istekli tarafından sunulmayan bir belgenin internet üzerinden teyidinin yapılıp belge sonradan tamamlatılabilir mi (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

Yu-Em Grup Temizlik. İnş. Bil. Gıda Ür. Paz. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Tokat Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/537871 İhale Kayıt Numaralı “Tokat Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşlar İçin, 12 Ay Süreyle Kuruluş Mutfaklarında Yemek Pişirme, Dağıtımı ve Servisi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Tokat Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü tarafından 11.12.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Tokat Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşlar İçin, 12 Ay Süreyle Kuruluş Mutfaklarında Yemek Pişirme, Dağıtımı ve Servisi” ihalesine ilişkin olarak Yu-Em Grup Temizlik. İnş. Bil. Gıda Ür. Paz. Ltd. Şti.nin 02.02.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 09.02.2018 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 19.02.2018 tarih ve 12635 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 16.02.2018 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2018/286 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1)İdare tarafından şikayet başvurusu üzerine alınan kararda İhalelere Yönelik Başvurulara Ait Yönetmeliği’nin 12’inci maddesinde belirtilen, başvurunun idare kayıtlarına alındığı tarihin hatalı belirtildiği, ileri sürülen iddiaların, olayların ve hukuki dayanaklarının özetinin bulunmadığı, idarece verilen cevabın mevzuata aykırı olduğu,

2)Aşırı düşük teklif sorgulamasının, Teknik Şartname ekinde yer alan ve çiğ girdi cins ve miktarları verilen yemek menüleri arasından yaklaşık maliyetin tüm bileşenlerini kapsayacak şekilde belirlenmiş örnek 2 haftalık menü belirlenerek ve en az 3 iş günü süre verilmek suretiyle yapılması gerekirken, anılan hususlara aşırı düşük teklif sorgulama yazısında riayet edilmediği,

3) Ekmek girdisi ile ilgili birim fiyat tevsikinin Kars Ticaret Borsası Bülteni ile sağlandığı, ancak ihale komisyonu tarafından “Malzemeli Yemek Hesap Sunum Cetveli”nde atıf bulunmasına rağmen söz konusu bültene ilişkin belgelere açıklama kapsamında yer verilmemesi nedeniyle aşırı düşük açıklamanın kabul edilmemesinin mevzuata aykırı olduğu, söz konusu belgelerin internetten teyidinin yapılabildiği ve Kars Ticaret Borsasından istenebileceği, ayrıca ekmek girdisinin yardımcı gider olması nedeniyle açıklama sunulmasına gerek olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Kararlarda bulunacak hususlar” başlıklı 12’nci maddesinde “(1) Şikâyet başvurusu üzerine idare tarafından alınacak kararlarda aşağıdaki hususlar gösterilir:

a) İhalenin adı ve ihale kayıt numarası,

b) Başvuru sahibinin, varsa vekil ya da temsilcisinin adı, soyadı veya unvanı ve adresi

c) Başvurunun idare kayıtlarına alındığı tarih ve sayı,

ç) Başvuru üzerine alınan diğer kararlar ve yapılan işlemlerin özeti,

d) İleri sürülen iddiaların, olayların ve hukuki dayanaklarının özeti,

e) İddiaların ve olayların değerlendirilmesi,

f) Kararın dayandığı hukuki sebepler ile gerekçeleri ve karar sonucu,

g) Şikâyetin kısmen veya tamamen haklı bulunması halinde, yapılması gereken düzeltici işlemler,

ğ) Karar tarihi ile kararı alanların adı ve soyadı ile imzası.

h) Kararın tebliğ ediliş şekline göre; iadeli taahhütlü mektupla gönderilme, imza karşılığı elden teslim edilme, faksla gönderilme veya EKAP üzerinden gönderilme tarihi,

ı) Karara karşı başvuru yapılabilecek itiraz mercii ve başvuru süresi.” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in ekleri arasında yer alan Ek-3: Şikâyet Başvurusu Üzerine İdare Tarafından Alınacak Karar Örneği’nin “Varsa başvuru üzerine alınan diğer kararlar ve yapılan işlemlerin özeti” ile ilgili bölümünde açıklayıcı bilgi olarak “(Bu bölümde şikayet başvurusu üzerine, varsa raportör tayini veya diğer idarelerden bilgi belge istenilmesi gibi alınan ara kararlar ve yapılan işlemlerin özetine yer verilecektir.)” ifadesi yer almaktadır.

Yapılan incelemede idareye şikayet başvurusunun idare kayıtlarına alındığı tarihin 02.02.2018 olduğu ve idarece söz konusu başvuruya cevap yazısının 09.02.2018 tarihinde EKAP üzerinden istekliye gönderildiği, her ne kadar EKAP üzerinden gönderilen yazının ekindeki değerlendirmelere ilişkin kısımda şikayet tarihi 26.01.2018 olarak gösterilmiş olsa da, üst yazıda şikayet dilekçesi tarihinin 02.02.2018 olarak belirtildiği, şikayet cevap yazısında iddiaların özetlendiği ve mevzuat hüküm ve açıklamalarına dayandırılarak iddiaların değerlendirildiği, sonuç olarak başvuru sahibi tarafından da 19.02.2018 tarihinde Kurum’a itirazen şikayet başvurusunda bulunulduğu anlaşılmış olup, başvuru sahibinin itirazen şikâyet başvurusunu süresinde yapmasını engelleyecek veya herhangi bir hak kaybı yaşamasına sebebiyet verecek bir durum bulunmadığı, kaldı ki idare tarafından şikâyete konu hususlara da açık bir şekilde cevap verildiği göz önüne alındığında, itirazen şikâyete konu durum açısından herhangi bir mevzuata aykırılığın oluşmadığı ve başvuru sahibinin anılan hususa yönelik iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 55’inci maddesinde; şikayet başvurusunun, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılacağı, hükme bağlanmıştır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuru süreleri” başlıklı 6’ncı maddesinin birinci fıkrasında “İdareye şikayet süresi; ihale sürecindeki şikayete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Sürelerle ilgili genel esaslar” başlıklı 7’nci maddesinde “(1) Süreler;

…

c) İdarenin işlem veya eylemlerine karşı yapılacak başvurularda şikayete yol açan durumun farkına varıldığı yahut farkına varılmış olması gerektiği tarihi,

…

izleyen günden itibaren başlar.” hükmü yer almaktadır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Şikayet başvuru süresi” başlıklı 4’üncü maddesinin birinci fıkrasında “Kanunun 55 inci maddesi uyarınca şikayet başvurusu usulüne uygun olarak sözleşme imzalanmadan önce aday veya istekliler ile istekli olabileceklerin şikayete yol açan durumların farkına vardığı veya farkına varmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunun 21 inci maddesinin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gün içinde ihaleyi yapan idareye yapılır.” açıklaması yer almaktadır.

Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet başvurusunda bulunulabilmesinin ön koşulu, idareye usulüne uygun olarak şikâyet başvurusunda bulunulmasıdır.

İncelenen ihalede YU-EM Gıda Ltd. Şti. tarafından, idarece gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısına ilişkin olarak yapılan şikayet başvurusunun, bahse konu yazının bildirim tarihi olan 19.12.2017 tarihini izleyen on gün içinde yapılması gerekirken, istekli tarafından 02.02.2018 tarihinde idareye şikayet başvurusunda bulunulduğu anlaşıldığından, başvuru sahibinin iddiasının süre yönünden reddi gerektiği sonucuna varılmıştır.

3. Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşır düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğ’in 79.2.2.4’ncü maddesinde “Ticaret Borsası Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününde gerçekleşen ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.” açıklaması,

Aynı Tebliğ’in 79.2.6’ncı maddesinde “…Bu maddede yer alan ana girdi ibaresi kapsamında, kırmızı et; beyaz et; balık; işlenmiş et ürünleri (sucuk, salam, sosis, kavurma gibi); kuru gıdalar (pirinç, bulgur, nohut, mercimek, kuru fasulye gibi); sebze; meyve; toz şeker, süt; yoğurt, ayran; yağ ürünleri (ayçiçek yağı, zeytinyağı, tereyağı) kahvaltı malzemeleri (peynir, zeytin, yumurta, reçel, bal gibi); pet su, ekmek açıklama yapılacak unsurlar olarak dikkate alınır. İdarenin ihale dokümanında bu girdilerin dışında ana girdi niteliğinde malzeme içeren yemek öğünü düzenlemesi durumunda aşırı düşük teklif açıklama yazısında açıklama istenecek unsurlar arasında bu malzemelerin de belirtilmesi zorunludur. Bu çerçevede, isteklinin beyan ettiği orana uygun teklif sunması durumunda, yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirilir ve bu unsurlar için açıklama sunulması gerekmez.

…

”açıklamaları yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “a2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Tokat Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşlar İçin, 12 Ay Süreyle Kuruluş Mutfaklarında Yemek Pişirme, Dağıtımı ve Servisi

b) Miktarı ve türü:

Tokat Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü için Toplam 175.716 öğün; Tokat Huzurevi Müdürlüğü için Toplam 118.166 öğün; Turhal Engelsiz Yaşam Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü niçin 181.800 öğün Malzemeli Mamul Yemek alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Tokat Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü Mutfağı, Tokat Huzurevi Müdürlüğü Mutfağı, Turhal Engelsiz Yaşam Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü Mutfağı ” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi ve teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz… ” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Kısmi teklife ilişkin açıklamalar

…

isteklilerin üzerinde kalan kısımların her biri için ayrı ayrı sözleşme imzalanacaktır.” düzenlemesi,

Bahse konu Şartname’nin “Sınır Değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır. ” düzenlemeleri yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları ile ihale dokümanı düzenlemelerinden, ihale komisyonunun verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği anlaşılmaktadır.

Başvuruya konu ihalenin, Turhal Engelsiz Yaşam Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü 3. kısım ihalesi olduğu, söz konusu kısmın ihalesine 9 isteklinin teklif verdiği, birim fiyat teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olanlar esas alınarak hesaplanan sınır değerin 741.007,00 TL olduğu, bu değerin altında kalan YU-EM grup Ltd. Şti.den tekliflerini oluşturan önemli bileşenler hakkında açıklama istenildiği, 26.01.2018 tarihli ihale komisyon kararına göre söz konusu istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan Malzemeli Hesap Sunum Hesap cetvelindeki ana girdilerin tevsiki için sunulan bültenlerden biri olan Kars Ticaret Borsası Bültenin söz konusu açıklama ekinde yer almaması sebebiyle teklifinin reddedildiği, ihalenin bahsi geçen kısmında Çağrı Temizlik San ve Tic. A.Ş.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi, Tuğba Bulut’un teklifinin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olduğu görülmüştür.

İnceleme konusu ihalede, başvuru sahibi YU-EM Gıda Ltd. Şti.nin teklifinin sınır değerin altında kalması nedeniyle idare tarafından 19.12.2017 tarihli ve 9833 sayılı “Aşırı düşük teklif açıklama talebi” yazısı ile söz konusu istekliden aşırı düşük telif açıklaması sunmasının istenildiği, anılan istekli tarafından 25.12.2017 tarihinde aşırı düşük teklif açıklaması sunulduğu, bahse konu istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasında “ekmek” ile birlikte bazı ana girdilerin birim fiyatını tevsik etmek amacıyla Kars Ticaret Borsasına ait bültenlerin kullanıldığının belirtildiği, ancak söz konusu bültenin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulmadığı, anılan nedenle 26.01.2018 tarihli ihale komisyonu kararıyla söz konusu isteklinin teklifinin reddedildiği anlaşılmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.6’ncı maddesi açıklamaları gereğince, ekmeğin açıklama yapılacak ana girdiler arasında sayıldığı görüldüğünden, yardımcı girdiler kapsamında değerlendirilemeyeceği, başvuru sahibi tarafından Malzemeli Hesap Sunumu Cetvelinde bazı ana girdilerin birim fiyatının Kars Ticaret Borsası bülteniyle açıklandığının belirtildiği, ancak açıklama dosyası kapsamında, söz konusu fiyatı tevsik eder belgenin bulunmadığı, istekli tarafından sunulmayan bir belgenin internet üzerinden teyidinin yapılamayacağı ve düzenleyen borsa idaresinden istenerek tamamlatılmasının söz konusu olamayacağı, dolayısıyla ilgili ana girdilere ilişkin fiyatın tevsik edilmediği anlaşıldığından, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Öte yandan, ihalenin itirazen şikâyete konu olan 3’üncü kısmının [Turhal Engelsiz Yaşam Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü] yaklaşık maliyeti dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 8.562,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 12.843,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 4.281,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

2-) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.