İhaleye katılmak için istenilen belgenin, ön yeterlilik aşamasında sunulması ancak ihale aşamasında tekrar sunulmaması; buna karşın daha önce sunulmuş belgelerin ihale aşamasında değerlendirilmesi; ya da ihale aşamasında sunulmakla birlikte var olan eksikliklerin tamamlanabilir olarak değerlendirilmesi (KİK)

19.08.2009 tarih ve I.H.15.62.0063/2009-33E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Kadastro Dairesi Başkanlığı tarafından 22.06.2009 tarihinde belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan “Sakarya İli 2b-1. Grup Say. Kad. Har. Yapım İşi” ihalesine ilişkin olarak Alya Proje Hart. Müh. Müş. Taah. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 20.07.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 20.07.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 30.07.2009 tarih ve 17658 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 30.07.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

Başvuru sahibinin 30.07.2009 tarihli itirazen şikayet dilekçesinde özetle; idarenin, firmanın organizasyon yapısına ve personel durumuna ilişkin belgeler kapsamında istemiş olduğu, anahtar teknik personele ait “Standart Özgeçmiş Formlarında”, bu personellerin aday veya isteklinin bünyesinde çalıştıklarına ve ihale konusu işte aday veya isteklinin anahtar teknik personeli olarak çalışacaklarına ilişkin taahhüdün yer almadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, söz konusu eksikliğin ihalenin temel değişkenlerini etkileyerek, teklif değerlerini bozarak, haksız rekabet oluşturacak bir eksiklik olmadığı, bu nedenle Kamu İhale Kanunu’nun 52 nci, Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 61 inci ve idari şartnamenin 29.2.5 inci maddeleri kapsamında bu bilgi eksikliğinin tamamlattırılması için idarece firmalarına yazı gönderilmesi gerektiği, anılan mevzuat hükümlerine aykırı olarak tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının Kamu İhale Kanunu ve kamu yararına aykırı olduğu,

Başvuru sahibinin 05.08.2009 tarihli ikinci dilekçesinde ise özetle; tekliflerinin uygun görülmemesine gerekçe gösterilen “Standart Özgeçmiş Formu Beyan/Onay” kısmında taahhütle ilgili olarak sunulan anahtar teknik personele ait bilgilerin ek olarak sunulduğu, personellerden bir kısmının şirketleri ortağı, diğerlerinin de en az 23 aydır şirketleri bünyesinde çalışan daimi personeller olduğu, ayrıca personellerin ön yeterlilik başvurusunda istenilen taahhütlerin mevcut olduğu, bu eksikliğin teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması ve tamamlanabilir nitelikte olması nedeniyle Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 61 inci maddesi 4 üncü fıkrası kapsamında değerlendirilmesi gerektiği,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdari Şartnamenin “ihaleye girebilmek için gereken belgeler başlıklı 6 ncı maddesinin 6.4.4 alt maddesinde; “İstekliler, ihale konusu iş için önerdikleri yönetici kadrosu ve teknik personeli, bunların görevlerini, deneyim ve çalışma sürelerini, teknik teklifleri içerisindeki “teknik teklif formlarında” bildireceklerdir. Bu bildirime, önerilen personelin özgeçmişleri, noter tasdikli diploma veya mezuniyet belgeleri, deneyim süresini ve isteklinin bünyesinde çalışmakta olduğunu gösterir belgeler eklenecektir” düzenlemesi yer almakta olup; idari şartname ekinde Bilgi Formu 7 ve Bilgi Formu 8 verilmiş, söz konusu şartnamenin 31 inci maddesinde teknik tekliflerin değerlendirilmesinde anahtar teknik personele ilişkin puanlamalara yer verildiği görülmüştür.

Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “organizasyon yapısına ve personel durumuna ilişkin belgeler” başlıklı 39 uncu maddesinde;

“(1) İhale konusu işin niteliği esas alınarak, çalıştırılması öngörülen personelin sayısı ve nitelikleri dokümanda belirtilir. Ayrıca, adayın veya isteklinin organizasyon yapısına ilişkin bilgi ve belgeler ile kendisi veya yönetici kadrosu ve işi yürütecek anahtar teknik personelin ve teknik personelin eğitimini gösteren diploma veya mezuniyet belgesi ile özgeçmiş belgesinin istenilmesi zorunludur.

(2) Yeterlik kriteri olarak öngörülen anahtar teknik personelin ve teknik personelin sayısı ile meslek alanlarının, ihale konusu işin niteliğine uygun belirlenmesi ve bu personelin, ihale konusu işin uzmanı olması zorunludur.

(3) Bu personelin deneyim süresi mezuniyete ilişkin belgeyle; aday veya isteklinin bünyesinde bulunduğu hususu ise, ilgili adına prim ödendiğini gösteren sosyal güvenlik kurumu onaylı belgeler ile tevsik edilir.

(4) Bir ihalede anahtar teknik personel olarak gösterilen personel, aynı zamanda sözleşmenin uygulanmasında teknik personel olarak istihdam edilebilir.

….

(6) Anahtar teknik personel olarak bildirilen kişiler, aday veya isteklinin bünyesinde çalıştıklarına ve ihale konusu işte aday veya isteklinin anahtar teknik personeli olarak çalışacaklarına ilişkin yazılı beyanlarını verirler.

(7) Anahtar teknik personel olarak bildirilen kişiler, aday veya isteklinin bünyesinde görev yaptıkları süre boyunca, başka bir gerçek veya tüzel kişide anahtar teknik personel olarak çalışamazlar.

…” hükmü yer almaktadır.

Anılan Yönetmelik hükmü uyarınca gerek ön yeterlik aşamasında gerekse ihale aşamasında anahtar teknik personel olarak bildirilen kişilerin aday veya isteklinin bünyesinde çalıştıklarına ve ihale konusu işte aday veya isteklinin anahtar teknik personeli olarak çalışacaklarına ilişkin yazılı beyanlarını vermeleri gerekmektedir. Nitekim şikayete konu ihalede de ihale aşamasında isteklilerin anahtar teknik personeli olarak çalışacaklarına ilişkin yazılı beyanlarını vermeleri gerekmektedir.

Gerek idari şartnamenin 31inci maddesinde teknik tekliflerin değerlendirilmesinde anahtar teknik personelin hizmet süresi dikkate alınarak teknik teklif puanlama  kriterlerine yer verilmesi, gerekse ihale dokümanı kapsamında Bilgi Formu-7 ve Bilgi Formu-8’e yer verilmesi, ayrıca anılan Yönetmeliğin 39 ncu maddesinde yer alan “Anahtar teknik personel olarak bildirilen kişiler, aday veya isteklinin bünyesinde çalıştıklarına ve ihale konusu işte aday veya isteklinin anahtar teknik personeli olarak çalışacaklarına ilişkin yazılı beyanlarını verirler” hükmü dikkate alındığında ihale konusu işte isteklinin anahtar teknik personeli olarak çalışacaklarına ilişkin yazılı beyanlarını teklifleri ekinde vermeleri gerekmektedir.

Diğer taraftan ihale dokümanı ekinde yer alan (Bilgi Formu-7) Personel Bilgileri Özet Tablosunun dip notunda; “Her personele ait Bilgi Formu-8’e uygun öz geçmiş örneği verilecektir” açıklamasını içermekte olup (Bilgi Formu-8) Özgeçmiş Formunun Beyan/onay başlıklı bölümünün 1 nolu dipnotunda; “Beyan sahibi anahtar teknik personel olarak öngörülmüş ise bu bölümde aşağıdaki açıklamaya yer verilecektir. İsteklinin bünyesinde halen çalışmaktayım, ihalenin söz konusu istekli üzerinde kalması halinde, ihale konusu işte isteklinin anahtar teknik personeli olarak çalışmayı taahhüt ederim” açıklamasına da yer verilmiştir.

Bahse konu ihalede başvuru sahibinin teknik teklif ekinde anahtar teknik personele ilişkin Personel Bilgileri Özet Tablosu ile her anahtar teknik personele ilişkin Özgeçmiş Formlarının yer aldığı görülmekle birlikte idarece ihale dokümanı kapsamında isteklilere verildiği anlaşılan (Bilgi Formu-8) Özgeçmiş Formunda dipnotta yer alan “İsteklinin bünyesinde halen çalışmaktayım, ihalenin söz konusu istekli üzerinde kalması halinde, ihale konusu işte isteklinin anahtar teknik personeli olarak çalışmayı taahhüt ederim” beyanının olmadığı görülmüştür.

İdari şartnamenin 4.3 maddesinde; “İstekli tarafından, ihale dokümanının içeriği dikkatli bir şekilde incelenmelidir. Teklifin verilmesine ilişkin şartların yerine getirilmemesinden kaynaklanan sorumluluk teklif verene aittir. İhale dokümanında öngörülen kriterlere ve şekil unsurlarına uygun olmayan teklifler değerlendirmeye alınmaz” düzenlemesi,

Aynı şartnamenin “tekliflerin alınması, açılması ve değerlendirilmesi” başlıklı 29 uncu maddesinde;

“…

 29.2.4- İhale komisyonu öncelikle isteklilerin teknik değerlendirmeye esas bütün belgelerinin ihale dokümanında istenilen şartlara uygun olarak düzenlenip düzenlenmediğini inceler. Belgeleri eksik olduğu bu Şartnamenin 29.2.3 maddesine göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

29.2.3- Teknik teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir” düzenlemesi yer almaktadır.

Bahse konu ihalede (Bilgi Formu-8) Özgeçmiş Formunun ihale dokümanı kapsamında olup ihaleye davet edilen firmalara verildiği görülmüştür. İsteklilerin ihale dokümanında öngörülen kriterlere ve şekil unsurlarına uygun olarak tekliflerini sunmaları esas olduğundan, idarece anılan firmanın söz konusu eksikliğini bilgi eksikliği olarak değerlendirmeyerek teklifini değerlendirme dışı bırakması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan, başvuru sahibinin 05.06.2009 tarihli ikinci dilekçesinde Özgeçmiş Formunun Beyan/Onay kısmında dipnotta geçen taahhütle ilgili bilgilerin ön yeterlik başvurusunda yer aldığı iddialarının incelenmesinde ise;

İdareden 13.08.2009 tarih ve 1234 sayılı yazı ile ön yeterlik şartnamesi ve başvuru sahibinin söz konusu şartname uyarınca anahtar teknik personele ilişkin sunduğu beyanlar istenilmiş idareden 14.08.2009 tarih ve 9298 sayılı yazı ekinde söz konusu belgeler gönderilmiştir.

Bahse konu ihalede ön yeterlik 13.04.2009 tarihinde yapılmış olup, Ön Yeterlik Şartnamesinin 8.2.3 maddesinde anahtar teknik personel olarak bildirilen kişilerin adayın bünyesinde çalıştıklarına ve ihale konusu işte adayın anahtar teknik personeli olarak çalışacaklarına ilişkin yazılı beyanlarını vermeleri istenilmiş olup, başvuru sahibi tarafından Personel Bilgileri Özet Tablosu ile anahtar teknik personele ilişkin olarak Öz Geçmiş Formunun Beyan/Onay kısmında Standart Form dipnotunda bulunan taahhütle ilgili bilgilerin yer aldığı Öz Geçmiş Formunun sunulduğu görülmüştür.

İdarece yapılan ön yeterlik değerlendirmesi sonucu başvuru sahibinin ön yeterlik başvurusu uygun bulanarak kısa listeye alınmış ve ihaleye teklif vermek üzere davet edilmiştir. Danışmanlık hizmetleri belli istekliler arasında ihale usulü ile ihale edilen bir alım türü olup ihale; ön yeterlik ve ihale aşaması olmak üzere iki bölümden oluşmaktadır. Başvuru sahibi tarafından ön yeterlik aşamasında sunulan bir belgenin ihale aşamasında ihaleye katılmak için istenilen belgeler arasında belirtilmesi halinde ihale dokümanında öngörülen kriterlere ve şekil unsurlarına uygun olarak söz konusu belgelerin tekrar sunulması gerektiğinden, anılan firmanın ön yeterlik aşamasında sunduğu belgenin ihale aşamasında tekrar değerlendirilmesi veya ihale aşamasında söz konusu bu belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde bu eksikliğin tamamlatılabilir bir eksiklik olarak değerlendirilmesi yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerine aykırıdır

Kaldı ki aksi düşünülse bile; başvuru sahibinin anahtar teknik personele ilişkin 13.04.2009 tarihli Personel Bilgileri Özet Tablosunda yer alan ve Özgeçmiş Formları bulunan kişilerle, 22.09.2009 tarihinde yapılan ihalede sunulan Personel Bilgileri Özet Tablosunda yer alan ve Özgeçmiş Formları bulunan kişiler arasında farklılıklar da bulunduğu görülmüştür. Bu nedenle de anılan firmanın söz konusu eksikliğinin tamamlatılabilir bir eksiklik olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açılanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

   Oybirliği ile karar verildi.