği, buna göre şirketin sermaye tutarının 500.000,00 TL olduğu, bu tutarın 10.000 adet paya ayrıldığı, bu payların tamamının Ali Özen Akyürek’e ait olduğu, bundan sonraki tarihlerde yayımlanan 13.09.2018 tarihli ve 9659 sayılı, 14.12.2018 tarihli ve 9724 sayılı, 29.11.2019 tarihli ve 9962 sayılı ticaret sicili gazetelerinin yayımladığı görülmüş olup ayrıca teklif zarfı kapsamında sunulan imza sirkülerinde, şirketi temsile yetkili ortak Ali Özen Akyürek’in T.C. kimlik numarasının yer aldığı tespit edilmiş olup, başvuru sahibi isteklinin iddiası yerinde görülmemiştir.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

3’üncü iddia kapsamında eşit muamele ilkesi yönünden yapılan incelemeye ilişkin olarak;

Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin ihalenin 1’nci ve 3’üncü kısımlarına teklif verdiği, ihale komisyonu tarafından demonstrasyona katılmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmekle birlikte, söz konusu iddia kapsamında yapılan inceleme sonucunda isteklinin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler kapsamında; 20.12.2016 tarihli ve 9223 sayılı ve 15.04.2019 tarihli ve 9809 sayılı ticaret sicil gazetelerinin sunulduğu, teklif zarfı kapsamında sunulan ticaret sicili gazeteleri incelendiğinde, 20.12.2016 tarihli ve 9223 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’nde şirket ortağının ad, soyad, ortaklık pay tutarına ve hisse miktarlarına yer verildiği, buna göre şirketin son sermaye tutarının 13.000.000,00 TL olduğu, bu tutarın 13.000.000 adet paya ayrıldığı, bu payların tamamının Abdülkerim Gazen’e ait olduğu, teklif zarfı kapsamında sunulmamakla birlikte ticaret sicili gazetesi internet adresi üzerinden yapılan araştırmada, teklif zarfı kapsamında sunulan gazeteden sonraki tarihte yayımlanan 01.02.2017 tarihli ve 9254 sayılı ticaret sicili gazetesinde bahse konu şirketin sermaye artırımına giderek sermaye tutarının 18.000.000 TL’ye çıkarılacağı, artırılacak 5.000.000 TL ve mevcut ortaklardan Abdülkerim Gazen’in sahip olduğu 2.500.000 TL nominal değerli paylar olmak üzere toplam 7.500.000 TL nominal değerli B grubu hamiline payların borsada satış yöntemiyle halka arz edilmesine karar verildiği, 08.08.2017 tarihli ve 9384 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’nde bu işlemin tescil edildiği, dolayısıyla isteklinin ortaklık yapısına ilişkin olarak durumun doğru olarak tevsik edilmediği, ayrıca Kamu İhale Kurulu tarafından söz konusu isteklinin ortaklık yapısına ilişkin olarak 06.11.2019 tarihli ve 2019/UH.II-1450 sayılı kararında isteklinin ortaklık yapısının değiştiği hususuna yönelik tespitlere yer verildiği, söz konusu Kurul kararında yer alan tespitle ile ticaret sicili gazetesi internet sitesi üzerinden yapılan araştırma sonucunda yapılan tespitler çerçevesinde; esasen bahse konu isteklinin teklifi kapsamında son durumdaki ortaklık yapısını gösteren belgeleri sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, ihalenin birinci kısmında veri aktarımına ilişkin demonstrasyon işleminin Teknik Şartname’ye uygun olarak yeniden yapılması, ihalenin üçüncü kısmında Egesoft Bilgi Teknolojileri Sanayi ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince, ihalenin 1’inci ve 3’üncü kısımlarına ilişkin olarak düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince ihalenin 2’nci kısmına ilişkin olarak itirazen şikâyet başvurusun reddine,

   Oybirliği ile karar verildi.