İş deneyim belgesindeki ihale kayıt numarası, sözleşme ve kabul tarihi ya da belge tutarının hatalı düzenlenmesi durumunda bu durumun sonradan tamamlatılması mümkün müdür (KİK)

08.02.2010 tarih ve III.H.01.76.0169/2010-04E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Kırşehir Doğum ve Çocuk Bakımevi Hastanesi Baştabipliği tarafından 11.12.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni (Tıbbi Sekreter) Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Sarsılmaz Tem. Gıda Otom. Peyzaj Medikal Yemek Bilgisayar İnş. Basım Yayın Dağıtım Reklam San. Tic. Ltd. Şti.’nin 30.12.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 04.01.2010 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  14.01.2010 tarih ve 837 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; ihalenin iptal edilmesinin mevzuata aykırı olduğu, zira,

1) Teklif kapsamında sunulan iş deneyim belgesinin kendilerine ait olduğu, belge üzerindeki ihale kayıt numarasının sehven yazıldığı, ihale kayıt numarasındaki hatanın belgeyi düzenleyen idarece düzeltildiği, belgenin benzer işe bire bir uyduğu,

2) Birim fiyat teklif mektubunda tarih, uyruk, teklif sahibinin adı, soyadı ve ticaret unvanı ile ihale kayıt numarasına ilişkin eksikliklerin tamamlatılabileceği, kaldı ki teklif mektubunda firma kaşesinin bulunduğu ve teklif zarfı üzerinde ihale kayıt numarasının belirtildiği,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

            Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak idarenin 04.01.2010 tarihli kararında; “…

Katılımcı firmanın vermiş olduğu 2008/134586 ihale kayıt nolu iş deneyim belgesi KİK’de sorgulanması sonucu başka bir firma adına çıkması,

Firmaca verilen iş deneyim belgesinin idari şartnamenin 7.6. maddesi a bendinde belirtilen benzer işi karşılamaması,

… Ayrıca iş deneyim belgeniz üzerindeki ihale kayıt numaranız KİK’de sorgulanmış olup başka firma adına ait olduğu gösterir ihale sorgulama kayıt formu yazımız ekinde sunulmuştur.” denilmiştir.

4734 sayılı Kanunun “İhaleye katımda yeterlik kuralları” başlıklı 10 uncu maddesinin 1 fıkrasının (b) bendinin 2 inci alt bendinde;

“İstekli tarafından kamu veya özel sektöre bedel içeren bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

…

d) Son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan mal ve hizmet alımlarına ilişkin deneyimi gösteren belgeler,”

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Değerlendirmeye ilişkin esaslar” başlıklı 48 inci maddesinin 2 nci fıkrasında;

“İş deneyimini gösteren belgelerde yer alan ancak, ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin tutarları iş deneyiminde değerlendirmeye alınmaz.”

“İhale komisyonlarının inceleme yetkisi” başlıklı 50 nci maddesinde;

“(1) İhale komisyonu, aday veya isteklilerce sunulan iş deneyimini gösteren belgelerde tereddüt duyulan hususlara ilişkin gerekli incelemeyi yapmaya yetkilidir.

(2) İhale komisyonunun, iş deneyimini gösteren belgelere ilişkin bilgi talepleri ilgililerce ivedilikle karşılanır.”

“Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56 ncı maddesinde;

“…

(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.”

hükümleri bulunmaktadır.

İnceleme konusu ihalede;

İdari şartnamenin 7.5.1 maddesinde isteklilerden teklif edilen bedelin %40’ı oranında ihale konusu iş veya benzer iş ile ilgili deneyimi tevsik eden iş deneyim belgesi istenmiş, 7.6 maddesinde “Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni (Tıbbi Sekreter) hizmetleri benzer iş olarak kabul edilecektir” düzenlemesi yapılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından teklif kapsamında, Türk Şeker Fabrikaları A.Ş. Kırşehir Şeker Fabrikası tarafından “2008/134586 İKN’li “Fabrika Merkez ve Ziraat Bölge Şefliklerine Bağlı Kantarlarda İş Gücü Çalıştırılması” işi ile ilgili olarak başvuru sahibi adına düzenlenmiş ve hizmet tanımı “71 işgücü ile … Teşekkülümüz tarafından üreticilere sözleşmeli olarak üretimi yapılan şeker pancarının kantardan alımı, tartımı, firesinin belirlenmesi için, silolanması, yükleme ve fabrikaya gönderilmesi, bedele esas şeker varlığının belirlenmesi için numune alınması, yaş pancar posasını tartılması ve üreticilere tevzi edilmesi ve bunlara bağlı bütün işlerin yürütülmesi ile ilgili usül ve esasların belirlenmesi, bilgisayar sertifikasına sahip işgüçleri kantarlarda bulunan otomasyon bilgisayarlarda bilgi ve veri girişi yapmak, loadcel, indikatör, kantar tablası, vezin kolu, vs araçların kullanılması ve malzemelerin temizlik ve bakımı ile çalışma yerinin temizlenmesi hizmet alım işi”, sözleşme ve kabul tarihi 03.10.2008, ilk sözleşme bedeli 164.262,24 TL ve belge tutarı 186.768,14 TL olarak belirtilmiş 19.01.2009 tarih ve 245 sayılı yüklenici-iş bitirme belgesi sunulmuştur.

Belge üzerinde yazılı bulunan ihale kayıt numarası esas alınarak idarece Kamu Satınalma Platformunda yapılan incelemeden, 2008/134586 ihale kayıt numarasının Türk Şeker Fabrikaları A.Ş. Kırşehir Şeker Fabrikasının istisna kapsamında Muzaffer Tekeli ile sözleşmesini imzaladığı “Kalite ve İşletme Kontrol Laboratuarı ve Pancar Analiz Laboratuarı Hizmet Alım İşi”ne ait olduğu anlaşılmıştır.

Ancak, kesinleşen ihale kararının 24.12.2009 tarihli yazı ile başvuru sahibine gönderilmesi üzerine idareye yapılan 30.12.2009 kayıt tarihli şikayet başvurusunda, yukarıda belirtilen ihale kayıt numarasının belgeyi düzenleyen idarece sehven yazıldığı, doğru ihale kayıt numarasının 2008/134673 olduğu bildirilmiştir.

Kamu Satınalma Platformunda yapılan incelemeden, 2008/134673 ihale kayıt numarasının, ihalesi Türk Şeker Fabrikaları A.Ş. Kırşehir Şeker Fabrikası tarafından açık ihale usulü ile yapılan ve sözleşmesi başvuru sahibi ile imzalanan “Merkez ve Ziraat Bölge Şefliklerine Bağlı Kantarlarda Çalıştırılmak Üzere İşgücü Hizmet Alım İşi”ne ait olduğu anlaşılmıştır. Anılan ihaleye ilişkin olarak 26.08.2008 tarihli Kamu İhale Bülteninde yayımlanan ihale ilanında da, ihale konusu hizmetin niteliği, türü ve miktarı “Merkez ve Ziraat Bölge Şefliklerine Bağlı Kantarlarda Şeker Pancarı Alım ve Gönderme İşleri, Yaş Pancar Posası Tartımı ve Dolum Yerinde Yapılacak İşler İçin 5.328 Yevmiye Üzerinden İş Güçü Hizmeti Alım İşi” ve işe başlama ve bitiş tarihi 03.10.2008 ile 25.12.2008 olarak belirtilmiştir.

Dolayısıyla, başvuru sahibince teklif kapsamında sunulan iş deneyim belgesinin ihale kayıt numarası sözleşme ve/veya kabul tarihi bakımından hatalı olarak düzenlendiği anlaşılmaktadır.

Ayrıca, idari şartnamenin yukarıda yer verilen 7.6. maddesinden, veri hazırlama ve kontrol işletmeni hizmetinin benzer iş kapsamında değerlendirileceği anlaşıldığından, belge üzerinde yapılan hizmet tanımına göre, belge tutarının tamamı olmamakla birlikte, “bilgisayar sertifikasına sahip işgücü tarafından bilgisayarlarda bilgi ve veri girişi yapmak” ile ilgili kısmının benzer iş kapsamında değerlendirilmesi gerekmektedir.

Dolayısıyla, başvuru sahibi tarafından ihalede sunulan iş deneyim belgesindeki ihale kayıt numarası, sözleşme ve kabul tarihi ile belge tutarının ihale konusu iş ile benzer iş kapsamında olan miktarını tevsik eden belgelerin bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılmasının istenmesi ve değerlendirmenin buna göre yapılması gerekmekte iken doğrudan teklifin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata aykırıdır.

2) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak idarenin 04.01.2010 tarihli kararında; “…

Katılımcı firma tarafından doldurulan birim fiyat teklif mektubunda tarih, uyruğu, teklif sahibinin adı soyadı ve ticaret unvanının olmaması bu durumun Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliğinin 53. maddesinde belirtilen hükümlere aykırı olması,

Katılımcı firmanın birim fiyat teklif cetvelinde ihale kayıt numarasının olmaması.

İtiraz yazınızda sonradan tamamlatılması gereken evraklardan bahsedilmiş olup; birim fiyat teklif mektubu ve birim fiyat teklif cetveli sonradan tamamlatılacak evraklara girmemektedir….” denilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Başvuru ve teklif mektuplarının şekli” başlıklı 53 üncü maddesinde;

“(1) Başvuru ve teklif mektupları bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlar esas alınarak hazırlanır.

(2) Teklif mektubunun aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:

a) Yazılı olması.

b) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi.

c) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması.

ç) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması.

d) Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin vergi kimlik numarasının belirtilmesi.

e) Ad ve soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması.

(3) Ortak girişim olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya yetki verdikleri kişilerce imzalanması gerekir.

(4) Konsorsiyumlarda, konsorsiyum ortakları teklif mektubunu, işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedeli ayrı ayrı yazmak suretiyle imzalarlar. Konsorsiyum ortaklarının işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedellerin toplamı, konsorsiyumun toplam teklif bedelini oluşturur.

(5) Teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından yukarıda belirtilen niteliklere ve teklif mektubu standart formuna uygun olmaması teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edilir. Taşıması zorunlu hususlardan herhangi birini taşımayan teklif mektuplarının değiştirilmesi, düzeltilmesi veya eksikliklerinin giderilmesi gibi yollara başvurulamaz. Teklif mektubu usulüne uygun olmayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.”

Hükmü bulunmaktadır.

Başvuru sahibi tarafından ihaleye sunulan birim fiyat teklif mektubunda, ihale kayıt numarası ile ihale adının belirtildiği, ayrıca teklif sahibinin ticaret unvanı, tebligat adresi, telefon numarası ve vergi kimlik numarasına ilişkin bilgilerin ilgili bölüme vurulan kaşede bulunduğu görülmüştür.

Dolayısıyla, Yönetmelik ekinde yer alan standart forma uygun olarak düzenlenmiş ve yukarıda yer verilen Yönetmelik maddesinde belirtilen taşıması zorunlu şartları taşıyan birim fiyat teklif mektubunda, tarih belirtilmediği ve eki birim fiyat teklif cetvelinde ihale kayıt numarası yazılmadığı gerekçesiyle, başvuru sahibinin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata aykırılık teşkil etmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi tarafından ihalede sunulan iş deneyim belgesindeki ihale kayıt numarası, sözleşme ve kabul tarihi ile belge tutarının ihale konusu iş ile benzer iş kapsamında olan miktarını tevsik eden belgelerin bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılması istenerek, tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

KARŞI OY

İncelemeye konu ihalede;

1-      Usul yönünden;

          4734 sayılı Kanun’un 54. maddesinin 1. fıkrasında; ihale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabileceklerin, bu Kanunda belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunabileceği; 56. maddesinin 1. fıkrasında ise; idareye şikâyet başvurusunda bulunan veya idarece alınan kararı uygun bulmayan aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından 55. maddenin dördüncü fıkrasında belirtilen hallerde ve sürede, sözleşme imzalanmadan önce itirazen şikâyet başvurusunda bulunulabileceği, ihalenin iptaline ilişkin işlem ve kararlardan, sadece şikâyet ve itirazen şikâyet üzerine alınanlar itirazen şikâyete konu edilebileceği ve bu kararlara karşı beş gün içinde doğrudan Kuruma başvuruda bulunulabileceği hükümleri yer almaktadır.

          Anılan hükümden, ihalenin idare tarafından iptali hallerinde, belirtilen sınırlı hallerde itirazen şikâyet yoluna gidilebileceği, bu hallerinde ancak şikâyet veya itirazen şikâyet üzerine alınanlar olduğu, Yasada iptal sebeplerine ilişkin bir düzenleme yapılmadığı ve istisnasının yer almadığı anlaşılmaktadır.

          İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin 8. maddesinin 3. fıkrasında; herhangi bir şikâyet veya itirazen şikâyet başvurusu olmaksızın idare tarafından alınan herhangi bir sebeple ihalenin iptali kararlarına karşı Kuruma itirazen şikâyet başvurusunda bulunulamayacağından, bu kararların ancak idari yargı mercilerinde dava konusu edilebileceği düzenlemesine yer verilmiştir.

İdare tarafından, 11.12.2009 tarihinde yapılan ihalenin 21.12.2009 tarihli ihale komisyonu kararı ile iptal edildiği, ihalenin iptal edilmesinden önce ihaleye ilişkin olarak idareye herhangi bir şikâyette bulunulmadığı ve iptal kararının itirazen şikâyet üzerine alınmadığı, idarece alınan ihalenin iptali kararından sonra idareye şikâyet başvurusunda bulunulduğu anlaşıldığından, anılan mevzuat hükümleri uyarınca şikâyet başvurusunun görev yönünden reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Şikâyete konu işleme karşı, işlemi tesis eden yer mahkemesinde dava açılabileceği tabiidir.

Açıklanan nedenlerle; incelemeye konu ihalede, başvuru konusunun Kurumun görev alanında bulunmadığı anlaşıldığından, işin esasının incelenmesine ilişkin Kurul kararına katılmıyorum.

2- İşin esası açısından ise;

Usul yönünden karara katılmamakla beraber, işin esası hakkında yapılan tespit ve değerlendirmeler sonucu verilen “düzeltici işlem belirlenmesine” ilişkin karara katılıyorum.