istekli tarafından ihalede teklif ile birlikte sunulan belgelerdeki şirket unvanı ile ticaret sicil gazetesindeki şirket unvanı farklı olursa istekli elenir mi (KİK)

12.01.2009 tarih ve III.H.52.13.0169/2009-67E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Reşadiye Devlet Hastanesi Baştabipliği tarafından 07.11.2008 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “2009 Yılı Malzemeli Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Buğratem Yemek Kırtasiye Temizlik İnş. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti.’nin 02.12.2008 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 04.12.2008 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 15.12.2008 tarih ve 35879 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendi gereğince ihale işlemlerinin ve ihale kararının iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; teklif kapsamında sunulan belgelerden Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi´ndeki unvanıyla diğer belgelerdeki unvanının tam olarak uyuşmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, oysa sadece firma kaşesinde “ticaret” ibaresinin eksik olduğu, idarenin bu bilgi eksikliğini tamamlatması yerine teklifini değerlendirme dışı bırakmasının mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuru sahibinin iddiasına ilişkin olarak, idarenin 04.12.2008 tarihli yazısında;

“…

1- Teklif mektubunda teklif sahibinin ticaret unvanı bölümünde yazılı şirket unvanı ile teklifin onay kısmında imza üzerine basılı kaşede geçen şirket unvanının birbiriyle bağdaşmadığı ve aynı zamanda Ticaret Sicil Gazetesinde kayıtlı şirket unvanı ile bu unvanların birebir örtüşmediği,

Tebligat adresinde geçen firma unvanı ile alt kısımda bulunan kaşede geçen unvanların ve diğer yeterlilik belgelerini oluşturan taahhütnamelerde geçen unvanlar ile Ticaret Sicil Gazetesinde kayıtlı şirket unvanıyla uygunluk sağlamadığı,

17.11.2008 tarihli Koyulhisar Noter tasdikli ihale konulu taahhütnamesinde taahhüt eden firma unvanı ile Ticaret Sicil Gazetesi´nde kayıtlı ile birebir örtüşmediği,

19.11.2008 tarihli T.C. Ziraat Bankası A.Ş. Koyulhisar Şubesi´nden alınan 4.500,00 YTL tutarındaki Geçici Teminat Mektubunda yazılı şirket unvanının tam teşekküllü yazılmadığı ve aynı bankadan alınmış Banka Referans Mektubunda yazılı şirket unvanı ile Ticaret Sicil Gazetesi´ndeki kayıtlı şirket unvanı ile uygunluk sağlamadığı,

2- İş Deneyimini Tanımlayıcı belge olarak sunulan fatura başlığında geçen şirket unvanı Ticaret Sicil Gazetesi´nde kayıtlı şirket unvanı ile mutabakat sağladığı görülmüş ancak faturada basılı kaşe ile yine İş Deneyimini tamamlayıcı belge niteliği taşıyan ihale konusu iş ile Öykü Mobilya ile yapmış olduğu sözleşmede firma unvanı Ticaret Sicil Gazetesi´ndeki şirket unvanına işaret etmemektedir.

Yukarıda yazılı gerekçeler neticesinde teklifiniz değerlendirmeye alınmamış olup , ihale dışı kaldığınız teyit edilmiştir.” ifadelerine yer verilmiştir.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan başvuru sahibine ait teklif dosyasındaki belgelere göre;

Ticaret Odası Sicil Kayıt Sureti ile Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi´nin 04.08.2008 tarih ve 7119 sayılı nüshasından ve bunüshanın dayanak alındığı 18.08.2008 tarihinde Koyulhisar Noterliğince düzenlenen imza sirkülerinden,kayıtlı şirket unvanının “Buğratem Yemek Kırtasiye Temizlik İnşaat Taahhüt Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi” olduğu ve imza örneği atılı Hilal CELEP’in şirketi temsil ve ilzama yetkili olduğu anlaşılmaktadır.

Diğer taraftan;

Teklif mektubunun şirketi temsile yetkili Hilal CELEP tarafından imzalandığı, teklif sahibinin ticaret unvanı kısmına “BUĞRTEM YEMEK KIRTASİYE TEMİZLİK İNŞ. TAAH. VE SAN. TİC. LTD. ŞTİ.” ibaresinin yazıldığı, üzerine yetkili imzanın atıldığı kaşede ise unvan “BUĞRATEM YEMEK TEMİZLİK KIRTASİYE TEMİZLİK İNŞAAT TAAH. ve SAN. LTD. ŞTİ.” olarak görülse de, gerek kaşede gerekse teklif mektubunda istekli tarafından doldurulan teklif sahibine ilişkin bilgiler kısmında aynı vergi numarasının bulunduğu,

Teklif mektubu eki birim fiyat teklif cetvelinde teklif mektubunda kullanılan kaşe üzerine şirketi temsile yetkili Hilal CELEP tarafından imza atıldığı,

Geçici teminat mektubunda isteklinin adının “BUĞRATEM LTD. ŞTİ.” olarak yazıldığı, şekil ve içerik bakımında standart forma uygun olduğu,

İş deneyimini tevsik eden sözleşmedeki şirket kaşesinde, ticaret unvanı “BUĞRATEM Yemek Kırtasiye Temizlik İnş. Taah. ve San. Ltd. Şti.” olarak belirtildiği ve üzerinde Hilal CELEP’in imzasının bulunduğu, ayrıca sözleşmeye ilişkin faturanın başlığında şirket unvanının Ticaret Sicili Gazetesi ve imza sirkülerinde unvan ile aynı olduğu, gerek sözleşme gerek fatura üzerinde kaşede yer alan vergi numarasının fatura başlığında ve teklif mektubunda bulunan vergi numarası ile aynı olduğu,

Teklif kapsamında sunulan diğer bildirim ve taahhütnamelerde de şirket kaşesi üzerinde yetkili imzanın bulunduğu ve tüm kaşelerde aynı vergi numarasının yer aldığı,

Tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Teklif Mektuplarının Şekli” başlıklı 63. maddesinde,

“Teklif mektupları bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlardan işin niteliğine uygun olanı esas alınarak hazırlanır (standart formlar KİK018.0/H ve KİK019.0/H).

Teklif mektubunun aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:

a) Yazılı olması,

b) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi,

c) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması,

d) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması,

e) Ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması.

…

Sunulan teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından yukarıda belirtilen niteliklere uygun olmaması teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edilir. Teklif mektuplarının taşıması zorunlu özelliklerden herhangi birini taşımayan teklif mektupları değerlendirme dışı bırakılacağından, bunların sonradan değiştirilmesi, düzeltilmesi veya eksikliklerinin giderilmesi gibi yollara başvurulmaz. Teklif mektubu reddedilen isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılmış sayılır.”,

“Teminatlar” başlıklı 65. maddesinin son fıkrasında,

“İsteklilerden 4734 sayılı Kanun hükümleri ve Tip İdari Şartnamelerde yapılan düzenlemeler esas alınarak geçici teminat istenir.

Teminat mektubu verilmesi halinde, bu teminat mektuplarının kapsam ve şeklinin, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlara uygun olması zorunludur (standart formlar KİK029.0/H, KİK029.1/H, KİK029.2/H).

…

Bu esaslara aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları geçerli kabul edilmez

Gerek görüldüğünde teminat mektuplarının ilgili bankanın veya özel finans kurumunun genel müdürlüğünden veya şubesinden teyidi idarelerce yapılır. Faks ile yapılan teyitlerin, en az iki yetkilinin imzasını taşıması gerekir.”

Hükümleri bulunmaktadır.

Ayrıca, yine Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 56. maddesinde belge düzenlenemeyen hallerde iş deneyiminin tevsiki ile ilgili düzenleme yapılmış, aynı Yönetmeliğinin “Komisyonların İnceleme Yetkisi” başlıklı 61. maddesinde de, ihale komisyonlarının isteklilerce sunulan iş deneyimine ilişkin belgelerdeki bilgilerin incelenmesi amacıyla maddede sayılanlar gibi belgelerden gerekli gördüklerini isteyebilecekleri belirtilmiştir.

Yukarıda yer verilen Yönetmelik hükümlerine göre, teklif mektubu ile teminat mektubunun içerik ve şekil bakımında standart formlara uygun olarak düzenlendiği, teklif mektubu ve teklif kapsamında yer alan belgelerin Ticaret Siciline kayıtlı unvanı “Buğratem Yemek Kırtasiye Temizlik İnşaat Taahhüt Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi” olan isteklinin yetkili kişisi tarafından imzalandığı, diğer taraftan, gerek görülmesi halinde geçici teminat mektubu ile ilgili olarak Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 65., iş deneyimine ilişkin belgeler ile ilgili olarak anılan Yönetmeliğin 61. maddesine göre işlem yapılması mümkün olduğu hususları dikkate alındığında, anılan maddelere göre işlem yapmadan isteklinin kaşesinde ve teklif kapsamında sunulan belgelerin istekli tarafından doldurulan kısımlarında yer alan ticaret unvanının yazımında eksiklik veya hataların bulunması gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata aykırı bulunmuştur.

Diğer taraftan, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinin http://www.ticaretsicilgazetesi.gov.tr /sorgu_acik.php linkinden yapılan unvan sorgulamasından “Buğratem” adı ile başvuru sahibi dışında her hangi bir tacir veya şirkete ilişkin bilgi bulunmadığı, aynı şekilde http://www.ticaretsicil.gov.tr/giris.php linkinden yapılan gazete görüntüleri ve indeks bilgileri sorgulamasından da, başvuru sahibinin kayıtlı olduğu Sivas Ticaret Sicili Memurluğuna kayıtlı “Buğratem” adı altında başvuru sahibinden başka bir tacir veya şirkete ilişkin bilgi bulunmadığı tespit edilmiştir.

B- İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 20 nci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

Anılan maddenin (ı) bendine göre tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında itirazen şikayet konusu yapılan işlemler bakımından diğer isteklilere eşit muamele yapılıp yapılmadığı yönünden yapılan incelemede;

İhale komisyonu kararında ve kesinleşen ihale kararının bildirimine ilişkin yazılarda, ihaleye ortak girişim olarak teklif veren İZ GURUP Yapı ve Hizmet İşleri San. Tic. Ltd. Şti. (pilot ortak) ve ÇAĞRI Nak. Taah. Tur. Teks. Güv. Sis. ve Tem. Hiz. Tic. San. Ltd. Şti. (özel ortak) ile ilgili olarak, özel ortağa ait olmak üzere “a) 24.05.2007 tarihinde Develi Belediye Başkanlığı tarafından verilen iş deneyim belgesindeki yüklenici unvanı, b) 31.10.2008 tarihinde Bank Asya tarafından verilen 6.000,00 YTL tutarındaki geçici teminat mektubunda yazılı firma unvanı ile Ticaret Sicili Gazetesinde kayıtlı ticaret unvanı ile bire bir örtüşmediği görülmüştür. Bu nedenle ilgili firmanın teklifi değerlendirmeye alınmamış olup, firma ihale dışı bırakılmıştır.” denilmiştir.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan söz konusu isteklinin teklif dosyasındaki belgelere göre;

ÇAĞRI Nak. Taah. Tur. Teks. Güv. Sis. ve Tem. Hiz. Tic. San. Ltd. Şti.’nin Ticaret Odası Sicil Kayıt Sureti ile Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi´nin 18.05.2004 tarih ve 6052 sayılı nüshasından ve 21.10.2008 tarihinde Beyoğlu 37. Noterliğince düzenlenen imza sirkülerinden, kayıtlı şirket unvanının “Çağrı Nakliye Taah. Tur. Teks. Güvenlik Sistemleri ve Temizlik Hizmetleri Tic. San. Ltd. Şti.” olduğu ve imza örneği atılı İsmail ÖZKARA’nın şirketi temsil ve ilzama yetkili olduğu anlaşılmaktadır.

Develi Belediye Başkanlığı tarafından düzenlenen iş deneyim belgesinde yüklenici unvanının “Çağrı Nakliye Taahhüt Tekstil Güvenlik Sis. ve Temizlik Hiz. Tic. San. Ltd. Şti.” olarak, geçici teminat mektubunda lehdarın ticaret unvanının ise “Çağrı Nak. Tur. Taah. Teks. Tem. Hizm. Tic. San. Ltd. Şti.” olarak yazıldığı tespit edilmiştir.

Diğer taraftan, http://www.ticaretsicil.gov.tr/giris.php linkinden yapılan gazete görüntüleri ve indeks bilgileri sorgulamalarından, İstanbul Ticaret Sicili Memurluğuna kayıtlı olmak üzere, ihaleye teklif veren ve ortakları Zekeriya ÇARDAK ve İsmail ÖZKARA olan Çağrı Nakliye Taah. Tur. Teks. Güvenlik Sistemleri ve Temizlik Hizmetleri Tic. San. Ltd. Şti.’nden başka ortakları Zekai ÇARDAK ve Şengül ÖZKARA olan Çağrı Nakliye Tur. Taah. Teks. Temizlik Hizmetleri Tic. San. Ltd. Şti.’nin bulunduğu tespit edilmiştir.

Dolayısıyla, şikayet konusu ile ilgili olarak tespit edilen gerekçelerle, geçici teminat mektubu ile ilgili olarak Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 65., iş deneyimine ilişkin belgeler ile ilgili olarak anılan Yönetmeliğin 61. maddesine göre işlem yapılmadan söz konusu isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata aykırı olsa da, geçici teminat mektubunda ihaleye katılacak isteklinin adı olarak “Çağrı Nak. Tur. Taah. Teks. Tem. Hizm. Tic. San. Ltd. Şti.” yazıldığından ve teklif mektubunun Çağrı Nakliye Taah. Tur. Teks. Güvenlik Sistemleri ve Temizlik Hizmetleri Tic. San. Ltd. Şti.’nin yetkilisi tarafından imzalandığı anlaşıldığından,yukarıdabelirtilen aykırılığın esasa etkili olmadığı, sonuç olarak teklifin değerlendirmeye alınmamasının yerinde olduğu anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibinin geçici teminat mektubu ile ilgili olarak Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 65., iş deneyimine ilişkin belgeler ile ilgili olarak da anılan Yönetmeliğin 61. maddesine göre işlem yapılarak, tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendi gereğince düzeltici işlem tesis edilmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

İdari şartnameninmesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler başlıklı 7.3.maddesinde;

“7.3.2. yemek hastane mutfağında yapılacaktır. Hastane mutfağının herhangi bir olağandışı gelişme sonucu veya herhangi bir nedenle kullanılamaz duruma gelmesi halinde istekli firmanın ihale miktarı kadar yemeği dışarıda, yemek fabrikası veya yemek üretim yerinde yaptıracağı, (bu fabrika veya yemek üretim yerinin Tarım ve Köy İşleri Bakanlığından alınmış Gıda Üretim ve Gıda Sicil Sertifikasına sahip olacaktır.) bu fabrika veya yemek üretim yeri ile yaptığı sözleşmenin noter tasdikli suretini ve sözleşme imzaladığı fabrikanın veya yemek üretim yerinin Tarım ve Köy İşleri Bakanlığından alınmış Gıda Üretim ve Gıda Sicil Sertifikasını Sözleşme yapmadan önce idareye teslim edeceğine dair noter tasdikli taahhütname vereceklerdir. Söz konusu Fabrika veya yemek üretim yeri TOKAT il sınırları içersinde olacaktır ve Reşadiye ilçesine uzaklığı en fazla 100 km olacaktır.

7.3.3. Besin zehirlenmeleri ile yemek pişirme ve ısıtmalarında meydana gelebilecek yangınlara ve diğer kazalara karşı sigorta poliçesi yaptıracağına ve sigorta poliçesinin bir nüshasının sözleşme imzalanmadan önce idareye teslim edeceğine dair taahhütname.” düzenlemesi yapılmıştır.

Diğer taraftan; 07.11.2008 tarihli zeyilnameile idari şartnamenin 7.3.2. maddesinin son fıkrasında yer alan “Söz konusu Fabrika veya yemek üretim yeri TOKAT il sınırları içersinde olacaktır ve Reşadiye ilçesine uzaklığı en fazla 100 km olacaktır.” ibaresinin kaldırıldığı ve ihalenin 21.11.2008 tarihine ertelendiği anlaşılmıştır. Bununla birlikte, ihale işlem dosyasında yer alan belgelerden, 17.10.2008, 27.10.2008, 31.10.2008 ve 04.11.2008 tarihlerinde ihale dokümanı alan isteklilere söz konusu zeyilnamenin bildirildiğine ilişkin herhangi bir belgeye rastlanmamıştır.

İhale ilanının4.3. maddesinde ise ihale dokümanında yer alan bu düzenlemeye yer verilmemiş ancak, “Diğer Hususlar” başlıklı maddesinde “ilanda belirtilmeyen hususlarda, İhale teknik ve idari şartnamelerde belirtilen hükümler geçerlidir.” ifadesine yer verilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu´nun 24. maddesinde, yeterlik değerlendirmesinde uygulanacak kriterler de ihale ilanlarında bulunması zorunlu hususlar arasında sayılmıştır.

Kanunun 29. maddesinde, “İlan yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilanlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilan olunur.

Ancak, ilan yapıldıktan sonra, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde, ihale dokümanında değişiklikler yapılabilir. Yapılan bu değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname, son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilir. Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkanı sağlanır.” denilmektedir.

Kamu İhale Genel Tebliği´nin 1.XII/C bölümünde;

“… ilân yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. İlan yapıldıktan sonra, ihale dokümanında ihalenin devamını engelleyecek bir durumun ortaya çıkması sonucu dokümanda değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilânlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilân olunur.

Bu genel ilkenin bir istisnası olarak, ilân yapıldıktan sonra, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde, ihale dokümanında değişiklikler yapılabilmesi mümkündür. Bu durumda, yapılan değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname düzenlenir ve düzenlenen zeyilnamelerin son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilmesi gerekir.

Ayrıca zeyilname ile ihale dokümanında değişiklikler yapılması nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, bir defaya mahsus olmak üzere ihale tarihinin de en fazla yirmi gün süreyle aynı zeyilname ile ertelenebilmesi de mümkündür.

Ancak ilanda yapılacak düzeltmeler sadece 4734 sayılı Kanunun 26 ncı maddesinde belirtilen hallerle sınırlı olarak ve ilanın yayımlanmasını takip eden 10 gün içinde yapılabileceğinden bu süre geçtikten sonra ihale dokümanının ilana yansıyan hükümleri ile ilgili olarak zeyilname düzenlenmesi mümkün bulunmamaktadır.”

Açıklaması yapılmıştır.

İnceleme konusu ihalede; her ne kadar zeyilname ile değişiklik getirilerek idari şartnameden çıkartılmış olan yeterlik kriterlerine ilişkin hususa ihale ilanında yer verilmemişse de, idari şartnamede mesleki ve teknik yeterlik kriterleri arasında sayılan hususların tamamının ihale ilanında belirtilmemesinin Kamu İhale Kanunu´nun 24. maddesine aykırılık oluşturduğu anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenle incelemeye konu ihalenin iptal edilmesi gerektiği yönündeki düşüncemle, çoğunluk kararına katılmıyorum.

Adem KAMALI

Kurul Üyesi