İsteklilerin numuneleri hangi aşamada sunmaları gerektiği, dokümanda ihaleden sonra numune sunulacağına ilişkin düzenleme yapılıp yapılamayacağı (KİK)

25.09.2007 tarih ve 07.06.79.0134/2007-50E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            T.C. Uludağ Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü’nce 03.04.2007 tarihinde Açık İhale Usulü ile yapılan “14 Kalem Eczane Tıbbi Sarf Malzeme Alımı (10. Kalem)” ihalesine ilişkin olarak Çınartaş Tıbbi Malzeme Tic. ve  İth. A.Ş.’nin 07.08.2007 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 14.08.2007 tarihli yazısı ile reddi  üzerine, başvuru sahibinin  29.08.2007 tarih ve 24858 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 28.08.2007 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;

10. kalemde, 4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendi gereğince, ihale işlemlerinin ve ihale kararının iptaline karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

           İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; T.C. Uludağ Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından 03.04.2007 tarihinde yapılan “14 Kalem  Eczane Tıbbi Sarf Malzeme Alımı” ihalesinin 10.kalemi olan “Perfüzör Pompa Seti ve Enjektörü” kalemine teklif verdikleri, kesinleşen ihale kararına göre söz konusu kalemin Dispomed marka ürünü teklif eden Bursa Medikal firmasının uhdesinde bırakıldığı, söz konusu ürünün teknik şartnamenin 1., 5., 11. ve 16. maddesine uygun olmadığı, teknik şartnamenin 5. maddesinde bulanan “enjektör latekssiz olmalıdır” ibaresinin yine teknik şartnamenin 16. maddesine istinaden ambalaj üzerinde de belirtilmesi gerektiği, Dispomed marka ürünün muhteviyatı latekssiz olsa dahi ambalajın üzerinde bu ibarenin bulunmadığı,

         İddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

  İnceleme konusu ihalenin T.C. Uludağ Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından 03.04.2007 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “14 Kalem Eczane Tıbbi Sarf Malzeme Alımı” işi olduğu ve şikayet konusunun 10. kalem olan 19.000 adet “Perfüzör Pompa Seti ve Enjektörü” alımı olduğu anlaşılmıştır.

 Söz konusu kaleme 4 isteklinin katıldığı, yapılan inceleme ve numune değerlendirme sonrası  18.05.2007 tarihli ihale komisyon kararı ile 3 isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak 10. kalemin Çınartaş A.Ş. firması üzerine bırakıldığı, ancak değerlendirme dışı kalan Bursa Medikal Ltd. Şti. firmasının şikayeti üzerine idare tarafından 27.07.2007 tarihli düzeltici ihale komisyon kararı ile ihalenin Bursa Medikal Ltd. Şti. üzerine bırakıldığı tespit edilmiştir.

İlanın 4.3.2 maddesi ile idari şartnamenin 7.3.1 maddesinde; “İhaleye teklif verecek tüm tedarikçiler teklif edecekleri tüm malzemelerle ilgili olarak tekliflerle birlikte katalog ve resim vereceklerdir. Numuneler ise tıbbi malzeme teknik satın alma bilgisinin (şartname) 12.maddesine göre teslim edilecektir.”  düzenlemesi bulunmaktadır.

İdarenin de istekliler tarafından sunulan numuneleri “Perfüzör Pompa Seti ve Enjektörü Satın Alma Bilgisi (Şartname)” düzenlemeleri doğrultusunda değerlendirme yaparak ihaleyi sonuçlandırdığı anlaşılmıştır.

            4734 sayılı Kanunun İhaleye Katılımda Yeterlik Kurallarını düzenleyen 10 uncu maddesinin mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine dair (b) fıkrasının 9 numaralı bendinde ihale konusu işin niteliğine göre idarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğraflarının istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği hükmü,

          Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 41 inci maddesinde; “İdarelerce gerek görüldüğü takdirde,teklif edilen malın ihale dokümanında belirlenen şartlara uygunluğunu teyit etmek amacıyla numunelerinin, ayrıntılı teknik bilgilerinin yer aldığı katalogların, fotoğrafların ve benzeri tanıtım materyalinin de verilmesi istenilebilir. İdarelerce bunların doğruluğunun teyidi için üretim ve/veya  imalat aşaması ile sevkiyat aşamalarında idarece belirlenen uzmanlarca denetlenmesi de talep edilebilir.” hükmü yer almaktadır.

Teklif edilen malın teknik şartnameye uygunluğunu, idareler tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında demonstrasyon ya da numune inceleme yoluyla yapabileceği gibi bunu malın teslimini müteakip muayene ve kabul aşamasında da yapabilirler. Bu konudaki takdir yetkisi idarelere ait olup malın teknik şartnameye uygun olup olmadığı konusunda verilecek kararlarda ise idarenin takdiri ve sorumluluğu bulunmaktadır.

B) İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 20 nci maddesinin  bentleri yönünden incelenmesi sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

1) İlanın 4.3.2 maddesi ile idari şartnamenin 7.3.1 maddesinde; “İhaleye teklif verecek tüm tedarikçiler teklif edecekleri tüm malzemelerle ilgili olarak tekliflerle birlikte katalog ve resim vereceklerdir. Numuneler ise tıbbi malzeme teknik satın alma bilgisinin (şartname) 12. maddesine göre teslim edilecektir.”  düzenlemesi bulunmaktadır.

Tıbbi Malzeme Teknik Satın Alma Bilgisi (Şartname)’nin 12. maddesinde ise; “Numuneler aşağıdaki hususlar dikkate alınarak engeç ihalenin yapıldığı günden üç mesai günü sonra saat 15.30’ a kadar hastane eczanesine elden tutanak karşılığı teslim edilecektir…” düzenlemesi yer almıştır.

Şartname hükmünden de anlaşılacağı üzere isteklilere teklif ettikleri ürüne ilişkin numuneleri, ihaleyi takip eden üç mesai günü saat 15.30’a kadar verebilme imkanı yaratılmıştır.

4734 sayılı Kanunun 5 inci maddesinde 4734 sayılı Kanunun 5 inci maddesinde idareler, bu Kanuna göre yapacakları ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenilirliği ve kamuoyu denetimini sağlamakla yükümlü tutulmuştur.

Aynı Kanunun tekliflerin değerlendirilmesinin düzenlendiği 37 nci maddesinin ikinci fıkrasında “Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır…” düzenlemesi yer almaktadır.

Bu itibarla; “yeterlik değerlendirmesine” esas teşkil etmek üzere isteklilerden teklif ettikleri ürünlere ilişkin olarak numune sunmalarının istenmesi durumunda, söz konusu numunelerin teklifler ile birlikte sunulmasının istenmesi gerekmektedir. Numunenin verilmesi yeterlik kriterleri arasında sayılmasına rağmen şartname maddesinde ihaleyi takip eden üç mesai günü saat 15.30’a kadar isteklilerce verilmesine imkan tanıyan düzenlemenin isteklilerin teklif zarflarının açılarak belge kontrollerinin yapılması ve teklif fiyatların açıklanmasından sonra numunelerin alınarak komisyonca değerlendirilmesinin yapılması ihale sürecini kesintiye uğratacağından Kanunun 5 maddesinde belirtilen temel ilkelerin sağlanmasını engelleyebileceği gibi 37 nci maddesinde belirtilen ihale sürecine ilişkin usule ve ihale sürecinin bütünlüğüne aykırı olacağından anılan Kanun maddelerine aykırıdır.

2) 4734 sayılı Kanunun temel ilkeler başlıklı 5 inci maddesinde, “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü bulunmaktadır. Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 4 üncü maddesinde de aynı hükme yer verilmiştir.

İdare tarafından inceleme konusu ihalede numune değerlendirmesi sonucunda 18.05.2007 tarihli ihale komisyon kararı ile 10. kalem Çınartaş A.Ş üzerinde bırakılmış, ancak Bursa Medikal Ltd. Şti.’nin şikayeti üzerine bu kez 27.07.2007 tarihli düzeltici ihale komisyon kararı ile 10. kalem Bursa Medikal Ltd. Şti.’nin üzerine bırakılmıştır. 10. kalemde gerek Bursa Medikal Ltd. Şti.’nin ve gerekse Çınartaş A.Ş. tarafından yapılan şikayetlere ilişkin olarak idarenin  birbiri ile çelişen yazılar yazdığı da tespit edilmiştir.

           Sonuçta idare tarafından Kanunun 5. maddesinde zikredilen “güvenirlik” temel ilkesine aykırılık oluşturulduğu anlaşılmıştır. 

Açıklanan nedenlerle;

İncelenen ihalede 10. kalemde 4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendi gereğince, ihale işlemlerinin ve ihale kararının iptaline,

   Oybirliği ile karar verildi.