İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklif açıklamalarının belgelere dayanması ve mevzuata uygun olarak belgelendirilmiş olması açıklamaların kabul edilmesi için yeterli olacak mıdır (KİK)

21.05.2010 tarih ve II.H.12.76.0199/2010-19E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Konya Ereğli Devlet Hastanesi Baştabipliği tarafından 01.04.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Özel Güvenlik Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Ulus Güv. Hizm. Ltd. Şti. – Bilgin Güv. Hiz. Ltd. Şti. Ortak Girişimi’nin 20.04.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 26.04.2010 tarihli yazısı ile reddi başvuru sahibinin  07.05.2010 tarih ve 10790 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.05.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; idarece, tekliflerinin giysilerle ilgili kısmı için aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutuldukları, Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesinin beşinci fıkrasının beşinci bendinde yer alan açıklama doğrultusunda, teklif açıklamaları kapsamında idareye sunmuş oldukları bilgi ve belgeler dahilinde stok tespit raporunun da bulunduğu, buna rağmen, idarenin aşırı düşük teklif açıklamalarını kabul etmediği, teklif açıklamalarının belgelere dayalı olarak yapılması nedeniyle ihale kararının iptal edilerek ihalenin en uygun teklifi veren firmaları üzerinde bırakılması gerektiği, iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdari şartnamenin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2 nci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde, ihale konusu hizmetin miktarı ve türü “34 kişi ile 24 aylık özel güvenlik hizmeti alımı” şeklinde tanımlanmıştır.

Aynı şartnamenin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25 inci maddesinin üçüncü fıkrasında; ihale konusu işte çalıştırılacak 34 personelin tamamına brüt asgari ücretin %5 fazlası oranında aylık ödeme yapılacağı; iş süresi boyunca, 2010, 2011 ve 2012 yıllarındaki resmi ve dini bayramlar ile yılbaşı günlerinde toplam 28 gün çalışılacağı ve her gün için toplam 12 personel çalıştırılacağı; personelin yemek ihtiyacının idare tarafından karşılanacağı; yol giderinin ise günlük 4,19 TL ve aylık 26 gün üzerinden nakdi olarak personele ödeneceği; giyim bedeli, ekipman giderleri ve özel güvenlik mali sorumluluk sigortasının teklif fiyata dahil edileceği; iş kazaları ve meslek hastalıkları sigorta prim oranının ise %1 olarak kabul edileceği düzenlenmiştir.

Mezkûr şartnamenin “İşe başlama ve iş bitirme tarihi” başlıklı 48 inci maddesinin üçüncü fıkrasında; işin süresinin 01.06.2010-31.05.2012 tarihleri arasında 731 takvim günü olduğu belirtilmiştir.

İhale konusu işte çalıştırılacak personele verilecek kıyafetin nitelik ve niceliğine ilişkin düzenlemenin, teknik şartnamenin “Firmanın yükümlülükleri” başlıklı 5 inci maddesinin 18 inci fıkrasının bir ve ikinci bentlerinde yapıldığı görülmüştür. Söz konusu fıkranın birinci bendinde, personele yazlık ve kışlık olmak üzere iki takım kıyafet verileceği belirtilmektedir. Aynı bentte bulunan tabloda, birer adet yazlık şapka ile kışlık bere, ikişer adet yazlık ve kışlık gömlek, ikişer adet yazlık ve kışlık pantolon, birer adet yazlık ve kışlık ayakkabı, bir adet kemer, bir adet kazak, bir adet kravat ve bir adet kışlık mont verileceği belirtilmiştir.

İdari şartnamenin yukarıda belirtilen 25 inci maddesinde düzenlenen hususlar dikkate alınarak yapılan işçilik maliyeti hesabı sonucunda, %3 sözleşme ve genel giderler dahil, giyim ve özel güvenlik mali sorumluluk sigortası giderleri hariç olmak üzere teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetinin 903.636,48 TL olduğu görülmüştür.

14.04.2010 tarihli ihale komisyon kararından, ihaleye teklif veren 13 firmadan dördünün teklifinin çeşitli sebeplerle değerlendirme dışı bırakıldığı, geriye kalan dokuz firmadan Atılım Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti.’ne ait teklif tutarının aşağısında kalan sekiz firmanın tekliflerinin tamamının aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu anlaşılmaktadır.

İdarece aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan isteklilere gönderilen 02.04.2010 tarihli yazıda; “…İdari şartnamenin 33 üncü maddesinde belirtilen hususlar ve … Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.5. maddesindeki açıklamalar doğrultusunda teklifinizi oluşturan bileşenler hakkında en geç 07.04.2010 saat:16:00’a kadar ihale komisyonu başkanlığına ayrıntılı olarak bilgi verilmesi…” ifadeleriyle açıklama talep edildiği görülmüştür.

İdarece aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan isteklilerin yapacakları teklif açıklamaları ile ilgili olarak, Kamu İhale Genel Tebliğinin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde; “… 79.5. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir. Bu çerçevede ihale komisyonu tarafından aşağıdaki hususların dikkate alınması gerekmektedir.

79.5.1. İstekliler tarafından proforma faturalarla açıklama yapılması durumunda; proforma faturada proforma fatura içeriği mala ilişkin olarak mükellefin son geçici vergi beyanname döneminde tespit edilen birim ortalama maliyet belirtilecek ve proforma faturaya, ilgili malın son geçici vergi beyanname dönemine ait bir alış ve bir satış faturası örneği eklenerek tasdik anlaşması yapılan YMM veya beyannamelerini imzalayan SMMM’ye onaylatılmış olması zorunludur. Proforma fatura veren imalatçı ise; proforma fatura ekinde, ilgili mala ilişkin imalatçının son geçici vergi beyanname döneminde çıkartılan birim maliyet cetveli verilecektir. Sunulan birim maliyet cetveli, mükellefin tasdik anlaşması yaptığı YMM veya beyannamelerini imzalayan SMMM tarafından onaylanmış olacaktır.

…

79.5.5. İstekliler tarafından yapılan açıklamada, malın stoklarda bulunduğunun belirtilmesi durumunda; Vergi Usul Kanununun 182 nci maddesi gereğince tutulması gereken envanter defterinin ilgili malzeme veya mala ilişkin kısmının mükellefin tasdik anlaşması yaptığı YMM veya beyannamelerini imzalayan SMMM tarafından onaylı örneğinin veya mükellefin tasdik anlaşması yaptığı YMM veya beyannamelerini imzalayan SMMM tarafından hazırlanan ve onaylanan ilgili malzeme veya mala ilişkin stok tespit raporunun sunulması zorunludur. Stok tespit raporunda mükellefin yasal defter ve belgelerine uygun ilgili malzeme veya mala ilişkin birim maliyetlerin gösterilmesi zorunludur.

…

79.5.8. Yapılan açıklamalarda, son geçici vergi beyanname dönemine ilişkin belgelendirme yapılamaması durumunda; belgelendirmede bir önceki geçici vergi beyanname dönemi esas alınabilir.

…

79.11. Özel güvenlik hizmet alım ihalelerinde mali sorumluluk sigortası gideri aşırı düşük teklif sorgulamasında önemli bir bileşen olarak kabul edilecek ve isteklilerce aşırı düşük teklif sorgulaması çerçevesinde sigorta acentelerinden alınarak sunulan poliçe, proforma fatura veya sözleşmelerin ekine sigorta acentelerince Özel Güvenlik Mali Sorumluluk Sigortası Tarife ve Talimatında yer alan teminat tutarları üzerinden teklif ettikleri sigorta prim tutarlarıyla özel güvenlik mali sorumluluk sigortası hizmetini geçekleştirebileceklerine ilişkin ilgili sigorta şirketinin genel müdürlüğünden veya bölge müdürlüğünden alınan teyit yazısının eklenmesi ve bu teyitlerin yetkili kişilerin imzasını taşıması gerekecektir. Ancak sigorta şirketlerinin genel müdürlük veya bölge müdürlüklerinden alınmış poliçe veya fiyat teklifleri için teyit alınmasına gerek bulunmamaktadır.” açıklaması yer almaktadır.

Anılan Tebliğ açıklamasına göre, isteklilerce yapılacak aşırı düşük teklif açıklamalarının belgelere dayanması ve mevzuata uygun olarak belgelendirilmiş açıklamaların kabul edilmesi; buna karşın belgelere dayanılmaksızın yapılan veya belgeleri mevzuata aykırılık taşıyan açıklamaların kabul edilmemesi gerekmektedir.

Yukarıda belirtilen Tebliğ açıklaması doğrultusunda, başvuru sahibi iş ortaklığının aşırı düşük teklif açıklamasını oluşturan belgeler incelenmiştir. Söz konusu belgelerin, teklif açıklama yazısı, maliyet analiz cetveli, işçilik hesaplama modülü yardımıyla yapılan giyim hariç işçilik maliyeti hesabı ile ilgili belge, kıyafete ilişkin stok tespit raporu, kıyafete ilişkin üç adet alış-satış faturası, özel güvenlik mali sorumluluk sigortası teklif belgesi ve ihale konusu işin ifası için personelce kullanılacak güvenlik ekipmanı ile ilgili on kalemden oluşan demirbaş listesinden müteşekkil olduğu tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi iş ortaklığının aşırı düşük teklif açıklamasında, 34 işçi için teklif edilen özel güvenlik mali sorumluluk sigortası ile ilgili olarak bir yıl ve 34 kişi için teklif edilen tutarın 357,00 TL olduğu görülmüştür. Aşırı düşük teklif açıklamasında, özel güvenlik mali sorumluluk sigortası ile ilgili olarak teklif yapan acentenin, 12 aylık sürenin bitiminin ardından ikinci bir 12 ay için de aynı bedel ile poliçenin vadesini uzatacağına dair taahhüdüne ilişkin bir belge de teklif açıklamasında yer almaktadır. Başvuru sahibinin birim fiyat teklif cetvelinde bulunan 3 numaralı satırdaki özel güvenlik mali sorumluluk sigortası kalemi için teklif ettiği birim fiyat olan 21,00 TL’nin, poliçenin aynı şartlarla 12 ay daha uzatılması halinde bir personelin 24 aylık prim fiyatına tekabül ettiği anlaşılmıştır. Birim fiyat teklif cetvelinde, özel güvenlik mali sorumluluk sigortası için teklif edilen toplam tutar 714,00 TL’dir. Söz konusu isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasında bulunan özel güvenlik mali sorumluluk sigortası ile ilgili teklif belgesindeki teminat tutarlarının, 27.03.2007 tarih ve 26475 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Özel Güvenlik Mali Sorumluluk Sigortası Tarife ve Talimatında Değişiklik Yapan Tarife ve Talimatın “A. Tarife” başlıklı maddesinde yer alan tablonun birinci satırındaki 50 adete kadar personel için belirlenen teminat tutarlarını karşıladığı ve Tebliğin yukarıda belirtilen 79.11 inci maddesine uygun olarak, bahsi geçen sigorta teklifinin ekinde ilgili sigorta şirketinin Ankara bölge müdürlüğünden alınan teyit yazısının bulunduğu görülmüştür.

Başvuru sahibi iş ortaklığının teklif tutarı olan 904.978,80 TL’den özel güvenlik mali sorumluluk sigortası için teklif edilen tutar olan 714,00 TL çıkarıldığında, geriye 904.264,80 TL kalmaktadır. Bu tutardan, yukarıda tespit edilen giyim hariç teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyeti olan 903.636,48 TL çıkarıldığında, geriye kalan tutar, 628,32 TL olmaktadır. Belirtilen tutar, başvuru sahibi firmanın aşırı düşük teklif açıklamasında bulunan maliyet analiz cetvelinde giyim için öngördüğü 617,75 TL ile firma kârı için öngördüğü 10,57 TL’nin toplamıdır. Maliyet analiz cetvelinde giyim için öngörülen 617,75 TL’nin %3 oranındaki sözleşme ve genel giderleri kapsadığı belirlenmiştir.

Başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklaması yazısında, ihale konusu işin ifası için personele verilecek kıyafetin, şirket stoklarında mevcut olduğu beyan edilmektedir. Başvuru sahibi iş ortaklığının, ihale konusu işte kullanılacak giysilerin, iş ortaklarından Bilgin Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti.’nin stoklarında olduğunu tevsik etmek amacıyla aşırı düşük teklif açıklamasında sunmuş olduğu stok tespit raporunda, teknik şartnamenin yukarıda zikredilen maddesinde belirtilen kıyafetlerin niceliklerine ilişkin olarak şirket stoklarında bulunan kıyafetlere ait sayılar ve birim fiyatlar belirtilmiştir. Aşırı düşük teklif açıklamasında yer alan 07.01.2010 tarih ve 009500 numaralı alış faturasında bulunan birim fiyatların, aynen stok tespit raporundaki birim fiyat sütununa aktarıldığı görülmüştür. Tebliğ açıklamasına göre, stok tespit raporunun sunulması durumunda, ek olarak alış-satış faturası da verilmesi talep edilmediğinden, başvuru sahibince teklif açıklaması kapsamında sunulan kıyafetlere ait alış-satış faturalarının YMM veya SMMM tarafından onaylanmamış olmalarında mevzuat açısından bir aykırılık görülmemiştir. Kamu İhale Genel Tebliğinin yukarıda belirtilen 79 uncu maddesinin beşinci fıkrasının beşinci bendinde bulunan; “…mükellefin tasdik anlaşması yaptığı YMM veya beyannamelerini imzalayan SMMM tarafından hazırlanan ve onaylanan ilgili malzeme veya mala ilişkin stok tespit raporunun sunulması zorunludur. Stok tespit raporunda mükellefin yasal defter ve belgelerine uygun ilgili malzeme veya mala ilişkin birim maliyetlerin gösterilmesi zorunludur.” açıklaması doğrultusunda, her ne kadar, başvuru sahibi iş ortaklığına ait stok tespit raporunda, teklif edilen kıyafetlere ilişkin olarak “birim maliyet” başlığı altında bir düzenleme yapılmamış ise de, söz konusu belgede, teklif edilen giysilere ait bedellerin birim fiyat başlığı altında verilmesinin, Tebliğin anılan açıklamasındaki şartları karşıladığı sonucuna varıldığından ve ek olarak mezkûr stok tespit raporunun mevzuata uygun olarak SMMM tarafından onaylı olduğu görüldüğünden, başvuru sahibi iş ortaklığının aşırı düşük teklif açıklamasının kamu ihale mevzuatı açısından yeterli olarak kabul edilmesi gerektiği neticesine ulaşılmış ve başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmüştür.

Ancak, başvuru sahibinin şikâyet başvurusuna verilen cevapta idarece de belirtildiği gibi, ihale işlem dosyasında bulunan yaklaşık maliyet hesabı ile ilgili belgeler arasında bulunan, personele verilecek kıyafete ilişkin olarak idarece yapılan piyasa araştırması sonucu tespit edilen giyim bedelleri ile başvuru sahibince giyim için teklif edilen fiyatlar arasında önemli farklar olduğu görüldüğünden, aşırı düşük teklif açıklamasındaki kıyafetlere ilişkin stok raporu ile bu rapor ekindeki fatura suretlerinde bulunan birim fiyatlar göz önüne alınarak bir değerlendirme yapıldığında, başvuru sahibi Ulus Güv. Hizm. Ltd. Şti. – Bilgin Güv. Hiz. Ltd. Şti. İş Ortaklığı tarafından teklif edilen kıyafet fiyatlarının piyasa koşullarına göre çok düşük olması sebebiyle başvuru sahibinin giyim giderine ilişkin olarak sunmuş olduğu stok raporu ve ekindeki faturalarda yer alan fiyatların vergi incelemesinde dikkate alınmak üzere Gelir İdaresi Başkanlığına bildirimde bulunulması gerektiği sonucuna varılmıştır.

          Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi Ulus Güv. Hizm. Ltd. Şti. – Bilgin Güv. Hiz. Ltd. Şti. İş Ortaklığının teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

1) Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Başvuru sahibi Ulus Güv. Hizm. Ltd. Şti. – Bilgin Güv. Hiz. Ltd. Şti. İş Ortaklığının giyim giderine ilişkin sunmuş olduğu stok tespit raporu ve ekindeki alış-satış faturalarında yer alan fiyatların vergi incelemesinde dikkate alınmak üzere Kurum tarafından Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

KARŞI OY

4734 sayılı Kanun’un 38. maddesi uyarınca; ihale komisyonunun verilen teklifleri anılan Kanun’un 37. maddesine göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği, sunulan açıklamaların imalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar ve teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü çerçevesinde değerlendireceği hüküm altına alınmıştır.

İnceleme konusu ihalede yaklaşık maliyetin işçilik modülü yardımıyla bulunan işçilik hesabı, özel güvenlik mali sorumluluk sigortası ve kıyafet gideri için yapılan piyasa araştırması ve yol gideri için şoförler odasından alınan ulaşım bedelleri esas alınarak toplam 978.223,45 TL olarak belirlendiği; İdari Şartnamede yer alan düzenlemeler doğrultusunda teklif edilmesi gereken asgari maliyetin (giyim hariç) 903.636,48 TL olduğu, başvuru sahibi firmanın teklif bedelinin 904.978,80 TL olduğu, idarece hazırlanan yaklaşık maliyet hesabında giyim için belirlenmiş olan bedelin 9.093,30 TL olduğu, buna karşın başvuru sahibi firmanın giyim için teklif etmiş olduğu tutarın ise 617,75 TL olduğu, personele verilecek kıyafete ilişkin olarak idarece yapılan piyasa araştırması sonucu tespit edilen giyim bedelinin 9.093,30 TL olduğu dikkate alındığında başvuru sahibinin teklif etmiş olduğu bedel ile idarenin teknik şartnamenin 5. maddesinde özellikleri belirtilen giyim maliyetinin karşılanmasının hayatın olağan akışına aykırı olduğu, bu sebeple idarenin söz konusu isteklinin teklifini aşırı düşük teklif bedel olması sebebiyle değerlendirme dışı bırakması işleminde mevzuata aykırılık bulunmamaktadır.

Bu itibarla; itirazen şikayet başvurusunun uygun bulunmadığına karar verilmesi gerektiği gerekçesiyle çoğunluk kararına katılmıyoruz.